મીટિંગ્સ વ્યવસાયો અને સંસ્થાઓમાં નિર્ણાયક ભૂમિકા ભજવે છે, જે મુદ્દાઓની ચર્ચા કરવા અને તેને સંબોધિત કરવા અને પ્રગતિને આગળ વધારવા માટે આંતરિક બાબતોનું સંચાલન કરવા માટેના પ્લેટફોર્મ તરીકે સેવા આપે છે. આ મેળાવડાના સારને મેળવવા માટે, પછી ભલે તે વર્ચ્યુઅલ હોય કે વ્યક્તિગત રીતે, મુલાકાતનો સમય or મીટિંગની મિનિટ (MoM) નોંધ લેવામાં, ચર્ચા કરાયેલા મુખ્ય વિષયોનો સારાંશ આપવા અને નિર્ણયો અને ઠરાવો પર નજર રાખવામાં નિર્ણાયક છે.
આ લેખ તમને અસરકારક મીટિંગ મિનિટો લખવામાં માર્ગદર્શન આપશે, ઉદાહરણ અને નમૂનાઓ સાથે, તેમજ અનુસરવા માટેની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ.
સામગ્રીનું કોષ્ટક
- મીટિંગ મિનિટ્સ શું છે?
- મિનિટ લેનાર કોણ છે?
- મીટિંગ મિનિટ કેવી રીતે લખવી
- મીટિંગ મિનિટના ઉદાહરણો (+ નમૂનાઓ)
- સારી મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવવા માટેની ટિપ્સ
- કી ટેકવેઝ
આશા છે કે, આ લેખ તમને મીટિંગ મિનિટ્સ લખવાના પડકારને અનુભવવામાં મદદ કરશે. અને તમારી સાથેની દરેક મીટિંગમાં સર્જનાત્મક અને ઇન્ટરેક્ટિવ બનવાનું ભૂલશો નહીં:
- AhaSlides જાહેર નમૂનો
- પ્રોજેક્ટ કિકઓફ મીટિંગ
- વ્યૂહાત્મક વ્યવસ્થાપન બેઠક
- વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ |10 પ્રકારો અને શ્રેષ્ઠ વ્યવહારો
- બેઠકનો એજન્ડા | 8 મુખ્ય પગલાં, ઉદાહરણો અને મફત નમૂનાઓ
- મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ | શ્રેષ્ઠ ટિપ્સ, ઉદાહરણો અને નમૂનાઓ
- AI ઓનલાઇન ક્વિઝ સર્જક | ક્વિઝને લાઈવ બનાવો | 2024 જાહેર કરે છે
- ફ્રી વર્ડ ક્લાઉડ સર્જક
- 14 માં શાળા અને કાર્યમાં વિચારમંથન માટે 2024 શ્રેષ્ઠ સાધનો
- રેટિંગ સ્કેલ શું છે? | મફત સર્વે સ્કેલ નિર્માતા
- રેન્ડમ ટીમ જનરેટર | 2024 રેન્ડમ ગ્રુપ મેકર રીવલ્સ
મીટિંગ મિનિટ્સ શું છે?
મીટિંગ મિનિટ્સ એ મીટિંગ દરમિયાન થતી ચર્ચાઓ, નિર્ણયો અને ક્રિયા આઇટમ્સનો લેખિત રેકોર્ડ છે.
- તેઓ તમામ પ્રતિભાગીઓ અને હાજરી આપવા માટે અસમર્થ લોકો માટે સંદર્ભ અને માહિતીના સ્ત્રોત તરીકે સેવા આપે છે.
- તેઓ એ સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરે છે કે મહત્વપૂર્ણ માહિતી ભૂલી ન જાય અને દરેક જણ એક જ પૃષ્ઠ પર છે જેની ચર્ચા કરવામાં આવી હતી અને શું પગલાં લેવા જોઈએ.
- તેઓ મીટિંગ દરમિયાન લીધેલા નિર્ણયો અને પ્રતિબદ્ધતાઓનું દસ્તાવેજીકરણ કરીને જવાબદારી અને પારદર્શિતા પણ પ્રદાન કરે છે.
મિનિટ લેનાર કોણ છે?
મીટીંગ દરમિયાન થયેલી ચર્ચાઓ અને નિર્ણયોને ચોક્કસ રીતે રેકોર્ડ કરવા માટે મિનિટ-ટેકર જવાબદાર છે.
તેઓ વહીવટી અધિકારી, સચિવ, સહાયક અથવા મેનેજર અથવા કાર્ય કરી રહેલા સ્વયંસેવક ટીમના સભ્ય હોઈ શકે છે. તે જરૂરી છે કે મિનિટ લેનાર સારી સંસ્થા અને નોંધ લે છે, અને તે અસરકારક રીતે ચર્ચાઓનો સારાંશ આપી શકે છે.
સાથે ફન મીટીંગ એટેન્ડન્સ AhaSlides
તે જ સમયે લોકોને ભેગા કરો
દરેક ટેબલ પર આવવાને બદલે અને લોકો જો તેઓ ન દેખાય તો તેમને 'ચેક' કરવાને બદલે, હવે તમે લોકોનું ધ્યાન એકત્ર કરી શકો છો અને મનોરંજક ઇન્ટરેક્ટિવ ક્વિઝ દ્વારા હાજરી ચકાસી શકો છો. AhaSlides!
🚀 મફત નમૂનાઓ મેળવો ☁️
મીટિંગ મિનિટ કેવી રીતે લખવી
અસરકારક મીટિંગ મિનિટ માટે, પ્રથમ, તેઓ ઉદ્દેશ્ય હોવા જોઈએ, મીટિંગનો વાસ્તવિક રેકોર્ડ હોવો જોઈએ, અને વ્યક્તિગત અભિપ્રાયો અથવા ચર્ચાઓના વ્યક્તિલક્ષી અર્થઘટનને ટાળો. આગળ, તે ટૂંકું, સ્પષ્ટ અને સમજવામાં સરળ હોવું જોઈએ, ફક્ત મુખ્ય મુદ્દાઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો, અને બિનજરૂરી વિગતો ઉમેરવાનું ટાળો. છેવટે, તે સચોટ હોવું જોઈએ અને ખાતરી કરવી જોઈએ કે બધી રેકોર્ડ કરેલી માહિતી તાજી અને સુસંગત છે.
ચાલો નીચેના પગલાઓ સાથે મીટિંગ મિનિટ્સ લખવાની વિગતોમાં જઈએ!
મીટિંગની મિનિટોના 8 આવશ્યક ઘટકો
- મીટિંગની તારીખ, સમય અને સ્થાન
- ઉપસ્થિતોની યાદી અને ગેરહાજરી માટે કોઈપણ માફી
- બેઠકનો કાર્યસૂચિ અને હેતુ
- કરવામાં આવેલ ચર્ચાઓ અને નિર્ણયોનો સારાંશ
- લીધેલા કોઈપણ મત અને તેના પરિણામો
- જવાબદાર પક્ષ અને પૂર્ણ કરવાની સમયમર્યાદા સહિતની ક્રિયા આઇટમ્સ
- કોઈપણ આગલા પગલાં અથવા ફોલો-અપ આઇટમ્સ
- સમાપનની ટિપ્પણી અથવા સભાને સ્થગિત કરવી
અસરકારક મીટિંગ મિનિટો લખવાનાં પગલાં
1/ તૈયારી
મીટિંગ પહેલાં, મીટિંગના કાર્યસૂચિ અને કોઈપણ સંબંધિત પૃષ્ઠભૂમિ સામગ્રીથી પોતાને પરિચિત કરો. ખાતરી કરો કે તમારી પાસે બધા જરૂરી સાધનો છે, જેમ કે લેપટોપ, નોટપેડ અને પેન. કઈ માહિતી શામેલ કરવી અને તેને કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવી તે સમજવા માટે અગાઉની મીટિંગ મિનિટોની સમીક્ષા કરવી એ પણ સારો વિચાર છે.
2/ નોંધ લેવી
મીટિંગ દરમિયાન, કરવામાં આવેલી ચર્ચાઓ અને નિર્ણયોની સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત નોંધ લો. તમારે સમગ્ર મીટિંગને શબ્દશઃ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ કરવાને બદલે મુખ્ય મુદ્દાઓ, નિર્ણયો અને ક્રિયા આઇટમ્સ કેપ્ચર કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ. વક્તાઓના નામ અથવા કોઈપણ મુખ્ય અવતરણ અને કોઈપણ ક્રિયા વસ્તુઓ અથવા નિર્ણયો શામેલ કરવાની ખાતરી કરો. અને સંક્ષિપ્ત શબ્દો અથવા લઘુલિપિમાં લખવાનું ટાળો જે અન્ય લોકો સમજી ન શકે.
3/ મિનિટો ગોઠવો
મીટિંગ પછી તમારી મિનિટોનો સુસંગત અને સંક્ષિપ્ત સારાંશ બનાવવા માટે તમારી નોંધોની સમીક્ષા કરો અને ગોઠવો. મિનિટ વાંચવામાં સરળ બનાવવા માટે તમે હેડિંગ અને બુલેટ પોઈન્ટનો ઉપયોગ કરી શકો છો. વ્યક્તિગત મંતવ્યો અથવા ચર્ચાના વ્યક્તિલક્ષી અર્થઘટન ન લો. તથ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો અને મીટિંગ દરમિયાન શું સંમત થયા હતા.
4/ વિગતો રેકોર્ડ કરવી
તમારી મીટિંગ મિનિટ્સમાં તારીખ, સમય, સ્થાન અને પ્રતિભાગીઓ જેવી બધી સંબંધિત વિગતો શામેલ હોવી જોઈએ. અને ચર્ચા કરાયેલા કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ વિષયો, નિર્ણયો અને સોંપેલ ક્રિયાઓનો ઉલ્લેખ કરો. લેવામાં આવેલ કોઈપણ મત અને કોઈપણ ચર્ચાના પરિણામને રેકોર્ડ કરવાની ખાતરી કરો.
5/ ક્રિયા વસ્તુઓ
કોણ જવાબદાર છે અને પૂર્ણ કરવાની સમયમર્યાદા સહિત, સોંપેલ કોઈપણ ક્રિયા આઇટમ્સની સૂચિ બનાવવાની ખાતરી કરો. આ મીટિંગ મિનિટ્સનો એક નિર્ણાયક ભાગ છે, કારણ કે તે ખાતરી કરે છે કે દરેક વ્યક્તિ તેમની જવાબદારીઓ અને તેને પૂર્ણ કરવાની સમયરેખા જાણે છે.
6/ સમીક્ષા અને વિતરણ
તમારે ચોકસાઈ અને સંપૂર્ણતા માટે મિનિટોની સમીક્ષા કરવી જોઈએ અને કોઈપણ જરૂરી પુનરાવર્તનો કરવા જોઈએ. ખાતરી કરો કે તમામ મુખ્ય મુદ્દાઓ અને નિર્ણયો નોંધવામાં આવે છે. પછી, તમે વ્યક્તિગત રૂપે અથવા ઇમેઇલ દ્વારા, બધા પ્રતિભાગીઓને મિનિટ વિતરિત કરી શકો છો. શેર કરેલી ડ્રાઇવ અથવા ક્લાઉડ-આધારિત સ્ટોરેજ પ્લેટફોર્મ જેવી સરળ ઍક્સેસ માટે મિનિટની નકલ કેન્દ્રિય સ્થાન પર સંગ્રહિત કરો.
7/ ફોલો-અપ
ખાતરી કરો કે મીટિંગની ક્રિયા આઇટમ્સ પર ફોલોઅપ કરવામાં આવે છે અને તરત જ પૂર્ણ કરવામાં આવે છે. પ્રગતિને ટ્રૅક કરવા માટે મિનિટનો ઉપયોગ કરો અને ખાતરી કરો કે નિર્ણયો અમલમાં છે. તે તમને જવાબદારી જાળવવામાં મદદ કરે છે અને ખાતરી કરે છે કે મીટિંગ ઉત્પાદક અને અસરકારક છે.
મીટિંગ મિનિટના ઉદાહરણો (+ નમૂનાઓ)
1/ મીટિંગ મિનિટ્સ ઉદાહરણ: સરળ મીટિંગ ટેમ્પલેટ
સરળ મીટિંગ મિનિટ્સની વિગતો અને જટિલતાનું સ્તર મીટિંગના હેતુ અને તમારી સંસ્થાની જરૂરિયાતો પર આધારિત છે.
સામાન્ય રીતે, સરળ મીટિંગ મિનિટોનો ઉપયોગ આંતરિક હેતુઓ માટે કરવામાં આવે છે અને અન્ય પ્રકારની મીટિંગ મિનિટ્સ જેટલી ઔપચારિક અથવા વ્યાપક હોવી જરૂરી નથી.
તેથી, જો તમને તાત્કાલિક જરૂર હોય અને મીટિંગ સરળ, ખૂબ-મહત્વપૂર્ણ ન હોય તેવી સામગ્રીની આસપાસ ફરે છે, તો તમે નીચેના નમૂનાનો ઉપયોગ કરી શકો છો:
| મીટિંગ શીર્ષક: [મીટિંગ શીર્ષક દાખલ કરો] તારીખ: [તારીખ દાખલ કરો] સમય: [સમય દાખલ કરો] સ્થાન: [સ્થાન દાખલ કરો] ઉપસ્થિત લોકો: [હાજરોના નામ દાખલ કરો] ગેરહાજરી માટે માફી: [નામો દાખલ કરો] એજન્ડા: [એજન્ડા આઇટમ 1 દાખલ કરો] [એજન્ડા આઇટમ 2 દાખલ કરો] [એજન્ડા આઇટમ 3 દાખલ કરો] મીટિંગનો સારાંશ: [કોઈપણ મુખ્ય મુદ્દાઓ અથવા ક્રિયા આઇટમ્સ સહિત, મીટિંગ દરમિયાન કરવામાં આવેલી ચર્ચાઓ અને નિર્ણયોનો સારાંશ દાખલ કરો.] ક્રિયા આઇટમ્સ: [જવાબદાર પક્ષ અને પૂર્ણ કરવાની સમયમર્યાદા સહિત, મીટિંગ દરમિયાન સોંપવામાં આવેલી કોઈપણ ક્રિયા આઇટમ્સની સૂચિ દાખલ કરો.] આગામી પગલાં: [મીટિંગ દરમિયાન ચર્ચા કરવામાં આવી હોય તેવા કોઈપણ આગલા પગલાં અથવા ફોલો-અપ આઇટમ્સ દાખલ કરો.] સમાપ્તિ ટિપ્પણી: [કોઈપણ સમાપન ટિપ્પણી અથવા સભા સ્થગિત કરવા દાખલ કરો.] સાઇન ઇન: [મિનિટ લેતી વ્યક્તિની સહી દાખલ કરો] |
2/ મીટિંગ મિનિટ્સ ઉદાહરણ: બોર્ડ મીટિંગ ટેમ્પલેટ
બોર્ડ મીટિંગની મિનિટ્સ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે અને તમામ સભ્યોને વિતરિત કરવામાં આવે છે, જે લીધેલા નિર્ણયો અને સંસ્થાની દિશાનો રેકોર્ડ પ્રદાન કરે છે. તેથી, તે સ્પષ્ટ, સંપૂર્ણ, વિગતવાર અને ઔપચારિક હોવું જોઈએ. અહીં બોર્ડ મીટિંગ મિનિટનો નમૂનો છે:
| મીટિંગ શીર્ષક: બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સની બેઠક તારીખ: [તારીખ દાખલ કરો] સમય: [સમય દાખલ કરો] સ્થાન: [સ્થાન દાખલ કરો] ઉપસ્થિત લોકો: [હાજરોના નામ દાખલ કરો] ગેરહાજરી માટે માફી: [ગેરહાજરી માટે માફી માંગતા લોકોના નામ દાખલ કરો] એજન્ડા: 1. અગાઉની મીટિંગની મિનિટ્સની મંજૂરી 2. નાણાકીય અહેવાલ સમીક્ષા 3. વ્યૂહાત્મક યોજનાની ચર્ચા 4. કોઈપણ અન્ય વ્યવસાય મીટિંગનો સારાંશ: 1. અગાઉની મીટિંગ મિનિટ્સની મંજૂરી: [પહેલાની મીટિંગની હાઇલાઇટ્સ શામેલ કરો તેની સમીક્ષા કરવામાં આવી હતી અને મંજૂર કરવામાં આવી હતી] 2. નાણાકીય અહેવાલ સમીક્ષા: [વર્તમાન નાણાકીય પરિસ્થિતિના હાઇલાઇટ્સ અને ભાવિ નાણાકીય આયોજન માટે ભલામણો દાખલ કરો] 3. વ્યૂહાત્મક યોજનાની ચર્ચા: [સંસ્થાની વ્યૂહાત્મક યોજનામાં બોર્ડે ચર્ચા કરી અને અપડેટ કર્યા તે દાખલ કરો] 4. કોઈપણ અન્ય વ્યવસાય: [કોઈપણ અન્ય મહત્વપૂર્ણ બાબતો દાખલ કરો જે કાર્યસૂચિમાં સામેલ ન હોય] ક્રિયા આઇટમ્સ: [જવાબદાર પક્ષ અને પૂર્ણ કરવાની સમયમર્યાદા સહિત, મીટિંગ દરમિયાન સોંપવામાં આવેલી કોઈપણ ક્રિયા આઇટમ્સની સૂચિ દાખલ કરો] આગામી પગલાં: બોર્ડ [ઇન્સર્ટ ડેટ] માં ફોલો-અપ મીટિંગ કરશે. સમાપ્તિ ટિપ્પણી: મીટિંગ [ઇનસર્ટ ટાઇમ] પર મુલતવી રાખવામાં આવી. સાઇન ઇન: [મિનિટ લેતી વ્યક્તિની સહી દાખલ કરો] |
આ માત્ર એક મૂળભૂત બોર્ડ મીટિંગ ટેમ્પલેટ છે, અને તમે તમારી મીટિંગ અને સંસ્થાની જરૂરિયાતોને આધારે ઘટકો ઉમેરવા અથવા દૂર કરવા માગી શકો છો.
3/ મીટિંગ મિનિટ્સ ઉદાહરણ: પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટેમ્પલેટ
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટેમ્પલેટ માટે અહીં મીટિંગ મિનિટ્સનું ઉદાહરણ છે:
| મીટિંગ શીર્ષક: પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટીમ મીટિંગ તારીખ: [તારીખ દાખલ કરો] સમય: [સમય દાખલ કરો] સ્થાન: [સ્થાન દાખલ કરો] ઉપસ્થિત લોકો: [હાજરોના નામ દાખલ કરો] ગેરહાજરી માટે માફી: [ગેરહાજરી માટે માફી માંગતા લોકોના નામ દાખલ કરો] એજન્ડા: 1. પ્રોજેક્ટની સ્થિતિની સમીક્ષા 2. પ્રોજેક્ટ જોખમોની ચર્ચા 3. ટીમની પ્રગતિની સમીક્ષા 4. કોઈપણ અન્ય વ્યવસાય મીટિંગનો સારાંશ: 1. પ્રોજેક્ટ સ્થિતિની સમીક્ષા: [પ્રગતિ પર કોઈપણ અપડેટ દાખલ કરો અને કોઈપણ મુદ્દાને પ્રકાશિત કરો કે જેને સંબોધિત કરવાની જરૂર છે] 2. પ્રોજેક્ટ જોખમોની ચર્ચા: [પ્રોજેક્ટમાં સંભવિત જોખમો દાખલ કરો અને તે જોખમોને ઘટાડવાની યોજના] 3. ટીમની પ્રગતિની સમીક્ષા: [સમીક્ષા કરેલ પ્રગતિ દાખલ કરો અને ઉદ્ભવતા કોઈપણ મુદ્દાઓની ચર્ચા કરો] 4 કોઈપણ અન્ય વ્યવસાય: [કોઈપણ અન્ય મહત્વપૂર્ણ બાબતો દાખલ કરો જે કાર્યસૂચિમાં સમાવિષ્ટ ન હોય] ક્રિયા આઇટમ્સ: [જવાબદાર પક્ષ અને પૂર્ણ કરવાની સમયમર્યાદા સહિત, મીટિંગ દરમિયાન સોંપવામાં આવેલી કોઈપણ ક્રિયા આઇટમ્સની સૂચિ દાખલ કરો] આગામી પગલાં: ટીમ [ઇન્સર્ટ ડેટ] માં ફોલો-અપ મીટિંગ કરશે. સમાપ્તિ ટિપ્પણી: મીટિંગ [ઇનસર્ટ ટાઇમ] પર મુલતવી રાખવામાં આવી. સાઇન ઇન: [મિનિટ લેતી વ્યક્તિની સહી દાખલ કરો] |
સારી મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવવા માટેની ટિપ્સ
દરેક શબ્દ કેપ્ચર કરવા પર ભાર ન આપો, મુખ્ય વિષયો, પરિણામો, નિર્ણયો અને ક્રિયા આઇટમ લોગ કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. ચર્ચાઓને લાઇવ પ્લેટફોર્મ પર મૂકો જેથી કરીને તમે બધા શબ્દોને એક મોટા નેટમાં પકડી શકો🎣 - AhaSlidesઆઈડિયા બોર્ડ એક સાહજિક અને સરળ સાધન છે દરેક વ્યક્તિ ઝડપથી તેમના વિચારો સબમિટ કરી શકે. તમે તે કેવી રીતે કરો છો તે અહીં છે:
તમારી સાથે એક નવી પ્રસ્તુતિ બનાવો AhaSlides એકાઉન્ટ, પછી "પોલ" વિભાગમાં બ્રેઈનસ્ટોર્મ સ્લાઇડ ઉમેરો.
તમારું લખો ચર્ચાનો વિષય, પછી "પ્રેઝન્ટ" દબાવો જેથી મીટિંગમાં દરેક જણ જોડાઈ શકે અને તેમના વિચારો સબમિટ કરી શકે.
સરળ-પીઝી લાગે છે, તે નથી? આ સુવિધાને હમણાં જ અજમાવી જુઓ, જીવંત, મજબૂત ચર્ચાઓ સાથે તમારી મીટિંગ્સને સુવિધા આપવા માટે તે ઉપયોગી સુવિધાઓમાંથી એક છે.
કી ટેકવેઝ
મીટિંગની મિનિટ્સનો હેતુ જે લોકો હાજર રહી શક્યા ન હતા તેમના માટે મીટિંગની ઉચ્ચ-સ્તરની ઝાંખી પૂરી પાડવાનો તેમજ મીટિંગના પરિણામોનો રેકોર્ડ રાખવાનો છે. તેથી, મિનિટો વ્યવસ્થિત અને સમજવામાં સરળ હોવી જોઈએ, સૌથી મહત્વપૂર્ણ માહિતીને સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં પ્રકાશિત કરવી જોઈએ.
