Que é a xestión de proxectos? | Todo para saber en 2024
Afogado nos prazos? Sentindo abrumado? Mestre Project Management en 2024 e transformar a forma de traballar.
Ao longo de séculos, o sistema de tránsito rápido da zona da baía de San Francisco (BART), con 400,000 pasajeros ao día, foi un dos proxectos máis exitosos e Bechtel é o xefe de proxectos líder mundial de proxectos de construción e enxeñería masivos. Este exemplo é unha excelente evidencia da importancia que é a xestión eficaz de proxectos. O núcleo do éxito de calquera proxecto está detrás dos bos xestores de proxectos.
Entón, neste artigo, exploraremos que é a xestión de proxectos, como é importante e as mellores técnicas para programar, planificar, controlar e avaliar un proxecto.
Índice analítico
- Que é a xestión de proxectos e exemplos?
- Por que é importante a xestión de proxectos?
- Cales son as tres etapas clave da xestión de proxectos?
- Que son as Técnicas de Xestión de Proxectos: PERT e CPM
- Uso de software de xestión de proxectos para xestionar proxectos
- Preguntas máis frecuentes
- Punto de partida
Consellos para un mellor compromiso
Buscas unha forma interactiva de xestionar mellor o teu proxecto?.
Obtén modelos e cuestionarios gratuítos para xogar nas túas próximas reunións. Rexístrate gratis e toma o que queiras AhaSlides!
🚀 Fai unha conta gratuíta
Que é a xestión de proxectos e exemplos?
Os proxectos son unha parte común da nosa vida cotiá. Podemos estar planeando unha voda ou unha festa de aniversario sorpresa, redecorando unha casa ou preparando un proxecto de clase dun semestre. Pódense mencionar proxectos máis grandes como a construción dunha ponte, a reubicación de veciños, a produción de novas liñas de avións, etc. Todos eles precisan de xestión de proxectos.
A xestión de proxectos describe o enfoque sistemático, as metodoloxías e as prácticas utilizadas para programar, planificar, controlar e avaliar proxectos desde o inicio ata a súa finalización. Abarca unha ampla gama de actividades e procesos destinados a acadar obxectivos específicos dentro de limitacións definidas como tempo, custo, alcance, calidade e recursos.
Por que é importante a xestión de proxectos?
É difícil negar a importancia da xestión nos proxectos que axuda a que cada proxecto da empresa funcione de forma máis eficiente e eficaz. Imos repasar os tres principais beneficios dunha xestión eficaz de proxectos.
Aforrar tempo e cartos
Unha boa organización do proxecto implica unha coidadosa planificación e asignación de recursos. Os xestores do proxecto avalían os requisitos do proxecto, identifican os recursos necesarios e distribúenos de forma eficaz. Ao estimar con precisión as necesidades de recursos e evitar a sobreasignación ou a subutilización, os xestores de proxectos optimizan o uso dos recursos, reducindo custos innecesarios e aforrando tempo.
Mellorar a colaboración e a comunicación
Os xestores de proxectos definen e comunican roles e responsabilidades claras aos membros do equipo. Cada individuo comprende as súas tarefas específicas, entregas e áreas de responsabilidade. Esta claridade minimiza a confusión e as superposicións, permitindo que os membros do equipo traballen xuntos de forma fluida e eficiente.
Mitigar riscos e problemas
Os proxectos implican inherentemente riscos e incertezas que, se non se xestionan, poden levar a importantes desafíos ou mesmo a fracasos. A boa xestión do proxecto fai fincapé nas estratexias de identificación, avaliación e mitigación de riscos. Ao anticipar e abordar os posibles problemas desde o principio, os xestores de proxectos poden minimizar o seu impacto e garantir que os proxectos se manteñen no bo camiño, ou mesmo se completen antes da data de vencemento desexada.
Comprobar: Que fai un Scrum Master?
Cales son as tres etapas clave da xestión de proxectos?
A xestión dos proxectos implica tres fases: planificación do proxecto, programación do proxecto e control do proxecto. Aquí tes detalles de cada fase.
Planificación do proxecto
A xestión e organización do proxecto comezan coa fase de planificación, onde se definen os obxectivos, obxectivos e alcance do proxecto. Durante esta fase, os xestores de proxectos traballan en estreita colaboración coas partes interesadas para comprender os seus requisitos e expectativas.
É fundamental ter en conta que hai varios métodos que se utilizan na planificación do proxecto, e unha das formas máis eficaces de planificación é a estrutura de descomposición do traballo (WBS). Defínese como un proceso de división dun proxecto nos seus principais subcompoñentes (ou tarefas), que despois se subdividen en compoñentes máis detallados e, finalmente, nun conxunto de actividades e os seus custos relacionados.
Relacionados: Vista panorámica do proceso de planificación do proxecto
Programación de proxectos
A programación do proxecto refírese ao proceso de secuenciación e asignación de tempo a todas as actividades do proxecto. Nesta fase, os xestores deciden canto tempo levará cada actividade e calculan os recursos necesarios en cada fase da produción.
Os obxectivos da programación do proxecto pódense resumir nos seguintes:
- Mostrando a relación de cada actividade coas demais e co conxunto do proxecto
- Determinar a orde lóxica e a correlación entre as actividades
- Facilitando o establecemento de estimacións de tempo e custos realistas para cada actividade
- Garantir que as persoas, o diñeiro e os recursos materiais se utilicen de forma óptima identificando os pescozos de botella críticos.
Un enfoque popular de programación de proxectos é o diagrama de Gantt. Os diagramas de Gantt son métodos de baixo custo que teñen como obxectivo axudar aos xestores a asegurarse de que:
- As actividades están previstas
- A orde de execución está documentada
- Rexístranse as estimacións do tempo da actividade
- Desenvólvese o tempo global do proxecto.
Relacionados:
Control de Proxectos
O control dun proxecto describe un manexo minucioso dos recursos, custos, calidade e orzamentos. Controlar proxectos pode ser difícil. Non todos os proxectos están ben definidos ao principio, algúns poden estar mal definidos. Normalmente, os proxectos só se definen ben despois dunha extensa planificación inicial detallada e dunha definición coidadosa das entradas, recursos, procesos e saídas necesarios.
No control, hai un termo chamado Metodoloxía en cascada que implica un enfoque secuencial onde o proxecto céntrase paso a paso e cada fase complétase antes de pasar á seguinte. O director do proxecto e o equipo céntranse na planificación e execución dunha fase á vez, seguindo unha secuencia predeterminada. Cando se coñecen restricións, os cambios son o suficientemente pequenos como para ser xestionados sen revisar substancialmente os plans.
En contraste coa metodoloxía Waterfall, Metodoloxía áxil enfatiza a planificación e execución paralelas ou simultáneas dos compoñentes do proxecto. Asóciase habitualmente con metodoloxías áxiles como Scrum e Kanban. En lugar de completar cada fase antes de comezar a seguinte, os equipos traballan en varios aspectos do proxecto ao mesmo tempo, centrándose en iteracións máis pequenas ou incrementos en intervalos de tempo. Hai numerosos puntos de control e bucles de comentarios para seguir o progreso, o que pode axudarche a realizar a avaliación do proxecto máis tarde.
Comprobar: Implementación do proxecto Proceso de avaliación do proxecto
Que son as técnicas de xestión de proxectos: PERT e CPM
Tanto a Técnica de Avaliación e Revisión de Programas (PERT) como o Método de Camiño Crítico (CPM) son técnicas de xestión de proxectos coñecidas que se usan para planificar e programar actividades, que comparten puntos en común en canto ao proceso global de 6 pasos, como segue:
- Definir as actividades do proxecto necesarias para completar o proxecto e preparar a estrutura de desglose do traballo
- Identifica que actividades dependen doutras e establece relacións lóxicas, como "acabar para comezar" ou "iniciar para comezar".
- Debuxa a rede que conecta todas as actividades usando nós para representar actividades e frechas para mostrar o fluxo e as dependencias entre elas
- Estimar a duración e o custo de cada actividade
- Determinar o Camiño Crítico (a secuencia máis longa de actividades dependentes que determina a duración mínima do proxecto)
- Ao longo do proxecto, monitorízase o progreso no calendario e realízanse os axustes necesarios para garantir a súa finalización oportuna.
Cales son as vantaxes e desvantaxes de PERT e CPM?
Hai unha crítica sobre PERT e CPM sobre se son importantes para a xestión de proxectos. Aquí están os beneficios e limitacións das dúas técnicas:
| vantaxes | Limitacións |
| - Ofrecen un enfoque sistemático para a planificación de proxectos, especialmente para proxectos grandes e complexos con numerosas actividades. - Ao centrarse nas actividades críticas nun camiño crítico, os xestores de proxectos poden priorizar os recursos e os esforzos para garantir a conclusión oportuna do proxecto. - Tamén ofrecen un marco para supervisar o progreso do proxecto e comparalo co calendario previsto. | - Identificar e cuantificar con precisión estas dependencias pode ser un reto - As estimacións de tempo na xestión de proxectos a miúdo poden ser subxectivas e influídas por varios factores, o que provoca un risco de estimacións sesgadas e de posibles imprecisións na cronoloxía do proxecto. - É igualmente importante supervisar de preto os camiños case críticos dentro do proxecto. Descoidar estes camiños case críticos pode supor riscos inherentes e pode provocar posibles atrasos ou interrupcións no calendario global do proxecto. |
Uso de software de xestión de proxectos para xestionar proxectos
Cal é o mellor software de xestión de proxectos ? Existen varias opcións para que as empresas poidan xestionar proxectos. Dependendo da escala dun proxecto, os xestores poden decidir utilizar os enfoques comentados anteriormente para xestionar pequenos proxectos ou incorporar un software de xestión de proxectos especializado para proxectos grandes e complexos.
Paga a pena presentar Microsoft Project, un dos programas especializados máis populares, que é moi útil para debuxar redes de proxectos, identificar o calendario do proxecto e xestionar os custos do proxecto e outros recursos e facer a avaliación do proxecto. Tamén podes considerar as súas alternativas como o software de xestión de proxectos Asana, Trello, Jira e Basecamp. Todos eles son software de xestión de proxectos de pago cunha proba gratuíta de moitas funcións avanzadas que poden axudarche a xestionar os teus proxectos e equipos de forma máis eficaz.
Relacionados: 10 consellos para usar a xestión de proxectos de Asana de forma eficaz en 2024 or Alternativas de Microsoft Project
Preguntas máis frecuentes
Cales son as 4 regras de ouro da xestión de proxectos?
As catro regras de ouro da xestión de proxectos son: unha correcta comunicación co cliente, desenvolver un proxecto integral, manter relacións éticas coa organización e lembrar que a xente conta.
Cales son as 5 etapas da xestión de proxectos?
As 5 etapas básicas da xestión do proxecto inclúen: inicio, planificación, execución, control e peche.
Cales son os 4 tipos de xestión de proxectos?
Algúns tipos comúns de enfoques de xestión de proxectos consisten en: método Waterfall, Agile, Scrum e Kanban.
Tres fases implicadas na xestión de grandes proxectos son...
Planificación de como implementar o proxecto, programación do proceso con cronograma e xestión da execución.
Punto de partida
Como podemos ver, paga a pena que cada empresa invista en mellorar as habilidades de xestión de proxectos. A unha xestión eficaz de proxectos non pode faltar xestores de proxectos con recursos e un equipo de alto rendemento. Hai moitos cursos certificados e a formación pode axudar aos estudantes a obter un coñecemento máis profundo e útil sobre a xestión de proxectos. Se estás o suficientemente seguro e ben preparado, por que non aceptas un desafío PMI, a certificación de xestión de proxectos máis apreciada do mundo, que abrangue conceptos tradicionais, áxiles e híbridos.
Non obstante, se queres aforrar cartos, facer un curso gratuíto de xestión de proxectos de Coursera tamén é unha boa idea. Para os RH, usar unha formación personalizada tamén pode levar a mellores resultados. Podes deseñar leccións atractivas con AhaSlides presentación ferramenta, onde podes atopar moitos modelos gratuítos personalizables de concursos e xogos interactivos xunto con efectos de presentación únicos.
Obra citada: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Xestión de operacións : Sustentabilidade Supply Chain Management 12o. Ed. (12ª Ed.).
Ref: Traballo en equipo | M. Biblioteca