Aiwatar da aikin shine muhimmin lokaci wanda ke juya tsare-tsare zuwa gaskiya. Lokaci ne na yin ko karya lokacin da hangen nesa ya hadu da aiki, kuma nasara ta dogara ne akan ingantattun dabaru.

A cikin wannan shafin yanar gizon, za mu bincika mahimmancin shirin aiwatar da ayyuka, za mu bayyana muhimmiyar rawar da yake takawa wajen cimma burin kungiya, da kuma ba da jagora mai mahimmanci kan yadda ake aiwatar da aiki da abubuwan da za mu guje wa lokacin aiwatarwa. 

Mu fara!

Teburin Abubuwan Ciki

• Menene ainihin Aiwatar da Aikin?
• Menene Muhimmancin Aiwatar da Aikin?
• Menene Manyan Abubuwan Tsarin Aiwatarwa?
• Matakai Don Aiwatar da Aikin Cikin Nasara
• Mabuɗin Abubuwa 5 Don Gujewa A Cikin Aiwatar da Aikin
• Kayayyakin Don Ƙirƙirar Shirin Aiwatar da Aikin 
• Maɓallin Takeaways
• Tambayoyin da

Menene ainihin Aiwatar da Aikin?

Aiwatar da aikin shine lokacin da ake aiwatar da aikin da aka tsara kuma a aiwatar da shi. Ya ƙunshi juya ayyukan da aka tsara, ayyuka, da dabaru zuwa sakamako masu aunawa. 

A lokacin wannan mataki, manajojin ayyuka da ƙungiyoyi suna aiki tare don daidaita ayyukan, rarraba albarkatu yadda ya kamata, sarrafa lokutan lokaci, sanya nauyi, saka idanu kan ci gaba, da daidaitawa ga canje-canje ko yanayin da ba a zata ba. 

Aiwatar da ayyuka sau da yawa yana buƙatar haɗin gwiwa a sassa daban-daban ko masu ruwa da tsaki, tabbatar da ingantaccen sadarwa da haɗin kai don cimma sakamakon da ake so.

Nasihu don Ingantaccen Haɗin kai

• Project Management
• Alternatives na Microsoft Project
• Hanyar Ruwa

Menene Muhimmancin Aiwatar da Aikin?

Aiwatar da aikin shine gada tsakanin tsarawa da nasara, ba tare da aiwatar da ingantaccen aiki ba, har ma da mafi kyawun tsare-tsare na iya zama kawai ra'ayoyi. 

• Yana juya shirin zuwa gaskiya.
• Yana tabbatar da cewa ayyukan sun dace da cikakken hangen nesa da manufa na kungiyar kuma suna ba da gudummawa ga ci gabanta da nasara.
• Yana tabbatar da cewa an tura albarkatun da suka dace, gami da kuɗi, ɗan adam, da kayan aiki, don aiwatar da ayyukan aiki.

Menene Manyan Abubuwan Tsarin Aiwatarwa?

Tsarin aiwatarwa yawanci ya ƙunshi abubuwa da yawa waɗanda ke jagorantar aiwatar da aiki. Abubuwan musamman na iya bambanta dangane da yanayin aikin, amma a nan akwai 4 gama gari:

1. Makasudin aikin da iyaka: A fili ayyana manufofin aikin, tare da bayyana abin da aikin ke da niyya don cimmawa. Gano iyakokin aikin, ƙididdige iyakoki da abubuwan da za a iya samu na aikin.
2. Jadawalin lokaci da matakai: Ƙirƙirar dalla dalla dalla dalla dalla dalla dalla dalla-dalla ayyuka, ayyuka, da maƙaloli na aikin. Saita takamaiman ranaku ko ɓangarorin lokaci don kammala kowane ɗawainiya da cim ma mahimman matakai na aikin.
3. Rarraba albarkatun: Ƙayyade albarkatun da ake buƙata don aikin, kamar albarkatun ɗan adam, kayan aiki, kayan aiki, da kuɗi. Ware albarkatu yadda ya kamata don tabbatar da cewa suna samuwa lokacin da ake buƙata kuma sun dace da buƙatun aikin.
4. Aikin da nauyi: A sarari ayyana ayyuka da alhakin membobin ƙungiyar da ke cikin aikin. Sanya takamaiman ayyuka da lissafin kuɗi ga mutane ko ƙungiyoyi, tabbatar da cewa kowa ya fahimci rawar da suke takawa a cikin aiwatarwa.

Matakai Don Aiwatar da Aikin Cikin Nasara

Ta bin waɗannan matakan, zaku iya haɓaka damar aiwatar da aikin cikin nasara:

Mataki 1 - Sami kowa a shafi ɗaya: 

A matsayinka na mai sarrafa ayyuka, kana buƙatar tabbatar da cewa duk masu ruwa da tsaki sun fahimci shirin aikin, manufofinsa, da sakamakon da ake sa ran. Sadar da shirin aikin ga ƙungiyar, bayyana kowane shakku, da magance tambayoyi ko damuwa don kafa fahimtar juna.

Mataki na 2 - Ƙirƙiri cikakken shirin aikin: 

Ƙirƙirar cikakken tsarin aikin da ke zayyana ayyuka, ƙayyadaddun lokaci, albarkatu, da abubuwan dogaro da ke tattare da su. 

• Misali, idan aikin zai ƙaddamar da yaƙin neman zaɓe, shirin zai haɗa da ayyuka kamar binciken kasuwa, tsara kayan talla, tsara wuraren talla, da aiwatar da kamfen na kafofin watsa labarun, tare da ƙayyadaddun lokaci na kowane ɗawainiya.

Mataki na 3 - Shiga da daidaita ƙungiyar: 

Haɗa ƙungiyar aikin kuma daidaita ƙoƙarin su zuwa burin aikin. 

• A sarari ayyana matsayi da nauyi, tabbatar da cewa kowane memba na ƙungiyar ya fahimci ayyukansu da kuma yadda suke ba da gudummawa ga nasarar aikin. 
• Haɓaka yanayin haɗin gwiwa wanda ke ƙarfafa buɗewar sadarwa da aiki tare.

Mataki na 4 - Rage ɗawainiya kuma saita fifiko: 

Rage shirin aikin zuwa ƙananan ayyuka masu iya sarrafawa. Ƙayyade dogaron ɗawainiya kuma gano ayyuka masu mahimmanci. Saita abubuwan da suka fi dacewa kuma kafa tsari mai ma'ana don aiwatar da ayyuka. 

Ta wannan hanyar, zaku iya tsara aikin ƙungiyar kuma ku tabbatar da tafiya mai sauƙi daga aiki ɗaya zuwa na gaba.

Mataki na 5 - Lokaci yana da mahimmanci: 

Kuna buƙatar ƙirƙirar sahihan lokaci mai ma'ana tare da farawa da ƙarshen ranakun kowane ɗawainiya kuma saita matakan ci gaba don alamar manyan nasarori ko matakan aiki. Tabbatar cewa tsarin lokaci yana lissafin dogaron aiki da wadatar albarkatu. Kula da ci gaba akai-akai akan tsarin lokaci kuma daidaita yadda ake buƙata.

Mataki na 6 - Rarraba albarkatu yadda ya kamata: 

Rarraba albarkatu, gami da albarkatun ɗan adam, kayan aiki, da kayan aiki, dangane da buƙatun ɗawainiya. Tabbatar cewa ana samun albarkatun lokacin da ake buƙata kuma sun yi daidai da kasafin kuɗin aikin. Haɓaka amfani da albarkatu don haɓaka inganci da rage ƙulla. 

Mataki na 7 - Kula da ci gaba da sarrafa kasada: 

Bibiyar aikin kammala aikin, gano ƙullun, kuma magance kowane sabani cikin sauri. Aiwatar da dabarun sarrafa haɗari ta hanyar gano haɗarin haɗari, tantance tasirin su, da haɓaka tsare-tsaren ragewa. Yi nazari akai-akai da sabunta tsarin kula da haɗari yayin da aikin ke ci gaba. 

Mataki na 8 - Sadar da haɗin kai:

Sadarwa mai inganci da haɗin gwiwa shine mabuɗin nasara. Kuna iya kiyaye kowa a cikin madauki tare da sabuntawa akai-akai, gudanar da tarurruka don tattauna ci gabanmu, da ba da amsa don ci gaba da ci gaba. 

Kar a manta da bayyana gaskiya da warware matsalar su ne makaman ku na sirri. Bari mu yi amfani da kayan aikin haɗin gwiwa da dandamali don sa raba bayanai ya zama iska.

Mataki na 9 - Daidaita kuma daidaita:

Kasance mai sassauƙa da amsa ga canje-canje a cikin aikin. Yi hasashen ƙalubalen ƙalubale da daidaita tsarin yadda ya kamata. 

Ta hanyar tantance ayyukanmu akai-akai da koyo daga gogewa, zaku iya yin gyare-gyaren da suka dace don tabbatar da aikin yana kan hanya madaidaiciya.

Mataki na 10 - Takardu kuma koya: 

Yana da mahimmanci a adana bayanan da suka dace na abin da ku da ƙungiyar ku kuke yi, da shawarar da kuka yanke, da sakamakon da kuka cimma. Ɗauki darussan da aka koya yayin aiwatarwa don inganta ayyukan ku na gaba. Gudanar da bita bayan aikin don kimanta nasarar aikin da gano wuraren da za a inganta.

Mabuɗin Abubuwa 5 Don Gujewa A Cikin Aiwatar da Aikin

Yana da mahimmanci a san ramummuka na gama gari da ƙalubalen da za su iya hana nasara. Ga wasu mahimman abubuwan da ya kamata ku guje wa yayin aiwatar da ayyuka: 

• Rashin tsari: Ƙayyade bayyanannun maƙasudai, ƙayyadaddun iyaka, ƙirƙira cikakken shirin aiki, da gano haɗarin haɗari. Misali, yin gaggawar aiwatarwa ba tare da kyakkyawan shiri ba na iya haifar da tsaiko da cikar kasafin kudi.
• Rashin sadarwa: Ka yi tunanin ƙungiyar da ke aiki a kan wani aiki, amma ba wanda ya san abin da sauran suke yi. Kafa hanyoyin sadarwa masu inganci don sanar da kowa da kuma daidaita su. Sabunta masu ruwa da tsaki akai-akai, ƙarfafa tattaunawa a buɗe, da magance duk wata damuwa da ta taso.
• Rashin isassun kayan aiki: Kuna buƙatar tunanin yanayin da ba ku da isassun mutane ko kayan aiki don yin aikin. Tabbatar da isassun rabon kuɗi, ma'aikata, da kayan aiki. Sa ido kan yadda ake amfani da albarkatu da yin gyare-gyare don guje wa tarnaki da kiyaye abubuwa suna tafiya cikin sauƙi. 
• Matsakaicin girman: Ka yi tunanin wani aiki da ke ci gaba da haɓakawa fiye da yadda aka tsara tun farko. Sarrafa buƙatun canji a hankali, kimanta tasirin su kafin karɓe su. Kasance mai da hankali don hana jinkiri da ƙarin farashi.
• Rashin kula da haɗari:  Gano da kuma tantance haɗari, haɓaka dabarun ragewa, da saka idanu kan haɗarin da ke tasowa. Yin watsi da kula da haɗari na iya haifar da cikas da ba a zata ba.

Kayayyakin Don Ƙirƙirar Shirin Aiwatar da Aikin

AhaSlides zai iya samar da kayan aiki masu mahimmanci don taimaka muku wajen aiwatar da aiki:  

• Tarukan kungiya da gabatarwa: Kuna iya haɗa abubuwa masu yawa, kamar hotuna, bidiyo, da sigogi, don sadarwa yadda ya kamata sabunta ayyukan, ci gaba, da ci gaba. The fasali na hulɗa, kamar zaben fidda gwani, quizzes, Da kuma Tambaya&A, Taimaka haɗa masu sauraro da tattara ra'ayi a cikin ainihin lokaci.
• Bibiyar matsayin aikin: AhaSlides yana ba da kayan aikin gani da bin diddigin matsayin aikin. Kuna iya amfani da ma'auni na yau da kullun, ginshiƙi, jadawalai, da sandunan ci gaba don nuna matakan ci gaba, ayyukan da aka kammala, da ƙayyadaddun ƙayyadaddun lokaci masu zuwa. Wannan yana bawa membobin ƙungiyar damar fahimtar ci gaban aikin cikin sauƙi kuma su gano duk wani cikas.
• Haɗin kai da haɓaka tunani: Kuna iya ƙirƙirar gabatarwa ko taron bita inda membobin ƙungiyar zasu iya ba da gudummawar ra'ayoyinsu, ba da labari, da shiga cikin tattaunawa. Sifofi kamar live girgije kalma, da buɗaɗɗen tambayoyi suna haɓaka ƙirƙira da haɓaka haɓaka aiki.

Maɓallin Takeaways 

Tsarin aiwatar da aikin da aka aiwatar yana da mahimmanci don juya ra'ayoyi zuwa gaskiya. Ta hanyar bin cikakken tsari, guje wa ɓangarorin gama gari, da yin amfani da ingantattun kayan aiki da dabaru, masu gudanar da ayyuka za su iya kewaya rikitattun aiwatarwa tare da babban nasara. 

Tambayoyin da

Ref: Forbes | Teamwork.com