Sastanci igraju ključnu ulogu u poduzećima i organizacijama, služeći kao platforma za raspravu i rješavanje problema i upravljanje unutarnjim poslovima za poticanje napretka. Kako bismo uhvatili bit ovih okupljanja, virtualnih ili osobnih, Zapisnik sastanka or zapisnik sa sastanka (MoM) ključni su za vođenje bilješki, sažimanje ključnih tema o kojima se raspravljalo i praćenje donesenih odluka i rezolucija.
Ovaj će vas članak voditi u pisanju učinkovitih zapisnika sa sastanka, s primjerima i predlošcima za korištenje, kao i najboljim praksama koje treba slijediti.
Pregled sadržaja
- Što su zapisnici sa sastanka?
- Tko je zapisničar?
- Kako napisati zapisnik sa sastanka
- Primjeri zapisnika sa sastanka (+ predlošci)
- Savjeti za stvaranje dobrih minuta sastanka
- Ključni za poneti
Nadamo se da će vam ovaj članak pomoći da više ne osjećate izazov pisanja zapisnika sa sastanka. I ne zaboravite biti kreativni i interaktivni na svakom svom sastanku s:
- AhaSlides Javni predložak
- Početni sastanak projekta
- Sastanak strateškog menadžmenta
- Poslovni sastanci |10 vrsta i najboljih praksi
- Dnevni red sjednice | 8 ključnih koraka, primjeri i besplatni predlošci
- E-pošta s pozivnicom za sastanak | Najbolji savjeti, primjeri i predlošci
- AI Kreator online kvizova | Oživite kvizove | 2024. otkriva
- Besplatni Word Cloud Creator
- 14 najboljih alata za razmišljanje u školi i na poslu u 2024
- Što je skala ocjenjivanja? | Besplatni kreator skale ankete
- Generator slučajnog tima | Izrađivač nasumičnih grupa iz 2024. otkriva
Što su zapisnici sa sastanka?
Zapisnik sa sastanka je pisani zapis rasprava, odluka i radnji koje se javljaju tijekom sastanka.
- Služe kao referenca i izvor informacija za sve polaznike i one koji nisu u mogućnosti prisustvovati.
- Oni pomažu osigurati da se važne informacije ne zaborave i da svi budu na istoj stranici o čemu se razgovaralo i koje radnje poduzeti.
- Također osiguravaju odgovornost i transparentnost dokumentiranjem odluka i obveza donesenih tijekom sastanka.
Tko je zapisničar?
Zapisničar je odgovoran za točno bilježenje rasprava i odluka donesenih tijekom sastanka.
Oni mogu biti administrativni službenik, tajnik, pomoćnik ili voditelj ili član volonterskog tima koji obavlja zadatak. Bitno je da zapisničar ima dobru organizaciju i vođenje bilješki te da može učinkovito sažeti rasprave.
Zabavno prisustvovanje sastancima AhaSlides
Okupite ljude u isto vrijeme
Umjesto da dolazite za svaki stol i 'provjeravate' ljude u slučaju da se ne pojave, sada možete prikupiti pozornost ljudi i provjeriti prisutnost zabavnim interaktivnim kvizovima s AhaSlides!
🚀 Nabavite besplatne predloške ☁️
Kako napisati zapisnik sa sastanka
Za učinkovit zapisnik sa sastanka, prvo, trebaju biti objektivni, biti činjenični zapis sastanka, te izbjegavajte osobna mišljenja ili subjektivna tumačenja rasprava. Sljedeći, treba biti kratak, jasan i lako razumljiv, usredotočite se samo na glavne točke i izbjegavajte dodavanje nepotrebnih detalja. Konačno, mora biti točan i osigurati da su sve snimljene informacije svježe i relevantne.
Idemo u detalje pisanja zapisnika sa sastanka sa sljedećim koracima!
8 bitnih komponenti zapisnika sa sastanka
- Datum, vrijeme i mjesto sastanka
- Popis sudionika i eventualne isprike zbog izostanka
- Dnevni red i svrha sastanka
- Sažetak rasprava i donesenih odluka
- Sva glasovanja i njihovi rezultati
- Radnje, uključujući odgovornu stranu i rok za dovršetak
- Sve sljedeće korake ili naknadne stavke
- Završne riječi ili prekid sastanka
Koraci za pisanje učinkovitog zapisnika sa sastanka
1/ Priprema
Prije sastanka upoznajte se s dnevnim redom sastanka i svim relevantnim popratnim materijalima. Provjerite imate li sve potrebne alate, poput prijenosnog računala, bilježnice i olovke. Također je dobra ideja pregledati zapisnike prethodnih sastanaka kako biste stekli dojam koje informacije uključiti i kako ih oblikovati.
2/ Bilježenje
Tijekom sastanka vodite jasne i koncizne bilješke o raspravama i donesenim odlukama. Trebali biste se usredotočiti na bilježenje ključnih točaka, odluka i radnji, umjesto da doslovce transkribirate cijeli sastanak. Obavezno uključite imena govornika ili bilo koje ključne citate te sve radnje ili odluke. I izbjegavajte pisati kratice ili stenografiju zbog koje drugi ne razumiju.
3/ Organizirajte zapisnik
Pregledajte i organizirajte svoje bilješke kako biste stvorili koherentan i sažet sažetak svojih minuta nakon sastanka. Možete koristiti naslove i grafičke oznake kako biste zapisnike učinili lakšima za čitanje. Nemojte zauzimati osobna mišljenja ili subjektivna tumačenja rasprave. Usredotočite se na činjenice i ono što je dogovoreno tijekom sastanka.
4/ Zapisivanje detalja
Vaš zapisnik sa sastanka trebao bi sadržavati sve relevantne pojedinosti, kao što su datum, vrijeme, mjesto i sudionici. I spomenite sve važne teme o kojima se razgovaralo, odluke i dodijeljene radnje. Obavezno zabilježite sva glasovanja koja su uzeta i ishod svih rasprava.
5/ Akcijski predmeti
Obavezno navedite sve stavke radnji koje su dodijeljene, uključujući tko je odgovoran i rok za dovršetak. Ovo je ključni dio zapisnika sa sastanka, jer osigurava da svatko zna svoje odgovornosti i rokove za njihovo ispunjavanje.
6/ Pregled i distribucija
Trebali biste provjeriti točnost i cjelovitost zapisnika i napraviti sve potrebne izmjene. Provjerite jesu li sve ključne točke i odluke zabilježene. Zatim možete podijeliti minute svim sudionicima, bilo osobno ili putem e-pošte. Pohranite kopiju minuta na centralizirano mjesto radi jednostavnog pristupa, kao što je zajednički disk ili platforma za pohranu u oblaku.
7/ Praćenje
Pobrinite se da se radnje sa sastanka prate i dovrše odmah. Koristite minute za praćenje napretka i osiguravanje provedbe odluka. Pomaže vam u održavanju odgovornosti i osigurava da je sastanak produktivan i učinkovit.
Primjeri zapisnika sa sastanka (+ predlošci)
1/ Primjer zapisnika sa sastanka: jednostavan predložak sastanka
Razina detalja i složenosti jednostavnih zapisnika sa sastanka ovisit će o svrsi sastanka i potrebama vaše organizacije.
Općenito, jednostavni zapisnici sa sastanaka koriste se za interne potrebe i ne moraju biti formalni ili sveobuhvatni kao druge vrste zapisnika sa sastanaka.
Dakle, ako vam je hitno potrebno i sastanak se vrti oko jednostavnog, ne previše važnog sadržaja, možete koristiti sljedeći predložak:
| Naslov sastanka: [Umetnite naslov sastanka] Datum: [Umetni datum] Vrijeme: [Umetni vrijeme] Mjesto: [Umetni lokaciju] Sudionici: [Umetnite imena sudionika] Isprike zbog odsutnosti: [Umetni imena] Dnevni red: [Umetnite 1. točku dnevnog reda] [Umetnite 2. točku dnevnog reda] [Umetnite 3. točku dnevnog reda] Sažetak sastanka: [Umetnite sažetak rasprava i odluka donesenih tijekom sastanka, uključujući sve ključne točke ili radnje.] Akcijske stavke: [Umetnite popis svih radnji koje su dodijeljene tijekom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za dovršetak.] Sljedeći koraci: [Umetnite sve sljedeće korake ili dodatne stavke o kojima se raspravljalo tijekom sastanka.] Završne napomene: [Umetnite sve završne riječi ili prekid sastanka.] Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik] |
2/ Primjer zapisnika sa sastanka: Predložak za sastanak odbora
Zapisnik sa sastanka odbora se bilježi i distribuira svim članovima, dajući zapis o donesenim odlukama i smjeru organizacije. Stoga bi trebao biti jasan, potpun, detaljan i formalan. Evo predloška zapisnika sa sastanka odbora:
| Naslov sastanka: Sastanak Upravnog odbora Datum: [Umetni datum] Vrijeme: [Umetni vrijeme] Mjesto: [Umetni lokaciju] Sudionici: [Umetnite imena sudionika] Isprike zbog odsutnosti: [Umetnite imena onih koji su se ispričali zbog izostanka] Dnevni red: 1. Odobrenje zapisnika s prethodne sjednice 2. Pregled financijskog izvješća 3. Rasprava o strateškom planu 4. Razno Sažetak sastanka: 1. Odobrenje zapisnika s prethodnog sastanka: [Umetnite istaknute dijelove s prethodnog sastanka pregledani su i odobreni] 2. Pregled financijskog izvješća: [Umetnite naglaske trenutne financijske situacije i preporuke za buduće financijsko planiranje] 3. Rasprava o strateškom planu: [Umetnite o čemu je odbor raspravljao i ažurirao strateški plan organizacije] 4. Ostalo: [Umetnuti sva druga važna pitanja koja nisu bila na dnevnom redu] Akcijske stavke: [Umetnite popis svih radnji koje su dodijeljene tijekom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za dovršetak] Sljedeći koraci: Odbor će imati naknadni sastanak u [Umetni datum]. Završne napomene: Sastanak je prekinut u [Umetni vrijeme]. Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik] |
Ovo je samo osnovni predložak sastanka odbora i možda ćete htjeti dodati ili ukloniti elemente ovisno o potrebama vašeg sastanka i organizacije.
3/ Primjer zapisnika sa sastanka: Predložak za upravljanje projektom
Evo primjera zapisnika sastanka za predložak upravljanja projektom:
| Naslov sastanka: Sastanak tima za upravljanje projektom Datum: [Umetni datum] Vrijeme: [Umetni vrijeme] Mjesto: [Umetni lokaciju] Sudionici: [Umetnite imena sudionika] Isprike zbog odsutnosti: [Umetnite imena onih koji su se ispričali zbog izostanka] Dnevni red: 1. Pregled statusa projekta 2. Rasprava o rizicima projekta 3. Pregled napretka tima 4. Razno Sažetak sastanka: 1. Pregled statusa projekta: [Umetnite sve ažurirane podatke o napretku i istaknite sva pitanja koja treba riješiti] 2. Rasprava o rizicima projekta: [Umetnite potencijalne rizike za projekt i plan za ublažavanje tih rizika] 3. Pregled napretka tima: [Umetnite pregledani napredak i raspravite sva nastala pitanja] 4 Ostalo: [Umetnuti sva druga važna pitanja koja nisu bila na dnevnom redu] Akcijske stavke: [Umetnite popis svih radnji koje su dodijeljene tijekom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za dovršetak] Sljedeći koraci: Tim će imati naknadni sastanak u [Umetni datum]. Završne napomene: Sastanak je prekinut u [Umetni vrijeme]. Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik] |
Savjeti za stvaranje dobrih minuta sastanka
Ne opterećujte se bilježenjem svake riječi, usredotočite se na bilježenje glavnih tema, ishoda, odluka i radnji. Stavite rasprave na platformu uživo kako biste mogli uhvatiti sve riječi u jednu veliku mrežu🎣 - AhaSlides'ploča ideja je intuitivan i jednostavan alat kako bi svi mogli brzo poslati svoje ideje. Evo kako ćete to učiniti:
Izradite novu prezentaciju sa svojim AhaSlides račun, zatim dodajte slajd Brainstorm u odjeljak "Anketa".
Napišite svoje tema rasprave, zatim pritisnite "Predstavi" kako bi se svi na sastanku mogli pridružiti i poslati svoje ideje.
Zvuči lagano, zar ne? Isprobajte ovu značajku sada, to je samo jedna od korisnih značajki koje će vam olakšati sastanke uz živahne, snažne rasprave.
Ključni za poneti
Svrha zapisnika sa sastanka je pružiti pregled sastanka na visokoj razini za one koji nisu mogli prisustvovati, kao i voditi evidenciju o ishodima sastanka. Stoga bi zapisnici trebali biti organizirani i lako razumljivi, ističući najvažnije informacije jasno i sažeto.
