Ovladavanje internom komunikacijskom strategijom | 9 najboljih praksi u 2024

Velik strategija interne komunikacije je krvotok svake uspješne organizacije. U današnjoj hibridnoj radnoj klimi, osiguravanje transparentne, česte komunikacije među distribuiranim timovima važnije je nego ikada. Ipak, mnoge se tvrtke još uvijek bore s ispravnim slanjem poruka kada su zaposlenici u uredu i izvan njega.

U ovom ćemo postu istražiti najbolje prakse prikupljene od profesionalaca za internu komunikaciju u tvrtkama koje se ističu u hibridnoj eri. Dobit ćete insajderske savjete za izradu relevantnog sadržaja koji potiče angažman, kao i za mjerenje onoga što stvarno odjekuje kod vaše publike.

Pregled sadržaja

• Što je interna komunikacijska strategija?
• Zašto je strategija interne komunikacije važna?
• Tko je odgovoran za izradu strategije internog komuniciranja?
• Kada se provodi strategija interne komunikacije?
• Koje će kanale koristiti strategija internog komuniciranja?
• Kako razviti strategiju interne komunikacije?
• Učinite internu komunikaciju učinkovitom uz AhaSlides 
• Ključni za poneti 
• Često postavljana pitanja

Više savjeta s AhaSlides

• Samozadovoljstvo na radnom mjestu
• Učinkovita komunikacija na radnom mjestu

Što je interna komunikacijska strategija?

Zamislite da imate hrpu talentiranih ljudi koji rade zajedno u tvrtki. Sada, da bi ovaj tim uspio, moraju dobro komunicirati, baš kao što prijatelji razgovaraju i dijele ideje. Tu na scenu dolazi Strategija internog komuniciranja!

Strategija interne komunikacije je sveobuhvatan plan i okvir dizajniran za olakšavanje učinkovite i učinkovite komunikacije unutar organizacije. 

Primarni cilj ove strategije je stvoriti kohezivnu, informiranu i angažiranu radnu snagu, koja u konačnici pridonosi uspjehu organizacije i postizanju njezinih ciljeva.

Postoje četiri vrste interne komunikacije:

• Top-down komunikacija (komunikacija uprave i zaposlenika): To je kada informacije teku s vrha organizacijske hijerarhije (poput menadžera ili vođa) na niže razine (zaposlenici). To je kao da šef daje upute timu. Ovu vrstu komunikacije koristimo za dijeljenje važnih najava, ciljeva tvrtke ili novih politika.
• Bottom-up komunikacija (komunikacija zaposlenika prema gore): To je suprotno od komunikacije odozgo prema dolje. Informacije putuju od nižih razina (zaposlenici) do vrha (menadžeri ili vođe). To je kao da zaposlenici dijele svoje ideje, povratne informacije ili brige sa svojim šefovima. 
• Horizontalna/bočna komunikacija (peer-to-peer komunikacija:): Ova vrsta komunikacije događa se između ljudi na istoj razini unutar organizacije. To je kao da suradnici razgovaraju jedni s drugima kako bi koordinirali zadatke ili podijelili ažuriranja. 
• Dijagonalna komunikacija: Zamislite ovo kao mješavinu komunikacije odozgo prema dolje i horizontalne komunikacije. To se događa kada ljudi iz različitih odjela ili razina trebaju raditi zajedno na projektu ili razmjenjivati ​​informacije. 

Zašto je strategija interne komunikacije važna?

U svakoj tvrtki interna komunikacijska strategija održava povezanost i angažiranost zaposlenika. Važne poruke kao što su lansiranje novih proizvoda, promjene u politici tvrtke ili nadolazeći događaji dijele se odmah. Zaposlenici također mogu dati povratne informacije i ideje menadžmentu, čineći da se osjećaju vrijednima i dijelom šire slike.

Uz čvrstu strategiju, radno mjesto postaje sretno i produktivno, gdje su svi na istoj stranici, timski rad napreduje, a tvrtka cvjeta!

Tko je odgovoran za izradu strategije internog komuniciranja?

Odgovornost za razvoj interne komunikacijske strategije obično pada na ramena rukovodećeg tima organizacije i komunikacijskog odjela ili odjela za ljudske resurse. Uključuje suradnju između različitih dionika kako bi se stvorila dobro zaokružena i učinkovita strategija koja je usklađena s ciljevima i vrijednostima organizacije.

Evo ključnih igrača uključenih u razvoj strategije interne komunikacije:

• Vodstvo tima
• Odjel za komunikacije ili HR
• Konzultanti za komunikaciju: U nekim slučajevima organizacije mogu tražiti vanjske komunikacijske konzultante ili stručnjake koji će ponuditi nove perspektive i najbolje prakse u razvoju učinkovite strategije.

Kada se provodi strategija interne komunikacije?

Strategija interne komunikacije je stalna i odvija se tijekom životnog ciklusa organizacije. To nije jednokratna stvar, već stalan napor da se osigura učinkovita komunikacija. Evo nekoliko ključnih slučajeva kada se to događa:

1. Organizacijsko planiranje: Strategija se gradi tijekom planiranja kako bi se komunikacija uskladila s ciljevima tvrtke.
2. Redovita ažuriranja: Redovito se pregledava kako bi se prilagodio promjenama i rastućim potrebama.
3. Evaluacije i procjene: To je vrlo važno za proces evaluacije uključujući polugodišnji pregled, pregled na kraju godine i ocjenjivanje rada zaposlenika.
4. Tijekom promjena: postaje vitalno tijekom velikih promjena poput spajanja ili promjena vodstva.
5. Predstavljamo pravila: Osigurava da su zaposlenici upoznati s novim politikama ili inicijativama.
6. Tijekom krize: Igra ključnu ulogu u pružanju pravovremenih i točnih informacija u teškim vremenima.
7. Ukrcavanje zaposlenika: Pomaže novim zaposlenicima da se osjećaju dobrodošli i informirani o svojim ulogama.
8. Dnevne operacije: Osigurava glatku komunikaciju između timova i vodstva.
9. Traženje povratnih informacija: Djeluje kada tvrtka zatraži povratnu informaciju od zaposlenika, povratne informacije upravitelja te potiče otvorenu komunikaciju.

Koje će kanale koristiti strategija internog komuniciranja?

Kanali koji se koriste u internoj komunikacijskoj strategiji mogu varirati ovisno o preferencijama organizacije, veličini i prirodi informacija koje se prenose. Evo nekih uobičajenih komunikacijskih kanala koje interna komunikacijska strategija može koristiti:

1. E-mail
2. intranet
3. Timski sastanci (Redoviti sastanci licem u lice ili virtualni sastanci za raspravu o napretku, dijeljenje ažuriranja i suradnju na projektima.)
4. Alati za digitalnu suradnju (Platforme kao što su Microsoft Teams, Slack ili drugi alati za upravljanje projektima.)
5. Newsletteri
6. Sastanci u gradskoj vijećnici
7. Oglasne ploče
8. Društveni mediji (interne platforme)
9. Ankete s povratnim informacijama

Kako razviti strategiju interne komunikacije?

Razvijanje učinkovite interne komunikacijske strategije uključuje nekoliko koraka kako bi se osiguralo da je usklađena s ciljevima organizacije i da zadovoljava komunikacijske potrebe njezinih zaposlenika. Evo vodiča korak po korak koji će vam pomoći da razvijete internu komunikacijsku strategiju:

1/ Definirajte komunikacijske ciljeve i ciljeve: 

Navedite ciljeve koje želite postići strategijom. Postavljanje specifičnih ciljeva usmjerit će vaše komunikacijske napore, bilo da se radi o jačanju suradnje, povećanju angažmana zaposlenika ili usklađivanju zaposlenika s vizijom tvrtke.

2/ Odredite ciljnu publiku: 

Identificirajte različite segmente zaposlenika i njihove jedinstvene komunikacijske potrebe. Prilagodite poruke i kanale tako da odgovaraju preferencijama, ulogama i zahtjevima svake grupe.

• Na primjer, marketinški tim može zahtijevati česta ažuriranja novih kampanja, dok IT odjel treba informacije o ažuriranjima sustava i tehničkim problemima.

3/ Odaberite komunikacijske kanale: 

Ovisno o vrsti informacija koje želite pružiti i ciljanoj publici, odaberite najbolje metode komunikacije. Razmislite o korištenju raznih kanala, kao što su platforme za chat, e-pošta, intranet, timski sastanci i digitalni alati za suradnju.

4/ Uspostavite smjernice za poruke: 

Definirajte ton, stil i jezik komunikacije. Osigurajte da su poruke jasne, sažete i usklađene s vrijednostima i kulturom tvrtke.

5/ Implementirajte dvosmjernu komunikaciju: 

Potaknite otvoreni dijalog i petlje povratnih informacija kako biste stvorili kulturu angažmana. Omogućite zaposlenicima mogućnosti da izraze svoja mišljenja, prijedloge i brige.

6/ Napravite raspored komunikacije: 

Razvijte vremenski okvir za redovitu komunikaciju. Odredite učestalost ažuriranja, sastanaka i povratnih informacija kako bi zaposlenici bili informirani i angažirani.

7/ Priprema plana kriznog komuniciranja: 

Imajte plan za učinkovitu komunikaciju tijekom kriznih ili izazovnih situacija. Imajući dobro razrađen plan kriznog komuniciranja, tvrtka može učinkovito odgovoriti na izazove, informirati zaposlenike i održati povjerenje u sposobnost organizacije da upravlja krizama.

8/ Obučite i obrazujte: 

Omogućite obuku zaposlenicima i menadžerima o učinkovitim komunikacijskim praksama, posebno za nove alate ili kanale koji se uvode.

9/ Mjerite i procijenite: 

Postavite metriku za procjenu učinkovitosti strategije interne komunikacije. Prikupite povratne informacije od zaposlenika i pratite ključne pokazatelje učinka kako biste napravili poboljšanja.

Osim toga, održite strategiju fleksibilnom i prilagodite je prema potrebi na temelju povratnih informacija, promjenjivih organizacijskih potreba i novih komunikacijskih tehnologija.

Učinite internu komunikaciju učinkovitom uz AhaSlides 

AhaSlides može biti moćan alat za poboljšanje interne komunikacije i učiniti je učinkovitijom na nekoliko načina:

• Interaktivni sastanci i gradske vijećnice: Možete koristiti ankete uživo, kvizovai Pitanja i odgovori za uključivanje sudionika, prikupljanje povratnih informacija u stvarnom vremenu i poticanje aktivnog sudjelovanja u virtualnim sastancima i vijećnicama sa zaposlenicima. 
• Povratne informacije u stvarnom vremenu: Uz AhaSlides možete brzo kreirati i distribuirati ankete, oblak riječi zaposlenicima. To vam omogućuje prikupljanje vrijednih povratnih informacija o različitim temama, kao što su inicijative tvrtke, zadovoljstvo zaposlenika ili programi obuke.
• Trening i učenje: Možete uključiti interaktivne kvizove i ankete unaprijed izrađene šablone testirati razumijevanje zaposlenika i ojačati ključne koncepte kako bi poboljšali treninge i radionice.
• Aktivnosti izgradnje tima: AhaSlides nudi aktivnosti za izgradnju tima kao što su kvizovi o ledolomcima, igre sa kolovrat, generator slučajnog tima. Ove aktivnosti mogu potaknuti prijateljstvo i suradnju među zaposlenicima, čak i u udaljenim ili distribuiranim timovima.
• Priznanje zaposlenika: AhaSlides se može koristiti za prepoznavanje i slavljenje postignuća, prekretnica i doprinosa zaposlenika. To podiže moral i motivaciju zaposlenika.
• Anonimne povratne informacije: Značajka anonimnog anketiranja platforme može omogućiti zaposlenicima da daju povratne informacije bez straha od posljedica, potičući otvorenije i iskrenije komunikacijsko okruženje.
• Angažiranje udaljenih zaposlenika: Za organizacije s udaljenim ili distribuiranim timovima, AhaSlides može biti vrijedan alat koji osigurava da svi zaposlenici ostanu povezani, angažirani i informirani.

Ključni za poneti 

Učinkovita interna komunikacijska strategija okosnica je dobro funkcionirajuće i skladne organizacije. Jača organizacijsku kulturu i u konačnici dovodi do poboljšane produktivnosti i uspjeha. 

Često postavljana pitanja

Ref: Forbes