आपको 200 सर्वेक्षण प्रतिक्रियाएँ प्राप्त हो चुकी हैं, डेटा स्पष्ट प्रतीत होता है, फिर भी आप उस प्रश्न का उत्तर नहीं दे पा रहे हैं जिससे आपने शुरुआत की थी। अधिकतर मामलों में, प्रश्न नहीं बल्कि प्रश्नावली का प्रारूप शुरू से ही गलत होता है। शोध में सही प्रकार की प्रश्नावली का चयन करना ही वह निर्णय है जो यह निर्धारित करता है कि प्रश्न लिखने से पहले ही आपका डेटा उपयोग योग्य है या नहीं।
यह मार्गदर्शिका अनुसंधान में उपयोग किए जाने वाले पांच मुख्य प्रकार के प्रश्नावली, प्रत्येक प्रकार के प्रश्नावली के सर्वोत्तम उपयोग का समय और उनमें से चयन के लिए एक व्यावहारिक रूपरेखा को कवर करती है।
प्रश्नावली किसे माना जाता है?
प्रश्नावली लिखित प्रश्नों का एक समूह है जिसका उपयोग उत्तरदाताओं से डेटा एकत्र करने के लिए किया जाता है। इस शब्द का प्रयोग अक्सर "सर्वेक्षण" के पर्यायवाची के रूप में किया जाता है, हालांकि तकनीकी रूप से प्रश्नावली स्वयं एक उपकरण (प्रश्नों की सूची) है, जबकि सर्वेक्षण डेटा संग्रह की व्यापक प्रक्रिया है।
प्रश्नावली कागज़ पर, ऑनलाइन या साक्षात्कार के दौरान मौखिक रूप से दी जा सकती है। ऑनलाइन प्रश्नावली संगठनात्मक अनुसंधान के लिए प्रमुख प्रारूप बन गई है: ये कम खर्चीली होती हैं, बड़े नमूनों तक पहुंचती हैं, और तार्किक शाखाओं की अनुमति देती हैं जो कागज़ पर संभव नहीं है [1]। हालांकि, इसका नुकसान कम प्रतिक्रिया दर है, जिसे नमूना आकार की योजना बनाते समय ध्यान में रखना चाहिए।
5 प्रकार
1. संरचित प्रश्नावली
एक संरचित प्रश्नावली में पूर्व निर्धारित उत्तर विकल्पों के साथ निश्चित प्रश्न होते हैं। उत्तरदाता बहुविकल्पीय उत्तरों में से चुनते हैं। मूल्यांकन का पैमाना, लिक्टर स्केलया हां/ना के विकल्प उपलब्ध हैं। इसमें मुक्त-पाठ उत्तर देने की सुविधा नहीं है।
के लिए सबसे अच्छा: बड़े नमूने, बेंचमार्किंग, समय के साथ होने वाले परिवर्तनों पर नज़र रखना, समूहों की तुलना करना।
क्योंकि प्रत्येक उत्तरदाता एक ही प्रारूप में समान प्रश्नों के उत्तर देता है, इसलिए प्रतिक्रियाओं को एकत्रित करना और सांख्यिकीय रूप से विश्लेषण करना आसान होता है। यही कारण है कि संरचित प्रश्नावली कर्मचारी जुड़ाव सर्वेक्षण, प्रशिक्षणोत्तर मूल्यांकन और अन्य गतिविधियों के लिए डिफ़ॉल्ट विकल्प बन जाती है। ग्राहक संतुष्टि ट्रैकिंग.
कड़ी निगाह रखो: संरचित प्रारूप किसी संख्या के पीछे के कारण को समझने में चूक सकते हैं। यदि आपकी टीम के 40% सदस्य संचार को खराब मानते हैं, तो प्रश्नावली आपको समस्या तो बता देगी, लेकिन यह नहीं बताएगी कि समस्या का कारण क्या है।
उदाहरण उपयोग मामला: मानव संसाधन टीम त्रैमासिक आधार पर 10 संरचित प्रश्नों के साथ एक कार्य अनुभव सर्वेक्षण चलाती है, जिन्हें 5-बिंदु पैमाने पर मूल्यांकित किया जाता है। वे चार तिमाहियों में विभागों के स्कोर पर नज़र रखते हैं ताकि रुझानों की पहचान की जा सके और वार्षिक समीक्षा चक्र से पहले ध्यान देने योग्य टीमों को चिह्नित किया जा सके।
2. असंरचित प्रश्नावली
एक असंरचित प्रश्नावली पूरी तरह से खुले प्रश्नों पर आधारित होती है। इसमें उत्तर के कोई पूर्वनिर्धारित विकल्प नहीं होते हैं: उत्तरदाता अपने उत्तर लिखकर, टाइप करके या बोलकर स्वतंत्र रूप से दे सकते हैं।
के लिए सबसे अच्छा: खोजपूर्ण शोध, बारीकियों को समझना, ऐसी भाषा और रूपरेखा को समझना जिसकी आपने पहले से कल्पना नहीं की थी।
असंरचित प्रश्नावली गुणात्मक अनुसंधान, उत्पाद की प्रारंभिक खोज और ऐसी किसी भी स्थिति में आम हैं जहाँ आपको वास्तव में यह नहीं पता होता कि महत्वपूर्ण उत्तर कैसे होंगे। इनसे अप्रत्याशित विषय और ईमानदार विवरण सामने आते हैं जिन्हें संरचित प्रारूप छान कर बाहर कर देते हैं।
कड़ी निगाह रखो: विश्लेषण में काफी अधिक समय लगता है। आप 300 लिखित पैराग्राफ पर पिवट टेबल नहीं चला सकते। गुणात्मक कोडिंग उपकरणों या विश्लेषक के पर्याप्त समय के बिना बड़े नमूनों के लिए यह प्रारूप अव्यावहारिक है।
उदाहरण उपयोग मामला: एक शिक्षण एवं विकास टीम एक नया प्रारूप तैयार कर रही है। नेतृत्व कार्यक्रमपाठ्यक्रम तैयार करने से पहले, वे 20 प्रबंधकों को एक अनौपचारिक प्रश्नावली भेजते हैं जिसमें उनसे पिछले वर्ष में उनके सामने आई सबसे कठिन नेतृत्व संबंधी चुनौतियों के बारे में पूछा जाता है। प्राप्त प्रतिक्रियाएँ कार्यक्रम के फोकस क्षेत्रों को इस प्रकार आकार देती हैं जो किसी चेक-आधारित सर्वेक्षण से कभी संभव नहीं होता।
3. अर्ध-संरचित प्रश्नावली
अर्ध-संरचित प्रश्नावली दोनों प्रारूपों का संयोजन होती है। कुछ मुख्य संरचित प्रश्न सभी उत्तरदाताओं से तुलनीय डेटा प्रदान करते हैं। कुछ खुले प्रश्नों के माध्यम से उत्तरदाता उन विषयों पर विस्तार से चर्चा कर सकते हैं जो उनके लिए महत्वपूर्ण हैं।
के लिए सबसे अच्छा: ऐसी परिस्थितियाँ जहाँ आपको मात्रात्मक आधारभूत मानकों और गुणात्मक गहराई दोनों की आवश्यकता होती है, जो संगठनात्मक अनुसंधान, कार्यक्रम मूल्यांकन और टीम पूर्वव्यापी समीक्षाओं में आम हैं।
पेशेवर संदर्भों में यह सबसे आम प्रारूप है क्योंकि यह कठोरता और लचीलेपन के बीच संतुलन बनाए रखता है। संरचित अनुभाग से ऐसा डेटा प्राप्त होता है जिस पर आप रिपोर्ट बना सकते हैं; खुला अनुभाग ऐसी अंतर्दृष्टि प्रदान करता है जिस पर आप कार्रवाई कर सकते हैं।
कड़ी निगाह रखो: लंबे प्रश्नावली में ड्रॉपआउट दर अधिक होती है। औसतन, 12 से अधिक प्रश्नों वाले या 5 मिनट से अधिक समय लेने वाले सर्वेक्षणों में पूरा करने की दर में 17% की गिरावट देखी जाती है [2]। खुले प्रश्नों को केंद्रित रखें और उन्हें अधिकतम दो या तीन तक सीमित रखें।
उदाहरण उपयोग मामला: एक प्रशिक्षक दो दिवसीय कार्यशाला आयोजित करता है और उसके बाद अर्ध-संरचित मूल्यांकन करता है। पहले सात प्रश्नों में संतुष्टि, प्रासंगिकता और आत्मविश्वास को मापने के लिए रेटिंग स्केल का उपयोग किया जाता है। अंतिम दो प्रश्न पूछते हैं: "इस प्रशिक्षण से आपको सबसे उपयोगी बात क्या सीखने को मिली?" और "इस प्रशिक्षण को आपके लिए और अधिक प्रभावी बनाने के लिए क्या किया जा सकता था?" रेटिंग एक रिपोर्ट में दर्ज की जाती हैं; लिखित प्रतिक्रियाएँ अगले चरण के लिए आधार तैयार करती हैं।
4. खुले सिरे वाले प्रश्नावली
खुले अंत वाली प्रश्नावली ये प्रश्नावली असंरचित प्रश्नावली के समान होती हैं, लेकिन इस शब्द का प्रयोग विशेष रूप से उन प्रश्नावली के लिए किया जाता है जिनमें कुछ संरचना (परिभाषित विषय, प्रश्नों का क्रम) होती है, फिर भी प्रत्येक प्रश्न के लिए मुक्त-पाठ उत्तर आवश्यक होते हैं। पूरी तरह से असंरचित प्रश्नावली से अंतर सूक्ष्म है: आमतौर पर एक स्पष्ट शोध उद्देश्य होता है, और प्रश्न स्वयं सावधानीपूर्वक तैयार किए जाते हैं, बस उत्तरों पर कोई प्रतिबंध नहीं होता।
के लिए सबसे अच्छा: गहन गुणात्मक अध्ययन, आवश्यकता आकलन और ऐसे शोध जिनमें उत्तरदाता की अपनी भाषा और दृष्टिकोण अध्ययन का हिस्सा होते हैं।
खुले प्रश्नों वाली प्रश्नावली अकादमिक सामाजिक अनुसंधान और संगठनात्मक आवश्यकताओं के विश्लेषण में मानक हैं। ये 360-डिग्री फीडबैक टूल में भी आम हैं, जहां लिखित टिप्पणी की गहराई अक्सर संख्यात्मक स्कोर से अधिक मायने रखती है।
कड़ी निगाह रखो: संरचित प्रारूपों की तुलना में यहाँ प्रतिक्रिया पूर्वाग्रह अधिक होता है। किसी विषय के बारे में सकारात्मक (या नकारात्मक) भावना रखने वाले लोग अधिक विस्तार से लिखने की संभावना रखते हैं। लंबे उत्तरों को संक्षिप्त उत्तरों से अधिक मान्य मानने में सावधानी बरतें।
5. बंद-छोर वाले प्रश्नावली
बंद-छोर वाले प्रश्नावली प्रत्येक उत्तर को पूर्वनिर्धारित विकल्पों तक सीमित रखें: हां/नहीं, बहुविकल्पीय प्रश्न, रेटिंग स्केल या क्रमबद्ध सूचियां। यह मूलतः संरचित प्रश्नावली के प्रश्न स्वरूप के समान है, और यह अंतर तब उपयोगी होता है जब शोधकर्ता मिश्रित उपकरण में खुले विकल्पों के विपरीत "बंद-छोर वाले" प्रश्नों को एक डिज़ाइन विकल्प के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं।
के लिए सबसे अच्छा: तेजी से प्रतिक्रिया संग्रह, बड़ी मात्रा में डेटा, और कोई भी माप जो उत्तरदाताओं या समय अवधियों में सुसंगत और तुलनीय होना चाहिए।
फ्रेड रीचहेल्ड द्वारा 2003 के हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू लेख [3] में प्रस्तुत नेट प्रमोटर स्कोर (एनपीएस), एक क्लासिक क्लोज्ड-एंडेड माप है: एक प्रश्न, 11-पॉइंट स्केल, एक स्पष्ट संख्यात्मक आउटपुट। इसकी सरलता ही इसे उद्योगों में एक मानक ग्राहक निष्ठा मीट्रिक बनाती है।
कड़ी निगाह रखो: बंद-छोर वाले प्रश्न उत्तरदाताओं को आपकी श्रेणियों में बाँटने के लिए बाध्य करते हैं। यदि कोई भी उत्तर विकल्प उनकी वास्तविकता से पूरी तरह मेल नहीं खाता, तो वे या तो प्रश्न को छोड़ देंगे या सबसे कम गलत विकल्प चुनेंगे, और दोनों ही परिणाम डेटा की गुणवत्ता को कम करते हैं। जहाँ उपयुक्त हो, वहाँ "अन्य" विकल्प शामिल करें।
कैसे चुने
सही प्रकार का चयन तीन बातों पर निर्भर करता है: आपका शोध लक्ष्य, आपके नमूने का आकार और आप परिणामों का क्या करेंगे।
| अनुसंधान लक्ष्य | अनुशंसित प्रकार |
|---|---|
| समय के साथ होने वाले बदलाव को ट्रैक करें या समूहों की तुलना करें | संरचित या बंद छोर वाला |
| किसी मीट्रिक के पीछे के कारणों को समझें | अर्द्ध संरचित |
| बिना किसी पूर्वधारणा के एक नए विषय का अन्वेषण करें | असंरचित या खुले सिरे वाला |
| एक ही उपकरण में बेसलाइन और डेप्थ दोनों को रिकॉर्ड करें। | अर्द्ध संरचित |
| उच्च मात्रा में त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करें | बंद समाप्त हो गया |
एक उपयोगी नियम यह है: यदि आपको पहले से ही उन आयामों का पता है जिन्हें आप मापना चाहते हैं, तो संरचित या बंद प्रारूपों का उपयोग करें। यदि आप अभी भी आयामों को निर्धारित करने में लगे हैं, तो खुले या असंरचित प्रारूपों का उपयोग करें। यदि आपको दोनों की आवश्यकता है, तो अर्ध-संरचित प्रारूपों का उपयोग करें।
प्रशिक्षण मूल्यांकन, सहभागिता सर्वेक्षण और ऑनबोर्डिंग फीडबैक जैसे अधिकांश संगठनात्मक संदर्भों के लिए, अर्ध-संरचित प्रारूप ही व्यावहारिक रूप से सबसे उपयुक्त है। यह ऐसा डेटा प्रदान करता है जिसे आप उच्च अधिकारियों को रिपोर्ट कर सकते हैं और ऐसी अंतर्दृष्टि प्रदान करता है जिस पर आप कार्रवाई कर सकते हैं।
डिलीवरी का तरीका भी मायने रखता है
प्रश्नावली का प्रारूप उत्तरों को प्रभावित करता है। कुछ महत्वपूर्ण बातें जो जानना आवश्यक हैं:
- ऑनलाइन प्रश्नावली कागजी समकक्षों की तुलना में प्रशासित करने में लगभग 10 गुना सस्ती होती हैं और उनमें कम गुमशुदा मान होते हैं [1]
- पेपर सर्वे अक्सर उच्च कच्ची प्रतिक्रिया दरें उत्पन्न करते हैं, आंशिक रूप से क्योंकि उत्तरदाता उन्हें अधिक गुमनाम मानते हैं [1]
- छोटे प्रश्नावली लंबे प्रश्नावली की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करते हैं, चाहे प्रारूप कुछ भी हो, और एक बार सर्वेक्षण 12 प्रश्नों या 5 मिनट से अधिक हो जाने पर पूर्णता दर में तेजी से गिरावट आती है [2]
अधिकांश टीमों के लिए, ऑनलाइन माध्यम से जानकारी पहुंचाना सबसे उपयुक्त है। लागत और गति के मामले में इसके कई फायदे हैं, और आधुनिक सर्वेक्षण उपकरण लॉजिक ब्रांचिंग (स्किप लॉजिक, कंडीशनल फॉलो-अप) का समर्थन करते हैं, जो कागज पर संभव नहीं है।
AhaSlides के साथ प्रश्नावली चलाना
जब कोई प्रश्नावली किसी लाइव सत्र का हिस्सा होती है, जैसे कि प्रशिक्षण, कार्यशाला या टीम की पूर्वव्यापी बैठक, तो उसकी कार्यप्रणाली एक अतुल्यकालिक ईमेल सर्वेक्षण से अलग होती है।
AhaSlides एक ऑल-इन-वन प्लेटफॉर्म है। दर्शक सहभागिता मंच यह आपको लाइव सेशन में सीधे प्रश्नावली के प्रकार (पोल, रेटिंग स्केल, खुले प्रश्न और वर्ड क्लाउड) शामिल करने की सुविधा देता है। जैसे ही प्रतिभागी जवाब देते हैं, परिणाम स्क्रीन पर दिखाई देते हैं, जिससे सेशन के बाद का सर्वेक्षण बीच में ही बातचीत में बदल जाता है। प्रशिक्षक कार्यशाला के मध्य में देख सकते हैं कि समूह में आत्मविश्वास का स्तर कैसा है और दिन समाप्त होने से पहले दूसरे भाग में आवश्यक बदलाव कर सकते हैं।
कार्यक्रम के बाद अतुल्यकालिक रूप से भेजे जाने वाले मूल्यांकन के लिए, AhaSlides उन प्रपत्रों का भी समर्थन करता है जिन्हें उत्तरदाता सत्र के बाद अपनी सुविधानुसार पूरा कर सकते हैं।
आम गलतियों से बचने के लिए
यहां तक कि नेक इरादे वाले भी प्रश्नावली डिजाइन गलत दिशा में जाना। संगठनात्मक अनुसंधान में सबसे अधिक बार सामने आने वाली ये चार गलतियाँ हैं, और इनसे कैसे बचा जा सकता है।
अपने लक्ष्य के लिए गलत प्रकार का उपयोग करना
सबसे आम गलती यह है कि लोग संरचित प्रश्नावली का इस्तेमाल सिर्फ इसलिए कर लेते हैं क्योंकि यह अधिक "पेशेवर" लगती है या इसका विश्लेषण करना आसान होता है। सिर्फ इसलिए संरचित प्रश्नावली का इस्तेमाल करना कि यह अधिक पेशेवर लगती है, तापमान मापने के लिए स्केल का इस्तेमाल करने जैसा है: सटीक उपकरण, लेकिन गलत काम। यदि आप वास्तव में नहीं जानते कि सहभागिता स्कोर में गिरावट का कारण क्या है या प्रशिक्षण कार्यक्रम प्रभावी क्यों नहीं हो रहा है, तो बंद-छोर वाला रेटिंग स्केल आपको जवाब नहीं देगा। यह केवल समस्या के अस्तित्व की पुष्टि करेगा। प्रश्नावली का प्रारूप उस प्रश्न के अनुरूप रखें जिसका उत्तर आप वास्तव में जानना चाहते हैं। यदि लक्ष्य निदान या खोजपूर्ण है, तो खुले-छोर वाले प्रश्न भी शामिल करें, भले ही उनके विश्लेषण में अधिक समय लगे।
प्रमुख प्रश्न पूछना
एक भ्रामक प्रश्न उत्तरदाताओं को किसी विशेष उत्तर की ओर प्रेरित करता है। "उत्कृष्ट सुविधा प्रदान करने से आप कितने संतुष्ट थे?" इसका एक उत्कृष्ट उदाहरण है, क्योंकि "उत्कृष्ट" शब्द प्रश्न का उत्तर दिए जाने से पहले ही अपेक्षित प्रतिक्रिया का संकेत देता है। भ्रामक प्रश्न सकारात्मक प्रतिक्रियाओं को बढ़ा-चढ़ाकर पेश करते हैं और अविश्वसनीय डेटा उत्पन्न करते हैं। प्रत्येक प्रश्न में निहित भाषा की जाँच करें और पूर्ण कार्यान्वयन से पहले एक छोटे पायलट समूह के साथ इसका परीक्षण करें। यदि समीक्षक अपने वास्तविक अनुभव की परवाह किए बिना लगातार प्रश्न का एक ही उत्तर देते हैं, तो यह संभवतः भ्रामक प्रश्न है।
प्रश्नावली को बहुत लंबा बनाना
सर्वे की लंबाई, सर्वे पूरा होने की दर का सबसे विश्वसनीय संकेतक है। शोधकर्ता कभी-कभी "शायद बाद में काम आ जाए" सोचकर सवाल जोड़ देते हैं, जिससे छह सवालों का छोटा सा सर्वे धीरे-धीरे बीस सवालों की लंबी दौड़ में बदल जाता है। हर सवाल का संबंध उस डेटा से जुड़े निर्णय से होना चाहिए जो आप बाद में लेंगे। अगर आप किसी सवाल के जवाब के आधार पर यह नहीं बता सकते कि आप क्या बदलाव करेंगे, तो उसे हटा दें। ज़्यादातर कार्यस्थलों के लिए, 10 से कम सवाल और 4 मिनट से कम समय में सर्वे पूरा करने का लक्ष्य रखें।
प्रतिक्रिया पैमाने की संगति की उपेक्षा करना
जब किसी प्रश्नावली में अलग-अलग स्केल फॉर्मेट का इस्तेमाल होता है, जैसे कि एक भाग के लिए 5-पॉइंट स्केल, दूसरे के लिए 10-पॉइंट स्केल और तीसरे के लिए 3-विकल्प रेटिंग, तो उत्तरदाताओं को हर प्रश्न पर मानसिक रूप से खुद को समायोजित करना पड़ता है। इससे संज्ञानात्मक भार बढ़ता है और स्केल की व्याख्या में असंगति आती है। अपने संरचित प्रश्नों के लिए एक ही स्केल फॉर्मेट चुनें और उसे पूरी प्रश्नावली में इस्तेमाल करें। यदि आपका संगठन बाहरी डेटा (जैसे उद्योग सहभागिता मानदंड) के आधार पर बेंचमार्किंग करता है, तो नए सिरे से स्केल डिजाइन करने के बजाय बेंचमार्क के अनुकूल स्केल का उपयोग करें। स्केल के हर बिंदु को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें। विपरीत छोरों पर "सहमत" और "असहमत" लिखने से मध्य बिंदुओं की व्याख्या अस्पष्ट हो जाती है; प्रत्येक विकल्प को चिह्नित करने से यह अस्पष्टता दूर हो जाती है और सटीक डेटा प्राप्त होता है।
सूत्रों का कहना है
[1] सिनक्लेयर, एम., ओ'टूल, जे., मालवाराअराची, एम., और लेडर, के. (2012). "समुदाय-आधारित सर्वेक्षण के लिए प्रतिक्रिया दरों और लागत-प्रभावशीलता की तुलना: डाक, इंटरनेट और टेलीफोन मोड सामान्य या वैयक्तिकृत भर्ती दृष्टिकोण के साथ।" बीएमसी चिकित्सा अनुसंधान पद्धति, 12 (1)। पीएमसी
[2] क्लूट्रैक। “सर्वेक्षण प्रतिक्रिया दर 2025 गाइड: क्या अच्छा है, क्या कम है, और इसे जल्दी कैसे ठीक किया जाए।” https://www.clootrack.com/cx-guide/survey-response-rate-guide-cx-insights
[3] रीचेल्ड, एफ. (दिसंबर 2003). "वह एक संख्या जिसकी आपको बढ़ने के लिए आवश्यकता है।" हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू. अनुसंधान गेट
