8 માં સારી મીટિંગ કરવાની શ્રેષ્ઠ 2024 રીતો

ઉત્પાદક મીટિંગ્સની દુનિયામાં આપનું સ્વાગત છે! વ્યાવસાયિકો તરીકે, આપણે બધા જાણીએ છીએ કે પરિણામો લાવવા, નિર્ણયો લેવા અને ટ્રેક પર રહેવા માટે મીટિંગ્સ કેટલી મહત્વપૂર્ણ છે. જો કે, તે બધા સારી ગુણવત્તાવાળા નથી અને પસંદ કરવામાં આવે છે.

વારંવાર, જ્યારે મીટિંગ્સ વિશે પૂછવામાં આવે છે, ત્યારે ઘણા લોકો તેમની બિનકાર્યક્ષમતાને કારણે માથું ધ્રુજારી અથવા ઉશ્કેરાયેલા નિસાસા સાથે પ્રતિક્રિયા આપે છે. તેઓ પોતાની જાતને બિનઉત્પાદક સત્રોમાં અટવાયેલા શોધે છે જે તેમની શક્તિ અને સમયને ડ્રેઇન કરે છે. તેથી જ, આજે આપણે શીખવા જઈ રહ્યા છીએ સારી મીટિંગ કેવી રીતે કરવી!

ચાલો, શરુ કરીએ!

• શું સારી મીટિંગ બનાવે છે?
• સારી મીટિંગ માટે 8 ટીપ્સ
  • 1/ મીટિંગનો હેતુ અને પ્રકાર વ્યાખ્યાયિત કરો
  • 2/ એજન્ડા રાખો
  • 3/ મૂળભૂત નિયમો સ્થાપિત કરો 
  • 4/ આઇસ બ્રેકર ગેમ સાથે પ્રારંભ કરો
  • 5/ સહયોગ માટે જગ્યા બનાવો
  • 6/ તમારી ટીમને વ્યસ્ત રાખો
  • 7/ સ્પષ્ટ ફોલો-અપ ક્રિયાઓ અને સમયરેખા સાથે સમાપ્ત કરો
  • 8/ મીટિંગની મિનિટો રાખો 
• કી ટેકવેઝ

શું સારી મીટિંગ બનાવે છે?

સભાઓ નિર્વિવાદપણે કોઈપણ વ્યવસાય અથવા સંસ્થાનો આવશ્યક ભાગ છે. તે વ્યક્તિઓ માટે એકસાથે આવવા, વિચારોનું આદાનપ્રદાન કરવા, નિર્ણયો લેવા અને એક સામાન્ય ધ્યેય તરફ કામ કરવા માટેનું પ્લેટફોર્મ છે. 

સારી મીટિંગ એ છે જે સુવ્યવસ્થિત, ઉત્પાદક, ઇચ્છિત પરિણામો પ્રાપ્ત કરે છે અને બધા સહભાગીઓને સાંભળવામાં અને મૂલ્યવાન લાગે છે.

અહીં કેટલાક પરિબળો છે જે સારી મીટિંગ બનાવે છે:

• તેનો સ્પષ્ટ હેતુ છે. સારી મીટીંગ મીટિંગના લક્ષ્યો અને અપેક્ષિત પરિણામો સાથે તેનો હેતુ દર્શાવતા સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિ સાથે શરૂ થાય છે, જે મીટિંગને ટ્રેક પર રાખવામાં મદદ કરે છે અને ખાતરી કરે છે કે બધા સહભાગીઓ તેમના કાર્યોથી વાકેફ છે.
• તે અસરકારક સંચારને પ્રોત્સાહન આપે છે. સારી મીટિંગ માટે અસરકારક વાતચીત જરૂરી છે. બધા સહભાગીઓને તેમના વિચારો અને વિચારો વ્યક્ત કરવાની તક મળશે અને ચર્ચાને સક્રિય શ્રવણ અને આદરપૂર્ણ સંવાદ સાથે પ્રોત્સાહિત કરવી જોઈએ.
• તેમાં સ્પષ્ટ આઉટપુટ અને ફોલો-અપ ક્રિયાઓ છે. આના વિના, મીટિંગ બિનઉત્પાદક અને બિનઅસરકારક છે કારણ કે પ્રતિભાગીઓ તેમના આગામી પગલાં વિશે અનિશ્ચિત હશે. ત્યાંથી, કોઈપણ ફોલો-અપ મીટિંગમાં કાર્યક્ષમતા લાવવી મુશ્કેલ છે.

AhaSlides સાથે વધુ ટિપ્સ

• વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ | 10 સામાન્ય પ્રકારો અને શ્રેષ્ઠ વ્યવહારો
• હોસ્ટ કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત પરિચય સભાઓ
• 11 પગલાં સફળ ચલાવવા માટે વ્યૂહાત્મક વ્યવસ્થાપન બેઠક

સારી મીટિંગ માટે 8 ટીપ્સ

અલબત્ત, ઉપરોક્તની જેમ સારી મીટીંગ યોજવા અને ઉપસ્થિતોનો સમય અને પ્રયત્ન વેડફવા માટે તમારે મીટીંગ પહેલા, દરમિયાન અને પછીની તૈયારી અને ફોલો-અપને ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર છે. આ પગલાંની નોંધ લેવાથી સરળ અને સફળ પરિણામની ખાતરી મળશે. 

મીટિંગ પહેલાં - હેવ એ ગુડ મીટિંગ

1/ મીટિંગનો હેતુ અને પ્રકાર વ્યાખ્યાયિત કરો

મીટિંગનો હેતુ, ઉદ્દેશ્યો અને પ્રકાર વ્યાખ્યાયિત કરવા જોઈએ અને ખાતરી કરવી જોઈએ કે બધા સહભાગીઓ સમજે છે. 10 મીનીટ સુધી મીટીંગમાં આવવાનું કોઈ ઈચ્છતું નથી અને છતાં પણ પોતાની જવાબદારીથી વાકેફ નથી અને અહીં ચર્ચાનો મુદ્દો શું છે. અમુક પ્રકારની મીટિંગો માત્ર ચોક્કસ હેતુઓ પૂરી પાડે છે જેમ કે

• નિર્ણય લેવાની બેઠકો. જ્યારે નિર્ણયો અને ક્રિયાઓની જરૂર હોય ત્યારે તેઓ હાથ ધરવામાં આવે છે.
• સમસ્યાનું નિરાકરણ મિટીંગો. તેમને સમસ્યા/કટોકટીનો ઉકેલ શોધવા માટે બોલાવવામાં આવે છે.
• મંથન સભાઓ. તેઓ સભ્યોના યોગદાન સાથે ગ્રાઉન્ડબ્રેકિંગ નવા વિચારો એકત્રિત કરવાની જગ્યા છે.

2/ એજન્ડા રાખો

ખાતરી કરો કે તમારી પાસે છે બેઠકનો કાર્યસૂચિ અને તેને મીટિંગ પહેલાં બધા સહભાગીઓને મોકલો, જે પ્રતિભાગીઓને મીટિંગના હેતુ, લક્ષ્યો અને અપેક્ષિત પરિણામોને સમજવામાં મદદ કરશે. તે જરૂરી માહિતી અને દસ્તાવેજો જેમ કે અહેવાલો, ડેટા, પ્રસ્તુતિઓ અથવા અન્ય સંબંધિત દસ્તાવેજો એકત્ર કરવામાં મદદ કરવા માટે માર્ગદર્શિકા તરીકે પણ કામ કરે છે.

3/ મૂળભૂત નિયમો સ્થાપિત કરો 

પાયાના નિયમો એ માર્ગદર્શિકા અથવા ધોરણો છે જે તમામ સહભાગીઓ દ્વારા અગાઉથી સંમત થાય છે અને ચર્ચા માટે ઉત્પાદક અને આદરપૂર્ણ વાતાવરણ બનાવવામાં મદદ કરે છે. તેમાં સક્રિય શ્રવણને પ્રોત્સાહિત કરવું, વિવિધતાને માન આપવું, ચર્ચા માટે મર્યાદિત સમય હોવો વગેરેનો સમાવેશ થઈ શકે છે.

મીટિંગ દરમિયાન - હેવ એ ગુડ મીટિંગ

4/ આઇસ બ્રેકર ગેમ સાથે પ્રારંભ કરો

એ સાથે શરૂ સર્જનાત્મક આઇસ બ્રેકર ટેન્શનને હળવું કરવા અને ટીમ મીટિંગ માટે દરેકને યોગ્ય મૂડમાં લાવવાની એક સરસ રીત છે. મીટિંગની શરૂઆતમાં મૌનની અણઘડ ક્ષણોને તોડવી ઉત્પાદક અને આનંદપ્રદ સત્ર માટે સ્વર સેટ કરવામાં મદદ કરી શકે છે.

જૂના પર આધાર રાખવાને બદલે, તમે હળવા દિલની ચર્ચાઓ, કેઝ્યુઅલ વાર્તાલાપ અથવા લાઇવ ક્વિઝમાં જોડાઈ શકો છો જે અત્યંત મનોરંજક, સર્જનાત્મક, સ્પર્ધાત્મક અને માત્ર થોડી મિનિટોમાં સરળતાથી બનાવી શકાય છે. તો, શા માટે કંઈક નવું કરવાનો પ્રયાસ કરશો નહીં?

5/ સહયોગ માટે જગ્યા બનાવો

એક ટીમ મીટિંગ એ એક જૂથ તરીકે ચર્ચા કરવા અને નિર્ણયો લેવાની મૂલ્યવાન તક છે. સ્થળ પર નવા વિચારો લાવવાનો પ્રયાસ કરવાને બદલે, ટીમના સભ્યોએ તેમના તૈયાર અહેવાલો, વિચારો અને દ્રષ્ટિકોણને ટેબલ પર લાવવા જોઈએ. આ રીતે, ટીમ સારી રીતે વિચારીને અને યોગ્ય અંતિમ નિર્ણય પર પહોંચવા માટે સાથે મળીને કામ કરી શકે છે.

ટીમ પછી ચર્ચા કરાયેલા વિચારોનું જીવંત સર્વેક્ષણ કરવા અને તેના દ્વારા રીઅલ-ટાઇમ પ્રતિસાદ એકત્રિત કરવાનું વિચારી શકે છે જીવંત મતદાન AhaSlides તરફથી બહુવિધ-પસંદગી અથવા ઓપન-એન્ડેડ પ્રશ્નો સાથે. 

અનન્ય QR કોડ અથવા લિંકનો ઉપયોગ કરીને, ટીમના સભ્યો તરત જ ઍક્સેસ કરી શકે છે અને તેમનું ઇનપુટ પ્રદાન કરી શકે છે, અને પરિણામો સીધા સ્ક્રીન પર પ્રદર્શિત થશે. આ સમયનો બગાડ ટાળવામાં મદદ કરે છે અને ખાતરી કરે છે કે બધા વિચારોને યોગ્ય રીતે કબજે કરવામાં આવે છે.

6/ તમારી ટીમને વ્યસ્ત રાખો

તમારા પ્રતિભાગીઓને મીટિંગ દરમિયાન રોકાયેલા રાખીને તેમને વિચલિત કરવાની તક આપશો નહીં. તમે "ઓનલાઈન રાઉન્ડ ટેબલ" ગોઠવી શકો છો જ્યાં દરેક ભાગ લઈ શકે અને યોગદાન આપી શકે. શરમાળ લોકો સાથે? ચિંતા કરશો નહીં. અનામી ક્યૂ એન્ડ એ આ સમસ્યા હલ કરશે.

ઉપરાંત, સ્વયંસ્ફુરિતતા માટે થોડી જગ્યા આપવાનું ભૂલશો નહીં. કારણ કે તંદુરસ્ત અને સક્રિય મીટિંગ એ નવા ઉકેલો અને નવીનતાઓ ઉભરી આવવા માટે એક આદર્શ સ્થળ છે. સહભાગીઓને સર્જનાત્મક રીતે વિચારવા માટે પ્રોત્સાહિત કરીને સુસ્ત અને તણાવપૂર્ણ વાતાવરણને તોડીને વર્ડ ક્લાઉડ એક રસપ્રદ અને અસરકારક પ્રવૃત્તિ હશે. પ્રયત્ન કરો અને જુઓ.

મીટિંગ પછી - હેવ એ ગુડ મીટિંગ

7/ સ્પષ્ટ ફોલો-અપ ક્રિયાઓ અને સમયરેખા સાથે સમાપ્ત કરો

વ્યૂહાત્મક સત્રને સમાપ્ત કરવા માટે, ખાતરી કરો કે દરેક પ્રતિભાગીને તેમના આગલા પગલાં અંગે સ્પષ્ટતા છે.

વિભાગો સાથે ચર્ચા કરો:

• કયા મેટ્રિક્સ તેમની પ્રગતિ દર્શાવશે? ચોક્કસ બનો જેથી પ્રગતિને ટ્રેક કરી શકાય.
• કયા ક્રોસ-ફંક્શનલ ભાગીદારોને સફળ થવા માટે સંકલનની જરૂર છે? મજબૂત સહયોગ કી છે.
• ફોલો-અપ મીટિંગ્સને કયા પ્રકારના અપડેટ્સની જરૂર પડશે? અહેવાલો? પ્રસ્તુતિઓ? અગાઉથી બ્રેઈનસ્ટોર્મ પરિણામો.
• આપણે ક્યારે પ્રારંભિક પરિણામો અથવા માહિતીની અપેક્ષા રાખી શકીએ? ગતિ જાળવવા માટે મહત્વાકાંક્ષી છતાં પ્રાપ્ય સમયમર્યાદા સેટ કરો.

8/ મીટિંગની મિનિટો રાખો

હંમેશા વિગતવાર, સંપૂર્ણ, સ્પષ્ટ અને સરળતાથી સમજવાની જરૂર છે મુલાકાતનો સમય સહભાગીઓ, બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ, વરિષ્ઠ નેતાઓ અને જેઓ હાજરી આપી શકતા નથી તેમને મોકલવા માટે. તેઓ માત્ર દસ્તાવેજો જ નથી, આગામી મીટિંગ્સ માટે સામગ્રીનો આધાર પણ છે (જરૂરના કિસ્સામાં) કાનૂની આધાર પણ છે.

કી ટેકવેઝ

આશા છે કે, સારી મીટિંગ કરવા માટેની ટીપ્સ એહાસ્લાઇડ્સ ઉપર શેર કરેલ ખૂબ જટિલ નથી. ધ્યાનમાં રાખો કે ફળદાયી સભાઓ એવી હોય છે જેમાં દરેક વ્યક્તિ પ્રશંસા કરે છે, સાંભળે છે અને બોલવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે. મીટિંગે નિર્ધારિત પરિણામ લાવવું જોઈએ અને તેના હેતુપૂર્ણ હેતુને પૂર્ણ કરવો જોઈએ. મીટિંગ પછી, દરેક વ્યક્તિ તેમની ભૂમિકા સ્વીકારે છે અને ચર્ચા કરેલી યોજનાઓને અનુસરવા માટે પ્રતિબદ્ધ થાય છે.