Bilo da upravljate projektima, vodite tvrtku ili radite kao freelancer, projekt igra ključnu ulogu u pokretanju rasta vašeg poslovnog modela. Nudi strukturiran i sustavan način za procjenu izvedbe projekta, određivanje područja koja trebaju poboljšanja i postizanje optimalnih rezultata. 

U ovom blog nakon toga, zadubit ćemo se u evaluaciju projekta, otkriti njegovu definiciju, prednosti, ključne komponente, vrste, primjere evaluacije projekta, izvješćivanje nakon evaluacije i izraditi proces evaluacije projekta.

Istražimo kako evaluacija projekta može odvesti vaše poslovanje prema novim visinama.

Pregled sadržaja

Što je evaluacija projekta?

Evaluacija projekta je procjena izvedbe, učinkovitosti i ishoda projekta. Uključuje podatke kako bi se vidjelo je li projekt analizirao svoje ciljeve i ispunio kriterije uspjeha. 

Evaluacija projekta nadilazi jednostavno mjerenje rezultata i rezultata; ispituje sveukupni učinak i vrijednost koju projekt stvara.

Učeći iz onoga što je uspjelo, a što nije, organizacije mogu poboljšati svoje planiranje i napraviti promjene kako bi sljedeći put dobile još bolje rezultate. To je kao da se vraćate korak unatrag da vidite širu sliku i shvatite kako stvari učiniti još uspješnijim.

Prednosti evaluacije projekta

Evaluacija projekta nudi nekoliko ključnih prednosti koje doprinose uspjehu i rastu organizacije, uključujući:

Slika: freepik

Ključne komponente evaluacije projekta

1/ Jasni ciljevi i kriteriji

Evaluacija projekta počinje postavljanjem jasnih ciljeva i kriterija za mjerenje uspjeha. Ovi ciljevi i kriteriji daju okvir za evaluaciju i osiguravaju usklađenost s ciljevima projekta.

Evo nekoliko primjera planova evaluacije projekta i pitanja koja mogu pomoći u definiranju jasnih ciljeva i kriterija:

Pitanja za definiranje jasnih ciljeva:

  1. Koje konkretne ciljeve želimo postići ovim projektom?
  2. Kojim mjerljivim ishodima ili rezultatima težimo?
  3. Kako možemo kvantificirati uspjeh ovog projekta?
  4. Jesu li ciljevi realni i dostižni unutar danih resursa i vremenskog okvira?
  5. Jesu li ciljevi usklađeni sa strateškim prioritetima organizacije?

Primjeri kriterija ocjenjivanja:

  1. Isplativost: Procjena je li projekt dovršen unutar dodijeljenog proračuna i je li isporučena vrijednost za novac.
  2. Kronologija: Procjena je li projekt dovršen u okviru planiranog rasporeda i ispunjenih prekretnica.
  3. Kvaliteta: Ispitivanje ispunjavaju li projektni rezultati i ishodi unaprijed određene standarde kvalitete.
  4. Zadovoljstvo dionika: Prikupite povratne informacije od dionika kako biste procijenili njihovu razinu zadovoljstva rezultatima projekta.
  5. Udarac: Mjerenje šireg utjecaja projekta na organizaciju, klijente i zajednicu.

2/ Prikupljanje i analiza podataka

Učinkovita evaluacija projekta oslanja se na prikupljanje relevantnih podataka za procjenu izvedbe projekta. To uključuje prikupljanje kvantitativnih i kvalitativnih podataka putem različitih metoda kao što su ankete, intervjui, promatranja i analiza dokumenata. 

Prikupljeni podaci zatim se analiziraju kako bi se dobio uvid u prednosti, slabosti i ukupnu izvedbu projekta. Evo nekoliko primjera pitanja kada se pripremate za prikupljanje i analizu podataka:

3/ Mjerenje učinka

Mjerenje uspješnosti uključuje procjenu napretka, rezultata i ishoda projekta u odnosu na utvrđene ciljeve i kriterije. Uključuje praćenje ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) i procjenu pridržavanja projekta rokovima, proračunima, standardima kvalitete i zahtjevima dionika.

4/ Uključivanje dionika

Dionici su pojedinci ili grupe na koje projekt izravno ili neizravno utječe ili imaju značajan interes u njegovim ishodima. Mogu uključivati ​​sponzore projekta, članove tima, krajnje korisnike, kupce, članove zajednice i druge relevantne strane. 

Uključivanje dionika u proces evaluacije projekta znači njihovo uključivanje i traženje njihovih perspektiva, povratnih informacija i uvida. Angažiranjem dionika razmatraju se njihova različita stajališta i iskustva, čime se osigurava sveobuhvatnija evaluacija.

5/ Izvještavanje i komunikacija

Posljednja ključna komponenta evaluacije projekta je izvješćivanje i komunikacija rezultata evaluacije. To uključuje pripremu sveobuhvatnog evaluacijskog izvješća koje predstavlja nalaze, zaključke i preporuke. 

Učinkovita komunikacija rezultata evaluacije osigurava da su dionici informirani o izvedbi projekta, naučenim lekcijama i potencijalnim područjima za poboljšanje.

Slika: freepik

Vrste evaluacije projekta

Općenito postoje četiri glavne vrste evaluacije projekta:

#1 - Procjena učinka

Ova vrsta evaluacije usmjerena je na procjenu uspješnosti projekta u smislu njegovog pridržavanja projektni planovi, rasporedi, proračuni, i standarde kvalitete

Ispituje ispunjava li projekt svoje ciljeve, isporučuje li planirane rezultate i učinkovito koristi resurse.

#2 - Evaluacija ishoda

Evaluacija ishoda procjenjuje širi utjecaj i rezultate projekta. Ona nadilazi neposredne rezultate i ispituje dugoročne ishode i koristi koje je projekt generirao. 

Ova vrsta evaluacije razmatra je li projekt postigao svoje željeni ciljevi, stvorio pozitivne promjene, i pridonio namjeravane utjecaje.

#3 - Evaluacija procesa

Evaluacija procesa ispituje učinkovitost i učinkovitost procesa provedbe projekta. Ocjenjuje upravljanje projektom strategije, metodologijei pristupi koristi za izvođenje projekta. 

Ova vrsta evaluacije usmjerena je na prepoznavanje područja za poboljšanje u planiranju projekta, izvršenju, koordinaciji i komunikaciji.

#4 - Procjena utjecaja

Evaluacija učinka ide čak i dalje od evaluacije ishoda i ima za cilj određivanje projekta uzročna veza s uočenim promjenama ili utjecajima. 

Nastoji razumjeti u kojoj se mjeri projekt može pripisati postignutim ishodima i utjecajima, uzimajući u obzir vanjske čimbenike i potencijalna alternativna objašnjenja.

* Napomena: Ove vrste evaluacije mogu se kombinirati ili prilagoditi specifičnim potrebama i kontekstu projekta. 

Primjeri evaluacije projekta

Različiti primjeri evaluacije projekata su sljedeći:

#1 - Procjena učinka 

Građevinski projekt ima za cilj dovršiti zgradu unutar određenog vremenskog okvira i proračuna. Procjena učinka procijenila bi napredak projekta, poštivanje rasporeda izgradnje, kvalitetu izrade i korištenje resursa. 

SastavniMjerenje/pokazateljPlanskiStvaranvarijacija
Plan izgradnjePrekretnice postignute[Planirane prekretnice][Stvarne prekretnice][Odstupanje u danima]
Kvaliteta izradeInspekcije mjesta[Planirani pregledi][Stvarne inspekcije][Odstupanje u broju]
Korištenje resursaIskorištenost proračuna[Planirani proračun][Stvarni troškovi][Odstupanje u iznosu]

#2 - Evaluacija ishoda

Neprofitna organizacija provodi projekt razvoja zajednice o poboljšanju stope pismenosti u siromašnim četvrtima. Evaluacija ishoda uključivala bi procjenu razine pismenosti, pohađanja škole i angažmana zajednice. 

SastavniMjerenje/pokazateljPrije intervencijePost-IntervencijaPromjena/utjecaj
Razine pismenostiOcjenjivanje čitanja[Rezultati prije ocjenjivanja][Ocjene nakon ocjenjivanja][Promjena rezultata]
Pohađanje školeEvidencija posjećenosti[Dolazak prije intervencije][Dolazak nakon intervencije][Promjena u prisustvu]
Angažman u zajedniciAnkete ili povratne informacije[Povratne informacije prije intervencije][Povratne informacije nakon intervencije][Promjena angažmana]

#3 - Evaluacija procesa - Primjeri evaluacije projekta

IT projekt uključuje implementaciju novog softverskog sustava u odjelima tvrtke. Evaluacija procesa ispitala bi procese i aktivnosti provedbe projekta.

SastavniMjerenje/pokazateljPlanskiStvaranvarijacija
Planiranje projektaPridržavanje plana[Planirano pridržavanje][Stvarno pridržavanje][Odstupanje u postocima]
komunikacijaPovratne informacije od članova tima[Planirane povratne informacije][Stvarne povratne informacije][Odstupanje u broju]
TreningEvaluacije treninga[Planirane evaluacije][Stvarne ocjene][Razlika u ocjeni]
Upravljanje promjenamaPromijenite stope usvajanja[Planirano usvajanje][Stvarno usvajanje][Odstupanje u postocima]

#4 - Procjena utjecaja

Javnozdravstvena inicijativa ima za cilj smanjiti prevalenciju određene bolesti u ciljanoj populaciji. Evaluacija učinka procijenila bi doprinos projekta smanjenju stope bolesti i poboljšanju zdravstvenih ishoda zajednice.

SastavniMjerenje/pokazateljPrije intervencijePost-IntervencijaUtjecaj
Prevalencija bolestiZdravstveni kartoni[Prevalencija prije intervencije][Prevalencija nakon intervencije][Promjena u prevalenciji]
Zdravstveni ishodi zajedniceAnkete ili procjene[Ishodi prije intervencije][Ishodi nakon intervencije][Promjena ishoda]
Slika: freepik

Korak-po-korak za izradu evaluacije projekta

Evo vodiča korak po korak koji će vam pomoći da napravite evaluaciju projekta:

1/ Definirajte svrhu i ciljeve

2/ Identificirajte kriterije i pokazatelje ocjenjivanja

3/ Metode prikupljanja podataka plana

4/ Prikupite podatke

5/ Analizirajte podatke

Nakon što se podaci prikupe, analizirajte ih kako biste došli do smislenih uvida. Možete koristiti alate i tehnike za tumačenje podataka i prepoznavanje obrazaca, trendova i ključnih nalaza. Osigurajte da je analiza usklađena s kriterijima i ciljevima ocjenjivanja.

6/ Izvucite zaključke i dajte preporuke

7/ Komunicirajte i dijelite rezultate 

Post evaluacija (izvješće) 

Ako ste dovršili evaluaciju projekta, vrijeme je za naknadno izvješće koje će pružiti sveobuhvatan pregled procesa evaluacije, njegovih rezultata i implikacija na projekte. 

Primjeri evaluacije projekta
Primjeri evaluacije projekta

Ovo su točke koje trebate imati na umu za izvješćivanje nakon evaluacije:

Predlošci za evaluaciju projekta

Evo predloška za cjelokupnu evaluaciju projekta. Možete ga prilagoditi na temelju svojih specifičnih potreba za projektom i evaluacijom:

Uvod:
- Pregled projekta: [...]
- Svrha evaluacije:[...]

Kriteriji evaluacije:
- Jasni ciljevi:
- Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI):[...]
- Evaluacijska pitanja:[...]

Prikupljanje podataka i analiza:
- Izvori podataka:[...]
- Metode prikupljanja podataka:[...]
- Tehnike analize podataka: [...]

Komponente evaluacije:
a. Procjena izvedbe:
- Procijenite napredak projekta, pridržavanje rasporeda, kvalitetu rada i iskorištenost resursa.
- Usporedite stvarna postignuća s planiranim prekretnicama, provedite inspekcije na lokaciji i pregledajte financijska izvješća.

b. Evaluacija ishoda:
- Ocijenite utjecaj projekta na željene rezultate i koristi.
- Mjerenje promjena u relevantnim pokazateljima, provođenje anketa ili procjena i analiza podataka za procjenu učinkovitosti projekta.

c. Evaluacija procesa:
- Ispitati procese i aktivnosti provedbe projekta.
- Procijeniti planiranje projekta, komunikaciju, obuku i strategije upravljanja promjenama.

d. Uključivanje dionika:
- Uključite dionike tijekom cijelog procesa evaluacije.
- Prikupite povratne informacije, uključite dionike u ankete ili intervjue i razmotrite njihove perspektive i očekivanja.

e. Procjena utjecaja:
- Odrediti doprinos projekta širim promjenama ili utjecajima.
- Prikupiti podatke o pokazateljima prije i nakon intervencije, analizirati zapise i mjeriti učinak projekta.

Izvještavanje i preporuke:
- Nalazi evaluacije:[...]
- Preporuke:[...]
- Naučene lekcije:[...]

Zaključak:
- Ponovite glavne nalaze i zaključke evaluacije.
- Naglasite važnost korištenja evaluacijskih uvida za buduće odlučivanje i poboljšanje.

Ključni za poneti 

Evaluacija projekta kritičan je proces koji pomaže u procjeni izvedbe, ishoda i učinkovitosti projekta. Pruža vrijedne informacije o tome što je dobro funkcioniralo, područjima za poboljšanje i naučenim lekcijama. 

Često postavljana pitanja

Koje su 4 vrste evaluacije projekta?

Evaluacija učinka, evaluacija ishoda, evaluacija procesa i evaluacija učinka.

Koji su koraci u evaluaciji projekta?

Evo koraka koji će vam pomoći da napravite evaluaciju projekta:
Definirajte svrhu i ciljeve
Odredite kriterije i pokazatelje ocjenjivanja
Planirajte metode prikupljanja podataka
Prikupite podatke i analizirajte podatke
Izvedite zaključke i dajte preporuke
Komunicirajte i dijelite rezultate

Kojih je 5 elemenata evaluacije u upravljanju projektima?

Jasni ciljevi i kriteriji
Prikupljanje i analiza podataka
Mjerenje učinkovitosti
Angažiranje dionika
Izvještavanje i komunikacija

Ref: Voditeljica projekta | Zajednica Eval | AHRQ