જો તમે કાર્યસ્થળ પર નવી ક્રોસ-ફંક્શનલ ટીમ અથવા નવી પ્રોજેક્ટ ટીમમાં ભાગ લઈ રહ્યાં હોવ, તો તેઓ અન્ય વિભાગોમાંથી અથવા અન્ય કંપનીઓમાંથી કોઈ વ્યક્તિ હોઈ શકે છે જેની સાથે તમે કદાચ પરિચિત ન હોવ અથવા તમે અગાઉ કામ કર્યું ન હોય, અને તમે ખાતરી કરવા માંગો છો કે તમારી તમારી કુશળતા અને વિચારોને ટીમમાં મોકલવા અને રોકાણ કરવાની તૈયારી — ખાસ કરીને જો તે ટીમ ઉચ્ચ પ્રદર્શન કરતી હોય. આમ, નવા સાથી ખેલાડીઓને એકસાથે ભેગા કરવા માટે મીટિંગનું આયોજન કરવું આવશ્યક છે.
જો કે, જો તમે થોડી અજીબ અને નર્વસ અનુભવો છો તો તેમાં કોઈ આશ્ચર્ય નથી કારણ કે સૌથી વધુ અનુભવી વ્યાવસાયિકો પણ નવી ટીમ સાથે પ્રારંભિક મીટિંગમાં ગભરાતા હોય છે. જો તમે નેતા છો અને ઉત્પાદકતા પ્રારંભિક મીટિંગ્સ હોસ્ટ કરવામાં નિષ્ફળ થવાની ચિંતા કરો છો.
આ લેખ તમને પરિચયાત્મક મીટિંગ્સને સફળ બનાવે છે તેના પર સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા, ઉદાહરણો અને ટીપ્સ આપશે.
આ લેખમાં, તમે શીખી શકશો
- પરિચય સભા શું છે?
- પરિચય સભાનો ધ્યેય શું છે?
- અસરકારક પરિચય સભા કેવી રીતે સેટ કરવી
- પ્રારંભિક મીટિંગ સફળતાપૂર્વક સેટ કરવા માટેની ટિપ્સ
- કી ટેકવેઝ
પરિચય સભા શું છે?
પરિચય અથવા પરિચય બેઠક ટીમના પરિચયની વાત આવે ત્યારે જ્યારે ટીમના સભ્યો અને તેમના નેતાઓ પ્રથમ વખત સત્તાવાર રીતે એકબીજાને મળે છે, ત્યારે તે નક્કી કરવા માટે કે સામેલ વ્યક્તિઓ કાર્યકારી સંબંધ બાંધવા અને ટીમને પ્રતિબદ્ધ કરવા માંગે છે કે કેમ તે નિર્ધારિત કરવા માટે જ્યારે ટીમના પરિચયની વાત આવે છે ત્યારે તેનો તદ્દન સમાન અર્થ છે. ભવિષ્ય
તે દરેક સહભાગીની પૃષ્ઠભૂમિ, રુચિઓ અને લક્ષ્યોને જાણવા માટે ટીમના સભ્યોને સાથે રહેવા માટે સમય આપવાનો હેતુ ધરાવે છે. તમારી અને તમારી ટીમની પસંદગીના આધારે, તમે ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક પ્રારંભિક મીટિંગ્સ સેટ કરી શકો છો.
પ્રમાણભૂત પ્રારંભિક મીટિંગ એજન્ડામાં શામેલ છે:
- મીટિંગના ધ્યેયનો પરિચય આપો
- નેતાઓ અને દરેક સભ્યનો પરિચય કરાવો.
- ટીમના નિયમો, કાર્ય, લાભો અને સારવારની ચર્ચા કરો...
- કેટલીક રમતો રમવાનો સમય
- મીટિંગ્સ સમાપ્ત કરો અને ફોલો-અપ પગલાં લો
પરિચય સભાનો ધ્યેય શું છે?
માત્ર પરિચયને ચેક કરવા માટેના બોક્સ તરીકે જોશો નહીં. વાસ્તવિક જોડાણો પ્રજ્વલિત કરવા, અનન્ય આંતરદૃષ્ટિ મેળવવા અને દોષરહિત ટીમવર્ક માટે માળખું સ્થાપિત કરવા માટે આ સમયનો ઉપયોગ કરો. પરિચય બેઠકો આના માટે અદ્ભુત છે:
- ટીમ વર્ક અને ટીમના સંકલનને પ્રોત્સાહન આપો
પરિચયાત્મક મીટિંગનો પહેલો ધ્યેય અજાણ્યાઓને સાથી ખેલાડીઓની નજીક લાવવાનો છે. જો તમે પહેલાં ક્યારેય એકબીજાને જોયા નથી અને તેમના વિશે થોડું જાણતા હોવ, તો સંવાદિતા અને જોડાણનો અભાવ રહેશે, જે ટીમ ભાવના અને ઉત્પાદકતાને અસર કરી શકે છે. જ્યારે લોકો ટીમના નિયમો, યોગ્ય પુરસ્કારો અને સજાની ચર્ચા અને એકીકરણ કરી શકે છે, અથવા જાણી શકે છે કે તેમના નેતાઓ ન્યાયી અને વિશ્વાસુ લોકો છે, તેમના સાથી ખેલાડીઓ નમ્ર, વિશ્વસનીય, સહાનુભૂતિશીલ અને વધુ છે, ત્યારે ટીમમાં વિશ્વાસ અને સકારાત્મક કાર્ય વાતાવરણનું નિર્માણ થશે.
- તણાવ અને અસ્વસ્થતા તોડી નાખો
જો કર્મચારીઓ દબાણયુક્ત કાર્યસ્થળના વાતાવરણમાં કામ કરે તો ઉત્પાદકતામાં ઘટાડો થવાની સંભાવના છે. કર્મચારીઓ તેમનાથી પ્રેરિત થવાને બદલે તેમના નેતાને ડરાવે તો તે પણ સારું નથી. પ્રારંભિક બેઠકો નવી ટીમોને તેમના વિચારો અને અભિપ્રાયો શેર કરવા માટે વધુ આત્મવિશ્વાસ અનુભવવામાં મદદ કરી શકે છે. તેઓ સહેલાઈથી મિત્રો બનાવવા, વાતચીત કરવાનું અને વધુ સહયોગ માટે અણઘડતા ઘટાડવાનું પણ શરૂ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે ટીમના સભ્ય સમયમર્યાદા પૂરી કરવામાં અસમર્થ હોય ત્યારે બોલવામાં અને મદદ માટે પૂછવામાં અચકાતા નથી.
- ધોરણો અને પ્રથાઓને માળખું અને સંરેખિત કરવામાં સહાય કરો
નિયમો અને નિયમો પર ભાર મૂકવો એ ખૂબ જ પ્રથમ પરિચયાત્મક બેઠકોનો એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. ટીમ વર્કની શરૂઆતમાં તેને સ્પષ્ટ, વાજબી અને સીધું બનાવવામાં નિષ્ફળતા ટીમમાં સંઘર્ષ અને ગેરસંચાર કરી શકે છે. તેનાથી વિપરિત, જો તમે ટીમને અનુસરી શકો છો ધોરણો અને વ્યવહાર, ટીમની અસરકારકતા અને કાર્યક્ષમતાના કારણે સંસાધન કાર્યક્ષમતા હશે, તે જ સમયે, ટીમના સભ્યોમાં નોકરીનો સંતોષ વધારશે જેઓ એકીકૃત ટીમનો ભાગ છે.
અસરકારક પરિચય સભા કેવી રીતે સેટ કરવી
પરિચયાત્મક બેઠકો પ્રમાણભૂત બેઠક આયોજન પ્રક્રિયાને અનુસરી શકે છે 5 Ps: હેતુ, આયોજન, તૈયારી, ભાગીદારી, અને પ્રગતિ. તમારી સમય મર્યાદા, સહભાગીઓની સંખ્યા, તમારી ટીમની પૃષ્ઠભૂમિ અને તમારા સંસાધનો પર આધાર રાખીને, તમે ઔપચારિક અથવા કેઝ્યુઅલ પ્રારંભિક મીટિંગ્સ સેટ કરી શકો છો. પ્રથમ છાપ મહત્વપૂર્ણ છે. જ્યારે તમે સંગઠિત અને વિચારશીલ મીટિંગ્સ બતાવશો ત્યારે તમારી ટીમના સભ્યો જે વધુ આદર અને વિશ્વાસની પ્રશંસા કરશે.
- હેતુ
તે મીટિંગ્સ માટે લક્ષ્યો નક્કી કરવા વિશે છે. જ્યારે તમે મીટિંગના ધ્યેયોની યાદી બનાવો ત્યારે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત બનો જેથી કરીને જો કોઈ સહભાગી અસંબંધિત પ્રવૃત્તિઓથી વિચલિત થાય તો તમે સરળતાથી દરેકને ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો. તમે વિવિધ સ્તરો પર લક્ષ્યોના દરેક સમૂહની રૂપરેખા આપતા ધ્યેય પિરામિડની ગોઠવણી કરીને ધ્યેયોની રચના કરવાનું વિચારી શકો છો.
- આયોજન
નવા ટીમ લીડર્સે સૌ પ્રથમ જે કરવું જોઈએ તે છે વિગતોનું આયોજન કરવું અથવા કાર્યસૂચિ વિકસાવવી. જ્યારે તમારી પાસે કંઈક સંદર્ભ આપવાનું હોય, ત્યારે બધું જાતે યાદ રાખવાનો પ્રયાસ કરવાથી તણાવ ઓછો થાય છે. તમે પાવરપોઈન્ટ દ્વારા સ્લાઇડશોનો ઉપયોગ કરીને ટેમ્પલેટ બનાવી શકો છો. અથવા હસ્તલિખિત કયૂ કાર્ડ.
- તૈયારી
આ ભાગમાં કેટલીક પ્રવૃત્તિઓનો સમાવેશ થાય છે, જેમ કે મીટિંગ પરિચય સ્ક્રિપ્ટ તૈયાર કરવી અને સત્તાવાર મીટિંગ શરૂ કરતા પહેલા કાર્યસૂચિની સમીક્ષા કરવી. જ્યારે તમે અચાનક તમારું મન ભૂલો છો ત્યારે સ્પીકર નોટ્સ અથવા સ્ક્રિપ્ટના સહારે બધી મુખ્ય માહિતી બોલવાનું અને કાર્યસૂચિ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું તમારા માટે સરળ બનશે.
- ભાગીદારી
મીટિંગ દરમિયાન નવા સભ્યોને પ્રશ્નો પૂછવા અને ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રવૃત્તિઓમાં જોડાવવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવાનું ભૂલશો નહીં. જો અન્ય લોકો એટલા અચકાતા હોય, તો તેમને તેમના મંતવ્યો પૂછો. ખાતરી કરો કે ટીમમાં દરેકને બોલવાની તક મળે છે માત્ર બહિર્મુખ સભ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે નહીં. તમે લાઇવ મતદાન હોસ્ટ કરી શકો છો જેથી કરીને કેટલાક અંતર્મુખો તેમના મંતવ્યો સીધા શેર કરી શકે.
- પ્રગતિ
તમારે તમારી મીટિંગને સારાંશ સાથે લપેટવી જોઈએ અને આગળના પગલાં માટે ક્રિયાઓની જાણ કરવી જોઈએ. અને, મીટિંગ પછી અનુસરવું એ નિર્ણાયક ભાગ છે, તમે અંતિમ નિર્ણય લેવાનું વિચારી શકો છો અને તેનું દસ્તાવેજીકરણ કરી શકો છો.
પ્રારંભિક મીટિંગ સફળતાપૂર્વક સેટ કરવા માટેની ટિપ્સ
- ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રેઝન્ટેશન ટૂલનો ઉપયોગ કરો
પ્રથમ દિવસે શરમાળ અથવા બેડોળ લાગે છે? AhaSlides જેવા ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રેઝન્ટેશન ટૂલનો ઉપયોગ કરીને તમે તમારી પ્રારંભિક મીટિંગ્સને 100 ગણી વધુ મનોરંજક બનાવી શકો છો!
તે કરવાની એક ડઝન રીતો છે, પરંતુ બરફને ઝડપથી તોડવા માટે અમે આ રૂપરેખાની ભલામણ કરીએ છીએ:
- પરિચય સ્લાઇડ સાથે પ્રારંભ કરો.
- પોઈન્ટ્સ અને લીડરબોર્ડ સાથે તમારા વિશે ક્વિઝ સાથે વસ્તુઓને મસાલેદાર બનાવો.
- અંતે પ્રશ્ન અને જવાબની સ્લાઇડ સાથે લપેટો જ્યાં દરેક જણ તમારા વિશે વિચારી રહ્યા હોય તેવી વસ્તુઓ પૂછી શકે છે.
AhaSlides ના ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રેઝન્ટેશન પ્લેટફોર્મ સાથે, તમે એક આકર્ષક પરિચય તૈયાર કરી શકો છો જે લોકોને ચંદ્ર પર લઈ જાય છે🚀આ નમૂનો અહીં અજમાવો:
- "અમે સાથે પરિચય શરૂ કરો"
ટીમ વ્યક્તિગત પ્રતિભા દર્શાવવા માટે નહીં, પરંતુ સામાન્ય લક્ષ્યો પ્રાપ્ત કરવા માટે ટીમના સભ્યો વચ્ચે સહયોગ પર કામ કરે છે. તેથી, "આપણે" સંસ્કૃતિની ભાવના પર ભાર મૂકવો મહત્વપૂર્ણ છે. વ્યક્તિગત પરિચય સિવાય, તમારી પ્રારંભિક સ્લાઇડ્સ અને સમગ્ર મીટિંગ્સમાં "હું" ને બદલે "આપણે:" શબ્દનો શક્ય તેટલો ઉપયોગ કરવાનો પ્રયાસ કરો. આ આખરે ટીમને વધુ કાર્યક્ષમ રીતે સહયોગ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે કારણ કે તેઓ સમજે છે કે તેઓ એક સુસંગત દ્રષ્ટિકોણ શેર કરી રહ્યા છે અને પોતાના માટે નહીં પણ ટીમ માટે કામ કરવા માટે વધુ સમર્પિત છે.
- તમારા સાથી ખેલાડીઓનું મનોરંજન કરો
પરિચય સભાઓ સૌથી રોમાંચક રીતે કેવી રીતે શરૂ કરવી? બધા સભ્યો એકબીજા માટે નવા હોવાથી, યજમાન તરીકે, તમે કેટલાક ઝડપી આઇસબ્રેકર્સથી શરૂઆત કરવાનું વિચારી શકો છો. તમે 2 થી 3 રમતો અને ક્વિઝ અને બ્રેઈનસ્ટોર્મિંગ સત્રો પણ ગોઠવી શકો છો જેથી અન્ય લોકોને તેમના વ્યક્તિત્વ, પ્રતિભા અને વિચારસરણી શેર કરવા માટે સમય મળે; ટીમ સંવાદિતા અને કાર્યસ્થળ સંસ્કૃતિ અને જોડાણને સુધારવા માટે અન્ય લોકો સાથે વાતચીત કરો અને કામ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, તમે કેટલીક રમતો અજમાવી શકો છો જેમ કે પ્રશંસાનું વર્તુળ, સફાઈ કામદાર શિકાર કરે છે, શું તમે તેના બદલે...
- સમય વ્યવસ્થાપન
સામાન્ય રીતે, ખૂબ જ ઉત્પાદક મીટિંગ્સ 15-45 મિનિટ સુધી ચાલી શકે છે, ખાસ કરીને પરિચય મીટિંગ્સ, જે 30 મિનિટમાં નિયંત્રિત થવી જોઈએ. નવા સાથી ખેલાડીઓ માટે એકબીજાને જાણવા, ટૂંકમાં પોતાનો પરિચય કરાવવા અને થોડી સરળ અને મનોરંજક ટીમ-નિર્માણ પ્રવૃત્તિઓમાં એકબીજા સાથે સહયોગ કરવા માટે આ પૂરતો સમય છે. તમે વિવિધ વિભાગો માટે સમય મર્યાદા પણ નક્કી કરી છે જેથી ખાતરી કરી શકાય કે તમારો સમય પૂરો ન થઈ રહ્યો છે જ્યારે તમારી પાસે હજુ ઘણું બધું આવરી લેવાનું બાકી છે.
કી ટેકવેઝ
પરિચય મીટિંગનો લાભ લઈને નવી ટીમ સાથે ટીમવર્ક શરૂ કરવું તમારી ટીમ માટે ફાયદાકારક છે. પહેલી મીટિંગ ગોઠવવી પડકારજનક અને ડરામણી હોઈ શકે છે. જ્યારે તમે તૈયારી પ્રક્રિયામાં હોવ, ત્યારે પાવરપોઈન્ટ માસ્ટર હોવા છતાં પણ ટેકો મેળવવામાં અચકાશો નહીં. તમે ચોક્કસપણે તમારા કાર્યને સરળ બનાવી શકો છો અને તમારા દિવસને બચાવી શકો છો અહાસ્લાઇડ્સ.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
પરિચય બેઠકમાં તમે શું વાત કરો છો?
1. આઇસબ્રેકર્સ - લોકોને છૂટા કરવામાં મદદ કરવા માટે એક મજેદાર આઇસબ્રેકર પ્રશ્ન અથવા પ્રવૃત્તિ સાથે પ્રારંભ કરો. તે પ્રકાશ રાખો!
2. વ્યવસાયિક પૃષ્ઠભૂમિ - દરેક વ્યક્તિ પાસે ભૂતકાળની ભૂમિકાઓ અને અનુભવો સહિત તેમની અત્યાર સુધીની કારકિર્દીની સફર શેર કરો.
3. કૌશલ્યો અને રુચિઓ - કાર્ય કૌશલ્યો ઉપરાંત, ટીમના સભ્યોના શોખ, જુસ્સો અથવા 9-5 ની બહારની કુશળતાના ક્ષેત્રો શોધો.
4. ટીમ માળખું - રૂપરેખા ભૂમિકાઓ અને ઉચ્ચ સ્તરે શું માટે કોણ જવાબદાર છે. ટીમ કેવી રીતે સાથે કામ કરે છે તે સ્પષ્ટ કરો.
5. લક્ષ્યો અને પ્રાથમિકતાઓ - આગામી 6-12 મહિના માટે ટીમ અને સંસ્થાકીય લક્ષ્યો શું છે? વ્યક્તિગત ભૂમિકાઓ કેવી રીતે ફાળો આપે છે?
તમે પ્રારંભિક મીટિંગ કેવી રીતે ગોઠવો છો?
તમારી પ્રારંભિક મીટિંગની રચના કરવાની અહીં એક રીત છે:
1. સ્વાગત અને આઇસબ્રેકર (5-10 મિનિટ)
2. પરિચય (10-15 મિનિટ)
3. ટીમ પૃષ્ઠભૂમિ (5-10 મિનિટ)
4. ટીમની અપેક્ષાઓ (5-10 મિનિટ)
5. પ્રશ્ન અને જવાબ (5 મિનિટ)
મીટિંગ ખોલતી વખતે તમે શું કહો છો?
પ્રારંભિક મીટિંગ ખોલતી વખતે શું કહેવું તે માટે અહીં કેટલાક સૂચનો છે:
.1. સ્વાગત અને પરિચય:
"દરેકનું સ્વાગત છે અને આજે અમારી સાથે જોડાવા બદલ આભાર. અમે વસ્તુઓ શરૂ કરવા માટે ઉત્સાહિત છીએ"
2. આઇસબ્રેકર કિકઓફ:
"ઠીક છે, ચાલો હળવા આઇસબ્રેકર પ્રશ્ન સાથે છૂટી જઈએ..."
3. આગલા પગલાંનું પૂર્વાવલોકન:
"આજ પછી અમે એક્શન વસ્તુઓ પર ફોલોઅપ કરીશું અને અમારા કામનું આયોજન શરૂ કરીશું"
સંદર્ભ: ખરેખર. બેટર અપ, Linkedin
