Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 stvari koje morate imati kako biste osigurali uspjeh događaja

Srce vam lupa dok zamišljate najgore moguće scenarije:

❗️ Govornik se razboli nekoliko minuta prije izlaska na pozornicu.

❗️ Vaše mjesto iznenada gubi struju na dan događaja.

❗️ Ili najgore od svega - netko se povrijedi na vašem događaju.

Misli od kojih se diže želudac vas drže budnima noću.

Ali čak i najkaotičnijim događajima može se upravljati - ako pažljivo i sustavno planirate unaprijed.

Jednostavan kontrolni popis upravljanja rizikom događaja može vam pomoći identificirati potencijalne probleme, pripremiti se za njih i ublažiti ih prije nego što izbace iz kolosijeka vaš događaj. Smislimo 10 stvari koje morate imati na popisu za pretvorbu brige u dobro osmišljen plan djelovanja.

Tablica sadržaja

• Pregled
• Što je upravljanje rizikom događaja?
• Pet koraka za upravljanje rizikom kao planer događaja
• Kontrolni popis upravljanja rizikom događaja
• Pet elemenata upravljanja rizikom
• Kontrolni popis u upravljanju događajima
• Zaključci
• Često postavljana pitanja

Pregled

Što je rizik događaja?	Neočekivani i nepredviđeni problemi koji negativno utječu na organizatore i brendiranje tvrtke.
Primjeri rizika događaja?	Ekstremni vremenski uvjeti, sigurnost hrane, požar, smetnje, sigurnosne prijetnje, financijski rizik,…

Što je upravljanje rizikom događaja?

Upravljanje rizikom događaja uključuje prepoznavanje potencijalnih rizika ili problema koji bi mogli ugroziti događaj, a zatim postavljanje procesa i mjera opreza za ublažavanje tih rizika. To pomaže organizatorima događaja da imaju spremne planove za nepredviđene situacije kako bi smanjili smetnje i brzo se oporavili ako se problemi pojave. Također se koristi popis za provjeru upravljanja rizikom događaja kako bi se osiguralo da je svaka potencijalna prijetnja prijeđena.

Pet koraka za upravljanje rizikom kao planer događaja

Znamo da je kao organizator događaja stresno sa svim mogućnostima koje se mogu pojaviti. Kako bismo vas spasili od pretjeranog razmišljanja, slijedite naših jednostavnih 5 koraka za izradu savršenog plana upravljanja rizikom za događaje:

• Prepoznajte rizike - Razmislite o svim mogućim stvarima koje bi mogle poći po zlu na vašem događaju. Uzmite u obzir čimbenike kao što su problemi s mjestom događaja, loše vrijeme, tehnološki kvarovi, otkazivanja govornika, problemi s hranom, ozljede, slaba posjećenost itd. Razmišljajte široko i stavite to na alat za razmišljanje kako bi ideje ostale netaknute.

Trebate nove načine za razmišljanje?

Koristite alat za oluju ideja AhaSlides za stvaranje više ideja na poslu i prilikom organiziranja događaja!

🚀 Prijavite se besplatno☁️

• Procijenite vjerojatnost i učinak - Za svaki identificirani rizik događaja procijenite kolika je vjerojatnost da će se dogoditi i kakav potencijalni utjecaj može imati na vaš događaj. To pomaže odrediti koji rizici zahtijevaju najtemeljitije planove ublažavanja.

• Razviti planove za nepredviđene situacije - Za rizike višeg prioriteta izradite posebne pričuvne planove, rješenja i nepredviđene situacije kako biste smanjili poremećaje ako se ti rizici materijaliziraju. To može uključivati ​​potvrđivanje alternativnih mjesta, dobavljača, rasporeda itd.

• Dodijelite odgovornosti - Neka jedna osoba bude odgovorna za izvršenje svakog plana za nepredviđene situacije i jasno prenesite uloge svom timu. To osigurava da će netko poduzeti mjere ako se rizik stvarno dogodi.

• Vježbajte svoje planove - Prođite kroz potencijalne scenarije kako biste identificirali nedostatke u svojim planovima upravljanja rizikom događaja. Obuka vašeg tima o tome kako reagirati u različitim situacijama izgradit će samopouzdanje kako bi mogli uspješno upravljati problemima koji se pojave na dan događaja.

Savjeti za bolji angažman

• Event management
• Dizajn događaja
• Poslovno umrežavanje

Kontrolni popis upravljanja rizikom događaja

Koje su opće točke popis za upravljanje rizikom događaja koji treba obuhvatiti? Potražite inspiraciju u našim primjerima popisa rizika za događaje u nastavku.

#1 - Mjesto
☐ Ugovor potpisan
☐ Dobivene dozvole i licence
☐ Potvrđeni tlocrt i aranžmani za postavljanje
☐ Navedeni ugostiteljski i tehnički uvjeti
☐ Rezervno mjesto identificirano iu pripravnosti

#2 - Vrijeme
☐ Plan praćenja i obavješćivanja o teškim vremenskim uvjetima
☐ Šator ili alternativno sklonište dostupno je ako je potrebno
☐ Dogovoreno premještanje događaja u zatvorenom prostoru ako je potrebno

#3 - Tehnologija
☐ Testirana A/V i druga tehnička oprema
☐ Dobiveni kontakt podaci za IT podršku
☐ Papirnati ispisi materijala dostupni kao rezerva
☐ Plan za slučaj nestanka interneta ili struje

#4 - Medicina/sigurnost
☐ Dostupni pribor prve pomoći i AED
☐ Izlazi za slučaj opasnosti jasno označeni
☐ Osoblje obučeno za postupke u hitnim slučajevima
☐ Sigurnosni/policijski kontakt podaci pri ruci

#5 - Zvučnici
☐ Primljene biografije i fotografije
☐ Alternativni zvučnici odabrani kao pomoćni
☐ Govornik je priopćio plan za nepredviđene situacije

#6 - Posjećenost
☐ Potvrđen minimalni prag prisutnosti
☐ Pravila otkazivanja priopćena
☐ Postoji plan povrata novca ako se događaj otkaže

#7 - Osiguranje
☐ Opća polica osiguranja od odgovornosti na snazi
☐ Dobivena potvrda o osiguranju

#8 - Dokumentacija
☐ Preslike ugovora, dozvola i licenci
☐ Podaci za kontakt za sve prodavače i dobavljače
☐ Program događaja, dnevni red i/ili plan puta

#9 - Osoblje/Volonteri
☐ Uloge dodijeljene osoblju i volonterima
☐ Rezervne kopije dostupne za popunu u slučaju nepojavljivanja
☐ Završena obuka za postupke u hitnim slučajevima i planove za nepredviđene situacije

#10 - Hrana i piće
☐ Imajte rezervne kopije dostupne za sve kvarljive zalihe
☐ Alternativne opcije hrane pripremljene u slučaju kašnjenja/netočne narudžbe/gosti s alergijama
☐ Dostupni su dodatni proizvodi od papira, posuđe i pribor za posluživanje

#11 - Otpad i recikliranje
☐ Kante za otpad i spremnici za recikliranje podijeljeni
☐ Dodijeljene uloge za skupljanje smeća tijekom i nakon događaja

#12 - Postupci za rješavanje pritužbi
☐ Član osoblja određen za rješavanje pritužbi sudionika
☐ Protokol za rješavanje problema i nuđenje povrata/naknade ako je potrebno

#13 - Plan evakuacije u hitnim slučajevima
☐ Pripremljeni putovi za evakuaciju i mjesta okupljanja
☐ Neka članovi osoblja budu smješteni u blizini izlaza

#14 - Protokol izgubljene osobe
☐ Određeno osoblje odgovorno za izgubljenu djecu/starije osobe/osobe s invaliditetom
☐ Dobiveni kontakt podaci za roditelje/staratelje maloljetnika

#15 - Prijava incidenata
☐ Obrazac za prijavu nezgoda stvoren za osoblje koje može dokumentirati sve hitne slučajeve

Pet elemenata upravljanja rizikom

Rizik nije samo loša sreća – on je dio svakog pothvata. No s pravim planom upravljanja rizikom događaja možete ukrotiti rizik koji stvara kaos i prijetnje pretvoriti u prilike. Pet pristupa upravljanju rizikom uključuje:

• Identifikacija rizika - Mislite na male stvari kao što su tehnički kvarovi… sve do potpune katastrofe. Popisivanje rizika izbacuje ih iz vaše glave na papir gdje se možete suočiti s njima.

• Procjena rizika- Ocijenite svaki rizik kako biste razumjeli koji predstavlja najveću prijetnju. Razmislite: Koliko je vjerojatno da će se to dogoditi? Kakva bi šteta mogla nastati ako se dogodi? Određivanje prioriteta rizicima usmjerava vaše napore na pitanja koja su stvarno važna.

• Ublažavanje rizika - Imaš planove za uzvrat! Razmotrite načine kako smanjiti šanse da se rizik dogodi, smanjiti bilo kakav utjecaj ako se dogodi ili oboje. Što više možete oslabiti rizike unaprijed, to će vas manje ometati.

• Praćenje rizika - Nakon što su vaši početni planovi na mjestu, ostanite na oprezu. Pratite znakove da se pojavljuju novi rizici ili da se stari rizici mijenjaju. Po potrebi prilagodite svoje strategije kako biste išli ukorak s prijetnjama koje se razvijaju.

• Izvještavanje o riziku - Podijelite rizike i planove sa svojim timom. Uključivanje drugih u krug dobiva podršku, otkriva slabosti koje ste možda propustili i raspodjeljuje odgovornost za upravljanje rizicima.

Što je kontrolni popis u upravljanju događajima?

Kontrolni popis u upravljanju događajima odnosi se na popis stavki ili zadataka za koje organizatori događaja provjeravaju da su pripremljeni, dogovoreni ili planirani unaprijed za događaj.

Sveobuhvatni popis za provjeru upravljanja rizikom pomaže osigurati da se ništa važno ne previdi dok dogovarate sve pojedinosti potrebne za uspješno izvršenje događaja.

Popisi za provjeru korisni su za upravljanje događajima jer:

• Pružite jasnoću i strukturu - Oni u nalogu navedu sve što treba učiniti, tako da ništa ne pada u vodu.

• Potaknite temeljitu pripremu - Odjavljivanje stavki motivira organizatore da osiguraju da su svi aranžmani i mjere predostrožnosti stvarno na mjestu prije početka događaja.

• Poboljšati komunikaciju - Timovi mogu podijeliti i dodijeliti stavke popisa za provjeru kako bi osigurali da svatko razumije svoje uloge i odgovornosti.

• Podržite dosljednost - Korištenje istog kontrolnog popisa za događaje koji se ponavljaju pomaže u održavanju standarda i područja za poboljšanje svaki put.

• Otkrijte nedostatke ili slabosti - Neoznačene stavke ističu zaboravljene stvari ili zahtijevaju više planiranja, što vam omogućuje da ih riješite prije nego što se pojave problemi.

• Olakšati primopredaje - Predaja kontrolne liste novim organizatorima pomaže im da razumiju sve što je učinjeno za planiranje prethodnih uspješnih događaja.

Zaključci

S ovim dodacima na popisu za upravljanje rizikom događaja, dobro ste pripremljeni za bojno polje! Priprema pretvara potencijalni kaos u smireno povjerenje. Stoga dodajte svaku stavku na svoj popis. Prekrižite ih jednu po jednu. Gledajte kako taj kontrolni popis preoblikuje brigu u moć. Jer što više predviđate, veći će se rizici predati vašem pažljivom planiranju i pripremi.

Često postavljana pitanja