Učite od ovih najboljih primjeri rasporeda projekta kako biste poboljšali produktivnost i izvedbu svojih projekata!
Prvi korak upravljanja projektom dolazi s planiranjem i rasporedom; dok je planiranje usmjereno na uspostavljanje plana za uspjeh projekta, planiranje je posvećeno definiranju vremenskog okvira i redoslijeda projektnih aktivnosti.
Teško je osigurati da projekt radi u tijeku bez faze planiranja. Stoga ćemo u ovom članku istražiti važnost rasporeda projekta, njegove primjere i kako učinkovito rasporediti projekt od malog do velikog projekta.
Pregled sadržaja
Savjeti za bolji angažman
Tražite interaktivni način za bolje upravljanje projektom?
Nabavite besplatne predloške i kvizove za svoje sljedeće sastanke. Prijavite se besplatno i uzmite ono što želite AhaSlides!
🚀 Preuzmite besplatni račun
Što znači raspored projekta?
Plan projekta je detaljan raspored koji ocrtava zadatke, potrebne resurse i očekivane rokove u nizu kako bi se osiguralo da se projekt može završiti na vrijeme.
Plan projekta obično uključuje datume početka i završetka svakog zadatka, trajanje svakog zadatka i sve ovisnosti ili ograničenja koja mogu utjecati na raspored.
Zašto je raspored projekta važan?
Planiranje projekta ključna je komponenta upravljanja projektom jer pruža okvir za uspješno izvršenje projekta. Ovaj detaljni plan omogućuje voditeljima projekta da učinkovito rasporede resurse, nadziru napredak i osiguraju da je projekt dovršen na vrijeme i unutar proračuna. Neke prednosti rasporeda projekta opisane su kako slijedi
Prepoznavanje potencijalnih uskih grla i rizika unaprijed
Jedan od ključnih razloga zašto je planiranje projekta važno je taj što pomaže menadžerima u utvrđivanju potencijalnih uskih grla i rizika unaprijed. Raščlanjivanjem projekta na manje zadatke i dodjeljivanjem specifičnih vremenskih okvira svakom zadatku, voditelji projekta mogu lako identificirati sve ovisnosti ili ograničenja koja mogu utjecati na ukupni vremenski raspored projekta. To im omogućuje proaktivno upravljanje tim rizicima i poduzimanje potrebnih radnji za njihovo ublažavanje.
Na primjer, ako je određeni zadatak identificiran kao aktivnost kritičnog puta i njegovo kašnjenje bi potencijalno moglo utjecati na cijeli projektni rok, voditelj projekta može dodijeliti dodatne resurse ili prilagoditi raspored kako bi osigurao pravovremeni završetak.
Iskorištavanje resursa
Nadalje, planiranje projekta igra ključnu ulogu u upravljanju resursima. Imajući jasno razumijevanje zadataka uključenih u projekt i njihova procijenjena trajanja, voditelji projekta mogu učinkovito rasporediti resurse kako bi osigurali njihovu optimalnu iskorištenost.
To uključuje dodjeljivanje pravih ljudi s potrebnim vještinama i iskustvom za svaki zadatak i izbjegavanje sukoba resursa ili preopterećenja. Dobro isplaniran raspored projekta omogućuje voditeljima projekta da unaprijed identificiraju nedostatke resursa ili nedostatke i poduzmu potrebne radnje za njihovo rješavanje, poput angažiranja dodatnih resursa ili preraspodjele postojećih.
Poboljšanje komunikacije i koordinacije
Osim toga, planiranje projekta pomaže u poboljšanju komunikacije i suradnje među članovima tima. Imajući zajedničko razumijevanje rasporeda projekta, članovi tima mogu uskladiti svoje napore i raditi prema zajedničkom cilju. To olakšava bolju suradnju, smanjuje nesporazume ili sukobe i poboljšava ukupnu produktivnost.
Bolje praćenje i izvješćivanje
Štoviše, dobro definiran raspored projekta također pruža osnovu za redovito praćenje napretka i izvješćivanje. Voditelji projekta mogu usporediti stvarni napredak s planiranim rasporedom, identificirati sva odstupanja ili kašnjenja i poduzeti potrebne korektivne radnje kako bi projekt održao na pravom putu.
Što su primjeri rasporeda projekata?
Evo nekoliko primjera kako se može izraditi raspored projekta na temelju tri tehnike planiranja i kontrole projekta: gantogram, mrežni dijagram (PERT i CPM) i raspored rada (WBS).
Ganttova karta
Gantogram je popularan alat za planiranje projekta koji vizualno predstavlja vremenski okvir projekta. Prikazuje zadatke kao vodoravne trake duž vremenske trake, s njihovim početnim i završnim datumima. Ovisnosti između zadataka mogu se naznačiti pomoću strelica, a prekretnice se mogu označiti kao značajna postignuća projekta.
Sljedeća slika je primjer gantograma uslužnih aktivnosti za Delta Jet tijekom 40-minutnog presjedanja
PERT i CPM
Mrežni dijagram, također poznat kao PERT (Program Evaluation and Review Technique) grafikon, ilustrira slijed i ovisnosti zadataka u projektu. Koristi čvorove za predstavljanje zadataka i strelice za prikaz odnosa između zadataka. Ova vrsta rasporeda korisna je za vizualizaciju kritičnih putanja i identificiranje zadataka koji imaju najveći utjecaj na trajanje projekta.
Osim toga, kritični put se identificira određivanjem najdužeg niza ovisnih zadataka koji izravno utječu na ukupno trajanje projekta. Zadaci duž kritične staze nemaju zastoja ili plutanja, što znači da će svako kašnjenje ovih zadataka izravno utjecati na ukupno trajanje projekta. Usredotočujući se na kritični put, voditelji projekta mogu učinkovito alocirati resurse i identificirati prilike za optimizaciju kako bi osigurali pravovremeni završetak projekta.
Ovdje je primjer Critical Path i Slack Times za instaliranje nove opreme za kontrolu onečišćenja određene tvrtke.
Raspored rada (WBS)
Projektni raspored može se izraditi koristeći strukturu raščlambe rada kao temelj. Odnosi se na hijerarhijsku dekompoziciju rezultata projekta u manje radne pakete kojima se može upravljati. Korištenjem ovih tehnika, menadžeri mogu lako identificirati ovisnosti između zadataka. Neki zadaci mogu ovisiti o dovršetku drugih, dok se na nekima može raditi istovremeno.
Kako napraviti raspored projekta
Na početku zakazivanja, ako se pitate kako to učiniti, može biti korisno pratiti ova važna pitanja:
- Što treba učiniti? Jasno definirajte specifične zadatke, aktivnosti i rezultate potrebne za dovršetak projekta. Razdvojite projekt na komponente kojima se može upravljati, osiguravajući da se identificira sav potreban posao.
- Kada to treba učiniti? Odredite trajanje i rok za svaki zadatak ili aktivnost. Procijenite vrijeme potrebno za dovršetak svakog zadatka i razmotrite sve ovisnosti ili ograničenja koja mogu utjecati na raspored. Korištenje gantograma, PERT i CPM tehnika za učinkovitu organizaciju rasporeda projekta.
- Tko to može? Identificirajte pojedince ili uloge odgovorne za svaki zadatak ili aktivnost, to može uključivati podršku među odjelima. Dodijelite resurse i prema tome raspodijelite odgovornosti. Osigurajte da članovi tima imaju potrebne vještine i dostupnost za izvršavanje dodijeljenih im zadataka.
- Gdje će se to učiniti? Odredite fizičku ili virtualnu lokaciju na kojoj će se obavljati svaki zadatak. To može uključivati specifične radne prostore, opremu ili tehnološke zahtjeve.
- Koje su ovisnosti zadatka? Odrediti odnose i ovisnosti između zadataka. Odredite koje zadatke treba dovršiti prije nego što drugi mogu započeti i razmotrite sve zadatke na kojima se može raditi istovremeno.
- Što je kritični put? Identificiranje kritičnog puta važan je dio razvoja sveobuhvatnog rasporeda projekta. Kritični put pomaže voditeljima projekta i timovima da razumiju koji zadaci imaju najveći utjecaj na trajanje projekta i datum završetka.
Što su alati za planiranje projekta?
Većina današnjih projekata treba podršku softvera za planiranje projekata. Dokazano je da donosi mnoge prednosti pojedincima i tvrtkama kao što su povećana učinkovitost, poboljšana suradnja, poboljšana točnost i bolja vizualizacija.
Microsoft Project jedan je od najboljih softvera za planiranje projekata. Jedna od ključnih značajki Microsoft Projecta je njegova mogućnost dobivanja ažuriranja statusa dionicima i upravljanja Gantogramima, gdje možete lako identificirati ovisnosti zadataka i upravljati redoslijedom zadataka. također možete fleksibilno prilagoditi raspored projekta.
Druga mogućnost je korištenje alata tzv Primavera P6 softver za planiranje. To je sveobuhvatan softver za upravljanje projektima posebno dizajniran za velike i složene projekte i priznat je kao jedan od najboljih softvera za planiranje izgradnje. Podržava i PERT i CPM tehnike, nudeći značajke za stvaranje mrežnih dijagrama, raspoređivanje zadataka, upravljanje resursima i analizu kritičnih puteva.
Za manje projekte možete razmisliti o isprobavanju besplatnog softvera poput "Asana" ili "Trello." Iako ovi alati možda nemaju sve napredne značajke plaćenog softvera, oni nude osnovne mogućnosti planiranja projekta i jednostavni su za korištenje. Besplatne verzije mogu dovršavati manje komplicirane projektne zadatke i surađivati s drugima. Omogućuju vam stvaranje zadataka, postavljanje rokove, dodijeliti odgovornosti i pratiti napredak.
Često postavljana pitanja
Što je na primjer planiranje projekta?
Plan projekta opisuje redoslijed zadataka, potrebne resurse i procijenjene vremenske okvire za njihov završetak. Uzmimo građevinski projekt kao primjer rasporeda projekta. Planiranje u izgradnji može uključivati zadatke kao što su priprema gradilišta, radovi na temeljima, postavljanje okvira, električne i vodovodne instalacije, završna obrada i inspekcije.
Kako napisati primjer rasporeda projekta?
Kada pišete primjer rasporeda projekta, važno je slijediti ove korake: (1) Započnite identificiranjem ključnih zadataka i aktivnosti koje je potrebno dovršiti za projekt. To se može učiniti rastavljanjem projekta na manje zadatke kojima se može upravljati i određivanjem redoslijeda u kojem ih treba dovršiti. (2) Zatim procijenite trajanje svakog zadatka i prema tome dodijelite resurse. To će pomoći u stvaranju realnog vremenskog okvira za projekt. (3) Nakon uspostavljanja ovisnosti između zadataka, budući da neki zadaci mogu ovisiti o dovršetku drugih. (4) Konačno, ne zaboravite redovito pregledavati i ažurirati raspored projekta prema potrebi kako biste bili sigurni da ostaje točan i odražava sve promjene ili prilagodbe u projektu.
Kojih je 7 različitih vrsta rasporeda?
Sedam različitih tipova uključuje zakazivanje vremenskih odsječaka, zakazivanje otvorenih sastanaka, zakazivanje valova, zakazivanje 40/20, dvostruko zakazivanje, zakazivanje klastera, zakazivanje valova i zakazivanje posjeta i matrično zakazivanje.
Bottom Line
Dobro razrađen raspored projekta ključan je za uspješno upravljanje projektom. Kako biste bili uspješni u planiranju projekata za 2024. godinu i kasnije, preporučuje se istražiti i usvojiti moderne alate za upravljanje projektima, biti informirani o najboljim praksama u industriji i kontinuirano poboljšavati vještine planiranja projekata kroz obuku i profesionalni razvoj.
Ako trebate dodatnu pomoć u organiziranju obuke u vještinama planiranja projekta, AhaSlides može biti izvrstan partner koji nudi niz značajki za podršku interaktivnim i zanimljivim treninzima. S AhaSlides, možete stvarati dinamične prezentacije, interaktivne kvizove i suradničke aktivnosti kako biste poboljšali iskustvo učenja.
Ref: Voditeljica projekta | Verint