Koyi daga waɗannan mafi kyau misalan jadawalin aikin don haɓaka yawan aiki da ayyukan ayyukanku!
Mataki na farko na gudanar da ayyukan ya zo tare da tsarawa da tsarawa; yayin da ake mayar da hankali kan tsara taswirar nasara don aikin, an sadaukar da jadawalin don ayyana lokaci da jerin ayyukan ayyukan.
Yana da wuya a tabbatar da aikin don yin aiki a ci gaba ba tare da lokacin tsarawa ba. Don haka, a cikin wannan labarin, za mu bincika mahimmancin jadawalin aiki, misalansa, da yadda ake tsarawa daga ƙaramin aiki zuwa babban aiki yadda ya kamata.
Teburin Abubuwan Ciki
Nasihu don Ingantaccen Haɗin kai
Kuna neman hanyar haɗin gwiwa don sarrafa aikin ku mafi kyau?
Sami samfura da tambayoyi na kyauta don kunna taron ku na gaba. Yi rajista kyauta kuma ɗauki abin da kuke so daga AhaSlides!
🚀 Ajiye Asusu Kyauta
Menene ma'anar jadawalin aikin?
Jadawalin aikin jadawali ne dalla-dalla wanda ke zayyana ayyuka, albarkatun da ake buƙata, da kuma lokacin da ake tsammanin ƙarshe a jere don tabbatar da cewa za a iya kammala aikin akan lokaci.
Jadawalin aikin yawanci ya haɗa da farkon kowane ɗawainiya da kwanakin ƙarshe, tsawon kowane ɗawainiya, da duk wani abin dogaro ko ƙuntatawa waɗanda zasu iya tasiri ga jadawalin.
Me yasa jadawalin aikin yake da mahimmanci?
Tsare-tsare na ayyuka muhimmin sashi ne na gudanar da ayyuka kamar yadda yake ba da tsari don nasarar aiwatar da aikin. Wannan cikakken tsarin yana ba masu gudanar da ayyuka damar rarraba albarkatu yadda ya kamata, lura da ci gaba, da tabbatar da cewa an kammala aikin akan lokaci kuma cikin kasafin kuɗi. An bayyana wasu fa'idodin jadawalin aikin kamar haka
Gano Hatsarin kwalabe Da Hatsari a Gaba
Ɗaya daga cikin mahimman dalilan da ya sa jadawalin aikin ke da mahimmanci shi ne cewa yana tallafa wa masu gudanarwa wajen gano yuwuwar cikas da haɗari a gaba. Ta hanyar rarraba aikin zuwa ƙananan ayyuka da kuma ba da ƙayyadaddun lokuta ga kowane ɗawainiya, masu gudanar da aikin za su iya gano duk wani abin dogaro ko ƙuntatawa wanda zai iya tasiri ga tsarin lokaci na aikin. Wannan yana ba su damar sarrafa waɗannan haɗarin da kuma ɗaukar matakan da suka dace don rage su.
Alal misali, idan an gano wani aiki na musamman a matsayin aikin hanya mai mahimmanci kuma jinkirin sa na iya yin tasiri ga dukan tsarin lokaci na aikin, mai sarrafa aikin zai iya rarraba ƙarin albarkatun ko daidaita jadawalin don tabbatar da kammala lokacin da ya dace.
Yin Amfani da Albarkatu
Bugu da ƙari kuma, tsara tsarin aiki yana taka muhimmiyar rawa wajen sarrafa albarkatun. Ta hanyar samun cikakkiyar fahimtar ayyukan da ke cikin aikin da kiyasin tsawon lokacinsu, masu gudanar da ayyukan za su iya rarraba albarkatu yadda ya kamata don tabbatar da cewa an yi amfani da su da kyau.
Wannan ya haɗa da ba wa mutanen da suka dace da ƙwarewar da suka dace da ƙwarewa ga kowane ɗawainiya da guje wa rikice-rikicen albarkatu ko fiye da kima. Jadawalin aikin da aka tsara da kyau yana bawa masu gudanar da ayyuka damar gano duk wani gibi ko ƙarancin albarkatu a gaba da ɗaukar matakan da suka dace don magance su, kamar ɗaukar ƙarin kayan aiki ko sake matsugunin da ke akwai.
Haɓaka sadarwa da haɗin kai
Bugu da ƙari, tsara tsarin aiki yana taimakawa wajen inganta sadarwa da haɗin gwiwa tsakanin membobin ƙungiyar. Ta hanyar samun fahimtar jadawali na aikin, membobin ƙungiyar za su iya daidaita ƙoƙarinsu kuma suyi aiki zuwa manufa ɗaya. Wannan yana sauƙaƙe haɗin gwiwa mafi kyau, yana rage rashin fahimta ko rikice-rikice, kuma yana inganta yawan aiki.
Mafi kyawun sa ido da bayar da rahoto
Bugu da ƙari, ƙayyadadden jadawali na aikin kuma yana ba da tushe don bin diddigin ci gaba na yau da kullun da bayar da rahoto. Manajojin aikin za su iya kwatanta ainihin ci gaba da jadawalin da aka tsara, gano duk wani sabani ko jinkiri, da ɗaukar matakan gyara da suka dace don ci gaba da aikin a kan turba.
Menene misalan jadawalin aikin?
Anan akwai wasu misalan yadda za'a iya ƙirƙira jadawali na aiki bisa tsarin tsara ayyuka guda uku da dabarun sarrafawa: Gantt ginshiƙi, zane-zane na cibiyar sadarwa (PERT da CPM), da Jadawalin Ragewar Aiki (WBS).
Ginshiƙi na ban mamaki
Taswirar Gantt sanannen kayan aikin tsara shirye-shirye ne wanda ke wakiltar lokacin aikin a gani. Yana nuna ayyuka azaman sanduna a kwance tare da jerin lokaci, tare da farkon su da kwanakin ƙarshe. Ana iya nuna dogaro tsakanin ayyuka ta hanyar amfani da kibau, kuma ana iya yiwa alama alama don nuna mahimman nasarorin aikin.
Hoton da ke gaba shine misalin taswirar Gantt na ayyukan sabis na Delta Jet a lokacin hutun mintuna 40
PERT da CPM
Zane na cibiyar sadarwa, wanda kuma aka sani da PERT (Tsarin Ƙididdigar Shirin da Dabarun Bita), yana kwatanta jeri da dogaron ayyuka a cikin aikin. Yana amfani da nodes don wakiltar ɗawainiya da kibau don kwatanta alaƙar ɗawainiya. Irin wannan jadawalin yana da amfani don ganin hanyoyi masu mahimmanci da kuma gano ayyukan da ke da tasiri mafi girma akan tsawon aikin.
Bugu da ƙari, ana gano hanya mai mahimmanci ta hanyar ƙayyade mafi tsawo jerin ayyuka masu dogara waɗanda ke tasiri kai tsaye ga tsawon lokacin aikin. Ayyukan da ke kan hanya mai mahimmanci ba su da kasala ko yin iyo, ma'ana duk wani jinkiri a cikin waɗannan ayyuka zai yi tasiri kai tsaye ga tsawon aikin gaba ɗaya. Ta hanyar mai da hankali kan hanya mai mahimmanci, masu gudanar da ayyuka za su iya rarraba albarkatu yadda ya kamata da kuma gano dama don ingantawa don tabbatar da kammala aikin akan lokaci.
Anan akwai misalin Hanyar Critical da Slack Times don shigar da sabbin kayan sarrafa gurɓatawa na kamfani da aka bayar.
Jadawalin Rushewar Aiki (WBS)
Ana iya haɓaka jadawali na aiki ta amfani da Tsarin Rushewar Aiki azaman tushe. Yana nufin rarrabuwar kawuna na abubuwan da za a iya samar da aikin zuwa ƙanana, fakitin ayyuka masu iya sarrafawa. Ta hanyar amfani da waɗannan fasahohin, manajoji na iya gano abin dogaro tsakanin ayyukan cikin sauƙi. Wasu ayyuka na iya dogara da kammala wasu, yayin da wasu za a iya yin aiki a lokaci ɗaya.
Yadda za a yi jadawalin aikin?
A farkon tsarawa, idan kuna mamakin yadda ake samunsa, zai iya zama taimako don bin waɗannan muhimman tambayoyi:
- Me ya kamata a yi? A sarari ayyana takamaiman ayyuka, ayyuka, da abubuwan da ake buƙata don kammala aikin. Rarraba aikin zuwa abubuwan da za a iya sarrafawa, tabbatar da cewa an gano duk aikin da ake bukata.
- Yaushe ya kamata a yi? Ƙayyade tsawon lokaci da tsarin lokaci don kowane ɗawainiya ko aiki. Ƙididdiga lokacin da ake buƙata don kammala kowane ɗawainiya kuma la'akari da duk wani dogara ko ƙuntatawa wanda zai iya tasiri ga jadawalin. Amfani da Gantt ginshiƙi, PERT, da dabarun CPM don taimakawa tsara jadawalin aikin yadda ya kamata.
- Wanene zai iya yi? Gano mutane ko matsayin da ke da alhakin kowane aiki ko aiki, yana iya haɗawa da goyan bayan sashe. Sanya albarkatu da rarraba nauyi daidai da haka. Tabbatar cewa membobin ƙungiyar suna da ƙwarewar da ake buƙata da wadatar don aiwatar da ayyukan da aka ba su.
- A ina za a yi? Ƙayyade wuri na zahiri ko kama-da-wane inda za a yi kowane ɗawainiya. Wannan na iya haɗawa da takamaiman wuraren aiki, kayan aiki, ko buƙatun fasaha.
- Menene dogaron aiki? Ƙayyade alaƙa da dogaro tsakanin ayyuka. Gano waɗanne ayyuka ne ake buƙatar kammalawa kafin wasu su iya farawa, kuma la'akari da kowane ɗawainiya da za a iya yin aiki akai-akai.
- Menene Hanyar Mahimmanci? Gano hanya mai mahimmanci muhimmin sashi ne na haɓaka cikakken jadawalin aikin. Hanya mai mahimmanci tana taimaka wa masu gudanar da ayyuka da ƙungiyoyi su fahimci ayyukan da ke da babban tasiri akan tsawon aikin da kwanan watan kammalawa.
Menene kayan aikin jadawali?
Yawancin ayyuka a zamanin yau suna buƙatar tallafin software na tsara tsarin aiki. An tabbatar da cewa yana kawo fa'idodi da yawa ga daidaikun mutane da kasuwanci kamar haɓaka haɓaka aiki, ingantaccen haɗin gwiwa, ingantaccen daidaito, da mafi kyawun gani.
Microsoft Project yana ɗaya daga cikin mafi kyawun tsarin tsara aikin software. Ɗaya daga cikin mahimman fasalulluka na Microsoft Project shine ikonsa na samun ɗaukakawar matsayi ga masu ruwa da tsaki da sarrafa taswirar Gantt, inda zaku iya gano abubuwan dogaro da aiki cikin sauƙi da sarrafa jerin ayyuka. Hakanan zaka iya yin gyare-gyare ga jadawalin aikin.
Wani zaɓi shine ta amfani da kayan aiki da ake kira Primavera P6 software na tsarawa. Cikakken software ne na sarrafa ayyukan da aka tsara musamman don ayyuka masu girma da sarƙaƙƙiya kuma an gane shi a matsayin ɗaya daga cikin mafi kyawun tsara tsarin gini. Yana goyan bayan dabarun PERT da CPM, yana ba da fasali don ƙirƙirar zane-zane na cibiyar sadarwa, tsara ayyuka, sarrafa albarkatu, da kuma nazarin hanyoyi masu mahimmanci.
Don ƙananan ayyuka, kuna iya la'akari da gwada software kyauta kamar "Asana" ko "Trello.” Duk da yake waɗannan kayan aikin ƙila ba su da duk abubuwan ci-gaba na software da aka biya, suna ba da damar tsara tsarin aiki na asali kuma suna da sauƙin amfani. Siffofin kyauta suna da ikon kammala ayyukan aikin da ba su da rikitarwa da haɗin gwiwa tare da wasu. Yana ba ku damar ƙirƙira ɗawainiya, saita ranakun da suka ƙare, sanya nauyi, da bin diddigin ci gaba.
Tambayoyin da
Menene tsara tsarin aiki tare da misali?
Jadawalin aikin yana zayyana jerin ayyuka, albarkatun da ake buƙata, da kiyasin lokutan kammala su. Ɗauki aikin gini a matsayin misali jaddawalin aiki. Jadawalin yin gini na iya haɗawa da ayyuka kamar shirye-shiryen wurin, aikin tushe, tsararru, kayan aikin lantarki da na famfo, kammalawa, da dubawa.
Ta yaya kuke rubuta misalin jadawalin aiki?
Lokacin rubuta misalin jadawalin aiki, yana da mahimmanci a bi waɗannan matakan: (1) Fara da gano mahimman ayyuka da ayyukan da ake buƙatar kammala don aikin. Ana iya yin haka ta hanyar rarraba aikin zuwa ƙananan ayyuka, da za a iya sarrafawa da kuma ƙayyade tsarin da ake buƙatar kammala su. (2) Na gaba, ƙididdige tsawon kowane ɗawainiya kuma raba albarkatu daidai. Wannan zai taimaka wajen samar da ingantaccen lokacin aikin. (3) Bi ta hanyar kafa dogaro tsakanin ayyuka, saboda wasu ayyuka na iya dogara da kammala wasu. (4) A ƙarshe, ku tuna da yin bita akai-akai da sabunta jadawalin aikin kamar yadda ake buƙata don tabbatar da cewa ya kasance daidai kuma yana nuna kowane canje-canje ko gyare-gyare a cikin aikin.
Menene nau'ikan tsarawa daban-daban guda 7?
Nau'o'i daban-daban guda bakwai sun haɗa da tsarin lokaci-lokaci, buɗe jadawalin alƙawari, tsara tsarin igiyoyin ruwa, tsara tsarin 40/20, tsarawa sau biyu, Tsarin tari, Tsara igiyoyi da tsarin alƙawari da tsarin Matrix.
Kwayar
Jadawalin ingantaccen tsarin aiki yana da mahimmanci don gudanar da ayyukan nasara. Don yin fice a cikin jadawalin ayyukan na shekara ta 2024 da kuma bayan haka, ana ba da shawarar yin bincike da ɗaukar kayan aikin sarrafa ayyukan zamani, sanar da ku game da mafi kyawun ayyuka na masana'antu, da ci gaba da haɓaka ƙwarewar tsara jadawalin aiki ta hanyar horo da haɓaka ƙwararru.
Idan kuna buƙatar ƙarin taimako wajen tsara horo kan dabarun tsara aikin, Laka na iya zama babban abokin tarayya wanda ke ba da kewayon fasali don tallafawa zaman horo mai ma'amala da nishadantarwa. Tare da AhaSlides, zaku iya ƙirƙirar gabatarwa mai ƙarfi, tambayoyin tattaunawa, da ayyukan haɗin gwiwa don haɓaka ƙwarewar koyo.
Ref: Project Manager | Verint
