Xestionar un proxecto é como dirixir unha orquestra. Cada parte debe traballar en conxunto para conseguir unha obra mestra. Pero facer que todo saia sen problemas é un verdadeiro desafío con problemas como que as pezas non coinciden, que se producen erros e a posibilidade de que todo se desorde.
Aí é onde estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos (WBS) Pense nel como o pau do director que axuda a que todas as partes do proxecto funcionen ben.
Nesta entrada do blog, mergullaremos no concepto da estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos, explorando as súas características fundamentais, proporcionando exemplos, describindo os pasos para creala e discutindo ferramentas que poden axudar no seu desenvolvemento.
Índice
- Que é a estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos?
- Características clave da estrutura de desagregación do traballo na xestión de proxectos
- As diferenzas entre WBS e un horario de desglose de traballo
- Exemplos de estrutura de desagregación de traballo na xestión de proxectos
- Como crear unha estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos
- Ferramentas para a estrutura de desagregación do traballo na xestión de proxectos
- Punto de partida
Máis consellos con AhaSlides
Que é a estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos?
Unha estrutura de desglose de traballo na xestión de proxectos (WBS) é unha ferramenta para dividir un proxecto en partes máis pequenas e máis manexables. Isto permite aos xestores de proxectos identificar tarefas individuais, entregas e paquetes de traballo necesarios para completar o proxecto. Ofrece unha visión clara e estruturada do que hai que realizar.
O WBS é unha ferramenta fundamental en xestión de Proxectos porque proporciona un marco claro para o que hai que facer:
- Planificar e definir con eficacia o alcance do proxecto.
- Desenvolver estimacións precisas de tempo, custo e recursos.
- Asignar tarefas e responsabilidades.
- Fai un seguimento do progreso e identifica os riscos ou problemas potenciais desde o inicio.
- Mellorar a comunicación e a colaboración dentro do equipo do proxecto.
Características clave da estrutura de desagregación do traballo na xestión de proxectos
O WBS comeza co proxecto como o nivel superior e posteriormente divídese en subniveis que detallan partes máis pequenas do proxecto. Estes niveis poden incluír etapas, entregas, tarefas e subtarefas, que son todas necesarias para completar o proxecto. A descomposición continúa ata que o proxecto se divide en paquetes de traballo que son o suficientemente pequenos como para ser asignados e xestionados de forma eficaz.
As características principais dun WBS inclúen:
- Xerarquía: Unha vista visual estruturada en árbore de todos os elementos do proxecto, desde o nivel máis alto ata os paquetes de traballo máis baixos.
- Exclusividade mutua: Cada elemento da WBS é distinto sen solapamento, garantindo asignacións claras de responsabilidade e evitando a duplicación de esforzos.
- Resultado definido: Cada nivel da WBS ten un resultado definido ou entregable, polo que é máis fácil medir o progreso e o rendemento.
- Paquetes de traballo: Os paquetes de traballo das unidades máis pequenas da WBS están o suficientemente detallados como para que os membros do equipo do proxecto poidan comprender o que hai que facer, estimar os custos e o tempo con precisión e asignar responsabilidades.
As diferenzas entre WBS e un horario de desglose de traballo
Aínda que ambas son ferramentas esenciais na xestión de proxectos, teñen propósitos diferentes.
Comprender a distinción entre ambos é fundamental para a planificación e execución efectivas do proxecto.
| característica | Estrutura de Desglose do Traballo (WBS) | Horario de desglose do traballo (WBSchedule) |
| foco | O que é entregado | Cando está entregado |
| Nivel de detalle | Menos detallado (compoñentes principais) | Máis detallado (duracións, dependencias) |
| Propósito | Define o alcance do proxecto, os entregables | Crea un cronograma do proxecto |
| Entregable | Documento xerárquico (por exemplo, árbore) | Diagrama de Gantt ou ferramenta similar |
| Analoxía | Lista de comestibles (artículos) | Plan de comidas (que, cando, como cociñar) |
| Exemplo | Fases do proxecto, entregas | Duracións das tarefas, dependencias |
En resumo, a Estrutura de Desglose do Traballo desglosa o "que" do proxecto, definindo todo o traballo implicado, mentres que un calendario de desagregación do traballo (ou calendario do proxecto) aborda o "cando" programando estas tarefas ao longo do tempo.
Exemplos de estrutura de desagregación de traballo na xestión de proxectos
Hai varios formatos que pode adoptar unha estrutura de desglose de traballo na xestión de proxectos. Aquí tes algúns tipos comúns a considerar:
1/ Folla de cálculo WBS:
Este formato é ideal para organizar visualmente diferentes tarefas ou actividades durante a fase de planificación dun proxecto.
- Pros: Fácil de organizar tarefas, engadir detalles e modificar.
- Contra: Pode facerse grande e difícil de manexar para proxectos complexos.
2/ Diagrama de fluxo WBS:
Presentar unha estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos como un diagrama de fluxo simplifica a visualización de todos os compoñentes do proxecto, xa sexan categorizados por equipo, categoría ou etapa.
- Pros: Mostra claramente relacións e dependencias entre tarefas.
- Contra: Pode non ser axeitado para proxectos sinxelos e pode estar visualmente desordenado.
3/ Lista WBS:
Listar tarefas ou prazos no teu WBS pode ser unha forma sinxela de facer un seguimento do progreso dunha ollada.
- Pros: Sinxelo e conciso, ideal para visións xerais de alto nivel.
- Contra: Carece de detalles e relacións entre tarefas.
4/ Diagrama de Gantt WBS:
Un formato de diagrama de Gantt para o teu WBS ofrece unha liña de tempo visual clara do teu proxecto, facilitando a comprensión da programación de todo o proxecto.
- Pros: Excelente para visualizar os prazos e a programación do proxecto.
- Contra: Require esforzo adicional para crear e manter.
Como crear unha estrutura de desglose do traballo na xestión de proxectos
Aquí tes unha guía para crear unha estrutura de desglose de traballo na xestión de proxectos:
6 pasos para crear WBS na xestión de proxectos:
- Definir o alcance e os obxectivos do proxecto: Describe claramente os obxectivos do proxecto e o que hai que entregar.
- Identifica as principais fases do proxecto: Dividir o proxecto en etapas lóxicas e manexables (por exemplo, planificación, deseño, desenvolvemento, probas, implantación).
- Lista dos principais entregables: Dentro de cada fase, identifique os principais resultados ou produtos (por exemplo, documentos, prototipos, produto final).
- Descompoñer os entregables en tarefas: Desglosa aínda máis cada entrega en tarefas máis pequenas e accionables. Apunta a tarefas xestionables en 8-80 horas.
- Refinar e refinar: Revisa o WBS para comprobar a súa integridade, asegurándose de que se inclúan todas as tarefas necesarias e que non haxa duplicidades. Comprobe unha xerarquía clara e resultados definidos para cada nivel.
- Asignar paquetes de traballo: Define a propiedade clara de cada tarefa, asignándoas a persoas ou equipos.
Mellores consellos:
- Centrarse nos resultados, non nas accións: As tarefas deben describir o que hai que conseguir, non pasos específicos. (por exemplo, "Escribir manual de usuario" en lugar de "Escribir instrucións").
- Mantéñase manexable: Apunta a 3-5 niveis de xerarquía, equilibrando detalles con claridade.
- Usa imaxes: Os diagramas ou as gráficas poden axudar á comprensión e á comunicación.
- Obter comentarios: Involucre aos membros do equipo na revisión e perfeccionamento da WBS, garantindo que todos entendan os seus roles.
Ferramentas para a estrutura de desagregación do traballo na xestión de proxectos
Aquí tes algunhas ferramentas populares utilizadas para crear un WBS:
1. Proxecto Microsoft
Microsoft Project – Un software líder de xestión de proxectos que permite aos usuarios crear diagramas WBS detallados, seguir o progreso e xestionar os recursos de forma eficaz.
2. Folga
Folga é unha ferramenta de xestión de proxectos baseada na nube que ofrece sólidas funcionalidades de creación de WBS, xunto con funcións de colaboración e seguimento de proxectos en tempo real.
3. Lucidchart
Lucidchart é un espazo de traballo visual que proporciona diagramas e visualización de datos para crear diagramas WBS, diagramas de fluxo e outros diagramas organizativos.
4 Trello
Trello – Unha ferramenta flexible de xestión de proxectos baseada en tarxetas onde cada tarxeta pode representar unha tarefa ou un compoñente da WBS. É xenial para a xestión visual de tarefas.
5. MindGenius
MindGenius – Unha ferramenta de xestión de proxectos centrada no mapa mental, planificación de proxectos e xestión de tarefas, que permite a creación de gráficos WBS detallados.
6. Smartsheet
Smartsheet – Unha ferramenta de xestión de proxectos en liña que combina a facilidade de uso dunha folla de cálculo coa funcionalidade dunha suite de xestión de proxectos, ideal para crear modelos WBS.
Punto de partida
A estrutura de desglose do traballo é unha ferramenta importante na xestión de proxectos. Axuda a organizar un proxecto en tarefas máis pequenas que son máis fáciles de xestionar. O WBS tamén pode aclarar os obxectivos e entregas do proxecto e facer que a planificación, a asignación de recursos e o seguimento do progreso sexan máis eficaces.
💡Estás canso da mesma forma antiga e aburrida de crear un WBS? Ben, é hora de cambiar as cousas! Con ferramentas interactivas como AhaSlides, pode levar a súa WBS ao seguinte nivel. Imaxina facer unha chuvia de ideas e recoller comentarios do teu equipo en tempo real, todo ao tempo que creas un ambiente atractivo e interactivo. Ao colaborar, o teu equipo pode crear un plan máis completo que eleve a moral e garantice que se escoiten as ideas de todos. 🚀 Explora o noso modelos para mellorar a súa estratexia de xestión de proxectos hoxe!
Ref: Forbes | Adobe | Xerente de proxecto
