क्या आपने कभी सोचा है कि बड़ी कंपनियाँ सभी गतिशील भागों के बीच स्वयं को कैसे व्यवस्थित करती हैं?
जबकि कुछ व्यवसाय एक एकजुट इकाई के रूप में कार्य करते हैं, कई कार्य के आधार पर अलग-अलग विभाग स्थापित करते हैं। इसे ए के नाम से जाना जाता है कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना.
चाहे वह विपणन, वित्त, संचालन, या आईटी हो, कार्यात्मक संरचनाएं विशेषज्ञता के अनुसार टीमों का विभाजन करती हैं।
सतह पर, कर्तव्यों का यह पृथक्करण स्पष्ट प्रतीत होता है - लेकिन यह वास्तव में सहयोग, निर्णय लेने और समग्र व्यवसाय को कैसे प्रभावित करता है?
इस पोस्ट में, हम कार्यात्मक मॉडल और उसके लाभों पर एक नज़र डालेंगे। सीधे अंदर गोता लगाएँ!
| कार्यात्मक संगठन के उदाहरण क्या हैं? | स्केलेबल, स्टारबक्स, अमेज़ॅन। |
| कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना के लिए किस प्रकार का संगठन उपयुक्त है? | बड़ी कंपनियां। |
टेबल ऑफ़ कंटेंट
AhaSlides के साथ और टिप्स
सभाओं के दौरान अधिक मज़ा खोज रहे हैं?
AhaSlides पर एक मजेदार प्रश्नोत्तरी द्वारा अपनी टीम के सदस्यों को इकट्ठा करें। AhaSlides टेम्प्लेट लाइब्रेरी से मुफ़्त क्विज़ लेने के लिए साइन अप करें!
🚀 फ्री क्विज ☁️ लें
एक कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना क्या है?
कई कंपनियाँ लोगों द्वारा की जाने वाली नौकरियों या कार्यों के प्रकार के आधार पर खुद को अलग-अलग विभागों में व्यवस्थित करना चुनती हैं, और काम को अधिक विशिष्ट नौकरियों में विभाजित करती हैं।
इसे "होना" कहा जाता हैकार्यात्मक संगठनात्मक संरचना“. एक ही परियोजना पर काम करने वाले सभी लोगों को एक साथ समूहीकृत करने के बजाय, लोगों को उनके काम के सामान्य क्षेत्र के आधार पर समूहीकृत किया जाता है - जैसे विपणन, वित्त, संचालन, ग्राहक सेवा, और ऐसी चीजें।
उदाहरण के लिए, हर कोई जो विज्ञापन बनाता है, सोशल मीडिया अभियान चलाता है, या नए उत्पाद विचारों के बारे में सोचता है, वह विपणन विभाग में होगा। सभी अकाउंटेंट जो पैसे पर नज़र रखते हैं, बिलों का भुगतान करते हैं और कर दाखिल करते हैं, वित्त में एक साथ होंगे। संचालन में इंजीनियर अन्य इंजीनियरों के साथ मिलकर काम करेंगे।
विचार यह है कि समान कार्य कौशल वाले सभी लोगों को एक साथ रखकर, वे एक-दूसरे की मदद कर सकते हैं और एक-दूसरे की विशेषज्ञता से सीख सकते हैं। वित्तीय प्रक्रियाओं जैसी चीज़ों को भी पूरे विभाग में मानकीकृत किया जा सकता है।
यह संरचना इसे बहुत कुशल बनाती है क्योंकि विशेषज्ञों को लगातार अपने विभाग के बाहर उत्तर खोजने की ज़रूरत नहीं होती है। लेकिन इससे विभिन्न क्षेत्रों के लिए बड़ी परियोजनाओं पर अच्छा सहयोग करना कठिन हो सकता है जिनके लिए कई कौशल की आवश्यकता होती है। कभी-कभी विभागों के बीच संचार भी टूट सकता है।
कुल मिलाकर, कार्यात्मक संरचनाएँ स्थापित कंपनियों के लिए अच्छी होती हैं जहाँ प्रक्रियाएँ निर्धारित होती हैं, लेकिन कंपनियों को अपने स्वयं के काम करने से बचने के लिए अंतर-विभागीय स्तर पर भी लोगों को एक साथ लाने के तरीके खोजने की ज़रूरत होती है। साइलो बहुत ज्यादा।
कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना के लाभ
कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना के प्रमुख लाभों का पता नीचे दिया गया है:
- श्रम की विशेषज्ञता - लोग केवल उन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करके अपने विशिष्ट कार्य में विशेषज्ञता हासिल करते हैं। इससे उत्पादकता अधिक होती है।
- विशेषज्ञता का केंद्रीकरण - प्रत्येक विभाग में समान विशेषज्ञता को एक साथ एकत्रित किया जाता है। कर्मचारी एक-दूसरे से सीख सकते हैं और एक-दूसरे का समर्थन कर सकते हैं।
- प्रथाओं का मानकीकरण - निरंतरता के लिए प्रत्येक कार्य के भीतर काम करने के सामान्य तरीकों को विकसित और प्रलेखित किया जा सकता है।
- रिपोर्टिंग की स्पष्ट रेखाएँ - कई प्रबंधकों को मैट्रिक्स रिपोर्टिंग के बिना, यह स्पष्ट है कि कर्मचारी अपनी भूमिका के आधार पर किसे रिपोर्ट करते हैं। यह निर्णय लेने को सुव्यवस्थित करता है।
- संसाधनों का लचीला आवंटन - बदलती प्राथमिकताओं और कार्यभार के आधार पर श्रम और पूंजी को विभागों के भीतर अधिक आसानी से स्थानांतरित किया जा सकता है।
- पैमाने की अर्थव्यवस्था - उपकरण और कर्मचारियों जैसे संसाधनों को प्रत्येक विभाग के भीतर साझा किया जा सकता है, जिससे आउटपुट की प्रति यूनिट लागत कम हो जाती है।
- प्रदर्शन की निगरानी में आसानी - विभाग मेट्रिक्स को लक्ष्यों और परिणामों से अधिक स्पष्ट रूप से जोड़ा जा सकता है क्योंकि कार्य अलग-अलग हैं।
- करियर विकास के अवसर - कर्मचारी अपने विशिष्ट क्षेत्र में भूमिकाओं के बीच आगे बढ़कर अपने कौशल और करियर को आगे बढ़ा सकते हैं।
- प्रबंधन सरलीकरण - प्रत्येक विभाग प्रमुख के पास एक सजातीय इकाई पर अधिकार होता है, जिससे प्रबंधन कम जटिल हो जाता है।
तो संक्षेप में, एक कार्यात्मक संरचना व्यक्तिगत कार्यों के भीतर विशेषज्ञता, विशेषज्ञता का लाभ उठाने और परिचालन दक्षता को बढ़ावा देती है।
कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना के नुकसान
सिक्के के दूसरी तरफ, एक कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना पूरी तरह से दोषरहित नहीं है। कंपनियों को इन संभावित असफलताओं पर विचार करना चाहिए:
- साइलो मानसिकता - विभाग समग्र संगठन के लक्ष्यों के बजाय केवल अपने लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इससे सहयोग में बाधा आती है.
- प्रयासों का दोहराव - कार्यों को सुव्यवस्थित करने के बजाय एक ही कार्य को विभिन्न विभागों में बार-बार किया जा सकता है।
- धीमी गति से निर्णय लेने की प्रक्रिया - विभिन्न विभागों से संबंधित मुद्दों को हल करने में अधिक समय लगता है क्योंकि उन्हें साइलो के बीच समन्वय की आवश्यकता होती है।
- ख़राब ग्राहक सेवा - कई विभागों के साथ बातचीत करने वाले ग्राहकों को असंगत या खंडित अनुभव प्राप्त हो सकता है।
- जटिल प्रक्रियाएँ - जिस कार्य के लिए क्रॉस-फ़ंक्शनल सहयोग की आवश्यकता होती है वह पेचीदा, अकुशल और निराशाजनक हो सकता है।
- परिवर्तन के प्रति अनम्यता - जब बाज़ार को परिवर्तन की आवश्यकता होती है या नए अवसर उत्पन्न होते हैं तो संसाधनों को शीघ्रता से स्थानांतरित करना और संरेखित करना कठिन होता है।
- ट्रेड-ऑफ़ का मूल्यांकन करने में कठिनाई - परस्पर निर्भरता पर विचार किए बिना कार्यात्मक निर्णयों के व्यापक प्रभावों को अनदेखा किया जा सकता है।
- पर्यवेक्षकों पर अत्यधिक निर्भरता - कर्मचारी बड़ी तस्वीर का परिप्रेक्ष्य विकसित करने के बजाय अपने विभाग के नेता पर बहुत अधिक भरोसा करते हैं।
- अवरुद्ध नवाचार - विभिन्न क्षेत्रों से इनपुट की आवश्यकता वाले नए विचारों को समर्थन प्राप्त करने में कठिन समय लगता है।
कार्यात्मक साइलो, धीमी गति से निर्णय लेने और सहयोग की कमी इस संरचना वाले संगठन की दक्षता और लचीलेपन को कमजोर कर सकती है।
कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना की चुनौतियों पर काबू पाना
मार्केटिंग, बिक्री और समर्थन जैसे विभिन्न कार्य समूहों के लिए जुड़ना कठिन हो सकता है यदि वे हमेशा अपने ही कोने में रहते हैं। लेकिन वास्तव में अलग-थलग रहने से काम पूरा करना कठिन हो जाता है। चुनौतियों पर काबू पाने के लिए यहां कुछ विचार दिए गए हैं:
विभिन्न क्षेत्रों के लोगों के साथ प्रोजेक्ट बनाएं। यह सभी का परिचय कराता है और उन्हें एक-दूसरे की मदद करने के लिए प्रेरित करता है।
इकाइयों को बंधन में मदद करने के लिए लोगों को चुनें। उत्पाद/ग्राहक प्रबंधकों को नियुक्त करें, वे सुनिश्चित करेंगे कि सभी लोग अपडेट साझा करें और मुद्दों को एक साथ हल करें।
साझा लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करें, प्रत्येक क्षेत्र को अपना काम करने के बजाय, बड़ी कंपनी के सपनों के आसपास संरेखित करें जिनका वे सभी समर्थन करते हैं।
एचआर या आईटी जैसी डुप्लिकेट भूमिकाओं को समेकित करें ताकि एक टीम सभी बनाम विभाजन कार्य को पूरा कर सके।
ऐसी बैठकें निर्धारित करें जहां क्षेत्र एक-दूसरे को संक्षेप में बताएं कि क्या हो रहा है। मुद्दों को शुरुआत में ही खत्म करें।
सहयोग टूल में निवेश करें - इंट्रानेट, दस्तावेज़/फ़ाइल साझाकरण, या प्रोजेक्ट प्रबंधन ऐप्स जैसी प्रौद्योगिकियां समन्वय की सुविधा प्रदान कर सकती हैं।
लचीले घुमावों को बढ़ावा दें। एक-दूसरे को बेहतर ढंग से समझने और एक अलग दृष्टिकोण विकसित करने के लिए कर्मचारियों को अस्थायी रूप से अन्यत्र अन्य भूमिकाएँ आज़माने दें।
टीम वर्क को भी ट्रैक करें. केवल व्यक्तिगत उपलब्धियों पर ही नहीं, बल्कि इस बात पर भी ध्यान दें कि लोग आपस में कितने अच्छे से मिलते हैं और टीम की कुल KPI कितनी है। नेताओं को केवल कार्यात्मक KPI पर ही नहीं, बल्कि संगठनात्मक तालमेल पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहन दें।
अंत में, सामाजिक संपर्क को प्रोत्साहित करें ताकि प्रत्येक विभाग मदद के लिए एक-दूसरे से संपर्क करने में अधिक सहज हो जाए। कार्यों के परस्पर क्रिया करने और एक दूसरे पर निर्भर संपूर्ण के रूप में काम करने के तरीके खोजने से साइलो को तोड़ने में मदद मिलेगी।
AhaSlides से बर्फ तोड़ें
प्रत्येक विभाग को AhaSlides की अंतःक्रियाओं से जुड़ने और जुड़ने में सहायता करें। कंपनियों के बॉन्डिंग सत्र के लिए आवश्यक!🤝
एक कार्यात्मक संरचना कब उपयुक्त होती है?
यह देखने के लिए सूची जांचें कि क्या आपका संगठन इस संरचना को बनाने के लिए उपयुक्त है:
☐ मानकीकृत संचालन वाली स्थापित कंपनियां - परिपक्व कंपनियों के लिए जिनकी मुख्य प्रक्रियाएं और वर्कफ़्लो अच्छी तरह से परिभाषित हैं, कार्यों के भीतर विशेषज्ञता दक्षता को बढ़ावा दे सकती है।
☐ स्थिर कारोबारी माहौल - यदि बाजार और ग्राहकों की ज़रूरतें अपेक्षाकृत अनुमानित हैं, तो कार्यात्मक समूह तीव्र अंतर-विभागीय सहयोग की आवश्यकता के बिना अपने विशेषज्ञ क्षेत्रों को अनुकूलित करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
☐ समर्पित विशेषज्ञता की आवश्यकता वाले कार्य - इंजीनियरिंग, लेखांकन, या कानूनी कार्य जैसी कुछ नौकरियां गहन तकनीकी कौशल पर बहुत अधिक निर्भर करती हैं और कार्यात्मक संरचना के लिए उपयुक्त हैं।
☐ परिचालन निष्पादन को प्राथमिकता देना - जब संगठन किसी उत्पाद या सेवा के उत्पादन या वितरण को प्राथमिकता देता है तो कार्यात्मक संरचनाएं बेहद कुशल होती हैं; फ़ंक्शंस के बीच विशेष चरणों को अलग करने से निष्पादन को सुव्यवस्थित किया जा सकता है।
☐ बड़े पैमाने वाले संगठन - हजारों कर्मचारियों वाली बहुत बड़ी कंपनियां कई व्यावसायिक इकाइयों में जटिलता का प्रबंधन करने के लिए कार्यों में संगठित हो सकती हैं।
☐ संसाधन आवंटन सबसे अधिक मायने रखता है - पूंजी-गहन उद्योगों के लिए, एक संरचना जो विशेष संसाधनों और उपकरणों के सटीक आवंटन की सुविधा प्रदान करती है, अच्छी तरह से काम करती है।
☐ पारंपरिक रूप से नौकरशाही संस्कृतियाँ - कुछ स्थापित कंपनियाँ नियंत्रण और निरीक्षण के लिए अत्यधिक विभागीय सेटअप पसंद करती हैं।
कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना के उदाहरण
प्रौद्योगिकी कंपनी:
- विपणन विभाग
- इंजिनीयरिंग विभाग
- उत्पाद विकास विभाग
- आईटी/संचालन विभाग
- बिक्री विभाग
- ग्राहक सहायता विभाग
विनिर्माण कंपनी:
- उत्पादन/संचालन विभाग
- इंजिनीयरिंग विभाग
- खरीद विभाग
- गुणवत्ता नियंत्रण विभाग
- रसद/वितरण विभाग
- बिक्री एवं विपणन विभाग
- वित्त एवं लेखा विभाग
अस्पताल:
- नर्सिंग विभाग
- रेडियोलॉजी विभाग
- शल्यक्रिया विभाग
- प्रयोगशाला विभाग
- फार्मेसी विभाग
- प्रशासनिक/बिलिंग विभाग
फुटकर दुकान:
- स्टोर संचालन विभाग
- मर्केंडाइजिंग/क्रय विभाग
- विपणन विभाग
- वित्त/लेखा विभाग
- मानव संसाधन विभाग
- हानि निवारण विभाग
- आईटी विभाग
विश्वविद्यालय:
- विभिन्न शैक्षणिक विभाग जैसे जीवविज्ञान, अंग्रेजी, इतिहास, इत्यादि
- छात्र कार्य विभाग
- सुविधाएं विभाग
- प्रायोजित अनुसंधान विभाग
- एथलेटिक्स विभाग
- वित्त एवं प्रशासनिक विभाग
ये कुछ उदाहरण हैं कि कैसे विभिन्न उद्योगों में कंपनियां एक कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना बनाने के लिए विशेष भूमिकाओं और कार्यों को विभागों में समूहित कर सकती हैं।
चाबी छीन लेना
हालाँकि कार्य को विशिष्ट विभागों में विभाजित करने के अपने फायदे हैं, लेकिन समूहों के बीच साइलो बनाना आसान है। वास्तव में सफल होने के लिए, कंपनियों को केवल विशिष्टताओं के साथ-साथ सहयोग की भी आवश्यकता होती है।
दिन के अंत में, हम सभी एक ही टीम में हैं। चाहे आप उत्पाद बनाएं या ग्राहक सेवा प्रदान करें, आपका काम दूसरों और कंपनी के समग्र मिशन का समर्थन करता है।
💡 इन्हें भी देखें: RSI संगठनात्मक संरचना के 7 प्रकार आपको जानने की जरूरत है।
आम सवाल-जवाब
4 कार्यात्मक संगठनात्मक संरचनाएँ क्या हैं?
चार कार्यात्मक संगठनात्मक संरचनाएँ कार्यात्मक, प्रभागीय, मैट्रिक्स और नेटवर्क संरचना हैं।
कार्यात्मक संरचना से क्या तात्पर्य है?
एक कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना से तात्पर्य है कि एक कंपनी संचालन के दौरान शामिल कार्यों या कार्य की रेखाओं के आधार पर अपने श्रम और विभागों को कैसे विभाजित करती है।
क्या मैकडॉनल्ड्स एक कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना है?
मैकडॉनल्ड्स की एक संभागीय संगठनात्मक संरचना है जहां प्रत्येक प्रभाग एक विशिष्ट भौगोलिक स्थान पर कार्य करता है और विपणन, बिक्री, वित्त, कानूनी, आपूर्ति और ऐसे ही अपने अलग-अलग विभागों के साथ लगभग स्वतंत्र रूप से संचालित होता है।
