Industrija događaja raste, a korporativni proračuni je slijede. Sve više tvrtki organizira više okupljanja uživo nego prije tri godine, a taj se trend ubrzava umjesto da se preokreće.
Taj rast čini solidnu provedbu važnijom, a ne manje važnom. Kada konkurenti organiziraju više događaja, ističe se onaj loše organiziran. Ovaj vodič pokriva svaku fazu planiranja korporativnih događaja, od postavljanja cilja do analize podataka nakon događaja, u formatu koji zapravo možete koristiti.
Korak 1: Definirajte cilj prije svega ostalog
Svaka druga odluka u ovom vodiču proizlazi iz jednog pitanja: što ovaj događaj treba postići?
Korporativni događaji obično se svrstavaju u nekoliko kategorija. Događaji izgradnje tima imaju za cilj poboljšanje povjerenja i suradnje. Treningi prenose specifične vještine ili znanja. Događaji za klijente jačaju odnose ili generiraju potencijalne klijente. Konferencije i samiti pozicioniraju tvrtku, privlače talente ili generiraju publicitet. Hibridni ili sastanci svih zaposlenika usklađuju distribuirane organizacije oko strategije.
Napišite jednu rečenicu koja opisuje ishod uspješnog događaja. "Sudionici odlaze s praktičnim znanjem o našem planu razvoja proizvoda za treći kvartal i trima konkretnim daljnjim radnjama" je upotrebljiv cilj. "Imajte odličan korporativni događaj" nije.
Ovaj cilj također određuje vašu metriku uspjeha. Ako je događaj usmjeren na obuku, zadržavanje znanja možete mjeriti kvizom nakon sesije ili anketom o ponašanju nakon 30 dana. Ako se radi o događaju za klijenta, generirani kanal ili stopa rezervacija sastanaka mogu biti pravi broj. Odaberite metriku prije nego što odaberete mjesto održavanja.
Korak 2: Postavite proračun s ugrađenim rezervnim planom
Proračun je ograničenje koje oblikuje svaku drugu odluku. Utvrdite ga rano i provjerite imate li odobrenje onoga tko kontrolira novac prije nego što se obvežete bilo kojem dobavljaču.
Tipičan proračun za korporativni događaj raščlanjuje se otprilike ovako:
Najam prostora obično čini 25-30% ukupne potrošnje. Catering i pića čine 30-35%. Audio-video i tehnologija čine 15-25%. Govornici, zabava i moderiranje zajedno obično iznose 5-10%. Marketing i tiskani materijali zauzimaju dodatnih 5%. Preostalih 10-15% treba smatrati nepredviđenim i tretirati kao stavku o kojoj se ne može pregovarati, a ne kao opcionalni međuspremnik.
Taj posljednji redak je onaj koji većina novih planera preskače. Oprema se pokvari, ugostitelji otkazuju, posjećenost premašuje projekcije, mjesto održavanja naplaćuje parking za koji niste znali. Ugradite nepredviđene troškove u proračun od samog početka umjesto da žurite za odobrenjima kada nešto pođe po zlu.
Također, razlikovajte fiksne troškove (najam prostora, naknade za govornike) od varijabilnih troškova (ugostiteljstvo po osobi, tiskani materijali po sudioniku). Fiksni troškovi utječu na to imate li 50 ili 150 sudionika. Skala varijabilnih troškova. Ako je vaša procjena posjećenosti nesigurna, modelirajte oba scenarija prije nego što se odlučite za veličinu mjesta održavanja.
Korak 3: Izradite vremenski okvir planiranja
Za velike konferencije, sajmove ili višednevne događaje u tvrtki, realno je vrijeme isporuke od 10 do 12 mjeseci. Za manje interne sastanke ili radionice često je izvedivo 5 do 6 tjedana. Opće pravilo: što je više dobavljača uključeno, to vam je potrebno više vremena isporuke.
Tri do šest mjeseci unaprijed, dogovorite datum i mjesto održavanja, potvrdite proračun i interno odobrenje te identificirajte i ugovorite govornike, facilitatore ili zabavu. Otvorite registraciju ili pošaljite rezervacije datuma nakon što se potvrde voditelji.
Šest do osam tjedana prije, finalizirajte dnevni red i raspored događaja, potvrdite broj osoba u ugostiteljstvu i prehrambene zahtjeve, informirajte AV tim o tehničkim zahtjevima i pošaljite potpune pozivnice ili podsjetnike za registraciju.
U posljednja dva tjedna potvrdite sve isporuke i kontakte dobavljača, finalizirajte popis sudionika i logističke detalje te pripremite sve materijale, slajdove ili tiskane materijale. Obavite posjet lokaciji ako ga niste nedavno obavili.
U posljednjih 48 sati, napravite potpuni pregled s osobljem na lokaciji, testirajte svu AV i tehnologiju prije dolaska te informirajte sve članove tima o njihovim ulogama i putovima eskalacije.
Korak 4: Odaberite i potvrdite mjesto održavanja
Odabir mjesta je mjesto gdje se sudaraju proračun i logistika. Nekoliko stvari koje treba provjeriti prije nego što išta potpišete:
Kapacitet. Većina mjesta održavanja objavljuje maksimalni kapacitet, što se odnosi na protupožarne propise, a ne na udobnu popunjenost. Za događaje sa sjedećim mjestima, oduzmite otprilike 20-25% od navedenog maksimuma kako biste dobili realan radni broj.
AV i tehnološka infrastruktura. Saznajte što je uključeno u najam, a što ćete morati donijeti. Propusnost WiFi-ja je vrlo važna ako će sudionici koristiti uređaje ili ako pokrećete interaktivne elemente.
Pravila ugostiteljstva. Neki objekti zahtijevaju korištenje njihove interne catering usluge. Drugi dopuštaju vanjske dobavljače. Znajte koji prije nego što uračunate u proračun za hranu i piće.
Pristupačnost. Potvrdite fizičku pristupačnost za sudionike s invaliditetom i provjerite ima li mjesto održavanja pristupačne toalete, parkiralište i ulaze.
Uvjeti otkazivanja i više sile. Prije potpisivanja pročitajte strukturu pologa i kazne za otkazivanje. Znajte što se događa ako se događaj treba odgoditi.
Sve potvrdite u pisanom obliku. Usmeni dogovor o uključenim stolovima ili obećanom tehnološkom paketu nema pravnu snagu.
Korak 5: Upravljajte dobavljačima kao projektom
Korporativni događaji obično uključuju više dobavljača: catering, audio-vizualnu opremu, dekor, fotografiju, prijevoz, sigurnost i često platformu za upravljanje događajima treće strane. Svaki je ovisnost sa svojim vlastitim vremenskim okvirom.
Pristup koji funkcionira: tretirajte upravljanje dobavljačima na isti način na koji biste tretirali upravljanje projektima. Svaki dobavljač dobiva jasan brifing koji uključuje rezultate, vremenski okvir, kontakt podatke i putove eskalacije. Zakazujete provjere proporcionalno riziku: tjedno za mjesto održavanja i tvrtku za catering dva mjeseca unaprijed, a češće u posljednja dva tjedna.
Izradite kontaktni list dobavljača na jednoj stranici s imenom, ulogom, brojem mobitela i sažetkom njihove odgovornosti u jednom retku. Ovaj dokument vaš tim na licu mjesta koristi kada nešto pođe po zlu u 7 sati ujutro na dan događaja.
Izričito pitajte svakog dobavljača: što vam treba od mene i do kada? Neuspjesi dobavljača često su uzrokovani time što organizator događaja propušta rok (potvrda broja ljudi, odobrenje tlocrta, odabir jelovnika), a ne dobavljač.
Korak 6: Izradite plan logistike na licu mjesta
Logistika je razlika između dobrog plana i dobrog događaja. Elementi koje većina organizatora podcjenjuje:
Registracija i prijava. Događaj za 200 osoba s jednom prijavnom stanicom stvara red od 20 minuta. Ili postavite više stanica ili koristite mobilnu aplikaciju za prijavu. Unaprijed testirajte postupak.
Uvod u predstavu. Detaljan, vremenski kodiran dokument koji pokriva svaki element događaja, od učitavanja do završetka. Uključuje tko je odgovoran za svaki prijelaz, što se događa ako govornik predugo traje te kada je predviđen dolazak i odlazak dobavljača.
Protokoli za nepredviđene situacije. Odredite tri najvjerojatnije točke kvara (kvar audio-video sustava, nedolazak govornika, kašnjenje ugostiteljstva) i za svaku od njih pripremite pisani plan za nepredviđene situacije. Obavijestite svoj tim o njima prije početka događaja.
Detalji o iskustvu sudionika. Točke trenja koje sudionici primjećuju: nejasna signalizacija, dugi redovi za registraciju, loš WiFi, nedostatak vode tijekom pauza, teško dostupne toalete. To su detalji koji oblikuju kako ljudi pamte događaj.
Korisna kontrolna lista za dnevni plan:
Dođite najmanje 90 minuta prije otvaranja vrata. Prošećite svakim prostorom: prostorom za registraciju, glavnom sobom, sobama za male grupe, postavom cateringa i toaletima. Potvrdite da dostava cateringa odgovara narudžbi. Testirajte audiovizualni sadržaj sa stvarnim datotekama prezentacije, a ne s rezerviranim mjestima. Obavijestite tim za registraciju o procesu prijave i svim VIP dolascima. Potvrdite da su svi kontakti dobavljača dostupni putem mobitela. Držite ispisanu kopiju programa tijekom cijelog događaja pri ruci.
Jedna stvar koju vrijedi eksplicitno planirati u proračunu: osoba koja upravlja logistikom tog dana ne bi trebala biti ista osoba koja prezentira, posreduje ili upravlja odnosima s dionicima. Dvostruko obavljanje tih uloga pouzdano stvara probleme s obje.
Korak 7: Evaluacija nakon događaja
Događaj je završen. Većina organizatora odahne i krene dalje. Oni koji dosljedno vode bolje događaje čine još jednu stvar: zatvaraju krug.
U roku od 48 sati pošaljite anketu za sudionike. Neka bude kratka: maksimalno 5 pitanja. Obuhvatite ukupno zadovoljstvo, najvrjedniji element, najmanje vrijedan element, jednu stvar koju bi promijenili i bi li ponovno prisustvovali. Stopa odgovora naglo pada nakon 48 sati, stoga je pošaljite brzo.
Pregledajte vlastitu izvedbu u odnosu na cilj koji ste postavili u 1. koraku. Je li događaj postigao ono što je trebao postići? Ako je cilj bio prijenos vještina, što pokazuju rezultati procjene? Ako se radilo o cjevovodu, koji su sastanci rezervirani? Ako se radilo o timskoj koheziji, što anketa govori o povezanosti i povjerenju?
Dokumentirajte što je funkcioniralo, a što nije, dovoljno detaljno da netko drugi može koristiti bilješke. Dokument o prezentaciji, kontakti dobavljača, stvarni proračun i povratne informacije sudionika trebaju se arhivirati zajedno.
Konačno: izvijestite tim koji je vodio događaj unutar tjedan dana dok je sjećanje svježe. Uvidi koji sprječavaju probleme sljedeće godine dolaze od ljudi koji su bili na licu mjesta, a ne iz ankete nakon događaja.
Organiziranje interaktivnih korporativnih događaja s AhaSlidesom
Trenutak kada većina korporativnih događaja izgubi prostoriju je 45-minutna oznaka prezentacije tijekom koje nitko nije postavljao pitanja. Ugradnja interakcije u program od samog početka to sprječava.
AhaSlides se izravno integrira u prezentacije i pokreće se na telefonima sudionika putem poveznice za pridruživanje, bez potrebe za preuzimanjem aplikacije. Ankete uživo daju prezenterima uvid u ono što se misli u prostoriji u stvarnom vremenu prije nego što prijeđu na sljedeću temu. Oblaci riječi otkrivaju što je ljudima na umu bez potrebe da itko prvi govori. Anonimna pitanja i odgovori omogućuju sudionicima da postavljaju pitanja koja ne bi postavili u otvorenoj raspravi, što je važno u sesijama sa širokim rasponom senioriteta u prostoriji.
Za evaluaciju nakon događaja, pokretanje završne ankete na ekranu kao posljednje stavke u programu dosljedno nadmašuje naknadnu e-poštu. Ljudi su još uvijek u prostoriji, još uvijek obraćaju pažnju, a stope odgovora to odražavaju.
Često postavljana pitanja
Što je planiranje korporativnih događaja? Planiranje događaja je proces organiziranja i koordinacije svih elemenata koji čine strukturirano okupljanje: mjesta održavanja, logistike, dobavljača, programa i iskustva sudionika; svega što je potrebno da bi sve teklo glatko i postiglo zadani cilj.
Kojih je 5C-ova upravljanja događajima? 5 C-ova su koncept, koordinacija, kontrola, kulminacija i završetak. Oni opisuju cijeli tijek događaja od početne ideje preko izvršenja do završetka događaja.
Koliko košta korporativni događaj? Mali interni sastanak može koštati nekoliko tisuća dolara. Konferencija srednje veličine od 200 do 500 ljudi obično košta 50,000 do 500,000 dolara, ovisno o gradu, mjestu održavanja, kvaliteti cateringa i programu. Veliki događaji mogu koštati milijune dolara. Najveća varijabla je mjesto održavanja i hrana i piće, koji zajedno često čine 55-75% ukupne potrošnje.
Koliko unaprijed treba planirati korporativni događaj? Za velike konferencije ili višednevne događaje, realno je 10-12 mjeseci. Za manje radionice ili interne sastanke, 5-6 tjedana može biti dovoljno. Ključna varijabla je dostupnost dobavljača: što je više dobavljača uključeno, to vam je potrebno više vremena isporuke.
Koje vještine su potrebne organizatoru korporativnih događaja? Organizacija je temelj, ali vještina koja razlikuje dobre planere od izvrsnih je predviđanje točaka neuspjeha prije nego što se dogode i posjedovanje plana. Na svakom događaju nešto pođe po zlu; pitanje je jeste li o tome unaprijed razmišljali.
