Mi az a projektmenedzsment? | Mindent tudni 2024-ben

Megfullad a határidőkben? Levertnek érzi magát? Fő Project Management2024-ben, és átalakítsa munkamódszerét.

Évszázadokon keresztül a San Francisco-i Bay Area Rapid Transit (BART) rendszer, napi 400,000 XNUMX versenyzővel, az egyik legsikeresebb projekt, a Bechtel pedig a világ vezető projektmenedzsere a hatalmas építési és mérnöki projektekben. Ez a példa kiváló bizonyíték arra, hogy mennyire fontos a hatékony projektmenedzsment. Minden projekt sikerének lényege a jó projektmenedzserek mögött rejlik.

Tehát ebben a cikkben megvizsgáljuk, mi az a projektmenedzsment, mennyire fontos, és mi a legjobb technikák a projektek ütemezésére, tervezésére, ellenőrzésére és értékelésére. 

Tartalomjegyzék

• Mi a projektmenedzsment és a példák?
• Miért fontos a projektmenedzsment?
  • Időt és pénzt takaríthat meg
  • Az együttműködés és a kommunikáció javítása
  • Csökkentse a kockázatokat és problémákat
• Mi a projektmenedzsment három fő szakasza?
  • Projekt tervezés
  • Projekt ütemezése
  • Projekt Controlling
• Mik azok a projektmenedzsment technikák: PERT és CPM
• Projektmenedzsment szoftver használata projektek kezelésére
• Gyakran ismételt kérdések
• Lényeg

Tippek a jobb elköteleződéshez

• Personal Development
• Performance Management

Mi a projektmenedzsment és a példák?

A projektek mindennapi életünk részét képezik. Esküvőt vagy meglepetés szülinapi bulit tervezünk, felújítunk egy házat, vagy féléves tantervvel készülünk. Nagyobb projektek említhetők, mint például hídépítés, lakók áthelyezése, új repülőgépsorok gyártása stb. Mindannyiuknak projektmenedzsmentre van szükségük. 

A projektmenedzsment a projektek ütemezésére, tervezésére, ellenőrzésére és értékelésére az elejétől a befejezésig alkalmazott szisztematikus megközelítést, módszertanokat és gyakorlatokat írja le. A tevékenységek és folyamatok széles skáláját öleli fel, amelyek meghatározott célok elérését célozzák meghatározott korlátok között, mint például az idő, a költség, a terjedelem, a minőség és az erőforrások.

Miért fontos a projektmenedzsment?

Nehéz tagadni a menedzsment jelentőségét a projektekben, amely elősegíti a vállalkozás minden projektjének hatékonyabb és eredményesebb működését. Nézzük meg a hatékony projektmenedzsment három fő előnyét.

Időt és pénzt takaríthat meg

A jó projektszervezés gondos tervezést és az erőforrások elosztását foglalja magában. A projektmenedzserek felmérik a projekt igényeit, meghatározzák a szükséges erőforrásokat, és hatékonyan allokálják azokat. Az erőforrásigények pontos becslésével és az általános elosztás vagy az alulkihasználás elkerülésével a projektmenedzserek optimalizálják az erőforrás-felhasználást, csökkentve a szükségtelen költségeket és időt takarítanak meg.

Az együttműködés és a kommunikáció javítása

A projektmenedzserek világos szerepeket és felelősségeket határoznak meg és közölnek a csapattagokkal. Minden egyén tisztában van sajátos feladataival, teljesíthető eredményeivel és elszámoltathatósági területeivel. Ez a tisztaság minimalizálja a zavart és az átfedéseket, lehetővé téve a csapattagok számára, hogy zökkenőmentesen és hatékonyan dolgozzanak együtt.

Csökkentse a kockázatokat és problémákat

A projektek eredendően kockázatokkal és bizonytalanságokkal járnak, amelyek ha nem kezelik, jelentős kihívásokhoz vagy akár kudarcokhoz is vezethetnek. A jó projektmenedzsment a kockázatazonosításra, -értékelésre és -csökkentési stratégiákra helyezi a hangsúlyt. A lehetséges problémák korai előrejelzésével és kezelésével a projektmenedzserek minimalizálhatják hatásukat, és biztosíthatják, hogy a projektek a megfelelő ütemben maradjanak, vagy akár a kívánt határidő előtt befejeződjenek.

Nézze meg: Mit csinál egy Scrum mester?

Mi a projektmenedzsment három fő szakasza?

A projektek menedzselése három szakaszból áll: projekttervezés, projektütemezés és projektkontrolling. Itt találhatók az egyes fázisok részletei.

Projekt tervezés

A projekt irányítása és szervezése a tervezési fázissal kezdődik, ahol meghatározzák a projekt céljait, célkitűzéseit és terjedelmét. Ebben a fázisban a projektmenedzserek szorosan együttműködnek az érdekelt felekkel, hogy megértsék követelményeiket és elvárásaikat.

Kulcsfontosságú megjegyezni, hogy a projekttervezés során számos módszert alkalmaznak, és a tervezés egyik leghatékonyabb módja a munkabontási struktúra (WBS). Ez egy olyan folyamat, amelynek során egy projektet főbb alkomponensekre (vagy feladatokra) osztanak fel, amelyeket azután részletesebb komponensekre, végül tevékenységekre és az azokhoz kapcsolódó költségekre osztanak fel.

Kapcsolódó: A projekt tervezési folyamatának madártávlati képe

Projekt ütemezése

A projekt ütemezése az összes projekttevékenység sorrendjének és időkiosztásának folyamatára vonatkozik. Ebben a szakaszban a menedzserek döntik el, hogy mennyi ideig tartanak az egyes tevékenységek, és kiszámítják a termelés egyes szakaszaihoz szükséges erőforrásokat.

A projekt ütemezésének céljai a következőkben foglalhatók össze:

• Az egyes tevékenységek másokhoz és az egész projekthez való viszonyának bemutatása
• A tevékenységek közötti logikai sorrend és összefüggés meghatározása
• Az egyes tevékenységek reális idő- és költségbecslésének elkészítésének elősegítése
• Az emberek, a pénz és az anyagi erőforrások optimális felhasználásának biztosítása a kritikus szűk keresztmetszetek azonosításával.

Az egyik népszerű projektütemezési megközelítés a Gantt-diagram. A Gantt-diagramok alacsony költségű módszerek, amelyek célja, hogy segítsenek a vezetőknek megbizonyosodni arról, hogy:

• A tevékenységeket tervezik
• A teljesítési sorrend dokumentálva van
• A tevékenységi idő becsléseit rögzítjük
• A projekt teljes ideje kidolgozott. 

Kapcsolódó:

• Time Boxing Technika – Használati útmutató 2024-ban
• Projekt ütemezési példa

Projekt Controlling

A projekt ellenőrzése az erőforrások, a költségek, a minőség és a költségvetések szoros kezelését írja le. A projektek ellenőrzése nehéz lehet. Először nem minden projekt jól definiált, egyes projektek rosszul definiálhatók. A projektek általában csak részletes, kiterjedt kezdeti tervezés és a szükséges inputok, erőforrások, folyamatok és kimenetek gondos meghatározása után válnak jól meghatározottakká.

A kontrollingban létezik egy Waterfall Methodology nevű kifejezés, amely szekvenciális megközelítést foglal magában, ahol a projekt lépésről lépésre összpontosít, és minden fázis befejeződik, mielőtt továbblépne a következőre. A projektmenedzser és a csapat egy-egy fázis tervezésére és végrehajtására összpontosít, előre meghatározott sorrendet követve. Ha a korlátozások ismertek, a változtatások elég kicsik ahhoz, hogy a tervek lényeges felülvizsgálata nélkül kezelhetők legyenek.

A Waterfall módszertanával ellentétben Agilis módszertanhangsúlyt helyez a projektelemek párhuzamos vagy egyidejű tervezésére és végrehajtására. Általában az Agilis módszertanokhoz kötik, mint pl Scrum és Kanban. Ahelyett, hogy az egyes fázisokat a következő megkezdése előtt befejeznék, a csapatok egyszerre több projektszemponton dolgoznak, a kisebb iterációkra vagy időkeretes lépésekre összpontosítva. Számos ellenőrző pont és visszacsatolási hurok áll rendelkezésre a haladás nyomon követésére, amelyek segíthetnek a projektek későbbi értékelésében.

Nézze meg: Projekt kivitelezés és aProjekt értékelési folyamat

Mik a projektmenedzsment technikák: PERT és CPM

Mind a Program Evaluation and Review Technique (PERT), mind a Critical Path Method (CPM) jól ismert projektmenedzsment technikák, amelyeket a tevékenységek tervezésére és ütemezésére használnak, és amelyek közösek a következő 6 lépésből álló folyamatban:

• Határozza meg a projekt befejezéséhez szükséges projekttevékenységeket és készítse el a munkalebontási struktúrát
• Határozza meg, mely tevékenységek függenek másoktól, és hozzon létre logikai kapcsolatokat, például „befejezéstől kezdésig” vagy „kezdettől kezdésig”.
• Rajzolja meg az összes tevékenységet összekötő hálózatot csomópontok segítségével a tevékenységek ábrázolására, és nyilak segítségével a köztük lévő áramlás és függőségek megjelenítésére
• Becsülje meg az egyes tevékenységek időtartamát és költségét 
• Határozza meg a kritikus utat (a függő tevékenységek leghosszabb sorozata, amely meghatározza a projekt minimális időtartamát)
• A projekt során a haladást az ütemtervhez képest nyomon követik, és szükség szerint korrekciókat végeznek az időben történő befejezés érdekében.

Melyek a PERT és a CPM előnyei és hátrányai?

Vannak kritikák a PERT-ről és a CPM-ről, hogy fontosak-e a projektmenedzsmentben. Íme a két technika előnyei és korlátai:

Előnyök

korlátozások

- Szisztematikus megközelítést biztosítanak a projekttervezéshez, különösen a nagy, összetett, számos tevékenységet magában foglaló projektek esetében. - A kritikus pályán lévő kritikus tevékenységekre összpontosítva a projektmenedzserek rangsorolhatják az erőforrásokat és erőfeszítéseket, hogy biztosítsák a projekt időben történő befejezését. - Keretet is kínálnak a projekt előrehaladásának nyomon követésére és a tervezett ütemezéssel való összehasonlítására.

- E függőségek pontos azonosítása és számszerűsítése kihívást jelenthet - A projektmenedzsmentben az időbecslések gyakran szubjektívek lehetnek, és különböző tényezők befolyásolhatják, ami torz becslések és a projekt idővonalában előforduló esetleges pontatlanságok kockázatához vezet. - Ugyanilyen fontos a közel kritikus utak szoros figyelemmel kísérése a projekten belül. Ezeknek a szinte kritikus utaknak az elhanyagolása eredendő kockázatokat rejthet magában, és potenciális késéseket vagy fennakadásokat okozhat a projekt általános ütemtervében.

Projektmenedzsment szoftver használata projektek kezelésére

Mi a legjobb Projekt menedzsment szoftver ? A projektek menedzselésére több lehetőség is kínálkozik a cégek számára. A projekt méretétől függően a vezetők dönthetnek úgy, hogy a fent tárgyalt megközelítéseket alkalmazzák a kis projektek kezelésére, vagy speciális projektmenedzsment szoftvert építenek be nagy és összetett projektekhez.

Érdemes bemutatni a Microsoft Projectet, az egyik legnépszerűbb speciális szoftvert, amely rendkívül hasznos projekthálózatok rajzolásában, a projekt ütemezésének meghatározásában, valamint a projektköltségek és egyéb erőforrások kezelésében, projektértékelésben. Te is tudsz fontolja meg alternatíváitmint például az Asana, a Trello, a Jira és a Basecamp projektmenedzsment szoftver. Mindegyik fizetős projektmenedzsment szoftver, számos speciális funkció ingyenes próbaverziójával, amelyek segítségével hatékonyabban kezelheti projektjeit és csapatait.  

Kapcsolódó: 10 tipp az Asana projektmenedzsment hatékony használatához 2024-ban or Microsoft Project alternatívák

Gyakran ismételt kérdések

Lényeg

Amint látjuk, minden cégnek megéri befektetni a projektmenedzsment ismeretek fejlesztésébe. A hatékony projektmenedzsmentből nem hiányozhatnak a találékony projektmenedzserek és a nagy teljesítményű csapat. Számos tanúsított tanfolyam létezik, és a képzések segíthetnek a tanulóknak mélyebb és hasznos ismereteket szerezni a projektmenedzsmentről. Ha magabiztos és kellően felkészült, miért ne fogadna el egy kihívást PMI, a világ legelismertebb projektmenedzsment tanúsítványa, amely hagyományos, agilis és hibrid koncepciókat foglal magában. 

Ha azonban pénzt szeretne megtakarítani, egy ingyenes Coursera projektmenedzsment tanfolyam elvégzése is nagyszerű ötlet. Az alkalmazottak számára a személyre szabott képzés is jobb eredményekhez vezethet. Lebilincselő leckéket tervezhet AhaSlides bemutatáseszköz, ahol számos ingyenes, testreszabható interaktív kvíz- és játéksablont találhat, valamint egyedi prezentációs effektusokat.

Hivatkozott munka: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Operation Management : Fenntarthatóságés a Supply Chain Management12. Szerk. (12. kiadás).

ref: Csapatmunka | M. Könyvtár