Većina ljudi piše svoje prezentacije na isti način na koji bi pisali izvješće. Otvoria dokument, navedu što žele obraditi, dodaju strukturu oko toga i nazovu to scenarijem. Zatim ustanu da ga održe i nešto im se čini čudnim. Rečenice su preduge. Prijelazi ne uspijevaju. Cijela stvar zvuči kao da se čita, jer je i napisano da bi se čitalo.
Pisanje prezentacija je drugačiji zanat. Vaša publika čuje vaše riječi jednom, u stvarnom vremenu, bez mogućnosti pauziranja ili ponovnog čitanja. Ako rečenica ne uspije u prvom prolazu, nestala je. To mijenja sve u načinu na koji biste trebali pisati.
Ovaj vodič pokriva kako to dobro učiniti: kako strukturirati scenarij prezentacije, kako pisati za uho, a ne za oko, i kako ugraditi trenutke koji će izlaganje učiniti prirodnim, a ne izvođenim.
Izazov koji većina prezentera ne vidi
Instinkt pri pisanju prezentacije je biti temeljit. Uključiti sve što bi moglo biti važno. Paziti da ništa ne bude izostavljeno.
Taj instinkt stvara loše prezentacije.
Vaša publika ne može apsorbirati složenost na način na koji to može čitatelj. Ne mogu usporiti, ponovno pročitati ili sjediti s teškom idejom dok ne postane smislena. Kreću se vašim tempom, bez obzira jesu li spremni ili ne. Zadatak scenarija prezentacije nije sadržavati sve vaše misli. Njegov je zadatak voditi vašu publiku kroz pažljivo odabrani dio, redoslijedom koji ima smisla, brzinom koju mogu pratiti.
Pišite manje nego što mislite da vam je potrebno. Strukturirajte to pažljivije nego što mislite da biste trebali. To je početna točka.
Kako napisati scenarij za prezentaciju
Započnite s nacrtom. Svaki put, bez iznimke. U nacrtu donosite strukturne odluke: koja je vaša glavna poruka, koje su vaše tri do pet glavnih točaka, koji dokazi podupiru svaku od njih i kako prelazite s jedne na drugu. Scenarij je samo nacrt s riječima oko njega. Ako preskočite nacrt i prijeđete ravno na pisanje, otkrit ćete svoju strukturu negdje oko desetog slajda, kada je prekasno da je popravite bez ponovnog početka.
Otvorenje
Vaša publika u prvih trideset sekundi odlučuje obraća li pažnju. Započnite nečim što će privući tu pažnju: pitanjem, iznenađujućim zapažanjem, kratkom pričom ili određenim scenarijem koji će prepoznati. Zatim jasno dajte smjer. "Danas obrađujemo tri načina za smanjenje rokova projekta" govori vašoj publici što mogu očekivati i daje im okvir na koji se mogu osloniti. Nemojte ih tjerati da čekaju da saznaju o čemu se radi u prezentaciji.
Tijelo
Svaka glavna točka dobiva svoj odjeljak. Unutar svakog odjeljka, obrazac je isti: jasno navedite poantu, potkrijepite je dokazima, objasnite zašto je važna vašoj publici, a zatim prijeđite na sljedeću točku. Prijelaz je dio koji većina ljudi piše zadnji, a trebali bi pisati prvi. "Sada kada smo obradili zašto je ovo važno, pogledajmo kako to implementirati" govori vašoj publici da prelaze na novu ideju i zašto taj potez ima smisla. Bez toga, odjeljci se čine kao da su samo naslagani jedan na drugi, a ne da se grade prema nečemu.
Dokazi izgledaju drugačije za različite publike. Tehnička publika želi podatke. Emocionalna publika želi priče. Većina publike želi oboje: broj koji jasno prikazuje razmjere nečega i priču koja to čini stvarnim.
Zaključak
Ponovite svoju glavnu poruku. Podsjetite publiku što ste obradili i zašto je to važno. Zatim završite s konkretnim pozivom na djelovanje: što želite da učine s ovim informacijama? Usvojite politiku, isprobajte tehniku, zakažite sastanak, razmislite drugačije o problemu. Nejasni završeci proizvode nejasne ishode. Što ste jasniji u vezi s onim što želite da se sljedeće dogodi, veća je vjerojatnost da će se to dogoditi.
Pet principa pisanja prezentacija
Pišite za uho, a ne za oko
Pročitajte svoj scenarij naglas prije nego što ga dovršite. Rečenice koje izgledaju dobro na stranici često zvuče pogrešno kada se izgovore. "Uzimajući u obzir prethodno spomenute implikacije" je čitljivo. Također je neslušljivo. "Ovo mijenja način na koji pristupamo problemu" govori istu stvar na način koji stvarno zvuči kada se čuje. Vaš scenarij trebao bi zvučati kao da razgovarate s nekim, a ne kao dokument koji se izvodi.
Ponovite stvari koje su važne
U pisanoj prozi, ponavljanje je stilski neuspjeh. U prezentacijama, to je tehnika. Vaša publika čuje vaše riječi jednom. Ako je nešto važno, recite to više puta. Predstavite ideju, razvijte je primjerima, a zatim je ponovite. Uzorak se čini suvišnim kada ga pišete. Čini se jasnim kada vaša publika sluša.
Pažljivo rukujte brojevima
Vaša publika ne može zastati kako bi shvatila "povećali smo učinkovitost za 27.3%." Dok usvoji brojku, već ste krenuli dalje. Prevedite statistiku u nešto što uho može primiti: "skratili smo potrebno vrijeme za više od četvrtine" ili "ono što je prije trajalo deset dana sada traje dva". Konkretne usporedbe su učinkovite. Apstraktni postoci nisu.
Izričito signalizirajte svojoj strukturi
Publici su potrebni putokazi. "Danas ćemo obraditi tri područja" govori im što mogu očekivati. "Prvo, drugo, treće" govori im gdje se nalaze. "To pokriva probleme. Sada pogledajmo rješenja" govori im da se mijenjate. Ovi se stihovi čine očitima kada ih pišete. Bitni su kada vaša publika sluša, jer za razliku od čitatelja, ne mogu se osvrnuti na naslov kako bi se preorijentirali.
Ugradite isporuku u skriptu
Scenarij koji se sastoji samo od riječi je pola scenarija. Označite gdje zastajete. Zabilježite gdje podižete pogled s bilješki i uspostavljate kontakt očima. Naznačite gdje usporavate radi naglaska. Ako koristite interaktivne alate poput anketa ili pitanja i odgovora, zapišite ih kao namjerne trenutke, a ne kao prekide: "dopustite mi da ovdje zastanem i čujem vaše mišljenje o nečemu" je rečenica, a ne naknadna misao. Razlika između scenarija koji je napisan i onog koji je pripremljen za... dostava pojavljuje se čim otvoriš usta.
Od scenarija do isporuke
Pisanje scenarija nije posljednji korak. To je pretposljednji.
Nakon što imate nacrt, pročitajte ga naglas od početka do kraja. Ne u sebi. Naglas, tempom kojim biste ga zapravo izgovorili. Primijetite gdje žurite, gdje se spotičete, gdje rečenici treba predugo da dođe do svoje poante. To su mjesta koja treba urediti. Ako ne možete završiti rečenicu bez gubitka daha, preduga je. Ako se zateknete kako ponovno čitate redak kako biste bili sigurni da ga razumijete, ni vaša publika ga neće razumjeti.
Ako ste označili svoj scenarij za isporuku dok ste ga pisali, ovdje te oznake počinju zasluživati svoje mjesto.
Većina ljudi vježba tako da nekoliko puta u sebi pročita svoj tekst i pretpostavlja da se to računa. Nije važno. Jedina vježba koja vas priprema za govor naglas jest govor naglas. Učinite to dovoljno puta da vam se struktura čini poznatom, ali ne toliko puta da počne djelovati kao da ste je zapamtili. Želite znati kamo idete, a ne ponavljati kako ćete tamo stići.
Idemo dalje s AhaSlidesima
Jedna stvar na koju vas scenarij ne može u potpunosti pripremiti jest jaz između onoga što ste planirali reći i onoga što vaša publika zapravo treba čuti. Možete napisati najjasniju i najbolje strukturiranu prezentaciju na svijetu, a ipak krivo procijeniti gdje se vaša publika nalazi, što već zna ili oko čega je najviše zbunjena.
Interaktivni alati smanjuju tu prazninu u stvarnom vremenu. Anketa prije glavnog dijela govori vam u što vaša publika već vjeruje prije nego što pokušate promijeniti njihovo mišljenje. Oblak riječi usred prezentacije ističe što odjekuje, a što ne. Pitanja i odgovori na prirodnoj prijelaznoj točki otkrivaju zbunjenost prije nego što se ona pogorša.
Zapišite ove trenutke u svoj scenarij na isti način kao što biste napisali bilo koji drugi odjeljak. "U ovom trenutku ću provesti kratku anketu" je skriptirani trenutak, a ne prekid. AhaSlides olakšava ugradnju ovih interakcija izravno u tijek vaše prezentacije, tako da se prelazak sa sadržaja na sudjelovanje osjeća namjernim, a ne nametnutim.
Najbolji scenariji za prezentacije ne planiraju samo što ćete reći. Oni planiraju kako će vaša publika reagirati. Interaktivni elementi su način na koji to ostvarujete.
Završavajući
Razlika između prezentacije koja informira i one koja doista uspije svodi se na način na koji je napisana. Ne koliko je samouvjereno izvedena, ne koliko su dobro slajdovi izgledali, već jesu li riječi napisane za publiku koja ih čuje jednom, u stvarnom vremenu, bez mogućnosti vraćanja.
Pišite za uho. Strukturirajte za jasnoću. Ugradite trenutke u kojima vaša publika sudjeluje, a ne samo sluša.
Učinite te tri stvari i dostava će se sama pobrinuti za većinu stvari.
