इवेंट मैनेजमेंट कंपनी | समय, पैसा और तनाव बचाने के लिए 10 युक्तियाँ

उत्तम आयोजन की योजना बनाना भारी पड़ सकता है, और यही वह जगह है इवेंट मैनेजमेंट कंपनियाँ अंदर आएं।

चाहे आप जीवन भर की शादी का सपना देख रहे हों, सालगिरह का जश्न मना रहे हों या कॉर्पोरेट सम्मेलन आयोजित करने की आवश्यकता हो, एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी आपके दृष्टिकोण को एक ऐसे अनुभव में बदल सकती है जिसे लोग नहीं भूलेंगे।

यह जानने के लिए कि इवेंट मैनेजमेंट कंपनी वास्तव में क्या है, उनकी भूमिका क्या है, सर्वोत्तम कंपनी चुनने के टिप्स और किन खतरों से बचना चाहिए, यह जानने के लिए लेख पढ़ते रहें।

विषय - सूची

• अवलोकन
• इवेंट मैनेजमेंट कंपनी क्या है?
• इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का कार्य क्या है?
• सर्वश्रेष्ठ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी कैसे चुनें?
• इवेंट प्रबंधन प्रस्तावों की समीक्षा करते समय किन बातों से बचना चाहिए?
• ऐसे आयोजनों के उदाहरण क्या हैं जिनकी एक इवेंट प्रबंधन कंपनी योजना बना सकती है?
• Takeaways

अवलोकन

इवेंट मैनेजमेंट कंपनी क्या है?

शादी से लेकर कॉर्पोरेट मीटिंग तक किसी भी पैमाने के कार्यक्रम की योजना बनाते समय, एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी यह सुनिश्चित कर सकती है कि सब कुछ निर्बाध रूप से चले।

इवेंट प्लानर ग्राहकों की जरूरतों, लक्ष्यों और बजट को समझने के लिए उनके साथ मिलकर काम करते हैं। फिर वे ग्राहक के दृष्टिकोण के अनुरूप एक व्यापक कार्यक्रम योजना तैयार करते हैं ताकि ग्राहकों को मानसिक शांति मिले कि उनका कार्यक्रम दृष्टिकोण एक यादगार वास्तविकता बन जाएगा।

एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का कार्य क्या है?

इवेंट मैनेजमेंट कंपनी के कई उद्देश्य हैं, जैसे एक उत्कृष्ट कार्यक्रम आयोजित करना जो ग्राहकों की सभी मांगों को पूरा करता हो। एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का प्राथमिक कार्य अपने ग्राहकों की ओर से सफल आयोजनों की योजना बनाना, समन्वय करना और निष्पादित करना है। वे सभी लॉजिस्टिक्स और विवरण संभालते हैं ताकि ग्राहक संगठन के बारे में चिंता करने के बजाय अपने कार्यक्रम का आनंद लेने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

किसी इवेंट आयोजन कंपनी के कुछ प्रमुख कार्यों में शामिल हैं👇

#1 - घटना की संकल्पना और योजना बनाएं - वे आयोजन के दृष्टिकोण, लक्ष्यों और बजट को समझने के लिए ग्राहकों के साथ काम करते हैं, फिर उस दृष्टिकोण को साकार करने के लिए एक व्यापक योजना तैयार करते हैं।

#2 - स्थान सुरक्षित करें और अनुबंधों पर बातचीत करें - वे संभावित स्थानों की तलाश करते हैं, स्थान, स्थान, सुविधाओं, मूल्य निर्धारण और उपलब्धता के आधार पर विकल्पों की तुलना करते हैं, सर्वश्रेष्ठ को सुरक्षित करते हैं और ग्राहक की ओर से अनुबंध पर बातचीत करते हैं।

#3 - आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं का समन्वय करें - वे यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सुचारू रूप से चले, सभी आवश्यक आपूर्तिकर्ताओं जैसे कैटरर्स, फोटोग्राफर, डेकोरेटर, रेंटल आदि की पहचान, चयन, बुकिंग और प्रबंधन करते हैं।

#4 – इवेंट बजट प्रबंधित करें - वे एक बजट बनाते हैं, खर्चों पर नज़र रखते हैं और ग्राहक के उद्देश्यों को प्राप्त करते हुए लागत बचाने के तरीकों की तलाश करते हैं।

#5 - समयसीमा और शेड्यूल बनाएं - वे यह सुनिश्चित करने के लिए विस्तृत कार्यक्रम और आकस्मिक योजनाएँ विकसित करते हैं कि घटना अपेक्षा के अनुरूप हो।

#6 - मनोरंजन योजना - वे कार्यक्रम कार्यक्रम के हिस्से के रूप में किसी भी प्रदर्शन, वक्ता या गतिविधियों की व्यवस्था करते हैं।

#7 - सजावट और संकेत - वे आवश्यक सजावट, लिनेन, फूल, स्टेजिंग और आवश्यक साइनेज का ऑर्डर देते हैं।

#8 - इवेंट स्टाफ को नियुक्त करें और प्रबंधित करें - वे आयोजन को चलाने में मदद के लिए आवश्यक सभी अस्थायी कर्मचारियों को ढूंढते हैं, बुक करते हैं और उनका प्रबंधन करते हैं।

#9 - कार्यक्रम योजना को दोषरहित ढंग से क्रियान्वित करें - कार्यक्रम के दिन, वे सेटअप की देखरेख करते हैं, सभी विक्रेताओं का प्रबंधन करते हैं, समस्याओं का निवारण करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि कार्यक्रम योजना के अनुसार आगे बढ़े।

#10 - घटना के बाद अनुवर्ती कार्रवाई - वे उपकरण वापसी, चालान भुगतान, धन्यवाद नोट भेजने, सफलताओं और सुधार के क्षेत्रों का मूल्यांकन करने जैसे कार्य संभालते हैं।

बेहतर आयोजनों के लिए युक्तियाँ

• इवेंट मैनेजमेंट
• इंटरैक्टिव संग्रहालय
• इवेंट डिजाइनिंग

सर्वश्रेष्ठ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी कैसे चुनें??

सर्वश्रेष्ठ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी की तलाश में समय लग सकता है, लेकिन इन यथार्थवादी युक्तियों के साथ, वे आपके सामने होंगे।

#1 – अनुभव - उन कंपनियों पर विचार करें जिन्होंने आपके पैमाने और दायरे में समान कई घटनाओं को सफलतापूर्वक निष्पादित किया है। उनके पास पूरी प्रक्रिया होगी और उन्हें पता होगा कि आने वाले सामान्य मुद्दों को कैसे संभालना है।

#2 - पोर्टफोलियो - कंपनी द्वारा योजनाबद्ध और प्रबंधित की गई पिछली घटनाओं के उदाहरणों की समीक्षा करें। गुणवत्ता, रचनात्मकता और उस विवरण पर ध्यान दें जो आपके दृष्टिकोण से मेल खाता हो।

#3 - सन्दर्भ - यह पुष्टि करने के लिए कि कंपनी अपने वादों को पूरा करती है और मुद्दों को पेशेवर तरीके से संभालती है, पिछले ग्राहकों से संदर्भ मांगें और जांचें।

#4 - विशेषज्ञता - कुछ कंपनियाँ कॉर्पोरेट आयोजनों पर ध्यान केंद्रित करती हैं जबकि अन्य शादियों में विशेषज्ञ होती हैं। ऐसा व्यक्ति चुनें जिसके पास आपके विशिष्ट ईवेंट प्रकार के अनुरूप अनुभव और आवश्यक संसाधन हों।

#5 - टीम - इवेंट मैनेजमेंट टीम के प्रमुख सदस्यों से मिलें जो आपके इवेंट की योजना बनाएंगे और उसे क्रियान्वित करेंगे। उनकी व्यावसायिकता, प्रतिक्रियाशीलता और आपकी आवश्यकताओं और दृष्टिकोण की समझ का आकलन करें।

#6 - अनुबंध और मूल्य निर्धारण - सर्वोत्तम अनुबंध शर्तें और मूल्य निर्धारण प्राप्त करने के लिए कई प्रस्तावों (कम से कम 3) की तुलना करें। सुनिश्चित करें कि कार्य का दायरा स्पष्ट है और आप सभी शुल्कों को समझते हैं।

#7 – प्रतिष्ठा - वैधता और गुणवत्ता के संकेतक के रूप में समीक्षा, पुरस्कार (यदि कोई हो), इवेंट उद्योग संगठनों में इसका रुख और कंपनी कितने समय से व्यवसाय में है, इसकी जांच करें।

# 8 – संचार - कंपनी को आपकी ज़रूरतों को ध्यान से सुनना चाहिए, आपके सभी सवालों का जवाब देना चाहिए और अनुरोधों का तुरंत जवाब देना चाहिए। अच्छा संचार एक सफल कामकाजी रिश्ते की कुंजी है।

#9 - लचीलापन - सर्वोत्तम कंपनियां किसी मानक टेम्पलेट पर कठोरता से टिके रहने के बजाय, आपके बजट और प्राथमिकताओं के आधार पर अपनी सेवाओं को अनुकूलित करने की इच्छुक हैं।

#10 - पारदर्शिता - बजट, अनुबंध, समयसीमा और योजनाओं में पूर्ण पारदर्शिता पर जोर दें। उन कंपनियों से बचें जो गोपनीय हैं या विवरण साझा करने से इनकार करती हैं।

#11 - संकट प्रबंधन - वे उत्पन्न होने वाले अप्रत्याशित मुद्दों को कैसे संभालते हैं? मजबूत संकट प्रबंधन अनुभव वाली कंपनी आपदाओं से बचने में मदद करेगी।

#12 - नवप्रवर्तन - क्या वे रचनात्मक तरीकों से आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए नए विचारों और समाधानों के लिए खुले हैं? प्रगतिशील कंपनियाँ नवीन परिणामों को बढ़ावा देती हैं।

#13 - बीमा - क्या वे आपके आयोजन के लिए देयता कवरेज सहित आवश्यक बीमा रखते हैं? यह आपको जोखिमों और दावों से बचाता है।

#14 – मूल्य – क्या उनका व्यावसायिक दृष्टिकोण और कंपनी के मूल्य आपके संगठन की संस्कृति से मेल खाते हैं? सांस्कृतिक मेल आपसी समझ को जन्म देता है।

#15 - प्रौद्योगिकी - क्या वे तकनीक-प्रेमी हैं और हमेशा उद्योग के रुझानों की सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करते हैं? क्या वे योजनाओं को व्यवस्थित और पटरी पर रखने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसी तकनीक का लाभ उठाते हैं? प्रौद्योगिकी दक्षता में सुधार करती है।

प्रासंगिक अनुभव और सिद्ध ट्रैक रिकॉर्ड, अच्छी प्रतिष्ठा और आपके अद्वितीय दृष्टिकोण को निष्पादित करने और आपके विशेष कार्यक्रम के लिए आपकी अपेक्षाओं को पार करने के लिए आवश्यक लचीलापन, संचार और पारदर्शिता वाली एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी की तलाश करें।

इवेंट प्रबंधन प्रस्तावों की समीक्षा करते समय किन बातों से बचना चाहिए?

कुछ इवेंट मैनेजमेंट कंपनियों में कुछ लाल झंडे हैं जिन पर आपको नजर रखनी होगी। इससे बचने से बाद में निष्पादन चरण में गोली लगने से बचा जा सकेगा।

• अस्पष्ट या सामान्य भाषा - ऐसे प्रस्ताव जो विशेष रूप से आपके ईवेंट उद्देश्यों, बजट आवश्यकताओं या समयरेखा को संबोधित नहीं करते हैं, एक खतरे का संकेत हैं। उन कंपनियों से सावधान रहें जो अपने प्रस्ताव को अनुकूलित करने के बजाय सामान्य भाषा का उपयोग करती हैं।

• कार्य का अस्पष्ट या अपरिभाषित दायरा - उन कंपनियों से बचें जो स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट नहीं करती हैं कि वे कौन सी सेवाएँ प्रदान करेंगी और कौन से कार्य उनके प्रस्ताव से बाहर रखे गए हैं। दायरा विस्तृत एवं व्यापक होना चाहिए।

• अत्यधिक अतिरिक्त शुल्क - ऐसे अतिरिक्त शुल्क वाले प्रस्तावों से सावधान रहें जिनका स्पष्ट रूप से उल्लेख नहीं किया गया है, जैसे ईंधन अधिभार, प्रशासनिक शुल्क या भुगतान प्रसंस्करण शुल्क. ये सभी पारदर्शी और स्पष्ट रूप से समझाए जाने चाहिए।

• सवालों का जवाब देने से इनकार - यदि कोई कंपनी योजना विवरण, अनुबंध या मूल्य निर्धारण के बारे में आपके सवालों का जवाब देने से बचती है, तो इसका मतलब है कि वे कुछ छिपा रहे हैं। विश्वास कायम करने के लिए पारदर्शिता महत्वपूर्ण है।

ऐसे आयोजनों के उदाहरण क्या हैं जिनकी एक इवेंट प्रबंधन कंपनी योजना बना सकती है?

• शादियों - शादियों की योजना बनाना और उन्हें क्रियान्वित करना कई इवेंट मैनेजमेंट कंपनियों के लिए एक मुख्य सेवा है। वे स्थल चयन से लेकर निमंत्रण और दिन-प्रतिदिन के समन्वय तक योजना के सभी पहलुओं को संभालते हैं।

• सम्मेलन और व्यापार शो - इवेंट कंपनियां सम्मेलन, सेमिनार, शिखर सम्मेलन, उत्पाद लॉन्च और व्यापार शो जैसे बड़े कॉर्पोरेट कार्यक्रम आयोजित कर सकती हैं। वे पंजीकरण, वक्ता समन्वय, स्थल रसद, खानपान और पंजीकरण का प्रबंधन करते हैं।

• उत्पाद का लोकार्पण - इवेंट मैनेजर जनता के सामने नए उत्पादों या सेवाओं को पेश करने के लिए व्यापक, चर्चा-योग्य इवेंट बना सकते हैं। वे गतिविधियों, प्रदर्शनों और प्रचार तत्वों जैसे की योजना बनाते हैं लाइव चुनाव और quizzes उत्साह उत्पन्न करने के लिए.

• धन संचयन और दान कार्यक्रम - गैर-लाभकारी कार्यक्रम जैसे चैरिटी बॉल, रन/वॉक और दान इवेंट कंपनियों द्वारा प्रबंधित एक अन्य सामान्य इवेंट प्रकार हैं। वे अधिकतम उपस्थिति और धन जुटाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

• कंपनी पार्टियाँ - इवेंट कंपनियां कंपनी की छुट्टियों की पार्टियों, गर्मियों की सैर की योजना बनाने और प्रबंधन में सहायता करती हैं। सेवानिवृत्ति समारोह और अन्य प्रकार के कर्मचारी सामाजिक कार्यक्रम। वे गतिविधियों और खानपान की व्यवस्था करते हैं।

• पुरस्कार समारोह और उत्सव - अवार्ड शो, भव्य रात्रिभोज और ब्लैक-टाई कार्यक्रमों की योजना बनाना कुछ पूर्ण-सेवा इवेंट प्रबंधन कंपनियों की एक और विशेषता है। वे साज-सज्जा, बैठने के चार्ट, उपहार टोकरियाँ और भाषणों का काम संभालते हैं।

• उत्पाद प्रदर्शन - उत्पाद श्रृंखला प्रदर्शित करने की योजना बनाने वाली कंपनियों के लिए, इवेंट प्लानर संभावित ग्राहकों को उत्पाद दिखाने के लिए इंटरैक्टिव प्रदर्शन, टेस्ट ड्राइव, स्वाद परीक्षण और अन्य प्रभावशाली तरीके डिज़ाइन कर सकते हैं।

इवेंट प्रबंधन कंपनियाँ विभिन्न आकारों और प्रकारों के आयोजनों की योजना बनाती हैं, जिनमें अंतरंग शादियों से लेकर बड़े कॉर्पोरेट सम्मेलन, धन संचय, पार्टियाँ, उत्पाद लॉन्च और बहुत कुछ शामिल हैं - मूल रूप से कोई भी नियोजित कार्यक्रम जहां ग्राहक के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए पेशेवर समन्वय और लॉजिस्टिक्स की आवश्यकता होती है।

Takeaways

एक विशेषज्ञ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी को काम पर रखना एक बुनियादी दृष्टिकोण को एक ऐसे अनुभव में बदल देता है जिसके बारे में लोग वर्षों तक बात करना बंद नहीं करेंगे।

उनका प्रबंधन आपको तार्किक सिरदर्द से मुक्त करता है ताकि आप एक दयालु मेजबान की भूमिका पूरी तरह से निभा सकें। कल्पना करें कि आयोजन स्थल पूरी तरह से व्यवस्थित है, उत्साहित मेहमान स्वादिष्ट खानपान और अद्भुत मनोरंजन का आनंद ले रहे हैं - जबकि आप कमरे में टहल रहे हैं, सभी के साथ घुलने-मिलने का समय है। अद्भुत है ना?

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