ટીમ મીટિંગ્સની કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે 6 મીટિંગ શિષ્ટાચાર નિયમો

તમે કદાચ તમારી ટીમ મીટિંગ્સને એક ઇન્ટરેક્ટિવ અને આકર્ષક અનુભવ બનાવવા માટે સર્જનાત્મક વિચારોનો સમૂહ એકત્રિત કર્યો હશે. તેમ છતાં તમને હજુ પણ તમારી ટીમની મીટિંગ્સમાં કંઈક અભાવ જણાય છે? કાર્યક્ષમતા અહીં મુખ્ય મુદ્દો હશે, તેથી ચાલો અહાસ્લાઇડ્સમાંથી થોડી તપાસ કરીએ મીટિંગ શિષ્ટાચાર!

તમે તમારી ટીમની બેઠકોની કાર્યક્ષમતાને હવે 'હેક' કરી શકો છો, સારી રીતે સગવડતા સ્થળ સાથે તમારી ટીમના શ્રેષ્ઠ પ્રદર્શનને કેવી રીતે પહોંચાડવી તે પરના ટીપ્સનો ઉપયોગ કરીને, એક એવું વાતાવરણ કે જેઓ એટેન્ડન્ટ્સમાં ખુલ્લા, સર્જનાત્મક અને પ્રતિબદ્ધ વલણને ઉત્તેજિત કરે છે, અને એક સમયરેખા જે બધી ક્રિયાઓ યોગ્ય રીતે ચર્ચા કરે છે.

સામગ્રીનું કોષ્ટક

• મીટિંગ શિષ્ટાચાર શું છે?
• 6 મીટિંગ શિષ્ટાચાર ટિપ્સ દરેક વ્યક્તિએ જાણવી જોઈએ
  • #1 - મીટિંગના મહત્વ પર ભાર મૂકે છે
  • #2 - સુવિધાયુક્ત લોજિસ્ટિક્સ સાથે મીટિંગ સ્પેસમાં ગોઠવો
  • #3 - દરેક સભ્ય માટે મૂળભૂત નિયમો સેટ કરો
  • #4 - મહત્વના ક્રમમાં એજન્ડા બનાવો
  • #5 - ટીમના સાથીઓની સક્રિય ભાગીદારીને પ્રોત્સાહિત કરો
  • #6 - અંતિમ નિર્ણયો લો અને વ્યક્તિગત ફરજો સોંપો
• મીટિંગ શિષ્ટાચારમાં તમારે શું ટાળવું જોઈએ
• અંતિમ વિચારો

અન્વેષણ કરવા માટે વધુ વ્યવસાય મીટિંગ ટિપ્સ

• વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ
• બેઠકનો એજન્ડા
• ટાઉન હોલ મીટીંગ માર્ગદર્શન

મીટિંગ શિષ્ટાચાર શું છે?

મીટિંગની રીતભાત તમે વિચારી શકો તેના કરતાં વધુ મહત્વનું છે. ભલે તમે ડાઉન-ટુ-અર્થ સ્ટાર્ટ-અપ પર કામ કરી રહ્યાં હોવ અથવા કોઈ સંસ્થામાં સ્વૈચ્છિક રીતે, વ્યવસાયને કાર્ય કરવા માટે નિયમોનો અલિખિત સમૂહ છે. આ ચિત્ર - તમે એક મહત્વપૂર્ણ ક્લાયંટ મીટિંગમાં હાજરી આપી રહ્યાં છો. કેટલાક મુખ્ય હિતધારકો ત્યાં હશે, જેમાંથી ઘણાને તમે મળવાના બાકી છે. તમે કેવી રીતે સુનિશ્ચિત કરો છો કે તમે શ્રેષ્ઠ શક્ય છાપ બનાવો છો અને મીટિંગ સફળ છે? ત્યાં જ મીટિંગ શિષ્ટાચાર આવે છે.

મીટિંગ શિષ્ટાચાર અલિખિત આચારસંહિતા છે જે વ્યાવસાયિક ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓને સુંદર અને ઉત્પાદક રાખે છે. નિયમો કઠોર લાગે છે, પરંતુ યોગ્ય મીટિંગની રીતભાત ફોકસ, આદર અને એકાગ્રતાને પ્રોત્સાહન આપે છે. વહેલા પહોંચવા જેવી બાબતો દર્શાવે છે કે તમે બીજાના સમયને મહત્વ આપો છો. જો તમે તમારી જાતને સરળ વ્યક્તિ માનતા હોવ તો પણ, મીટિંગ શિષ્ટાચારને અનુસરવાથી મહત્વપૂર્ણ કાર્ય કાર્યોને સરળ બનાવી શકાય છે, ખાસ કરીને અજાણ્યાઓ સાથે.

6 મીટિંગ શિષ્ટાચાર ટિપ્સ દરેક વ્યક્તિએ જાણવી જોઈએ

#1 - સભાના મહત્વ પર ભાર મૂકવો

જો તમારી ટીમના સાથીઓ ટીમ મીટિંગના મૂલ્યોને સ્વીકારતા નથી, તો તેઓ ફરજિયાત અને પોતાને જોડવા માટે અનિચ્છા અનુભવશે. તેથી પ્રથમ, તેમને મીટિંગના ફાયદા બતાવો. ઘણા નિર્ણયો ઊંડાણપૂર્વક અને સામ-સામે ચર્ચા કર્યા વિના લઈ શકાતા નથી, કારણ કે તે વાતચીત - પૂછવાની પ્રક્રિયા છે જે તર્કસંગત પસંદગીઓના માર્ગની તપાસ કરે છે. આ ઉપરાંત, અસરકારક ટીમ મીટિંગ્સ ખુલ્લી વાતચીતને મંજૂરી આપે છે જે સભ્યોના પરિપ્રેક્ષ્ય અને કુશળતાનો લાભ લઈને તેમની કુશળતા અને જ્ઞાનના આધારે સમસ્યાઓનું નિરાકરણ લાવે છે. તેઓ સાથી ખેલાડીઓ વચ્ચે આંતરવ્યક્તિત્વ સંબંધો અને સમજણને પણ વધારે છે.

#2. - સુવિધાયુક્ત લોજિસ્ટિક્સ સાથે મીટિંગ સ્પેસમાં ગોઠવો

મીટિંગની જગ્યા એટેન્ડન્ટ્સની લાગણીઓ અને બુદ્ધિને ઊંડી અસર કરે છે, તેથી સ્થળ પસંદ કરતી વખતે આને ધ્યાનમાં લો. મીટિંગની ઉદ્દેશિત થીમ અને વાતાવરણના આધારે, તમે યોગ્ય જગ્યા પસંદ કરી શકો છો. તે કાં તો હૂંફાળું, મોનોટોનિક અથવા દૂરના વાઇબ આપી શકે છે, જે તમારી ટીમ પર નિર્ભર છે. મીટિંગ રૂમ આવશ્યક સુવિધાઓ (એર કન્ડીશનર, આરામદાયક બેઠકો, પાણી/ચા વગેરે) થી સજ્જ હોવો જોઈએ અને મીટિંગ પહેલાં બે વાર તપાસ કરીને તકનીકી ગુણધર્મો યોગ્ય રીતે કાર્ય કરે છે તેની ખાતરી કરો.

#3. દરેક સભ્ય માટે ગ્રાઉન્ડ નિયમો સેટ કરો

તમારી ટીમ માટેના નિયમો નક્કી કરવાથી દરેક વ્યક્તિ તેમની જવાબદારી માટે જવાબદાર બને છે તેમજ મીટિંગ દરમિયાન તેમની સગાઈને પ્રોત્સાહન આપે છે. તમે તમારી ટીમની કાર્ય સંસ્કૃતિ અને શૈલી માટેના મૂળભૂત નિયમને અનુરૂપ બનાવી શકો છો, પરંતુ સામાન્ય રીતે, તે હાજરી, તત્પરતા, સક્રિય ભાગીદારી, વિક્ષેપોને નિયંત્રિત કરવા, વાતચીતની સૌજન્યતા, પ્રમાણિકતા વગેરેનો સંદર્ભ આપી શકે છે. વધુમાં, દરેકને ચર્ચા કરવાની શક્તિ આપો કે શું આ નિયમો પર્યાપ્ત તર્કસંગત છે અને મીટિંગ દરમિયાન તેમને કેવી રીતે લાગુ કરવા. તેમના મહત્વને પ્રકાશિત કરવાનું ભૂલશો નહીં જેથી તમારા સાથી ખેલાડીઓ રમતને જાણે અને નિયમોનું પાલન કરે.

#4 - મહત્વના ક્રમમાં એજન્ડા બનાવો

સમયરેખામાં ઘણી બધી વસ્તુઓ ક્ર .મ કરવાનો પ્રયાસ કરશો નહીં કે તમે તેને અપૂર્ણરૂપે પૂર્ણ કરવા માટે સંઘર્ષ કરો. તેના બદલે, મીટિંગના વિષયને અનુરૂપતાને અંતિમ સ્વરૂપ આપો અને તેમને મહત્વના ક્રમમાં ગોઠવો, જેથી તમે સમય બહાર નીકળી શકો અને કેટલીક ચીજોમાં દોડધામ કરવી પડી, પણ તમામ તાકીદના મુદ્દાઓને ધ્યાનમાં લેવામાં આવ્યા છે. આ ઉપરાંત, તમારે મીટિંગ પહેલાં તમારા સાથી ખેલાડીઓને એજન્ડા વહેંચવો જોઈએ. આ રીતે, તેઓ કાર્યસૂચિ પર રચનાત્મક સમીક્ષાઓ આપી શકે છે, તેમના મંતવ્યો તૈયાર કરી શકે છે અને આગામી મીટિંગ માટેના તમામ જરૂરી સંસાધનો તૈયાર કરી શકે છે.

#5 - ટીમના સાથીઓ તરફથી સક્રિય સંડોવણીને પ્રોત્સાહિત કરો

મારી પ્રિય ટીપ! આ મીટિંગના સમગ્ર સમયગાળા દરમિયાન, ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રવૃત્તિઓ સાથે કરી શકાય છે જેમાં તમામ ટીમના સાથીઓની ભાગીદારી શામેલ હોય છે. શરૂઆતમાં કેટલીક આઇસ-બ્રેકર રમતો, કેટલાક જીવંત સર્વેક્ષણો અને મિની ટેક્સ્ટ અથવા વૉઇસ પ્રશ્ન અને જવાબ દરેકને ઉત્સાહપૂર્ણ વાતાવરણમાં જોડશે. તમે રૂમમાંના દરેકને અપ-ટુ-સેકન્ડ રિપોર્ટ્સ સાથે અપડેટ પણ કરાવી શકો છો અને તેમની સમયાંતરે સમીક્ષાઓ સબમિટ કરી શકો છો. આનો ઉપયોગ કરવાની એક સરળ રીત છે એહાસ્લાઇડ્સ, એક ઓનલાઈન પ્રેઝન્ટેશન સોફ્ટવેર જે ઇન્ટરેક્ટિવ અને નવીન ટીમ મીટિંગ માટે આદર્શ છે. કોઈ ઇન્સ્ટોલેશનની જરૂર નથી, તો શા માટે તેને અજમાવી જુઓ?

#6 - અંતિમ નિર્ણયો લો અને વ્યક્તિગત ફરજો સોંપો

જો વર્તમાન મુદ્દા અંગે કોઈ અંતિમ નિર્ણય લેવામાં ન આવ્યો હોય તો કાર્યસૂચિની આગલી આઇટમ પર આગળ વધશો નહીં. ખરેખર, કાર્યક્ષમ મીટિંગનો મુખ્ય સિદ્ધાંત એ છે કે કંઈપણ માટે ખેંચવાને બદલે વસ્તુઓને સરસ રીતે લપેટવી. મીટિંગની મિનિટ્સ રાખવી એ એક ટિપ છે: તમે પ્રવાહનો ટ્રૅક રાખી શકો છો અને જાણી શકો છો કે બધા વિષયો પર અંતિમ કટ કરવામાં આવ્યો છે કે કેમ. આ ઉપરાંત, ખાતરી કરો કે તમે દરેક વ્યક્તિને અમુક કાર્યો સોંપ્યા છે, અને તેઓ કોઈપણ મૂંઝવણ વિના તેમની જવાબદારીઓ જાણે છે.

ટીમ મીટિંગ્સને આ હેક્સ સાથે વધુ મજબૂત ટીમ બનાવવા દો! સાથે મનોરંજક મીટિંગ પ્રવૃત્તિઓ બનાવવાનો પ્રયાસ કરો એહાસ્લાઇડ્સ હવે!

મીટિંગ શિષ્ટાચારમાં તમારે શું ટાળવું જોઈએ

મીટિંગ શિષ્ટાચાર માટેના કેટલાક ન કરવા જોઈએ, જો તમે ન ઈચ્છતા હોવ કે તમારી મીટિંગ ક્રોધાવેશ અને અસંતોષમાં સમાપ્ત થાય.

• મોડું ન આવવું: મોડું દેખાડવું એ નો-ગો છે. જ્યારે પણ શક્ય હોય ત્યારે વહેલા પહોંચીને અન્યના સમયપત્રકનો આદર કરો.
• ડોન્ટ બી ડિસ્ટ્રેક્ટ ડેવ: ફોન, ઈમેઈલ અને સાઇડ ચેટર ઉડશે નહીં. ફોન કોલ્સ અને ટેક્સ્ટિંગ છે સૌથી મોટી હત્યાઓ, તેથી મીટિંગની બાબત પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. મીટિંગ દરમિયાન ખાનગી વાતચીતો પ્રવાહમાં વિક્ષેપ પાડે છે તેથી વોટર કૂલર માટે ગપસપ બચાવો.
• આક્રમક ન બનો: મીટિંગ લીડનો આદર કરો અને વસ્તુઓને વ્યવસ્થિત રાખો. મતભેદોનું સમાધાન કરવા માટે તમે જેની સાથે અંગત રીતે સંમત ન હો તેની સાથે મીટ-અપ શેડ્યૂલ કરો.
• 'ખાલી હાથે' આવશો નહીં: તમારા તથ્યો સીધા અને હોમવર્ક પૂર્ણ કરીને તૈયાર આવો. 
• વિષયો બદલશો નહીં: વસ્તુઓને સરળ રીતે આગળ ધપાવવા માટે કાર્યસૂચિ ટ્રેક પર રહો. રેન્ડમ ટેન્જેન્ટ્સ એક વેગ કિલર છે.

અંતિમ વિચારો

જ્યારે મીટિંગની રીતભાત ગડબડ લાગે છે, તેમની શક્તિને ઓછો આંકશો નહીં. મીટિંગ શિષ્ટાચાર નેઇલિંગ તમને ચર્ચામાં તેને કચડી નાખવામાં અને તમારા સંબંધોને મુખ્ય રીતે સ્તર આપવામાં મદદ કરે છે.

તેથી આગલી વખતે જ્યારે કોઈ મોટી મીટિંગ તમારા માર્ગ પર આવે છે, ત્યારે યાદ રાખો - તે શિષ્ટાચાર તકનીકો પર લપસી જવું એ ફક્ત તે ચર્ચાને ખીલવવા માટે જ નહીં પરંતુ આવનારી મીટિંગ્સ માટે તમને સારી રીતે સેવા આપતા નવા જોડાણો પણ દૂર કરવા માટે તમારું ગુપ્ત હથિયાર બની શકે છે. તમારા પાછળના ખિસ્સામાં શિષ્ટાચાર સાથે, તમે આજે માત્ર પ્રભાવિત કરવા માટે જ નહીં, પરંતુ લાંબા ગાળાની સફળતાને શક્તિ આપતી વિશ્વસનીય ભાગીદારી બનાવવાના તમારા માર્ગ પર સારી રીતે હશો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો