Kako ugostiti glatke uvodne sastanke | Najbolji savjeti otključani u 2024.!

Jesi li ikada bio uspješni uvodni sastanci?

Ako sudjelujete u novom međufunkcionalnom timu na poslu ili u novom projektnom timu, to može biti netko iz drugih odjela ili iz drugih tvrtki koje možda niste poznavali ili s kojima niste prije radili, a želite biti sigurni da vaš spremnost da se posvetite i uložite svoje vještine i ideje u tim — osobito ako je tim vrlo učinkovit. Stoga je bitno organizirati sastanak kako bi okupili nove suigrače.

Međutim, ne čudi ako se osjećate pomalo neugodno i nervozno jer čak i najiskusniji profesionalci imaju tremu kada imaju prvi sastanak s novim timom. Ako ste vođa i brinete o neuspjehu održavanja uvodnih sastanaka za produktivnost.

Ovaj će vam članak dati potpuni vodič, primjere i savjete o tome što uvodne sastanke čini uspješnima.

U ovom ćete članku naučiti

Više savjeta od AhaSlides

• Poslovni sastanci
• Stand up sastanak | Ultimativni vodič
• 8 najboljih savjeta za dobar sastanak

Što je uvodni sastanak?

Uvodni ili uvodni sastanak ima potpuno isto značenje kada je u pitanju upoznavanje s timom kada se članovi tima i njihovi voditelji prvi put službeno sastaju, kako bi se utvrdilo žele li uključeni pojedinci izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnost.

Cilj mu je dati članovima tima vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interese i ciljeve svakog sudionika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, možete organizirati formalne ili neformalne uvodne sastanke.

Standardni dnevni red uvodnog sastanka uključuje:

• Predstavite cilj sastanka
• Predstavite voditelje i svakog člana
• Razgovarajte o pravilima tima, radu, pogodnostima i tretmanima…
• Vrijeme je za igru
• Završite sastanke i poduzmite daljnje radnje

Koji je cilj uvodnih sastanaka?

Ne gledajte na predstavljanje samo kao okvir koji treba provjeriti. Iskoristite ovo vrijeme za uspostavljanje pravih veza, stjecanje jedinstvenih uvida i uspostavljanje okvira za besprijekoran timski rad. Uvodni sastanci su sjajni za:

• Pojačajte timski rad i timsku koheziju

Prvi cilj uvodnih sastanaka je približiti strance bliskim suigračima. Ako se nikada prije niste vidjeli i znate malo o njima, nedostajat će kohezije i povezanosti, što može utjecati na timski duh i produktivnost. Kada ljudi mogu raspravljati i ujediniti timska pravila, odgovarajuće nagrade i kazne, ili znaju da su njihovi vođe pošteni i vjerni ljudi, da su njihovi suigrači skromni, pouzdani, empatični i više od toga, izgradit će se povjerenje i pozitivno radno okruženje među tim.

• Razbijte napetost i neugodu

Produktivnost će vjerojatno pasti ako zaposlenici rade u radnom okruženju pod pritiskom. Također nije dobro ako zaposlenici plaše svog vođu, a ne da ih oni inspiriraju. Uvodni sastanci mogu pomoći novim timovima da se osjećaju samouvjerenije kako bi podijelili svoje ideje i mišljenja. Lako se počnu sprijateljiti, komunicirati i smanjiti nelagodu za daljnju suradnju. Na primjer, član tima ne oklijeva progovoriti i zatražiti pomoć kada ne može ispuniti rokove.

• Pomozite strukturirati i uskladiti standarde i prakse

Naglasak na pravilima i propisima važan je dio već prvih uvodnih sastanaka. Ako na početku timskog rada ne bude jasno, pošteno i izravno, to može dovesti do sukoba u timu i loše komunikacije. Naprotiv, ako možete natjerati tim da slijedi standardima i praksama, doći će do učinkovitosti resursa zbog učinkovitosti i učinkovitosti tima, u isto vrijeme, povećavajući zadovoljstvo poslom među članovima tima koji su dio kohezivnog tima.

Kako organizirati učinkovit uvodni sastanak

Uvodni sastanci mogu slijediti standardni proces planiranja sastanka s 5 Ps: Svrha, Planiranje, Priprema, Sudjelovanjei Napredak. Ovisno o vašem vremenskom ograničenju, broju sudionika, pozadini vašeg tima i vašim resursima, možete organizirati formalne ili povremene uvodne sastanke. Važan je prvi dojam. Više poštovanja i povjerenja koje će članovi vašeg tima cijeniti kada pokažete organizirane i obzirne sastanke.

• Svrha

Radi se o postavljanju ciljeva za sastanke. Budite jasni i koncizni kada nabrajate ciljeve sastanaka tako da lako možete sve vratiti u fokus ako sudionika ometu nepovezane aktivnosti. Možete razmotriti strukturiranje ciljeva slaganjem piramide ciljeva koja ocrtava svaki skup ciljeva na različitim razinama.

• Planiranje

Prva stvar koju bi novi voditelji timova trebali učiniti je isplanirati detalje ili razviti dnevni red. Kada se imate na što pozvati, pokušaj da se sami svega prisjetite oslobađa stresa. Možete izraditi predložak pomoću dijaprojekcije putem PowerPointa ili rukom pisane kartice s znakovima.

• Priprema

Ovaj dio uključuje neke aktivnosti kao što su priprema skripte za uvod u sastanak i pregled dnevnog reda prije početka službenog sastanka. Bit će vam lakše izgovoriti sve ključne informacije i usredotočiti se na dnevni red uz podršku bilješki govornika ili scenarija kada iznenada pogriješite.

• Sudjelovanje

Ne zaboravite potaknuti nove članove da postavljaju pitanja i sudjeluju u interaktivnim aktivnostima tijekom sastanaka. Ako se čini da drugi tako oklijevaju, pitajte ih za mišljenje. Pobrinite se da svi u timu imaju priliku govoriti, a ne samo da se fokusirate na ekstrovertne članove. Možete organizirati anketu uživo tako da neki introverti mogu izravno podijeliti svoje mišljenje.

• Napredak

Sastanak biste trebali završiti sažetkom i informirati o radnjama za sljedeće korake. A praćenje nakon sastanka ključan je dio, možete razmotriti donošenje konačne odluke i dokumentirati je.

Savjeti za uspješno organiziranje uvodnog sastanka

• Koristite alat za interaktivnu prezentaciju

Osjećate li se sramežljivo ili neugodno prvog dana? Svoje uvodne sastanke možete učiniti 100 puta zabavnijim korištenjem interaktivnog alata za prezentaciju kao što je AhaSlides!

A

Postoji desetak načina da to učinite, ali preporučujemo ovaj nacrt da brzo probijete led:

• Počnite s uvodnim slajdom.
• Začinite stvari kvizovima o sebi s bodovima i ljestvicom najboljih.
• Završite slajdom s pitanjima i odgovorima na kraju gdje svatko može pitati stvari koje su se pitali o vama.

S AhaSlidesovom platformom za interaktivne prezentacije možete napraviti uvjerljiv uvod koji će ljude odvesti na Mjesec🚀Isprobajte ovaj predložak ovdje:

• Započnite uvod s "mi"

Tim radi na suradnji između članova tima radi postizanja zajedničkih ciljeva, a ne pokazivanja osobnih talenata. Stoga je značajno naglasiti smisao kulture “mi”. Pokušajte koristiti "mi: umjesto "ja" što je više moguće u svojim uvodnim slajdovima i cijelim sastancima, osim u osobnom predstavljanju. To u konačnici potiče tim na učinkovitiju suradnju jer shvaćaju da dijele koherentnu viziju i više su posvećeni radu za tim nego za sebe.

• Zabavite svoje suigrače

Kako na najuzbudljivije načine započeti uvodne sastanke? Budući da su svi članovi novi jedni drugima, kao domaćin, možete razmisliti o početku s nekim brzim probijanjem leda. Također možete postaviti 2 do 3 igre i kviza te sesije za razmišljanje kako biste drugima dali vremena da podijele svoju osobnost, talente i razmišljanja; komunicirati i raditi s drugima na poboljšanju kohezije tima i kulture i povezanosti na radnom mjestu. Na primjer, možete isprobati neke igre poput Krug poštovanja, Smetlari, Biste li radije…

• Vrijeme za upravljanje

Obično vrlo produktivni sastanci mogu trajati od 15 do 45 minuta, posebice uvodni sastanci, koji bi trebali biti kontrolirani za 30 minuta. Dovoljno je vremena da se novi suigrači upoznaju, ukratko predstave i međusobno surađuju u nekoliko jednostavnih i zabavnih team-building aktivnosti. Također imate postavljena vremenska ograničenja za različite dijelove kako biste bili sigurni da vam vrijeme ne istječe dok još imate puno toga za prikriti.

Ključni za poneti

Za vaš tim je korisno započeti timski rad s novim timom koristeći uvodne sastanke. Dogovaranje prvog sastanka može biti izazovno i imitirajuće. Kada ste u procesu pripreme, nemojte se ustručavati potražiti podršku čak i ako ste majstor PowerPointa. Definitivno si možete olakšati posao i uštedjeti dan AhaSlides.

Često postavljana pitanja

Ref: Doista. Bolje gore, LinkedIn