Kako ugostiti glatke uvodne sastanke | Najbolji savjeti otključani u 2025.!

Ako sudjelujete u novom međufunkcionalnom timu na poslu ili u novom projektnom timu, to može biti netko iz drugih odjela ili iz drugih tvrtki koje možda niste poznavali ili s kojima prije niste radili, a želite biti sigurni da vaš spremnost da se posvetite i uložite svoje vještine i ideje u tim — osobito ako je tim vrlo učinkovit. Stoga je bitno organizirati sastanak kako bi okupili nove suigrače.

Međutim, ne čudi ako se osjećate pomalo neugodno i nervozno jer čak i najiskusniji profesionalci imaju tremu kada imaju prvi sastanak s novim timom. Ako ste vođa i brinete o neuspjehu održavanja uvodnih sastanaka za produktivnost.

Ovaj će vam članak dati potpuni vodič, primjere i savjete o tome što uvodne sastanke čini uspješnima.

U ovom ćete članku naučiti

• Što je uvodni sastanak?
• Koji je cilj uvodnog sastanka?
• Kako organizirati učinkovit uvodni sastanak
• Savjeti za uspješno organiziranje uvodnog sastanka
• Ključni za poneti

Što je uvodni sastanak?

Uvodni ili uvodni sastanak ima potpuno isto značenje kada je u pitanju upoznavanje s timom kada se članovi tima i njihovi voditelji prvi put službeno sastaju, kako bi se utvrdilo žele li uključeni pojedinci izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnost.

Cilj je dati članovima tima vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interese i ciljeve svakog sudionika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, možete organizirati formalne ili neformalne uvodne sastanke.

Standardni dnevni red uvodnog sastanka uključuje:

• Predstavite cilj sastanka
• Introduce the leaders and each member
• Razgovarajte o pravilima tima, radu, pogodnostima i tretmanima...
• Vrijeme je za igru
• Završite sastanke i poduzmite daljnje radnje

Koji je cilj uvodnih sastanaka?

Ne gledajte na predstavljanje samo kao okvir koji treba provjeriti. Iskoristite ovo vrijeme za uspostavljanje pravih veza, stjecanje jedinstvenih uvida i uspostavljanje okvira za besprijekoran timski rad. Uvodni sastanci su sjajni za:

• Pojačajte timski rad i timsku koheziju

The very first goal of introductory meetings is to bring strangers close to teammates. If you have never seen each other before and know little about them, there will lack of cohesion and connection, which can affect team spirit and productivity. When people can discuss and unify team rules, appropriate rewards, and punishment, or know that their leaders are fair and faithful people, their teammates are humble, reliable, empathetic, and more, trust will and a positive work environment will be built among the team.

• Razbijte napetost i neugodu

Produktivnost će vjerojatno pasti ako zaposlenici rade u radnom okruženju pod pritiskom. Također nije dobro ako zaposlenici plaše svog vođu, a ne da ih oni inspiriraju. Uvodni sastanci mogu pomoći novim timovima da se osjećaju samouvjerenije kako bi podijelili svoje ideje i mišljenja. Lako se počnu sprijateljiti, komunicirati i smanjiti nelagodu za daljnju suradnju. Na primjer, član tima ne oklijeva progovoriti i zatražiti pomoć kada ne može ispuniti rokove.

• Pomozite strukturirati i uskladiti standarde i prakse

Naglasak na pravilima i propisima važan je dio već prvih uvodnih sastanaka. Ako na početku timskog rada ne bude jasno, pošteno i izravno, to može dovesti do sukoba u timu i loše komunikacije. Naprotiv, ako možete natjerati tim da slijedi standardima i praksama, doći će do učinkovitosti resursa zbog učinkovitosti i učinkovitosti tima, u isto vrijeme, povećavajući zadovoljstvo poslom među članovima tima koji su dio kohezivnog tima.

Kako organizirati učinkovit uvodni sastanak

Uvodni sastanci mogu slijediti standardni proces planiranja sastanka s 5 Ps: Svrha, Planiranje, Priprema, Sudjelovanjei Napredak. Ovisno o vašem vremenskom ograničenju, broju sudionika, pozadini vašeg tima i vašim resursima, možete organizirati formalne ili povremene uvodne sastanke. Važan je prvi dojam. Više poštovanja i povjerenja koje će članovi vašeg tima cijeniti kada pokažete organizirane i obzirne sastanke.

• Svrha

Radi se o postavljanju ciljeva za sastanke. Budite jasni i koncizni kada nabrajate ciljeve sastanaka tako da lako možete sve vratiti u fokus ako sudionika ometu nepovezane aktivnosti. Možete razmotriti strukturiranje ciljeva slaganjem piramide ciljeva koja ocrtava svaki skup ciljeva na različitim razinama.

• Planiranje

The first thing new team leaders should do is plan the details or develop an agenda. When you have something to refer to, trying to remember everything by yourself relieves stress. You can create a template using a slideshow via PowerPoint ili rukom pisane kartice s znakovima.

• Priprema

This part involves some activities, such as preparing the meeting introduction script and reviewing the agenda before starting an official meeting. It will be easier for you to speak all key information and focus on the agenda with the support of speaker notes ora script when you suddenly slip your mind.

• Sudjelovanje

Ne zaboravite potaknuti nove članove da postavljaju pitanja i sudjeluju u interaktivnim aktivnostima tijekom sastanaka. Ako se čini da drugi tako oklijevaju, pitajte ih za mišljenje. Pobrinite se da svi u timu imaju priliku govoriti, a ne samo da se fokusirate na ekstrovertne članove. Možete organizirati anketu uživo tako da neki introverti mogu izravno podijeliti svoje mišljenje.

• Napredak

Sastanak biste trebali završiti sažetkom i informirati o radnjama za sljedeće korake. A praćenje nakon sastanka ključan je dio, možete razmotriti donošenje konačne odluke i dokumentirati je.

Savjeti za uspješno organiziranje uvodnog sastanka

• Koristite alat za interaktivnu prezentaciju

Osjećate li se sramežljivo ili neugodno prvog dana? Svoje uvodne sastanke možete učiniti 100 puta zabavnijim korištenjem interaktivnog alata za prezentaciju kao što je AhaSlides!

Postoji desetak načina da to učinite, ali preporučujemo ovaj nacrt da brzo probijete led:

• Počnite s uvodnim slajdom.
• Začinite stvari kvizovima o sebi s bodovima i ljestvicom najboljih.
• Završite slajdom s pitanjima i odgovorima na kraju gdje svatko može pitati stvari koje su se pitali o vama.

S AhaSlidesovom platformom za interaktivne prezentacije možete osmisliti uvjerljiv uvod koji će ljude odvesti na Mjesec🚀Isprobajte ovaj predložak ovdje:

• Započnite uvod s "mi"

The team works on the collaboration between team members to achieve common goals, not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of "we" culture. Try to use "we: rather than "I" as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are more dedicated to working for the team rather than for themselves.

• Zabavite svoje suigrače

How to kick off the introductory meetings in the most exciting ways? As all the members are new to each other, as a host, you can consider starting with some quick icebreakers. You can also set up 2 to 3 games and quizzes, and brainstorming sessions to let others have time to share their personality, talents, and thinking; communicate and work with others to improve team cohesion and workplace culture and connection. For example, you can try some games like Krug poštovanja, Smetlari, Biste li radije...

• Vrijeme za upravljanje

Usually, highly productive meetings can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn't running out while you still have a lot to cover.

Ključni za poneti

It is beneficial for your team to start teamwork with a new team by taking advantage of introductory meetings. Setting up a very first meeting can be challenging and intimidating. When you are in the preparation process, don’t hesitate to seek support even if you are a PowerPoint master. You can definitely make your work easier and save your day with AhaSlides.

Često postavljana pitanja

Ref: Doista. Bolje gore, LinkedIn