અલ્ટીમેટ ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટ | 15 ઇવેન્ટની સફળતાની ખાતરી કરવી આવશ્યક છે

જ્યારે તમે સૌથી ખરાબ પરિસ્થિતિનું ચિત્રણ કરો છો ત્યારે તમારું હૃદય દોડે છે:

❗️ સ્ટેજ પર ઉતરવાની થોડી મિનિટો પહેલા સ્પીકર બીમાર પડે છે.

❗️ ઇવેન્ટના દિવસે તમારું સ્થળ અચાનક પાવર ગુમાવે છે.

❗️ અથવા સૌથી ખરાબ - તમારી ઇવેન્ટમાં કોઈને દુઃખ થાય છે.

પેટ મંથન કરતા વિચારો તમને રાત્રે જાગી રાખે છે.

પરંતુ સૌથી વધુ અસ્તવ્યસ્ત ઘટનાઓ પણ મેનેજ કરી શકાય છે - જો તમે અગાઉથી કાળજીપૂર્વક અને વ્યવસ્થિત રીતે આયોજન કરો છો.

એક સરળ ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટ સંભવિત સમસ્યાઓ તમારી ઇવેન્ટને પાટા પરથી ઉતારે તે પહેલાં તમને ઓળખવામાં, તૈયારી કરવામાં અને ઘટાડવામાં મદદ કરી શકે છે. ચાલો, ચિંતાને એક સુવ્યવસ્થિત કાર્ય યોજનામાં પરિવર્તિત કરવા માટે ચેકલિસ્ટમાં 10 આવશ્યક વસ્તુઓ શોધી કાઢીએ.

સામગ્રી કોષ્ટક

• ઝાંખી
• ઇવેન્ટનું રિસ્ક મેનેજમેન્ટ શું છે?
• ઇવેન્ટ પ્લાનર તરીકે જોખમનું સંચાલન કરવાના 5 પગલાં શું છે?
• ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટ
• જોખમ વ્યવસ્થાપનના 5 તત્વો?
• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટમાં ચેકલિસ્ટ
• ટેકવેઝ
• વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ઝાંખી

ઇવેન્ટનું રિસ્ક મેનેજમેન્ટ શું છે?

ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટમાં સંભવિત જોખમો અથવા મુદ્દાઓને ઓળખવાનો સમાવેશ થાય છે જે ઘટનાને ધમકી આપી શકે છે, અને પછી તે જોખમોને ઘટાડવા માટે પ્રક્રિયાઓ અને સાવચેતી રાખવાનો સમાવેશ થાય છે. આ ઇવેન્ટના આયોજકોને વિક્ષેપને ઘટાડવા અને જો સમસ્યાઓ ઊભી થાય તો ઝડપથી પુનઃપ્રાપ્ત કરવા માટે આકસ્મિક યોજનાઓ તૈયાર કરવામાં મદદ કરે છે. ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટનો પણ દરેક સંભવિત જોખમને પાર કરવામાં આવે તેની ખાતરી કરવા માટે ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

ઇવેન્ટ પ્લાનર તરીકે જોખમનું સંચાલન કરવાના 5 પગલાં શું છે?

અમે જાણીએ છીએ કે તે બની શકે તેવી તમામ શક્યતાઓ સાથે ઇવેન્ટ પ્લાનર તરીકે તણાવપૂર્ણ છે. તમને વધુ પડતી વિચારવાથી બચાવવા માટે, ઇવેન્ટ્સ માટે સંપૂર્ણ જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવવા માટે અમારા સરળ 5 પગલાં અનુસરો:

• જોખમો ઓળખો - તમારી ઇવેન્ટમાં ખોટું થઈ શકે તેવી તમામ સંભવિત બાબતો પર વિચાર કરો. સ્થળની સમસ્યાઓ, ખરાબ હવામાન, ટેક્નોલોજીની નિષ્ફળતા, સ્પીકર કેન્સલેશન, ખાદ્યપદાર્થોની સમસ્યાઓ, ઇજાઓ, ઓછી હાજરી વગેરે જેવા પરિબળોને ધ્યાનમાં લો. વ્યાપકપણે વિચારો અને તેને એક પર મૂકો. મંથન સાધન વિચારોને અકબંધ રાખવા.

• સંભાવના અને અસરનું મૂલ્યાંકન કરો - દરેક ઓળખાયેલ ઘટના જોખમ માટે, તે થવાની સંભાવના કેટલી છે અને તે તમારી ઇવેન્ટ પર શું સંભવિત અસર કરી શકે છે તેનો અંદાજ કાઢો. આ નક્કી કરવામાં મદદ કરે છે કે કયા જોખમોને સૌથી વધુ સંપૂર્ણ શમન યોજનાઓની જરૂર છે.

• આકસ્મિક યોજનાઓ વિકસાવો - ઉચ્ચ અગ્રતાના જોખમો માટે, જો તે જોખમો સાકાર થાય તો વિક્ષેપને ઘટાડવા માટે ચોક્કસ બેકઅપ યોજનાઓ, ઉકેલો અને આકસ્મિકતા બનાવો. આમાં વૈકલ્પિક સ્થળો, સપ્લાયર્સ, સમયપત્રક વગેરેની પુષ્ટિ કરવી સામેલ હોઈ શકે છે.

• જવાબદારીઓ સોંપો - દરેક આકસ્મિક યોજનાના અમલ માટે એક વ્યક્તિને જવાબદાર બનાવો અને તમારી ટીમને સ્પષ્ટપણે ભૂમિકાઓ જણાવો. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે જો કોઈ જોખમ ખરેખર થાય તો કોઈ પગલાં લેશે.

• તમારી યોજનાઓનો અભ્યાસ કરો - તમારી ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન્સમાં ગાબડાઓને ઓળખવા માટે સંભવિત દૃશ્યો દ્વારા ચલાવો. તમારી ટીમને વિવિધ પરિસ્થિતિઓમાં કેવી રીતે પ્રતિસાદ આપવો તે અંગે તાલીમ આપવાથી આત્મવિશ્વાસ વધશે જેથી તેઓ ઇવેન્ટના દિવસે ઉદ્ભવતા મુદ્દાઓનું સફળતાપૂર્વક સંચાલન કરી શકે.

વધુ સારી સગાઈ માટે ટિપ્સ

• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ
• ઇવેન્ટ ડિઝાઇનિંગ
• વ્યાપાર નેટવર્કિંગ

ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટ

ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટમાં કયા સામાન્ય મુદ્દાઓ આવરી લેવા જરૂરી છે? નીચેના અમારા ઇવેન્ટ જોખમ ચેકલિસ્ટ ઉદાહરણો સાથે પ્રેરણા માટે જુઓ.

#1 - સ્થળ
☐ કરાર પર હસ્તાક્ષર કર્યા
☐ પરમિટ અને લાઇસન્સ મેળવેલ
☐ ફ્લોર પ્લાન અને સેટઅપ વ્યવસ્થા કન્ફર્મ
☐ કેટરિંગ અને તકનીકી આવશ્યકતાઓ ઉલ્લેખિત છે
☐ બેકઅપ સ્થળ ઓળખાયેલ અને સ્ટેન્ડબાય પર છે

#2 - હવામાન
☐ ગંભીર હવામાન નિરીક્ષણ અને સૂચના યોજના
☐ જો જરૂર હોય તો તંબુ અથવા વૈકલ્પિક આશ્રય ઉપલબ્ધ છે
☐ જો જરૂરી હોય તો ઇવેન્ટને ઘરની અંદર ખસેડવાની વ્યવસ્થા કરવામાં આવી

#3 - ટેકનોલોજી
☐ A/V અને અન્ય તકનીકી સાધનોનું પરીક્ષણ કરવામાં આવ્યું
☐ IT સપોર્ટ સંપર્ક માહિતી મેળવી
☐ બેકઅપ તરીકે ઉપલબ્ધ સામગ્રીના પેપર પ્રિન્ટઆઉટ
☐ ઇન્ટરનેટ અથવા પાવર આઉટેજ માટે આકસ્મિક યોજના

#4 - તબીબી/સુરક્ષા
☐ પ્રાથમિક સારવાર કીટ અને AED ઉપલબ્ધ છે
☐ ઈમરજન્સી એક્ઝિટ સ્પષ્ટ રીતે ચિહ્નિત થયેલ છે
☐ કટોકટીની પ્રક્રિયાઓમાં તાલીમ પામેલ સ્ટાફ
☐ સુરક્ષા/પોલીસ સંપર્ક માહિતી હાથ પર છે

#5 - સ્પીકર્સ
☐ Bios અને ફોટા પ્રાપ્ત થયા
☐ બેકઅપ તરીકે પસંદ કરેલ વૈકલ્પિક સ્પીકર્સ
☐ સ્પીકર આકસ્મિક યોજનાની જાણ કરી

#6 - હાજરી
☐ ન્યૂનતમ હાજરી થ્રેશોલ્ડની પુષ્ટિ થઈ
☐ રદ કરવાની નીતિની જાણ કરવામાં આવી
☐ જો ઇવેન્ટ રદ થઈ હોય તો રિફંડ પ્લાન ચાલુ છે

#7 - વીમો
☐ સામાન્ય જવાબદારી વીમા પૉલિસી અમલમાં છે
☐ વીમાનું પ્રમાણપત્ર મેળવ્યું

#8 - દસ્તાવેજીકરણ
☐ કરાર, પરમિટ અને લાયસન્સની નકલો
☐ તમામ વિક્રેતાઓ અને સપ્લાયરો માટે સંપર્ક માહિતી
☐ ઇવેન્ટ પ્રોગ્રામ, કાર્યસૂચિ અને/અથવા પ્રવાસનો કાર્યક્રમ

#9 - સ્ટાફિંગ/સ્વયંસેવકો
☐ સ્ટાફ અને સ્વયંસેવકોને સોંપાયેલ ભૂમિકાઓ
☐ નો-શો માટે ભરવા માટે બેકઅપ ઉપલબ્ધ છે
☐ કટોકટીની પ્રક્રિયાઓ અને આકસ્મિક યોજનાઓની તાલીમ પૂર્ણ થઈ

#10 - ખોરાક અને પીણા
☐ કોઈપણ નાશવંત સપ્લાય માટે બેકઅપ ઉપલબ્ધ છે
☐ વિલંબિત/ખોટો ઓર્ડર/એલર્જીવાળા મહેમાનોના કિસ્સામાં વૈકલ્પિક ખોરાકના વિકલ્પો તૈયાર
☐ વધારાના કાગળના ઉત્પાદનો, વાસણો અને સર્વિંગ વેર ઉપલબ્ધ છે

#11 - કચરો અને રિસાયક્લિંગ
☐ કચરાના ડબ્બા અને રિસાયક્લિંગ કન્ટેનરનું વિતરણ કરવામાં આવ્યું
☐ ઇવેન્ટ દરમિયાન અને પછી કચરાપેટી એકત્રિત કરવા માટે સોંપેલ ભૂમિકાઓ

#12 - ફરિયાદો સંભાળવા માટેની પ્રક્રિયાઓ
☐ હાજરીની ફરિયાદો સંભાળવા માટે નિયુક્ત સ્ટાફ સભ્ય
☐ સમસ્યાઓ ઉકેલવા અને જો જરૂરી હોય તો રિફંડ/વળતર ઓફર કરવા માટેનો પ્રોટોકોલ

#13 – ઈમરજન્સી ઈવેક્યુએશન પ્લાન
☐ ઈવેક્યુએશન રૂટ અને મીટિંગ પોઈન્ટ તૈયાર
☐ સ્ટાફના સભ્યોને બહાર નીકળવાની નજીક મુકો

#14 - લોસ્ટ પર્સન પ્રોટોકોલ
☐ ગુમ થયેલા બાળકો/વૃદ્ધ/વિકલાંગો માટે જવાબદાર સ્ટાફ નિયુક્ત
☐ સગીરોના માતા-પિતા/વાલીઓ માટે સંપર્ક માહિતી મેળવી

#15 - ઘટના અહેવાલ
☐ કોઈપણ કટોકટીના દસ્તાવેજો માટે સ્ટાફ માટે બનાવની જાણ કરવા માટેનું ફોર્મ બનાવવામાં આવ્યું છે

રિસ્ક મેનેજમેન્ટના પાંચ તત્વો શું છે?

જોખમ માત્ર દુર્ભાગ્ય જ નથી – તે દરેક સાહસનો એક ભાગ છે. પરંતુ યોગ્ય ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન સાથે, તમે અરાજકતાના જોખમને કાબૂમાં કરી શકો છો અને જોખમોને તકોમાં ફેરવી શકો છો. જોખમ વ્યવસ્થાપન માટેના પાંચ અભિગમોમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• જોખમ ઓળખ - ટેક ગ્લીચ જેવી નાની વસ્તુઓનો વિચાર કરો...સંપૂર્ણ આપત્તિ સુધી. જોખમોની સૂચિ તમારા માથામાંથી અને કાગળ પર લઈ જાય છે જ્યાં તમે તેનો સામનો કરી શકો છો.

• જોખમ આકારણી- જે સૌથી મોટો ખતરો છે તે સમજવા માટે દરેક જોખમને રેટ કરો. ધ્યાનમાં લો: આવું થવાની શક્યતા કેટલી છે? જો તે થાય તો શું નુકસાન થઈ શકે? જોખમોને પ્રાથમિકતા આપવી એ તમારા પ્રયત્નોને ખરેખર મહત્વના મુદ્દાઓ પર કેન્દ્રિત કરે છે.

• જોખમ શમન - પાછા લડવાની યોજના બનાવો! જોખમ થવાની શક્યતાઓને ઘટાડવાની રીતો ધ્યાનમાં લો, જો તે થાય તો કોઈપણ અસર ઓછી કરો, અથવા બંને. તમે જેટલાં જોખમોને અગાઉથી નબળાં કરી શકશો, તેટલું ઓછું તેઓ તમને વિક્ષેપ પાડશે.

• જોખમનું નિરીક્ષણ - એકવાર તમારી પ્રારંભિક યોજનાઓ અમલમાં આવી જાય, જાગ્રત રહો. નવા જોખમો ઉભરી રહ્યા છે અથવા જૂના જોખમો બદલાઈ રહ્યા છે તેવા સંકેતો માટે મોનિટર કરો. વિકસતા જોખમના લેન્ડસ્કેપ સાથે ચાલુ રાખવા માટે તમારી વ્યૂહરચનાઓને જરૂર મુજબ સમાયોજિત કરો.

• જોખમની જાણ કરવી - તમારી ટીમ સાથે જોખમો અને યોજનાઓ શેર કરો. અન્ય લોકોને લૂપમાં લાવવાથી ખરીદી થાય છે, તમે ચૂકી ગયેલી નબળાઈઓને છતી કરે છે અને જોખમોના સંચાલન માટે જવાબદારીનું વિતરણ કરે છે.

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટમાં ચેકલિસ્ટ શું છે?

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટમાં ચેકલિસ્ટ એ વસ્તુઓ અથવા કાર્યોની સૂચિનો સંદર્ભ આપે છે જે ઇવેન્ટના આયોજકો ચકાસે છે કે ઇવેન્ટ અગાઉથી તૈયાર, ગોઠવણી અથવા આયોજન કરવામાં આવ્યું છે.

એક વ્યાપક જોખમ વ્યવસ્થાપન ચેકલિસ્ટ એ સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરે છે કે કોઈ પણ મહત્વપૂર્ણ વસ્તુને અવગણવામાં ન આવે કારણ કે તમે ઇવેન્ટને સફળતાપૂર્વક ચલાવવા માટે જરૂરી તમામ વિગતો ગોઠવો છો.

ચેકલિસ્ટ્સ ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ માટે ઉપયોગી છે કારણ કે તેઓ:

• સ્પષ્ટતા અને માળખું પ્રદાન કરો - તેઓ એક ક્રમમાં ગોઠવે છે કે જે કરવાની જરૂર છે તે બધું જ વિગત આપે છે, જેથી કંઈપણ તિરાડોમાં ન આવે.

• સંપૂર્ણ તૈયારી માટે પ્રોત્સાહિત કરો - વસ્તુઓની તપાસ કરવાથી આયોજકોને ઇવેન્ટ શરૂ થાય તે પહેલા તમામ વ્યવસ્થાઓ અને સાવચેતીઓ વાસ્તવમાં છે તેની ખાતરી કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે.

• વાતચીતમાં સુધારો - દરેક વ્યક્તિ તેમની ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓને સમજે છે તેની ખાતરી કરવા માટે ટીમો ચેકલિસ્ટ આઇટમ્સનું વિભાજન અને સોંપણી કરી શકે છે.

• આધાર સુસંગતતા - પુનરાવર્તિત ઇવેન્ટ્સ માટે સમાન ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરવાથી ધોરણો જાળવવામાં અને દરેક વખતે સુધારણા માટેના ક્ષેત્રોને પકડવામાં મદદ મળે છે.

• ગાબડા અથવા નબળાઈઓ જાહેર કરો - અનચેક કરેલી આઇટમ્સ ભૂલી ગયેલી વસ્તુઓને હાઇલાઇટ કરે છે અથવા વધુ આયોજનની જરૂર પડે છે, જે તમને સમસ્યાઓ ઉદભવે તે પહેલાં તેને ઉકેલવામાં સક્ષમ બનાવે છે.

• હેન્ડઓવરની સુવિધા આપો - નવા આયોજકોને ચેકલિસ્ટ સોંપવાથી તેઓને અગાઉની સફળ ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કરવા માટે કરવામાં આવ્યું હતું તે બધું સમજવામાં મદદ મળે છે.

ટેકવેઝ

તમારી ઇવેન્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ચેકલિસ્ટમાં આ વધારાઓ સાથે, તમે યુદ્ધના મેદાન માટે સારી રીતે તૈયાર છો! તૈયારી સંભવિત અરાજકતાને શાંત આત્મવિશ્વાસમાં પરિવર્તિત કરે છે. તેથી તમારી સૂચિમાં દરેક આઇટમ ઉમેરો. એક પછી એક તેમને પાર કરો. તે ચેકલિસ્ટ ચિંતાને શક્તિમાં ફેરવે છે તે જુઓ. કારણ કે તમે જેટલી વધુ અપેક્ષા રાખશો, તેટલા વધુ સારા જોખમો તમારા ઝીણવટભર્યા આયોજન અને તૈયારીને શરણે જશે.