A legfegyelmezettebb cégek is érezhetik néha tévútra projektjeiket. Gyakrabban a probléma az egyik előkészítés. A megoldás? Jól strukturált és teljes mértékben interaktív projekt indulási értekezlet!
Több mint puszta pompa és ceremónia, a jól lebonyolított kezdő találkozó valóban valami szépet eredményezhet a jobb lábán. Íme 8 lépés a projekt kezdő értekezletének megtartására, amely izgalmat gerjeszt és felkelti mindenki ugyanazon az oldalon.
Kezdési idő!
Találkozói tippek, amelyeket érdemes megjegyezni
Előzetesen meg kell készítenie a kezdő ülés napirendjét. A projekt korai indító e-mail küldése nagyon fontos! Nézzük tehát a néhány kezdő ülés napirendi mintáját!
A kezdő ülés legyen rövid és tömör, sok játékkal és tevékenységgel, mert ilyenkor jön nagyon jól az AhaSlides! Nézzen meg további tippeket velünk az alábbiak szerint:
Indítsa el a beszélgetést.
Szerezzen értékes információkat csapatától és ügyfeleitől a projekt indító megbeszélése során. Ezzel az ingyenes sablonnal élő szavazást, kérdés-feleleteket és ötletcsere eszközöket használhat!
🚀 Lásd a sablont
Mi az a projektindító értekezlet?
Ahogy a bádogon olvasható, a projekt kezdő értekezlete a találkozó, ahol elindítja a projektet.
Általában a projekt indító megbeszélése az első találkozás a projektet megrendelő ügyfél és a projektet életre hívó cég között. Mindkét fél leül, és megvitatja a projekt alapjait, célját, céljait és azt, hogy hogyan jut el az ötlettől egészen a megvalósításig.
Általánosságban elmondható, hogy vannak 2 féle a kezdő találkozókról, amelyekről tudnia kell:
- Külső projekt indítása - Egy fejlesztői csapat leül valakivel kívül a vállalat, mint egy ügyfél vagy egy érdekelt fél, megvitatja az együttműködési projekt tervét.
- Belső PKM - A csapat belül a vállalat összeül és megvitatja egy új belső projekt tervét.
Bár mindkét típusnak eltérő eredményei lehetnek, az eljárás nagyjából ugyanaz. Lényegében van nincs rész egy külső projektindítás, amely nem része a belső projektindításnak - az egyetlen különbség az lesz, hogy kinek tartod.
Több elkötelezettség az összejövetelekkel
Miért olyan fontosak a Project Kickoff találkozók?
A Kickoff Meetings célja legyen hangos és világos! Elég egyszerűnek tűnhet egy projekt elindítása azzal, hogy egy csomó feladatot a megfelelő emberekhez rendelünk, különösen a mai Kanban-tábla megszállott munkahelyén. Ez azonban ahhoz vezethet, hogy a csapatok folyamatosan eltévednek.
Ne feledje, csak azért, mert a ugyanaz a tábla nem azt jelenti, hogy a ugyanazon az oldalon.
Ennek középpontjában a projekt kezdő értekezlete őszinte és nyílt Párbeszéd kliens és csapat között. Ez az nem egy sor bejelentés arról, hogy a projekt hogyan fog működni, de a beszélgetés a féktelen vita által elért tervekről, elvárásokról és célokról.
Íme néhány előny a projekt kezdő értekezletének megtartásáról:
- Mindenkit megkap előkészített - "Adj hat órát, hogy kivágjam egy fát, és az első négyet a fejsze élezésével fogom tölteni". Ha Abraham Lincoln ma élne, biztos lehet benne, hogy a 4 projektórából az első 6-et egy projektindító értekezleten tölti. Ez azért van, mert ezek a találkozók tartalmazzák minden a szükséges lépéseket ahhoz, hogy bármelyik projekt jobb lábon álljon.
- Magában foglalja minden kulcsszereplő - A kezdő megbeszélések csak akkor indulhatnak el, ha mindenki ott van: vezetők, csapatvezetők, ügyfelek és bárki más, akinek érdeke van a projektben. Olyan könnyű elveszíteni, hogy ki mit irányít, anélkül, hogy egyértelmű lenne a kezdő értekezlet, hogy mindent kitaláljunk.
- Ez nyitott és együttműködő – Mint mondtuk, a projektindító ülések viták. A legjobbak részt vesznek minden résztvevőket, és mindenkinek kihozza a legjobb ötleteket.
Több elkötelezettség az összejövetelekkel
8 lépés a Kickass Project Kickoff értekezletéig
Szóval, mi is szerepel pontosan a projekt kezdő értekezletének napirendjén? Szűkítettük az alábbi 8 lépésre, de mindig emlékezzen arra, hogy van nincs beállított menü az ilyen típusú megbeszélésekhez.
Használja ezt a 8 lépést útmutatóként, de soha ne felejtse el, hogy a végső napirend az meg!
1. lépés - Bevezetések és jégtörők
Természetesen az egyetlen módja annak, hogy elindítsa a kezdőtalálkozót, ha megismerteti a résztvevőket egymással. A projekt hosszától vagy nagyságától függetlenül az ügyfeleknek és a csapattagoknak közvetlen kapcsolatban kell lenniük egymással ahhoz, hogy hatékonyan dolgozhassanak együtt.
Míg egy egyszerű „kerüld meg az asztalt” típusú bevezetés elegendő ahhoz, hogy az emberek megismerjék a neveket, a jégtörő újabb réteget adhat hozzá. személyiség és a könnyítsen a hangulaton a projekt kezdete előtt.
Próbáld ki ezt: Forgasd meg a kerék 🎡
Rajzoljon le néhány egyszerű bevezetési témát a fonókerék, majd kérje meg minden csapattagot, hogy pörgesse meg, és válaszoljon bármilyen témára, amelyre a kerék kerül. A vicces kérdéseket javasoljuk, de ügyeljen arra, hogy többé-kevésbé professzionális legyen!
Szeretne még ilyeneket? 💡 Megvan 10 jégtörő minden találkozóra pont itt.
2. lépés - Projekt háttere
A formalitások és az ünnepségek elkerülve, itt az ideje, hogy beindítsuk a kőhideg üzletet. A találkozó sikeres elindításához világos napirenddel kell rendelkeznie a nyitótalálkozóra!
Mint minden nagyszerű történet, a legjobb az elején kezdeni. Vázolja az összes levelezést Ön és ügyfelei között, hogy mindenki részt vegyen a projektben, hogy felismerje az eddig történteket.
Ez lehet képernyőképek e-mailekről, szövegekről, az előző találkozókról készült jegyzőkönyvekről vagy bármilyen erőforrásról, amely bármilyen kontextust ad hozzá a vállalat és az ügyfél számára. Idősor elkészítésével mindenki számára könnyen megjeleníthető.
3. lépés - Projektigény
A levelezési háttér mellett mélyre akar merülni részletekbe miért ez a projekt elsősorban elindul.
Ez egy kulcsfontosságú lépés, mivel világos áttekintést nyújt a projekt által megoldani kívánt fájdalom pontokról, amelyet mind a csapatoknak, mind az ügyfeleknek mindig az elméjük élén kell tartaniuk.
Profi tipp ????
Az ilyen szakaszok megérettek a vitára. Kérdezze meg ügyfeleit és a csapata, hogy terjessze elő ötleteit arról, hogy miért gondolják ezt a projektet.
Ha alkalmazható, mindig próbálja meg csatornázni a az ügyfél hangja ebben a részben. Együttműködjön az ügyféllel, hogy valós példákat szerezzen a fogyasztókról, akik megemlítik azokat a fájdalmakat, amelyeket a projektje orvosolni próbál. Az ő véleményüknek kell alakítania azt, hogy a csapat hogyan viszonyul a projekthez.
4. lépés - Projektcélok
Tehát utánanéztél a múlt a projekt, most itt az ideje, hogy megnézzük a jövő.
A közvetlen célok és a projekt sikerének egyértelmű meghatározása valóban segíti a csapat munkáját. Nem csak ez, hanem megmutatja az ügyfelének, hogy komolyan gondolja a munkát, és hasonlóan nagy a tétje annak menetében.
Kérdezze meg a kezdő értekezlet résztvevőit "milyen lesz a siker?" Több ügyfél? További vélemények? Jobb vevői elégedettségi arány?
Nem számít a cél, mindig az legyen ...
- Elérhető - Ne feszítsd túl magad. Ismerje a határait, és állítson elő egy kitűzött célt tulajdonképpen esélye van elérni.
- Mérhető - Tegye fel a célját adatokkal. Célozzon egy adott számot, és kövesse nyomon az előrehaladást.
- időzített - Adj magadnak egy befejezési dátumot. Tegyen meg mindent, hogy elérje céljait ezen határidő előtt.
5. lépés - A munka nyilatkozata
Ha a „húst” belekezdjük a „kezdő találkozóba”, a Munkaügyi Nyilatkozat (SoW) bőséges elmélyülést jelent a projekt sajátosságaiban és annak megvalósításában. Ez a fő számlázás a kezdő értekezlet napirendjére, és a legtöbb figyelmét rá kell fordítania.
Nézze meg ezt az infografikát arról, hogy mit kell felvenni a munkabejelentésébe:
Ne feledje, hogy a munka nyilatkozata nem annyira a megbeszélésről szól, mint a projekt kezdő értekezletének többi napirendjéről. Itt az idő, amikor egy projekt egyszerűen vezet lefekteti a cselekvési tervet a készülő projekthez, majd mentse a beszélgetést a az ülés következő pontja.
Csakúgy, mint a kezdő értekezlet többi részében, a munkájára vonatkozó nyilatkozata is az szuper változó. A munkabeszélés sajátosságai mindig függenek a projekt összetettségétől, a csapat méretétől, az érintett részektől stb.
Szeretne többet tudni? 💡 Nézze meg ezt átfogó cikk a munka nyilatkozat elkészítéséről.
6. lépés - Kérdések és válaszok szakasz
Bár úgy érezheti, hogy kénytelen elhagyni a Kérdések és válaszok részt a végéig, azt javasoljuk, hogy tartsa meg közvetlenül a munkabeszámolója után.
Egy ilyen marha szegmens biztosan kérdéseket vet fel mind az ügyfél, mind a csapata részéről. Mivel a találkozó nagy része mindenki előtt olyan friss, hogy a legjobb, ha forró vasalás mellett üt.
Az interaktív prezentációs szoftver használata a kérdések és válaszok fogadásához segíthet abban, hogy minden zökkenőmentesen haladjon tovább, különösen, ha a projekt kezdő értekezletének magas a látogatottsága ...
- Ez szervezett - A kérdéseket népszerűség szerint (pozitív szavazatokon keresztül) vagy idő szerint rendezik, és válaszként jelölhetik, vagy a tetejére rögzíthetik.
- Ez moderált - A kérdéseket még a képernyőn való megjelenés előtt lehet jóváhagyni és elutasítani.
- Ez névtelen - A kérdéseket név nélkül lehet benyújtani, vagyis mindenkinek van hangja.
7. lépés - Lehetséges problémák
Mint korábban mondtuk, a projekt kezdő értekezlete a lehető legnyitottabb és őszintébb. Ez hogyan építesz egy bizalomérzet ügyfelével az indulástól kezdve.
Ebből a célból a legjobb megvitatni azokat a lehetséges problémákat, amelyekkel a projekt menet közben szembesülhet. Senki sem kéri, hogy itt jósold meg a jövőt, csak hogy előállíts egy előzetes listát az akadályokról, amelyekbe ütközhetsz.
Ahogy Ön, csapata és ügyfele különböző tétekkel közelíti meg ezt a projektet, ideális a megszerzése mindenki részt vesz a potenciális probléma megbeszélésében.
8. lépés - Bejelentkezés
Rendszeres bejelentkezés az ügyféllel egy másik módszer a bizalom megerősítésére mindkét fél között. A projekt kezdő értekezletén van néhány kérdés, amellyel foglalkozhat mit, mikor, ki és a hogyan ezek a bejelentkezések megtörténnek.
A bejelentkezés meglehetősen finom egyensúlyi tevékenység átláthatóság és a erőfeszítés. Bár jó, hogy a lehető legnyitottabb és átláthatóbb legyünk, ezt úgy kell kezelned, hogy mennyire leszel elérhető be nyitott és átlátható.
Győződjön meg arról, hogy az értekezlet vége előtt megválaszolta ezeket a kérdéseket:
- Mit? - Pontosan milyen részletességgel kell frissíteni az ügyfélnek? Tudniuk kell a fejlődés minden apró részletéről, vagy csak a nagy előjelek számítanak?
- Mikor? - Milyen gyakran kell a csapatának frissítenie az ügyfelét? Közöljék-e mindennap, amit tettek, vagy csak a hét végén összegezzék, mit sikerült?
- Kicsoda? - Melyik csapattag lesz az, aki kapcsolatba lép az ügyféllel? Lesz-e tagja minden csapatnak, minden szakaszban, vagy csak egy egyedi tudósító az egész projekt során?
- Hogyan? - Milyen módszerrel tartják a kapcsolatot az ügyfél és a tudósító? Rendszeres videohívás, e-mail vagy folyamatosan frissülő élő dokumentum?
Ahogyan ez a projekt kezdő értekezletének legtöbb napirendi pontja, a legjobb, ha nyíltan tárgyalunk. Nagy csapat és ügyfelek nagy csoportja számára könnyebb lehet a élő közvélemény-kutatás a lehető legjobb bejelentkezési képlet kialakítása érdekében.
Szeretne többet tudni? 💡 Nézzen meg néhányat bevált gyakorlatok az ügyfelekkel való bejelentkezéshez.
Hatékony felmérés az AhaSlides segítségével
A projekt indító ülésének napirendje sablon
Ha szakmailag megtervezett kezdő értekezleted csak arra vár, hogy felrobbantson néhány gondolatot a tanácsteremben, az utolsó érintés kissé lehet kölcsönhatás hogy mindezt összehozza.
Csak ezt tudtad A vállalkozások 29% -a kapcsolatot éreznek ügyfeleikkel (Gallup)? Az elszakadás egy járvány B2B szinten, és a formalitásokon keresztül lapos, nem inspiráló folyamatnak érezheti a kezdő találkozókat.
Az ügyfelek és a csapatok bevonása interaktív diák segítségével valóban fokozza a részvételt és a fokozza a figyelmet.
Az AhaSlides rendelkezik egy eszközök arzenálja beleértve az élő szavazásokat, a Q&A -t és az ötletbörze diákat, sőt élő vetélkedők és játékok, hogy a projektet a megfelelő módon lángra lobbantsa.
Kattintson az alábbi gombra, hogy megkapjon egy ingyenes, nem letölthető sablont a kezdő értekezletéhez. Változtasson meg bármit, amit csak akar, és mutassa be költség nélkül!
Kattintson az alábbi linkre egy ingyenes AhaSlides-fiók létrehozásához, és az interaktivitás révén kezdje el létrehozni a saját vonzó találkozóit!
