6 Regras de etiqueta de reunións para aumentar a eficiencia das reunións do equipo

Probablemente reunistes un montón de ideas creativas para facer das reunións do teu equipo unha experiencia interactiva e atractiva. Aínda así, aínda atopas algo que lle falta ás reunións do teu equipo? A eficiencia será o punto clave aquí, así que imos ver algúns dos AhaSlides etiqueta de reunión!

Poderías "piratar" a eficiencia das reunións do teu equipo agora usando estes sinxelos consellos prácticos sobre como chegar ao máximo rendemento do teu equipo cun lugar ben facilitado, unha atmosfera que fomenta unha actitude aberta, creativa e comprometida entre os asistentes e unha liña de tempo que recibe todas as tarefas discutidas correctamente.

Índice analítico

• Que é a etiqueta de reunións?
• 6 Consellos de etiqueta de reunións que todos deberían saber
  • #1 – Destaca a importancia da reunión
  • #2 – Organízase nun espazo de reunión con loxística facilitada
  • # 3 - Establece as regras básicas para cada membro
  • #4 – Crea unha axenda por orde de importancia
  • #5 - Fomentar a participación activa dos compañeiros
  • #6 - Toma decisións finais e asigna deberes individuais
• O que debes evitar na etiqueta de reunións
• Consideracións Finais

Máis consellos de reunións de negocios para explorar

• Encontros na empresa
• Axenda de xuntanzas
• Guía de reunións do Concello

Que é a etiqueta de reunións?

Os modais de reunión importan máis do que pensas. Tanto se estás traballando nunha empresa nova como nunha organización voluntariamente, hai un conxunto de regras non escritas para que o negocio funcione. Imaxina isto: estás asistindo a unha reunión importante do cliente. Alí estarán varias partes interesadas, moitas das cales aínda non coñeces. Como te aseguras de dar a mellor impresión posible e que a reunión sexa un éxito? Aí é onde entra a etiqueta de reunión.

Etiqueta de reunión é o código de conduta non escrito que mantén as interaccións profesionais pulidas e produtivas. As regras poden parecer pesadas, pero seguir os modos de reunión adecuados fomenta o foco, o respecto e a relación. Cousas como chegar cedo demostran que valoras o tempo dos demais. Aínda que te consideres unha persoa tranquila, seguir a etiqueta da reunión pode suavizar as funcións laborais importantes, especialmente con descoñecidos.

6 Consellos de etiqueta de reunións que todos deberían saber

#1 - Destacar a importancia da reunión

Se os teus compañeiros de equipo non recoñecen os valores das reunións do equipo, sentiranse obrigados e non quererán participar. Entón, en primeiro lugar, mostrarlles as vantaxes da reunión. Moitas decisións non se poden tomar sen unha discusión en profundidade e cara a cara, xa que é o proceso de conversación e pregunta que investiga o camiño para as opcións racionais. Ademais, as reunións de equipo eficaces permiten conversacións abertas que aproveitan as perspectivas e a experiencia dos membros para resolver problemas en función das súas habilidades e coñecementos. Tamén melloran as relacións interpersoais e a comprensión entre os compañeiros.

#2. – Organizarse nun Espazo de Reunión con Loxística Facilitada

O espazo de reunión afecta profundamente as emocións e os intelectos dos asistentes, polo que telo en conta ao elixir o lugar. Dependendo do tema e da atmosfera da reunión, podes escoller un espazo axeitado. Pode emitir un ambiente acolledor, monótono ou distante, que depende do teu equipo. A sala de reunións debe estar equipada coas instalacións esenciais (aire acondicionado, asentos cómodos, auga/té, etc.) e asegurarse de que as propiedades técnicas funcionan correctamente comprobando dúas veces antes da reunión.

#3. Establecer regras básicas para cada membro

A determinación das regras para o teu equipo fai que todos sexan responsables da súa responsabilidade e estimula o seu compromiso durante a reunión. Podes adaptar as regras básicas á cultura e estilo de traballo do teu equipo, pero en xeral, pode referirse á asistencia, prontitud, participación activa, xestión de interrupcións, cortesía da conversa, honestidade, etc. Ademais, dálle a todos o poder para discutir se estas regras son suficientemente racionais, e como aplicalas durante as reunións. Non esquezas destacar a súa importancia para que os teus compañeiros coñezan o xogo e sigan as regras.

#4 - Crear unha axenda en orde de importancia

Non intente remexar tantas cousas na liña do tempo que loitas por cumprilas dun xeito perfuntivo. En lugar diso, finalice os que son relevantes para o tema da reunión e dispónos en orde de importancia, de xeito que aínda que poida quedar sen tempo e ter que correr por algúns temas, abordáronse todos os problemas urxentes. Ademais, deberías distribuír a axenda aos teus compañeiros antes da reunión. Deste xeito, poden dar comentarios construtivos na orde do día, enmarcar as súas opinións e preparar todos os recursos necesarios para a próxima reunión.

#5 - Fomentar a participación activa dos compañeiros de equipo

O meu consello favorito! Isto podería facerse ao longo do transcurso do encontro, con actividades interactivas que impliquen a participación de todos os compañeiros. Algúns xogos para romper o xeo ao comezo, algunhas enquisas en directo e unhas mini preguntas e respostas de texto ou voz atraerían a todos nunha atmosfera entusiasta. Tamén podes actualizar todos os membros da sala con informes actualizados e enviar as súas revisións a tempo. Unha forma sinxela de facelo é usar AhaSlides, un software de presentación en liña ideal para reunións de equipo interactivas e innovadoras. Non é necesaria ningunha instalación, entón por que non probalo?

# 6 - Toma decisións finais e asigna tarefas individuais

Non pasar ao seguinte punto da orde do día se non se tomaron decisións definitivas sobre o tema actual. De feito, o principio clave para unha reunión eficiente é envolver as cousas ben en lugar de arrastrar por nada. Ter actas de reunións é un consello: podes facer un seguimento do fluxo e saber se houbo un corte final en todos os temas. Ademais, asegúrate de ter asignado algunhas tarefas a cada individuo e de que coñecen as súas responsabilidades sen ningunha confusión.

Deixa que as reunións do equipo fagan un equipo máis forte con estes hacks! Tenta crear diversións con actividades de encontro AhaSlides agora!

O que debes evitar na etiqueta de reunións

Algunhas cousas que non se deben facer pola etiqueta de reunións que quererás evitar se non queres que a túa reunión remate cun ceño fruncido e insatisfacción👇

• Non chegues tarde: Aparecer tarde é prohibido. Respecta os horarios dos demais chegando cedo sempre que sexa posible.
• Non te distraigas Dave: Os teléfonos, os correos electrónicos e as conversas laterales non voan. As chamadas telefónicas e os mensaxes de texto son maiores asasinatos, así que mantéñase concentrado no asunto da reunión que está a man. As conversas privadas durante a reunión interrompen o fluxo, así que garda os fofocas para o enfriador de auga.
• Non sexas agresivo: Respecta o liderado da reunión e mantén as cousas organizadas. Programe unha reunión coa persoa coa que non estea de acordo persoalmente para resolver os desacordos.
• Non veñas coas mans baleiras: Veña preparado cos datos claros e os deberes feitos. 
• Non cambies de materia: Mantéñase na pista da axenda para que as cousas sigan sen problemas. As tanxentes aleatorias son un asasino de impulso.

Consideracións Finais

Aínda que os modos de reunión poden parecer abafados, non subestimes o seu poder. Clavar a etiqueta de reunións axúdache a esmagalo nas discusións e mellorar as túas relacións dun xeito importante.

Entón, a próxima vez que chegue unha gran reunión, recorda: usar esas técnicas de etiqueta pode ser a túa arma non tan secreta non só para acertar nesa discusión, senón tamén para eliminar novas conexións que che servirán para as próximas reunións. Cos modais no peto traseiro, estarás ben no seu camiño non só para impresionar hoxe, senón tamén para construír as asociacións de confianza que impulsan o éxito a longo prazo.

Preguntas máis frecuentes