Bilo da upravljate projektima, vodite tvrtku ili radite kao freelancer, projekt igra ključnu ulogu u pokretanju rasta vašeg poslovnog modela. Nudi strukturiran i sustavan način za procjenu izvedbe projekta, određivanje područja koja trebaju poboljšanja i postizanje optimalnih rezultata.
U ovom blog nakon toga, zadubit ćemo se u evaluaciju projekta, otkriti njegovu definiciju, prednosti, ključne komponente, vrste, primjere evaluacije projekta, izvješćivanje nakon evaluacije i izraditi proces evaluacije projekta.
Istražimo kako evaluacija projekta može odvesti vaše poslovanje prema novim visinama.
Pregled sadržaja
Što je evaluacija projekta?
Evaluacija projekta je procjena izvedbe, učinkovitosti i ishoda projekta. Uključuje podatke kako bi se vidjelo je li projekt analizirao svoje ciljeve i ispunio kriterije uspjeha.
Evaluacija projekta nadilazi jednostavno mjerenje rezultata i rezultata; ispituje sveukupni učinak i vrijednost koju projekt stvara.
Učeći iz onoga što je uspjelo, a što nije, organizacije mogu poboljšati svoje planiranje i napraviti promjene kako bi sljedeći put dobile još bolje rezultate. To je kao da se vraćate korak unatrag da vidite širu sliku i shvatite kako stvari učiniti još uspješnijim.
Prednosti evaluacije projekta
Evaluacija projekta nudi nekoliko ključnih prednosti koje doprinose uspjehu i rastu organizacije, uključujući:
- Poboljšava donošenje odluka: Pomaže organizacijama da procijene izvedbu projekta, identificiraju područja za poboljšanje i razumiju čimbenike koji pridonose uspjehu ili neuspjehu. Tako mogu donositi informiranije odluke o raspodjeli resursa, određivanju prioriteta projekata i strateškom planiranju.
- Poboljšava izvedbu projekta: Kroz evaluaciju projekta, organizacije mogu identificirati snage i slabosti unutar svojih projekata. To im omogućuje provedbu korektivnih mjera za poboljšanje rezultata projekta.
- Pomaže u smanjenju rizika: Redovitom procjenom napretka projekta organizacije mogu prepoznati potencijalne rizike i poduzeti rješenja za smanjenje mogućnosti kašnjenja projekta, prekoračenja proračuna i drugih neočekivanih problema.
- Potiče kontinuirano poboljšanje: Analizom projektnih neuspjeha, organizacije mogu poboljšati svoje prakse upravljanja projektima, ovaj iterativni pristup poboljšanju potiče inovacije, učinkovitost i ukupni uspjeh projekta.
- Poboljšava angažman i zadovoljstvo dionika: Ocjenjivanje ishoda i prikupljanje povratnih informacija dionika omogućuje organizacijama da razumiju njihove potrebe, očekivanja i razine zadovoljstva.
- Promiče transparentnost: Rezultati evaluacije mogu se priopćiti dionicima, čime se pokazuje transparentnost i gradi povjerenje. Rezultati daju objektivnu procjenu izvedbe projekta, osiguravajući da su projekti usklađeni sa strateškim ciljevima i da se resursi učinkovito koriste.

Ključne komponente evaluacije projekta
1/ Jasni ciljevi i kriteriji
Evaluacija projekta počinje postavljanjem jasnih ciljeva i kriterija za mjerenje uspjeha. Ovi ciljevi i kriteriji daju okvir za evaluaciju i osiguravaju usklađenost s ciljevima projekta.
Evo nekoliko primjera planova evaluacije projekta i pitanja koja mogu pomoći u definiranju jasnih ciljeva i kriterija:
Pitanja za definiranje jasnih ciljeva:
- Koje konkretne ciljeve želimo postići ovim projektom?
- Kojim mjerljivim ishodima ili rezultatima težimo?
- Kako možemo kvantificirati uspjeh ovog projekta?
- Jesu li ciljevi realni i dostižni unutar danih resursa i vremenskog okvira?
- Jesu li ciljevi usklađeni sa strateškim prioritetima organizacije?
Primjeri kriterija ocjenjivanja:
- Isplativost: Procjena je li projekt dovršen unutar dodijeljenog proračuna i je li isporučena vrijednost za novac.
- Kronologija: Procjena je li projekt dovršen u okviru planiranog rasporeda i ispunjenih prekretnica.
- Kvaliteta: Ispitivanje ispunjavaju li projektni rezultati i ishodi unaprijed određene standarde kvalitete.
- Zadovoljstvo dionika: Prikupite povratne informacije od dionika kako biste procijenili njihovu razinu zadovoljstva rezultatima projekta.
- Udarac: Mjerenje šireg utjecaja projekta na organizaciju, klijente i zajednicu.
2/ Prikupljanje i analiza podataka
Učinkovita evaluacija projekta oslanja se na prikupljanje relevantnih podataka za procjenu izvedbe projekta. To uključuje prikupljanje kvantitativnih i kvalitativnih podataka putem različitih metoda kao što su ankete, intervjui, promatranja i analiza dokumenata.
Prikupljeni podaci zatim se analiziraju kako bi se dobio uvid u prednosti, slabosti i ukupnu izvedbu projekta. Evo nekoliko primjera pitanja kada se pripremate za prikupljanje i analizu podataka:
- Koje specifične podatke treba prikupiti za procjenu uspješnosti projekta?
- Koje metode i alati će se koristiti za prikupljanje potrebnih podataka (npr. ankete, intervjui, promatranja, analiza dokumenata)?
- Tko su ključni dionici od kojih je potrebno prikupiti podatke?
- Kako će proces prikupljanja podataka biti strukturiran i organiziran kako bi se osigurala točnost i cjelovitost?
3/ Mjerenje učinka
Mjerenje uspješnosti uključuje procjenu napretka, rezultata i ishoda projekta u odnosu na utvrđene ciljeve i kriterije. Uključuje praćenje ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) i procjenu pridržavanja projekta rokovima, proračunima, standardima kvalitete i zahtjevima dionika.
4/ Uključivanje dionika
Dionici su pojedinci ili grupe na koje projekt izravno ili neizravno utječe ili imaju značajan interes u njegovim ishodima. Mogu uključivati sponzore projekta, članove tima, krajnje korisnike, kupce, članove zajednice i druge relevantne strane.
Uključivanje dionika u proces evaluacije projekta znači njihovo uključivanje i traženje njihovih perspektiva, povratnih informacija i uvida. Angažiranjem dionika razmatraju se njihova različita stajališta i iskustva, čime se osigurava sveobuhvatnija evaluacija.
5/ Izvještavanje i komunikacija
Posljednja ključna komponenta evaluacije projekta je izvješćivanje i komunikacija rezultata evaluacije. To uključuje pripremu sveobuhvatnog evaluacijskog izvješća koje predstavlja nalaze, zaključke i preporuke.
Učinkovita komunikacija rezultata evaluacije osigurava da su dionici informirani o izvedbi projekta, naučenim lekcijama i potencijalnim područjima za poboljšanje.

Vrste evaluacije projekta
Općenito postoje četiri glavne vrste evaluacije projekta:
#1 - Procjena učinka
Ova vrsta evaluacije usmjerena je na procjenu uspješnosti projekta u smislu njegovog pridržavanja projektni planovi, rasporedi, proračuni, i standarde kvalitete.
Ispituje ispunjava li projekt svoje ciljeve, isporučuje li planirane rezultate i učinkovito koristi resurse.
#2 - Evaluacija ishoda
Evaluacija ishoda procjenjuje širi utjecaj i rezultate projekta. Ona nadilazi neposredne rezultate i ispituje dugoročne ishode i koristi koje je projekt generirao.
Ova vrsta evaluacije razmatra je li projekt postigao svoje željeni ciljevi, stvorio pozitivne promjene, i pridonio namjeravane utjecaje.
#3 - Evaluacija procesa
Evaluacija procesa ispituje učinkovitost i učinkovitost procesa provedbe projekta. Ocjenjuje upravljanje projektom strategije, metodologijei pristupi koristi za izvođenje projekta.
Ova vrsta evaluacije usmjerena je na prepoznavanje područja za poboljšanje u planiranju projekta, izvršenju, koordinaciji i komunikaciji.
#4 - Procjena utjecaja
Evaluacija učinka ide čak i dalje od evaluacije ishoda i ima za cilj određivanje projekta uzročna veza s uočenim promjenama ili utjecajima.
Nastoji razumjeti u kojoj se mjeri projekt može pripisati postignutim ishodima i utjecajima, uzimajući u obzir vanjske čimbenike i potencijalna alternativna objašnjenja.
* Napomena: Ove vrste evaluacije mogu se kombinirati ili prilagoditi specifičnim potrebama i kontekstu projekta.
Primjeri evaluacije projekta
Različiti primjeri evaluacije projekata su sljedeći:
#1 - Procjena učinka
Građevinski projekt ima za cilj dovršiti zgradu unutar određenog vremenskog okvira i proračuna. Procjena učinka procijenila bi napredak projekta, poštivanje rasporeda izgradnje, kvalitetu izrade i korištenje resursa.
Sastavni | Mjerenje/pokazatelj | Planski | Stvaran | varijacija |
Plan izgradnje | Prekretnice postignute | [Planirane prekretnice] | [Stvarne prekretnice] | [Odstupanje u danima] |
Kvaliteta izrade | Inspekcije mjesta | [Planirani pregledi] | [Stvarne inspekcije] | [Odstupanje u broju] |
Korištenje resursa | Iskorištenost proračuna | [Planirani proračun] | [Stvarni troškovi] | [Odstupanje u iznosu] |
#2 - Evaluacija ishoda
Neprofitna organizacija provodi projekt razvoja zajednice o poboljšanju stope pismenosti u siromašnim četvrtima. Evaluacija ishoda uključivala bi procjenu razine pismenosti, pohađanja škole i angažmana zajednice.
Sastavni | Mjerenje/pokazatelj | Prije intervencije | Post-Intervencija | Promjena/utjecaj |
Razine pismenosti | Ocjenjivanje čitanja | [Rezultati prije ocjenjivanja] | [Ocjene nakon ocjenjivanja] | [Promjena rezultata] |
Pohađanje škole | Evidencija posjećenosti | [Dolazak prije intervencije] | [Dolazak nakon intervencije] | [Promjena u prisustvu] |
Angažman u zajednici | Ankete ili povratne informacije | [Povratne informacije prije intervencije] | [Povratne informacije nakon intervencije] | [Promjena angažmana] |
#3 - Evaluacija procesa - Primjeri evaluacije projekta
IT projekt uključuje implementaciju novog softverskog sustava u odjelima tvrtke. Evaluacija procesa ispitala bi procese i aktivnosti provedbe projekta.
Sastavni | Mjerenje/pokazatelj | Planski | Stvaran | varijacija |
Planiranje projekta | Pridržavanje plana | [Planirano pridržavanje] | [Stvarno pridržavanje] | [Odstupanje u postocima] |
komunikacija | Povratne informacije od članova tima | [Planirane povratne informacije] | [Stvarne povratne informacije] | [Odstupanje u broju] |
Trening | Evaluacije treninga | [Planirane evaluacije] | [Stvarne ocjene] | [Razlika u ocjeni] |
Upravljanje promjenama | Promijenite stope usvajanja | [Planirano usvajanje] | [Stvarno usvajanje] | [Odstupanje u postocima] |
#4 - Procjena utjecaja
Javnozdravstvena inicijativa ima za cilj smanjiti prevalenciju određene bolesti u ciljanoj populaciji. Evaluacija učinka procijenila bi doprinos projekta smanjenju stope bolesti i poboljšanju zdravstvenih ishoda zajednice.
Sastavni | Mjerenje/pokazatelj | Prije intervencije | Post-Intervencija | Utjecaj |
Prevalencija bolesti | Zdravstveni kartoni | [Prevalencija prije intervencije] | [Prevalencija nakon intervencije] | [Promjena u prevalenciji] |
Zdravstveni ishodi zajednice | Ankete ili procjene | [Ishodi prije intervencije] | [Ishodi nakon intervencije] | [Promjena ishoda] |

Korak-po-korak za izradu evaluacije projekta
Evo vodiča korak po korak koji će vam pomoći da napravite evaluaciju projekta:
1/ Definirajte svrhu i ciljeve
- Jasno navedite svrhu evaluacije, kao što je izvedba projekta ili mjerenje rezultata.
- Postavite specifične ciljeve koji su u skladu sa svrhom evaluacije, fokusirajući se na ono što želite postići.
2/ Identificirajte kriterije i pokazatelje ocjenjivanja
- Odredite kriterije ocjenjivanja za projekt. To može uključivati učinak, kvalitetu, cijenu, pridržavanje rasporeda i zadovoljstvo dionika.
- Definirajte mjerljive pokazatelje za svaki kriterij kako biste olakšali prikupljanje i analizu podataka.
3/ Metode prikupljanja podataka plana
- Identificirajte metode i alate za prikupljanje podataka kao što su ankete, intervjui, promatranja, analiza dokumenata ili postojećih izvora podataka.
- Osmislite upitnike, vodiče za intervjue, kontrolne liste za promatranje ili druge instrumente za prikupljanje potrebnih podataka. Osigurajte da su jasni, sažeti i usmjereni na prikupljanje relevantnih informacija.
4/ Prikupite podatke
- Provesti planirane metode prikupljanja podataka i prikupiti potrebne informacije. Osigurajte da se prikupljanje podataka provodi dosljedno i točno kako biste dobili pouzdane rezultate.
- Razmotrite odgovarajuću veličinu uzorka i ciljne dionike za prikupljanje podataka.
5/ Analizirajte podatke
Nakon što se podaci prikupe, analizirajte ih kako biste došli do smislenih uvida. Možete koristiti alate i tehnike za tumačenje podataka i prepoznavanje obrazaca, trendova i ključnih nalaza. Osigurajte da je analiza usklađena s kriterijima i ciljevima ocjenjivanja.
6/ Izvucite zaključke i dajte preporuke
- Na temelju rezultata evaluacije zaključite uspješnost projekta.
- Dajte djelotvorne preporuke za poboljšanje, ističući određena područja ili strategije za povećanje učinkovitosti projekta.
- Pripremite opsežno izvješće koje predstavlja proces evaluacije, nalaze, zaključke i preporuke.
7/ Komunicirajte i dijelite rezultate
- Podijelite rezultate evaluacije s relevantnim dionicima i donositeljima odluka.
- Iskoristite nalaze i preporuke za planiranje budućih projekata, donošenje odluka i kontinuirano poboljšanje.
Post evaluacija (izvješće)
Ako ste dovršili evaluaciju projekta, vrijeme je za naknadno izvješće koje će pružiti sveobuhvatan pregled procesa evaluacije, njegovih rezultata i implikacija na projekte.

Ovo su točke koje trebate imati na umu za izvješćivanje nakon evaluacije:
- Navedite sažeti sažetak evaluacije, uključujući njenu svrhu, ključne nalaze i preporuke.
- Detaljno opišite pristup evaluaciji, uključujući metode prikupljanja podataka, alate i korištene tehnike.
- Predstavite glavne nalaze i rezultate evaluacije.
- Istaknite značajna postignuća, uspjehe i područja za poboljšanje.
- Raspravite o implikacijama nalaza evaluacije i preporuka za planiranje projekta, donošenje odluka i raspodjelu resursa.
Predlošci za evaluaciju projekta
Evo predloška za cjelokupnu evaluaciju projekta. Možete ga prilagoditi na temelju svojih specifičnih potreba za projektom i evaluacijom:
Uvod: - Pregled projekta: [...] - Svrha evaluacije:[...] Kriteriji evaluacije: - Jasni ciljevi: - Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI):[...] - Evaluacijska pitanja:[...] Prikupljanje podataka i analiza: - Izvori podataka:[...] - Metode prikupljanja podataka:[...] - Tehnike analize podataka: [...] Komponente evaluacije: a. Procjena izvedbe: - Procijenite napredak projekta, pridržavanje rasporeda, kvalitetu rada i iskorištenost resursa. - Usporedite stvarna postignuća s planiranim prekretnicama, provedite inspekcije na lokaciji i pregledajte financijska izvješća. b. Evaluacija ishoda: - Ocijenite utjecaj projekta na željene rezultate i koristi. - Mjerenje promjena u relevantnim pokazateljima, provođenje anketa ili procjena i analiza podataka za procjenu učinkovitosti projekta. c. Evaluacija procesa: - Ispitati procese i aktivnosti provedbe projekta. - Procijeniti planiranje projekta, komunikaciju, obuku i strategije upravljanja promjenama. d. Uključivanje dionika: - Uključite dionike tijekom cijelog procesa evaluacije. - Prikupite povratne informacije, uključite dionike u ankete ili intervjue i razmotrite njihove perspektive i očekivanja. e. Procjena utjecaja: - Odrediti doprinos projekta širim promjenama ili utjecajima. - Prikupiti podatke o pokazateljima prije i nakon intervencije, analizirati zapise i mjeriti učinak projekta. Izvještavanje i preporuke: - Nalazi evaluacije:[...] - Preporuke:[...] - Naučene lekcije:[...] Zaključak: - Ponovite glavne nalaze i zaključke evaluacije. - Naglasite važnost korištenja evaluacijskih uvida za buduće odlučivanje i poboljšanje. |
Ključni za poneti
Evaluacija projekta kritičan je proces koji pomaže u procjeni izvedbe, ishoda i učinkovitosti projekta. Pruža vrijedne informacije o tome što je dobro funkcioniralo, područjima za poboljšanje i naučenim lekcijama.
Često postavljana pitanja
Koje su 4 vrste evaluacije projekta?
Evaluacija učinka, evaluacija ishoda, evaluacija procesa i evaluacija učinka.
Koji su koraci u evaluaciji projekta?
Evo koraka koji će vam pomoći da napravite evaluaciju projekta:
Definirajte svrhu i ciljeve
Odredite kriterije i pokazatelje ocjenjivanja
Planirajte metode prikupljanja podataka
Prikupite podatke i analizirajte podatke
Izvedite zaključke i dajte preporuke
Komunicirajte i dijelite rezultate
Kojih je 5 elemenata evaluacije u upravljanju projektima?
Jasni ciljevi i kriteriji
Prikupljanje i analiza podataka
Mjerenje učinkovitosti
Angažiranje dionika
Izvještavanje i komunikacija
Ref: Voditeljica projekta | Zajednica Eval | AHRQ