किसी ऐसे व्यक्ति का होना जो वास्तव में किसी बैठक या कार्यशाला का नेतृत्व करना जानता हो, समूह को क्या हासिल होता है और वे कितनी तेजी से काम करते हैं, इस पर प्रमुख रूप से प्रभाव डाल सकता है।
एक अच्छा सूत्रधार हर किसी का ध्यान कार्य पर केंद्रित कराता है ताकि टीम बेहतर, तेजी से विकल्प चुन सके।
श्रेष्ठ भाग? आपको एक सुविधा प्रदाता के रूप में "जन्म लेने" की आवश्यकता नहीं है - कोई भी इन्हें सीख सकता है सुविधाप्रदाता कौशल सही प्रशिक्षण के साथ.
तो एजेंडा के माध्यम से लोगों को सशक्त बनाने में वास्तव में क्या लगता है? इस लेख में हम यही उजागर करने जा रहे हैं। आइए इसमें शामिल हों!
विषय - सूची
बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स
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सुविधा कौशल क्या हैं?
सुविधा कौशल लोगों के एक समूह को काम पूरा करने के लिए आवश्यक उपकरण और स्थान देने के बारे में है। उदाहरण के लिए, एक योजना के साथ तैयार रहना, अपेक्षाएँ निर्धारित करना, परिवर्तनों के साथ आगे बढ़ना, सही मायने में सुनना और समय का ध्यान रखना।
यह आपके निवर्तमान बॉस होने के बारे में कम और बाकी सभी को योगदान करने की अनुमति देने के बारे में अधिक है।
सूत्रधार के रूप में, आप एक साझा उद्देश्य के लिए टीम को एक साथ लाते हैं जिसमें सभी शामिल होते हैं। फिर आप चर्चा को उस लक्ष्य की ओर निर्देशित करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि टीम के पास उसे कुचलने के लिए आवश्यक चीजें हैं।
फैसिलिटेटर कौशल को निखारने के लिए आपका मुख्य ध्यान स्वयं विवरणों में उलझे बिना नेतृत्व करना है। इसके बजाय, आप पूरे दल की भागीदारी और नए विचारों को प्रोत्साहित करते हैं। आप चाहते हैं कि टीम सोचे और बातचीत को आगे बढ़ाए, न कि केवल सामने वाले पर निर्भर रहे।
जब तक आप कार्यभार संभाले बिना संरचना और सहायता प्रदान करते हैं, तब तक आपके लोग मिलकर समस्या-समाधान करने में सशक्त महसूस करेंगे। तभी असली जादू घटित होता है और एक टीम काम पूरा कर लेती है!
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एक सुविधाप्रदाता के 4 कौशल जिनकी आपको आवश्यकता है
क्या आपके पास एक कुशल सुविधाप्रदाता बनने के लिए आवश्यक कौशल है?
# 1। सुनना
सक्रिय रूप से सुनना एक महत्वपूर्ण सुविधा प्रदाता कौशल है।
इसमें प्रतिभागी क्या कह रहे हैं, उस पर बारीकी से ध्यान देना, आंखों से संपर्क बनाना, बिना निर्णय के विभिन्न दृष्टिकोणों को स्वीकार करना और स्पष्ट प्रश्न पूछना शामिल है।
सक्रिय श्रवण केवल शब्दों को सुनने से आगे बढ़कर उनके पूर्ण अर्थों और परिप्रेक्ष्यों को समझने तक जाता है।
एक सूत्रधार के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह वास्तव में मौजूद रहने के लिए अगल-बगल की बातचीत या ध्यान भटकाने वाली बातों से दूर रहे।
सक्रिय रूप से सुनने की क्षमता विकसित करने के लिए, आप समझ की पुष्टि करने के लिए किसी ने जो कहा है उसका कुछ हिस्सा दोहरा सकते हैं, किसी प्रतिभागी को किसी टिप्पणी पर विस्तार करने के लिए कह सकते हैं या प्रतिक्रिया देने के लिए किसी के बोलने के बाद चुप रह सकते हैं।
#2. पूछताछ
खुले विचारों वाले, विचारशील प्रश्न पूछना चर्चा को बढ़ावा देने और सभी को इसमें शामिल करने की कुंजी है।
एक सुविधाकर्ता को प्रश्नों का उपयोग स्पष्ट करने, आगे विचार करने के लिए प्रेरित करने और बातचीत को समाधान-केंद्रित बनाए रखने के लिए करना चाहिए।
सही समय पर अच्छी तरह से तैयार किए गए प्रश्न व्यावहारिक विचारों को सामने ला सकते हैं और साझा मूल्यों को उजागर कर सकते हैं।
क्या, कैसे और क्यों से शुरू होने वाले खुले प्रश्न हां/नहीं के उत्तरों की तुलना में अन्वेषण को प्रोत्साहित करेंगे।
कुछ उदाहरण प्रश्न जो आप पूछ सकते हैं:
- इस समस्या के समाधान के लिए हम किन विकल्पों पर विचार कर सकते हैं?
- इसका परियोजना के अन्य भागों पर क्या प्रभाव पड़ सकता है?
- क्या कोई उदाहरण दे सकता है कि उनका क्या मतलब है?
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#3. प्रतिभागियों को संलग्न करना
फैसिलिटेटर्स को समूह के सभी सदस्यों से इनपुट लेना चाहिए और सभी को यह महसूस कराना चाहिए कि उनकी आवाज़ सुनी जा रही है।
इसमें व्यक्तियों को बिना सोचे-समझे बुलाना, योगदान को सकारात्मक रूप से स्वीकार करना और शांत प्रतिभागियों को शामिल करना जैसी रणनीतियां शामिल हैं।
कुछ कार्य जो आप कर सकते हैं:
- विशिष्ट व्यक्तियों को नाम से पुकारना
- किसी शांत व्यक्ति से उनका दृष्टिकोण पूछना
- साझा करने के बाद योगदानकर्ताओं को नाम लेकर धन्यवाद देना
# ३। समय प्रबंधन
ट्रैक पर बने रहने और लक्ष्यों को पूरा करने के लिए समय का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है।
फैसिलिटेटर्स को तय समय पर शुरू और खत्म करना चाहिए, चर्चाओं को उचित गति से आगे बढ़ाना चाहिए और समय की प्रतिबद्धताओं का सम्मान करने के लिए जरूरत पड़ने पर बातचीत को पुनर्निर्देशित करना चाहिए।
समय का पाबंद होने के लिए, आप कोशिश कर सकते हैं:
- विचार-मंथन और चर्चा दौर के दौरान टाइमर सेट करना
- जब समूह किसी विषय के अंत से 5 मिनट दूर हो तब फ़्लैग करना
- "हमने X को अच्छी तरह से कवर कर लिया है, अब Y की ओर बढ़ते हैं" कहकर परिवर्तन करें
फैसिलिटेटर कौशल चेकलिस्ट
यह चेकलिस्ट आपको एक प्रभावी बैठक की सुविधा प्रदान करती है। अंत तक, आप इसमें शामिल होने और मार्गदर्शन चर्चा शुरू करने के लिए सफल रणनीतियों से लैस होंगे।
तैयारी
☐ एक एजेंडा बनाएं और उसे पहले से भेजें
☐ कवर किए जाने वाले शोध विषय/मुद्दे
☐ सभी आवश्यक सामग्री और संसाधन इकट्ठा करें
उद्घाटन
☐ प्रतिभागियों का स्वागत करें और माहौल तैयार करें
☐ एजेंडा, लक्ष्य और हाउसकीपिंग आइटम की समीक्षा करें
☐ चर्चा के लिए समूह मानदंड/दिशानिर्देश निर्धारित करें
☐ लोगों को आराम देने के लिए शुरुआत में आइसब्रेकर तैयार करें
सक्रिय सुन
☐ आंखों से संपर्क बनाएं और पूरी तरह उपस्थित रहें
☐ एक साथ कई काम करने या ध्यान भटकाने से बचें
☐ विभिन्न दृष्टिकोणों को स्पष्ट करें और स्वीकार करें
पूछताछ
☐ चर्चा को बढ़ावा देने के लिए खुले प्रश्न पूछें
☐ सुनिश्चित करें कि सभी आवाजें सुनी जाएं; शांत प्रतिभागियों को शामिल करें
☐ चर्चाओं को समाधान-केंद्रित रखें
समय प्रबंधन
☐ समय पर प्रारंभ और समाप्ति
☐ चर्चाओं को अच्छी गति से आगे बढ़ाते रहें
☐ समूह को प्रत्येक चर्चा के लिए समय सीमा के बारे में सचेत करें
प्रतिभागी सगाई
☐ जब संभव हो तो लोगों को नाम से बुलाएं
☐ योगदान को सकारात्मक रूप से स्वीकार करें
☐ समझ के स्तर की जांच करने के लिए चर्चाओं को सारांशित करें
निर्णय
☐ समूह को विकल्पों और प्राथमिकताओं की पहचान करने में सहायता करें
☐ सहमति/आम सहमति के सतही क्षेत्र
☐ किसी भी कार्रवाई आइटम या अगले चरण का दस्तावेजीकरण करें
बंद करना
☐ उपलब्धियों और निर्णयों की समीक्षा करें
☐ प्रतिभागियों को उनके योगदान के लिए धन्यवाद
☐ अगले चरणों और प्रत्याशित परिणामों के बारे में बताएं
☐ सुविधा और एजेंडे पर प्रतिक्रिया मांगें
शारीरिक भाषा
☐ चौकस, व्यस्त और मिलनसार दिखें
☐ आंखों से संपर्क बनाएं, मुस्कुराएं और स्वर में बदलाव करें
☐ चर्चाओं के बीच सुचारू रूप से परिवर्तन
श्रेष्ठ सुविधा तकनीक प्रयास करने के लिए
समूह की गतिशीलता के प्रबंधन के लिए सुविधा तकनीकों के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:
- सेट आइसब्रेकर (खेल, प्रश्न) शुरुआत में लोगों को तनावमुक्त करने और उन्हें बातचीत करने में अधिक सहज बनाने के लिए।
- समूह समझौतों/मानदंडों को एक साथ सेट करें जैसे सक्रिय रूप से सुनना, कोई मल्टीटास्किंग नहीं, सम्मान को प्रोत्साहित करने के लिए एयरटाइम साझा करें।
- जब व्यापक इनपुट की आवश्यकता हो तो स्पष्ट कार्यों के साथ छोटे ब्रेकआउट समूहों में विभाजित हों।
- एक घेरे में घूमें और संतुलित भागीदारी पाने के लिए प्रत्येक व्यक्ति से त्वरित इनपुट के लिए पूछें।
- राय भिन्न होने पर आम सहमति तक पहुंचने के लिए स्टिकी-नोट वोटिंग गतिविधि का संचालन करें।
- विचारों पर लाइव फीडबैक प्राप्त करने के लिए हाथ के संकेतों जैसे अंगूठे ऊपर/नीचे का उपयोग करें।
- ऊर्जा के बदलते विन्यास में स्टैंड-अप चर्चाएँ करें।
- सैंडविच आलोचना प्रभाव को नरम करने के लिए अधिक सकारात्मक प्रतिक्रिया के साथ।
- समूहों में जाँच करने और प्रश्नों के उत्तर देने के लिए गतिविधियों के दौरान घूमें।
- आगे बढ़ने से पहले समझ की जांच करने और तनाव का सम्मानपूर्वक समाधान करने के लिए सारांश प्रस्तुत करें।
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इंटरैक्टिव पोल और सर्वेक्षणों के साथ, आप बातचीत को प्रवाहित कर सकते हैं और अनुमान लगा सकते हैं कि लोग वास्तव में क्या सोचते हैं। अहास्लाइड्स देखें सार्वजनिक खाका पुस्तकालय.
आम सवाल-जवाब
एक सुविधाकर्ता के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशल क्या है?
सक्रिय रूप से सुनना एक सुविधाकर्ता के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशल है क्योंकि यह प्रभावी सुविधा की नींव है। इसे किसी भी पूछताछ, व्यस्तता, समय-पालन आदि से पहले आना होगा। इसके बिना, अन्य कौशल अपनी क्षमता को पूरा नहीं कर सकते हैं।
एक सुविधाकर्ता की 7 भूमिकाएँ क्या हैं?
एक सुविधाकर्ता की 7 प्रमुख भूमिकाएँ प्रबंधक, आयोजक, नेता, भागीदार, प्रक्रिया विशेषज्ञ, रिकॉर्डर और तटस्थ मार्गदर्शक हैं। एक कुशल सुविधाकर्ता लॉजिस्टिक, प्रक्रिया और भागीदारी तत्वों को संबोधित करके इन सभी भूमिकाओं को प्रभावी ढंग से पूरा करता है। उनका नेतृत्व समूह के अनुभव और परिणामों पर हावी होने के बजाय समर्थन करता है।
एक अच्छे सुविधाप्रदाता के गुण क्या हैं?
अच्छे सुविधा प्रदाता अक्सर निष्पक्ष, धैर्यवान, उत्साहवर्धक, प्रक्रिया-उन्मुख होते हैं और उनके पास सक्रिय रूप से सुनने और नेतृत्व कौशल होते हैं।
