Što je upravljanje projektima? | Sve što treba znati u 2024

Utapanje u rokovima? Osjećate se preopterećeno? Ovladati; majstorski Project Managementu 2024. i transformirajte način rada.

Stoljećima je sustav brzog prijevoza u području zaljeva San Francisca (BART) s 400,000 putnika dnevno bio jedan od najuspješnijih projekata, a Bechtel je vodeći svjetski projektni menadžer masivnih građevinskih i inženjerskih projekata. Ovaj primjer je odličan dokaz koliko je važno učinkovito upravljanje projektima. Srž uspjeha svakog projekta leži iza dobrih voditelja projekta.

Stoga ćemo u ovom članku istražiti što je upravljanje projektima, koliko je važno i koje su najbolje tehnike za raspored, planiranje, kontrolu i evaluaciju projekta. 

Pregled sadržaja

• Što je upravljanje projektima i primjeri?
• Zašto je upravljanje projektima važno?
  • Uštedite vrijeme i novac
  • Poboljšajte suradnju i komunikaciju
  • Umanjite rizike i probleme
• Koje su tri ključne faze upravljanja projektom?
  • Planiranje projekta
  • Planiranje projekta
  • Kontroling projekta
• Što su tehnike upravljanja projektima: PERT i CPM
• Korištenje softvera za upravljanje projektima za upravljanje projektima
• Često postavljana pitanja
• Bottom Line

Savjeti za bolji angažman

• Osobni razvoj
• Performance Management

Što je upravljanje projektima i primjeri?

Projekti su uobičajeni dio naše svakodnevice. Možda planiramo vjenčanje ili rođendansku proslavu iznenađenja, preuređujemo kuću ili pripremamo školski projekt koji će trajati cijeli semestar. Mogu se spomenuti veći projekti kao što su izgradnja mosta, preseljenje stanovnika, proizvodnja novih linija aviona i drugo. Svi oni trebaju upravljanje projektima. 

Upravljanje projektima opisuje sustavni pristup, metodologije i prakse koje se koriste za raspored, planiranje, kontrolu i evaluaciju projekata od početka do završetka. Obuhvaća širok raspon aktivnosti i procesa usmjerenih na postizanje specifičnih ciljeva unutar definiranih ograničenja kao što su vrijeme, troškovi, opseg, kvaliteta i resursi.

Zašto je upravljanje projektima važno?

Teško je poreći značaj menadžmenta u projektima koji pomaže da svaki poslovni projekt teče učinkovitije i djelotvornije. Prođimo kroz tri glavne prednosti učinkovitog upravljanja projektima.

Uštedite vrijeme i novac

Dobra organizacija projekta uključuje pažljivo planiranje i raspodjelu resursa. Voditelji projekta procjenjuju zahtjeve projekta, identificiraju potrebne resurse i učinkovito ih raspoređuju. Točnom procjenom potreba za resursima i izbjegavanjem prenamjene ili nedovoljne iskorištenosti, voditelji projekata optimiziraju korištenje resursa, smanjujući nepotrebne troškove i štedeći vrijeme.

Poboljšajte suradnju i komunikaciju

Voditelji projekta definiraju i komuniciraju jasne uloge i odgovornosti članovima tima. Svaki pojedinac razumije svoje specifične zadatke, rezultate i područja odgovornosti. Ova jasnoća smanjuje zabunu i preklapanja, omogućujući članovima tima da zajedno rade glatko i učinkovito.

Umanjite rizike i probleme

Projekti sami po sebi uključuju rizike i neizvjesnosti koji, ako se njima ne upravlja, mogu dovesti do značajnih izazova ili čak neuspjeha. Dobro upravljanje projektima naglašava identifikaciju rizika, procjenu i strategije ublažavanja. Ranim predviđanjem i rješavanjem potencijalnih problema, voditelji projekata mogu minimizirati njihov utjecaj i osigurati da projekti ostanu na pravom putu ili čak budu dovršeni prije željenog roka.

Odlazak: Što radi Scrum majstor?

Koje su tri ključne faze upravljanja projektom?

Upravljanje projektima uključuje tri faze: planiranje projekta, planiranje projekta i kontrolu projekta. Ovdje su detalji svake faze.

Planiranje projekta

Upravljanje i organizacija projekta započinju fazom planiranja, gdje se definiraju ciljevi projekta, ciljevi i opseg. Tijekom ove faze voditelji projekta blisko surađuju s dionicima kako bi razumjeli njihove zahtjeve i očekivanja.

Ključno je napomenuti da postoji nekoliko metoda koje se koriste u planiranju projekta, a jedan od najučinkovitijih načina planiranja je struktura raščlambe rada (WBS). Definira se kao proces dijeljenja projekta na njegove glavne podkomponente (ili zadatke), koje se zatim dijele na detaljnije komponente i na kraju na skup aktivnosti i s njima povezanih troškova.

Povezano: Pogled iz ptičje perspektive na proces planiranja projekta

Planiranje projekta

Planiranje projekta odnosi se na proces redoslijeda i raspodjele vremena za sve projektne aktivnosti. U ovoj fazi menadžeri odlučuju koliko će svaka aktivnost trajati i izračunavaju resurse potrebne u svakoj fazi proizvodnje.

Svrha planiranja projekta može se sažeti na sljedeći način:

• Prikaz odnosa svake aktivnosti s drugima i s cijelim projektom
• Utvrđivanje logičkog reda i korelacije među aktivnostima
• Olakšavanje uspostave realnih procjena vremena i troškova za svaku aktivnost
• Osiguravanje da se ljudi, novac i materijalni resursi optimalno koriste identificiranjem kritičnih uskih grla.

Jedan popularan pristup planiranju projekta je gantogram. Gantogrami su jeftine metode čiji je cilj pomoći menadžerima da osiguraju sljedeće:

• Aktivnosti su planirane
• Redoslijed izvedbe je dokumentiran
• Bilježe se procjene vremena aktivnosti
• Razvijeno je ukupno vrijeme projekta. 

Povezano:

• Tehnika vremenskog boksa – Vodič za korištenje u 2024
• Primjer rasporeda projekta

Kontroling projekta

Kontrola projekta opisuje pažljivo rukovanje resursima, troškovima, kvalitetom i proračunima. Kontrola projekata može biti teška. Nisu svi projekti u početku dobro definirani, neki mogu biti loše definirani. Projekti obično postaju dobro definirani tek nakon detaljnog opsežnog početnog planiranja i pažljivog definiranja potrebnih inputa, resursa, procesa i izlaza.

U kontrolingu postoji izraz koji se zove metodologija vodopada koji uključuje sekvencijalni pristup gdje se projekt fokusira na korak po korak i svaka faza je dovršena prije prelaska na sljedeću. Voditelj projekta i tim usredotočeni su na planiranje i izvođenje jedne faze u isto vrijeme, slijedeći unaprijed određeni slijed. Kada su ograničenja poznata, promjene su dovoljno male da se njima može upravljati bez značajne revizije planova.

Za razliku od Waterfall metodologije, Agilna metodologijanaglašava paralelno ili istovremeno planiranje i izvođenje komponenti projekta. Obično se povezuje s agilnim metodologijama kao što su Scrum i Kanban. Umjesto da dovrše svaku fazu prije započinjanja sljedeće, timovi rade na više aspekata projekta istovremeno, usredotočujući se na manje iteracije ili vremenski ograničene korake. Postoje brojne kontrolne točke i petlje povratnih informacija za praćenje napretka, što vam može pomoći da kasnije izvršite evaluaciju projekta.

Odlazak: Provedba projekta iProces evaluacije projekta

Što su tehnike upravljanja projektima: PERT i CPM

I tehnika evaluacije i pregleda programa (PERT) i metoda kritičnog puta (CPM) dobro su poznate tehnike upravljanja projektima koje se koriste za planiranje i raspored aktivnosti, a koje dijele sličnosti u smislu ukupnog procesa od 6 koraka kako slijedi:

• Definirajte projektne aktivnosti potrebne za završetak projekta i pripremite strukturu raščlambe rada
• Identificirajte koje aktivnosti ovise o drugima i uspostavite logične odnose, kao što su "završi-početak" ili "početak-početak".
• Nacrtajte mrežu koja povezuje sve aktivnosti koristeći čvorove za predstavljanje aktivnosti i strelice za prikaz tijeka i ovisnosti između njih
• Procijenite trajanje i trošak svake aktivnosti 
• Odredite kritični put (najduži niz zavisnih aktivnosti koji određuje minimalno trajanje projekta)
• Tijekom cijelog projekta, napredak se prati prema rasporedu i po potrebi se rade prilagodbe kako bi se osigurao pravovremeni završetak.

Koje su prednosti i nedostaci PERT-a i CPM-a?

Postoji kritika o PERT-u i CPM-u jesu li važni za upravljanje projektima. Evo prednosti i ograničenja dviju tehnika:

Prednosti

Ograničenja

- Omogućuju sustavan pristup planiranju projekata, posebice velikih, složenih projekata s brojnim aktivnostima. - Usredotočujući se na kritične aktivnosti na kritičnom putu, voditelji projekta mogu odrediti prioritet resursima i naporima kako bi osigurali pravovremeni završetak projekta. - Oni također nude okvir za praćenje napretka projekta i njegovu usporedbu s planiranim rasporedom.

- Precizno identificiranje i kvantificiranje ovih ovisnosti može biti izazovno - Procjene vremena u upravljanju projektima često mogu biti subjektivne i pod utjecajem različitih čimbenika, što dovodi do rizika od pristranih procjena i potencijalnih netočnosti u vremenskom okviru projekta. - Jednako je važno pomno pratiti gotovo kritične staze unutar projekta. Zanemarivanje ovih gotovo kritičnih puteva može predstavljati inherentne rizike i može rezultirati potencijalnim kašnjenjima ili poremećajima u ukupnom vremenskom okviru projekta.

Korištenje softvera za upravljanje projektima za upravljanje projektima

Što je najbolje softver za upravljanje projektima ? Postoji nekoliko opcija za tvrtke za upravljanje projektima. Ovisno o veličini projekta, voditelji mogu odlučiti koristiti gore navedene pristupe za upravljanje malim projektima ili uključiti specijalizirani softver za upravljanje projektima za velike i složene projekte.

Vrijedno je predstaviti Microsoft Project, jedan od najpopularnijih specijaliziranih softvera, koji je izuzetno koristan u crtanju projektnih mreža, određivanju rasporeda projekta, te upravljanju projektnim troškovima i drugim resursima te evaluaciji projekta. Također možete razmotrite njegove alternativekao što su Asana, Trello, Jira i Basecamp softver za upravljanje projektima. Svi su plaćeni softveri za upravljanje projektima s besplatnom probom mnogih naprednih značajki koje vam mogu pomoći da učinkovitije upravljate svojim projektima i timovima.  

Povezano: 10 savjeta za učinkovito korištenje Asana upravljanja projektima u 2024 or Alternative za Microsoft Project

Često postavljana pitanja

Bottom Line

Kao što vidimo, svakoj se tvrtki isplati ulagati u unapređenje vještina upravljanja projektima. Učinkovitom upravljanju projektima ne mogu nedostajati snalažljivi projektni menadžeri i visokoučinkoviti tim. Postoji mnogo certificiranih tečajeva i obuka može pomoći polaznicima da steknu dublja i korisna znanja o upravljanju projektima. Ako ste samopouzdani i dovoljno dobro pripremljeni, zašto ne biste prihvatili izazov PMI, najcjenjeniji svjetski certifikat za upravljanje projektima, koji obuhvaća tradicionalne, agilne i hibridne koncepte. 

Međutim, ako želite uštedjeti novac, pohađanje besplatnog tečaja upravljanja projektima na Courseri također je odlična ideja. Za Hr-ere, korištenje prilagođene obuke također može dovesti do boljih rezultata. S njim možete osmisliti zanimljive lekcije AhaSlides prezentacijaalat, gdje možete pronaći mnoge besplatne prilagodljive predloške interaktivnih kvizova i igara zajedno s jedinstvenim efektima prezentacije.

Citirani rad: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Upravljanje operacijama : Održivosti Supply Chain Management12. ur. (12. izdanje).

Ref: Timski rad | M. Biblioteka