Kako se predstaviti novom timu

Studija BambooHR-a iz 2023. godine provedena na više od 1,500 zaposlenika s punim radnim vremenom u SAD-u otkrila je da 70% novozaposlenih odlučuje je li posao pravi izbor unutar prvog mjeseca, a 29% donosi tu odluku unutar prvog tjedna [1]. Vaše predstavljanje nije samo formalnost. Ono postavlja ton za svaki radni odnos koji slijedi.

Ovaj vodič pokriva što reći, što izbjegavati i kako prilagoditi svoj pristup bez obzira jeste li pojedinačni suradnik, novi menadžer ili se pridružujete udaljenom timu.

Zašto je prvo upoznavanje važnije nego što ljudi misle

Većina novih zaposlenika podcjenjuje koliko njihove rane interakcije oblikuju dugoročne percepcije. Isto istraživanje BambooHR-a pokazalo je da se 70% HR stručnjaka slaže da je prvi dojam teško promijeniti nakon što se jednom stvori [1]. To ne znači da je loš prvi dan trajna šteta, ali znači da postoji stvarna vrijednost u tome da budete svjesni kako se predstavljate.

Ono što većina ljudi želi od novog kolege nije uglađena prodajna prezentacija. Podaci BambooHR-a pokazali su da 87% novih zaposlenika želi steći barem jednog prijatelja na poslu, a 93% želi priliku pratiti kolegu [1]. Veze su važnije od kvalifikacija u tim prvim danima.

Što uključiti u svoj uvod

Dobro samopredstavljanje obuhvaća tri stvari, a nijedna od njih ne uključuje ponavljanje vašeg LinkedIn profila: tko ste, što radite i jedan detalj koji vas čini lakšim za pamćenje i pristup.

Vaše ime i uloga. Jasno navedite ovo čak i kada ljudi to već znaju iz pozivnice u kalendaru ili e-pošte. Čuti nekoga kako s pouzdanjem izgovara vlastito ime drugačije je od čitanja na ekranu.

Vaša pozadina, ukratko. Jedna ili dvije rečenice o tome odakle dolazite i na čemu ste radili. Cilj nije navesti kvalifikacije; cilj je dati ljudima povod za razumijevanje vaše perspektive.

Nešto što poziva na razgovor. Znatiželja o radu tima, projekt koji vas istinski zanima ili osobni detalj koji kolegama daje priliku. "Također pokušavam pronaći najbolju kavu u blizini ureda" funkcionira bolje od uvježbane kratke prezentacije.

Neka to bude kraće od dvije minute uživo ili kraće od pet rečenica u pisanom obliku.

Kako se predstaviti u različitim situacijama

Kao novi zaposlenik u vašem neposrednom timu

Najčešći scenarij. Vjerojatno ćete dobiti nekoliko minuta na sastanku tima ili kratki krug upoznavanja prvog dana.

Održavajte toplinu, specifičnost i ljudski stav:

Kad se Priya pridružila timu za proizvode u SaaS tvrtki, predstavila se u ponedjeljak na stand-upu rekavši da je posljednje četiri godine provela u e-trgovini, da je tamo kako bi radila u timu za rast i da joj je prvi cilj razumjeti kako tim funkcionira prije nego što išta predloži. Taj posljednji dio, signalizirajući da nije tamo da bi se umiješala, odmah je smanjio obrambeni stav i otvorio vrata kolegama da s njom podijele kontekst.

- Navedite jednu konkretnu stvar koja vas zanima ili se nadate da ćete je naučiti

- Izbjegavajte nabrajanje postignuća na način koji zvuči natjecateljski

- Postavite iskreno pitanje na kraju kako biste prešli s monologa na razgovor

Vrijedno je napomenuti da je važan i tajming vašeg predstavljanja. Ako ste ubačeni u stand-up koji već kasni, ograničite se na tri rečenice i ponudite da podijelite više u zasebnom razgovoru. Čitanje prostorije i poštivanje postojećeg ritma tima signalizira situacijsku svjesnost, što je samo po sebi snažan prvi dojam.

Kao novi menadžer, prvi put upoznajete svoj tim

Ovo ima stvarne uloge. Ljudi kojima se predstavljate pokušavaju shvatiti hoće li im radni život postati teži ili lakši.

Jedan pristup koji dosljedno funkcionira: započnite s onim što ste tu da naučite prije nego što kažete što planirate učiniti. Michael Watkins, autor knjige Prvih 90 dana, preporučuje da novi menadžeri provedu prve tjedne postavljajući pitanja umjesto da objavljuju odgovore. Konkretno: Što dobro funkcionira? Što biste promijenili kad biste mogli? Što bih trebao znati što vjerojatno neću čuti putem službenih kanala? [2]

Izravan primjer: „Ovdje sam da bih se upoznao s onim na čemu tim radi i što vam stoji na putu. Neću se pretvarati da znam više o ovom timu od vas nakon tri dana. Moj cilj za prvi mjesec je slušati.“ Takva vrsta iskrenosti obično dobro prođe.

Nekoliko stvari koje se stalno protive:

• Objavljivanje promjena prije nego što shvatite što se događa
• Navođenje onoga što ste radili u svojoj posljednjoj tvrtki kao mjerila
• Preskakanje individualnih susreta u korist samo grupnih upoznavanja
  

U pisanom uvodnom e-mailu

Kada se pridružujete distribuiranom timu ili velikoj organizaciji, pisani uvod često doseže više ljudi nego bilo koji sastanak uživo.

Struktura je jednostavna. Započnite svojim imenom i ulogom. Recite rečenicu ili dvije o tome što ste prije radili. Navedite jednu stvar na kojoj se veselite raditi. Završite pozivom na povezivanje.

Primjer:

Pozdrav svima, ja sam Jordan i pridružujem se timu za uspjeh korisnika s iskustvom u B2B podršci i operacijama. Nalazim se u Austinu i radit ću na svim računima u regiji EMEA. Veselim se što ću se upoznati s trenutnim procesom uvođenja u posao i volio bih u prvih nekoliko tjedana popiti virtualnu kavu sa svima koji su raspoloženi. Moj kalendar je otvoren. Slobodno rezervirajte vrijeme.

Kratko, konkretno i praktično. Govori ljudima dovoljno da pokrene razgovor, a da se ne čita kao sažetak na LinkedInu.

U udaljenom ili hibridnom timu

Upoznavanje na daljinu zahtijeva više promišljenog truda jer se ne događa slučajan susret u hodniku. Morate stvoriti trenutke koji bi se inače dogodili slučajno.

Objavite pisani uvod u glavnom chat kanalu svog tima već prvog dana. Ako postoji videopoziv, uključite kameru. Pitajte svog menadžera tko su ključne osobe s kojima se trebate sastati u prva dva tjedna i zapravo zakažite te sastanke umjesto da čekate da se dogode organski.

Jedna korisna taktika: dodajte kratku poruku "surađujem sa mnom" na svoj Slack ili Teams profil. Navedite svoju vremensku zonu, preferirani stil komunikacije i jednu činjenicu koja nije vezana za posao. Potrebno je deset minuta, a uštedjet ćete sate nejasnoća.

Također, nemojte se oslanjati isključivo na tekstualnu komunikaciju u prvih nekoliko tjedana. Ako vaša organizacija redovito koristi videopozive, proaktivno predložite kratki videopoziv umjesto duljeg razgovora u chatu. Čak i petnaest minuta gledanja nečijeg lica gradi veći odnos nego desetak poruka, a olakšava i pisanu komunikaciju nakon toga jer imate pravi osjećaj s kim razgovarate.

Stvari koje stalno pogoršavaju upoznavanje

Previše pričanja. Dvominutni uvod koji se pretvori u petnaest minuta profesionalne biografije brzo gubi ljude. Prijeđite na stvar, a zatim stvorite prostor za druge.

Ogovaranje prethodnog poslodavca. To signalizira lošu prosudbu i odmah navodi kolege da se zapitaju što ćete kasnije reći o njima.

Pretjerano umanjivanje samog sebe. Postoji razlika između poniznosti i toga da ljudima otežavate razumijevanje onoga što donosite. Budite jasni u vezi svog iskustva.

Ignoriranje pomoćnog osoblja i kolega nižeg ranga. Novi zaposlenici često se usredotočuju na impresioniranje onih iznad sebe i nedovoljno ulažu u odnose s kolegama i uloge podrške. Ti odnosi često određuju koliko će glatko proći vaši prvi mjeseci.

Tretiranje upoznavanja kao jednokratnog događaja. Uvod prvog dana je početna točka. Praćenje, prisjećanje detalja iz ranih razgovora i pokazivanje dosljednog interesa tijekom tjedana važnije je od savršenog izgovaranja uvodne rečenice.

Praktična kontrolna lista za vaš prvi tjedan

Ove radnje nadovezuju se na početni uvod i pomažu mu da se zadrži:

• Pošaljite pisani uvod svim kanalima ili grupama u koje niste formalno predstavljeni.
• Zakažite individualne sastanke s osobama koje je vaš menadžer označio kao ključne kontakte.
• Nastavite s barem jednim detaljem iz ranog razgovora („spomenuli ste da radite na X, kako je to prošlo?“).
• Dodajte bilješku o suradnji na svoj Slack ili Teams profil.
• Prisustvujte barem jednom neformalnom timskom sastanku, razgovoru uz kavu, ručku, bilo čemu izvan formalnog sastanka.

Kako AhaSlides može pomoći timovima da učlane nove članove

Najveći razlog zašto predstavljanja ne ostaju jest taj što su jednosmjerna. Nova osoba priča; svi ostali slušaju napola i vraćaju se svojim laptopima. Kratka interaktivna aktivnost na istom sastanku to potpuno mijenja.

AhaSlides omogućuje timovima da izravno na sastanku provode ankete uživo, oblake riječi i krugove pitanja i odgovora. Jednostavan slajd "dvije istine i jedna laž", anketa u kojoj se od tima traži da jednom riječju podijeli svoj trenutni projekt ili otvoreni krug pitanja i odgovora za novog zaposlenika kako bi postavio pitanja timu, sve to čini uvod dvosmjernim iskustvom, a ne prezentacijom. Kada ljudi odgovaraju u stvarnom vremenu, veća je vjerojatnost da će se sjetiti trenutka i osobe u njegovom središtu.

Za menadžere koji zapošljavaju više novih zaposlenika, ovakva strukturirana interakcija se skalira. Isti format "razbijanja leda" možete koristiti u svim timovima bez da se svaki put osjeća identično, jer su odgovori uvijek različiti.

Često postavljana pitanja

Koliko dugo bi trebalo biti samopredstavljanje na poslu?

Osobno, ciljajte na 60 do 90 sekundi, otprilike koliko je potrebno da izgovorite svoje ime, svoju ulogu, jednu rečenicu relevantne pozadine i jedno pitanje za grupu. Pisani uvodi mogu biti nešto duži, ali četiri do šest rečenica je obično dovoljno. Ljudi će postavljati dodatna pitanja ako žele više. Cilj uvoda je otvoriti razgovor, a ne ga zatvoriti. Ako se nađete dulje od dvije minute, to je signal da zastanete i pozovete druge da odgovore umjesto da nastavite.

Što ako se ukočim ili spotaknem tijekom predstavljanja?

To se događa gotovo svima u nekom trenutku, posebno kada u prostoriji utihne i svi pogledi se okrenu prema vama. Najučinkovitiji oporavak je jednostavno to nakratko priznati i krenuti dalje: "Oprostite, dopustite mi da počnem ispočetka" ili "Uvijek mi je predstavljanje prvog dana malo stresno" djeluje iskreno, a ne neugodno. Ono čega se ljudi sjećaju jest jeste li bili srdačni i istinski zainteresirani za njih, a ne jesu li vaše rečenice bile savršeno konstruirane. Istraživanja o stvaranju dojma dosljedno pokazuju da toplina i pažnja imaju veću težinu od verbalne tečnosti. Mali posrtaj nakon kojeg slijedi iskreno pitanje o radu vaših kolega bit će zaboravljen unutar tjedna.

Trebam li unaprijed pripremiti svoj uvod?

Da, ali lagano. Zapišite dvije ili tri rečenice koje želite uključiti i vježbajte ih izgovarati naglas jednom ili dvaput prije prvog dana. Ulazak potpuno nepripremljeni znači da improvizirate pod blagim društvenim pritiskom, a to je kada ljudi imaju tendenciju brbljati ili se podcjenjivati. Ulazak s potpuno pripremljenim govorom zvuči bezlično i uvježbano, te vas može učiniti manje osjetljivima na stvarni razgovor koji se odvija oko vas. Nekoliko pripremljenih fraza daje vam sidro, a istovremeno ostavlja prostora za prilagodbu onome tko je u prostoriji. Obratite pozornost na ton postojećeg razgovora u timu i uskladite ga. Energičan, neformalan tim reagirat će drugačije od tiše, rezerviranije grupe.

Izvori

[1] BambooHR. (2023.). Prvi dojmovi su sve: 44 dana za uspjeh ili neuspjeh novog zaposlenika. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003.). Prvih 90 dana: Dokazane strategije za brže i pametnije prilagođavanjeHarvard Business Review Press.