Աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը Ծրագրի կառավարման մեջ | Սկսնակների ուղեցույց 2024 թ

Նախագծի կառավարումը նման է նվագախմբի ղեկավարմանը. Յուրաքանչյուր մաս պետք է միասին աշխատի գլուխգործոցի հասնելու համար: Բայց ամեն ինչ հարթ ընթանալն իրական մարտահրավեր է այնպիսի խնդիրների հետ, ինչպիսիք են մասերի չհամապատասխանելը, սխալները և ամեն ինչ շարքից դուրս գալու հնարավորությունը:

Այստեղ է Աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը ծրագրի կառավարման մեջ (WBS) Մտածեք դրա մասին որպես դիրիժորի ձող, որն օգնում է լավ աշխատել նախագծի յուրաքանչյուր մասի հետ:

Այս բլոգային գրառման մեջ մենք կանդրադառնանք Ծրագրի կառավարման մեջ Աշխատանքային բաշխման կառուցվածքի հայեցակարգին, կուսումնասիրենք դրա հիմնական առանձնահատկությունները, օրինակներ կբերենք, ուրվագծենք դրա ստեղծման քայլերը և կքննարկենք գործիքներ, որոնք կարող են օգնել դրա զարգացմանը:

Բովանդակություն

• Ո՞րն է Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը:
• Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բեկման կառուցվածքի հիմնական բնութագրերը
• Տարբերությունները WBS-ի և A Work Breakdown ժամանակացույցի միջև
• Նախագծերի կառավարման մեջ աշխատանքի խզման կառուցվածքի օրինակներ
  • 1/ WBS աղյուսակ
  • 2/ WBS հոսքի աղյուսակ
  • 3/ WBS ցուցակ
  • 4/ WBS Gantt աղյուսակ
• Ինչպես ստեղծել Աշխատանքի բաշխման կառուցվածք Ծրագրի կառավարման մեջ
  • Ծրագրի կառավարման մեջ WBS ստեղծելու 6 քայլ
  • Լավագույն խորհուրդներ
• Գործիքներ Նախագծերի կառավարում աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի համար
  • 1. Microsoft նախագիծ
  • 2. Գործադուլ
  • 3. Lucidchart- ը
  • 4 Trello
  • 5. MindGenius
  • 6. Smartsheet
• bottom Line

Ավելի շատ խորհուրդներ AhaSlides-ի հետ

• Ծրագրի կառավարում
• Նախագծի գնահատման օրինակներ
• Microsoft նախագծի այլընտրանք

Ո՞րն է Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բաշխման կառուցվածքը:

Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքային խզման կառուցվածքը (WBS) նախագիծն ավելի փոքր և կառավարելի մասերի բաժանելու գործիք է: Սա ծրագրի ղեկավարներին հնարավորություն է տալիս բացահայտել անհատական ​​առաջադրանքները, առաքումները և աշխատանքային փաթեթները, որոնք անհրաժեշտ են նախագիծն ավարտելու համար: Այն ապահովում է հստակ և կառուցվածքային ակնարկ այն մասին, թե ինչ պետք է իրականացվի:

WBS-ը հիմնարար գործիք է Ծրագրի կառավարում քանի որ այն ապահովում է հստակ շրջանակ, թե ինչ պետք է արվի.

• Արդյունավետ պլանավորեք և սահմանեք ծրագրի շրջանակը:
• Մշակել ճշգրիտ գնահատականներ ժամանակի, ծախսերի և ռեսուրսների համար:
• Հանձնարարեք առաջադրանքներ և պարտականություններ:
• Հետևեք առաջընթացին և վաղ հայտնաբերեք հնարավոր ռիսկերը կամ խնդիրները:
• Բարելավել հաղորդակցությունը և համագործակցությունը ծրագրի թիմի ներսում:

Ծրագրի կառավարման մեջ աշխատանքի բեկման կառուցվածքի հիմնական բնութագրերը

WBS-ը սկսում է նախագիծը որպես վերին մակարդակ և այնուհետև բաժանվում է ենթամակարդակների, որոնք մանրամասնում են ծրագրի փոքր մասերը: Այս մակարդակները կարող են ներառել փուլեր, արդյունքներ, առաջադրանքներ և ենթաառաջադրանքներ, որոնք բոլորն էլ անհրաժեշտ են նախագիծն ավարտելու համար: Բաշխումը շարունակվում է այնքան ժամանակ, մինչև նախագիծը բաժանվի աշխատանքային փաթեթների, որոնք բավականաչափ փոքր են՝ նշանակվելու և արդյունավետ կառավարելու համար:

WBS-ի հիմնական հատկանիշները ներառում են.

• Հիերարխիա: Ծրագրի բոլոր տարրերի տեսողական, ծառի կառուցվածքով տեսարան՝ ամենաբարձր մակարդակից մինչև ամենացածր աշխատանքային փաթեթները:
• Փոխադարձ բացառիկություն. WBS-ի յուրաքանչյուր տարր առանձնանում է առանց համընկնումների՝ ապահովելով պատասխանատվության հստակ հանձնարարականներ և խուսափելով ջանքերի կրկնությունից:
• Սահմանված արդյունք. WBS-ի յուրաքանչյուր մակարդակ ունի որոշակի արդյունք կամ արդյունք, ինչը հեշտացնում է առաջընթացի և կատարողականի չափումը:
• Աշխատանքային փաթեթներ. WBS-ի ամենափոքր ստորաբաժանումները, աշխատանքային փաթեթները բավականաչափ մանրամասն են, որպեսզի ծրագրի թիմի անդամները կարողանան հասկանալ, թե ինչ է պետք անել, ճշգրիտ գնահատել ծախսերն ու ժամանակը և հանձնարարել պարտականություններ:

Տարբերությունները WBS-ի և A Work Breakdown ժամանակացույցի միջև

Թեև երկուսն էլ ծրագրի կառավարման կարևոր գործիքներ են, դրանք ծառայում են տարբեր նպատակների: 

Երկուսի միջև տարբերությունը հասկանալը կարևոր է ծրագրի արդյունավետ պլանավորման և իրականացման համար:

Ամփոփելով, Աշխատանքային խզման կառուցվածքը խախտում է "ինչ" նախագծի՝ սահմանելով ներգրավված ամբողջ աշխատանքը, մինչդեռ աշխատանքի բաշխման ժամանակացույցը (կամ ծրագրի ժամանակացույցը) վերաբերում է. "երբ" այս առաջադրանքները ժամանակի ընթացքում պլանավորելով: 

Նախագծերի կառավարման մեջ աշխատանքի խզման կառուցվածքի օրինակներ

Կան տարբեր ձևաչափեր, որոնք կարող են ընդունել Ծրագրի կառավարման աշխատանքային կառուցվածքը: Ահա որոշ ընդհանուր տեսակներ, որոնք պետք է հաշվի առնել.

1/ WBS Աղյուսակ. 

Այս ձևաչափը հիանալի է նախագծի պլանավորման փուլում տարբեր առաջադրանքներ կամ գործողություններ տեսողականորեն կազմակերպելու համար:

• Կոալիցիայում: Հեշտ է կազմակերպել առաջադրանքները, ավելացնել մանրամասներ և փոփոխել:
• Դեմ: Կարող է դառնալ խոշոր և անգործունակ բարդ նախագծերի համար:

2/ WBS հոսքի աղյուսակ. 

Ծրագրի կառավարման մեջ Աշխատանքային բաշխման կառուցվածքը որպես հոսքի գծապատկեր ներկայացնելը պարզեցնում է ծրագրի բոլոր բաղադրիչների վիզուալացումը՝ անկախ թիմից, կատեգորիայից կամ փուլից:

• Կոալիցիայում: Հստակ ցույց է տալիս առաջադրանքների միջև հարաբերություններն ու կախվածությունը:
• Դեմ: Կարող է հարմար չլինել պարզ նախագծերի համար և կարող է տեսողականորեն խառնաշփոթ լինել:

3/ WBS Ցուցակ: 

Ձեր WBS-ում առաջադրանքների կամ վերջնաժամկետների ցուցակագրումը կարող է առաջընթացին մի հայացքով հետևելու պարզ միջոց լինել:

• Կոալիցիայում: Պարզ և հակիրճ, հիանալի է բարձր մակարդակի ակնարկների համար:
• Դեմ: Բացակայում է մանրամասները և խնդիրների միջև փոխհարաբերությունները:

4/ WBS Gantt աղյուսակ.

Ձեր WBS-ի համար Gantt գծապատկերի ձևաչափն առաջարկում է ձեր նախագծի հստակ տեսողական ժամանակացույց՝ հեշտացնելով հասկանալ ամբողջ ծրագրի ժամանակացույցը:

• ԿոալիցիայումՀիանալի է նախագծի ժամանակացույցերը և պլանավորումը պատկերացնելու համար:
• Դեմ: Ստեղծելու և պահպանելու համար լրացուցիչ ջանք է պահանջվում:

Ինչպես ստեղծել Աշխատանքի բաշխման կառուցվածք Ծրագրի կառավարման մեջ

Ահա մի ուղեցույց՝ ծրագրի կառավարման մեջ Աշխատանքային բաշխման կառուցվածք ստեղծելու վերաբերյալ.

Ծրագրի կառավարման մեջ WBS ստեղծելու 6 քայլ.

1. Սահմանեք ծրագրի շրջանակը և նպատակները. Հստակ ուրվագծեք ծրագրի նպատակները և այն, ինչ պետք է իրականացվի:
2. Բացահայտեք ծրագրի հիմնական փուլերը. Նախագիծը բաժանեք տրամաբանական, կառավարելի փուլերի (օրինակ՝ պլանավորում, նախագծում, մշակում, փորձարկում, տեղակայում):
3. Նշեք հիմնական առաքումները. Յուրաքանչյուր փուլի ընթացքում բացահայտեք հիմնական արդյունքները կամ ապրանքները (օրինակ՝ փաստաթղթեր, նախատիպեր, վերջնական արտադրանք):
4. Առաքման նյութերը բաժանեք առաջադրանքների. Հետագա բաժանեք յուրաքանչյուր առաքում ավելի փոքր, գործող առաջադրանքների: Նպատակ դրեք 8-80 ժամվա ընթացքում կառավարելի առաջադրանքներին:
5. Հստակեցնել և կատարելագործել. Վերանայեք WBS-ն ամբողջականության համար՝ համոզվելով, որ բոլոր անհրաժեշտ առաջադրանքները ներառված են և կրկնօրինակումներ չկան: Ստուգեք հստակ հիերարխիա և սահմանված արդյունքներ յուրաքանչյուր մակարդակի համար:
6. Նշանակել աշխատանքային փաթեթներ. Սահմանեք հստակ սեփականություն յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար՝ դրանք վերագրելով անհատներին կամ թիմերին:

Լավագույն խորհուրդներ.

• Կենտրոնացեք արդյունքների վրա, ոչ թե գործողությունների. Առաջադրանքները պետք է նկարագրեն, թե ինչ է պետք հասնել, այլ ոչ թե կոնկրետ քայլեր: (օրինակ՝ «Գրել օգտագործողի ձեռնարկը»՝ «Տեսակի հրահանգներ» փոխարեն):
• Պահպանեք այն կառավարելի. Նպատակ դրեք հիերարխիայի 3-5 մակարդակների՝ հավասարակշռելով մանրամասները հստակության հետ:
• Օգտագործեք վիզուալներ. Դիագրամները կամ գծապատկերները կարող են օգնել հասկանալու և հաղորդակցվելու:
• Ստացեք կարծիք. Ներգրավեք թիմի անդամներին WBS-ի վերանայման և ճշգրտման մեջ՝ ապահովելով, որ բոլորը հասկանում են իրենց դերերը:

Գործիքներ Նախագծերի կառավարում աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի համար

Ահա մի քանի հայտնի գործիքներ, որոնք օգտագործվում են WBS ստեղծելու համար.

1. Microsoft նախագիծ

Microsoft Project – Ծրագրի կառավարման առաջատար ծրագիր, որը թույլ է տալիս օգտվողներին ստեղծել մանրամասն WBS դիագրամներ, հետևել առաջընթացին և արդյունավետ կառավարել ռեսուրսները:

2. Գործադուլ

Սխալ ամպի վրա հիմնված նախագծերի կառավարման գործիք է, որն առաջարկում է WBS-ի ստեղծման հզոր գործառույթներ՝ համագործակցության և իրական ժամանակում նախագծերի հետագծման գործառույթների հետ միասին:

3. Lucidchart- ը

Lucidchart- ը տեսողական աշխատանքային տարածք է, որն ապահովում է գծապատկերներ և տվյալների վիզուալիզացիա՝ WBS գծապատկերներ, հոսքային գծապատկերներ և այլ կազմակերպչական դիագրամներ ստեղծելու համար:

4 Trello

Trello – Ծրագրի կառավարման ճկուն, քարտի վրա հիմնված գործիք, որտեղ յուրաքանչյուր քարտ կարող է ներկայացնել WBS-ի առաջադրանքը կամ բաղադրիչը: Այն հիանալի է տեսողական առաջադրանքների կառավարման համար:

5. MindGenius

MindGenius – Ծրագրի կառավարման գործիք, որը կենտրոնացած է մտքի քարտեզագրման, ծրագրի պլանավորման և առաջադրանքների կառավարման վրա, որը թույլ է տալիս ստեղծել մանրամասն WBS գծապատկերներ:

6. Smartsheet

Smartsheet – Ծրագրի կառավարման առցանց գործիք, որը համատեղում է աղյուսակի օգտագործման հեշտությունը ծրագրի կառավարման փաթեթի ֆունկցիոնալության հետ, որն իդեալական է WBS ձևանմուշներ ստեղծելու համար:

bottom Line

Work Breakdown Structure-ը կարևոր գործիք է ծրագրի կառավարման մեջ: Այն օգնում է կազմակերպել նախագիծը փոքր առաջադրանքների մեջ, որոնք ավելի հեշտ է կառավարել: WBS-ը կարող է նաև հստակեցնել ծրագրի նպատակներն ու արդյունքները և ավելի արդյունավետ դարձնել պլանավորումը, ռեսուրսների բաշխումը և առաջընթացի հետագծումը:

💡Հոգնե՞լ եք WBS ստեղծելու նույն հին, ձանձրալի ձևից: Դե, ժամանակն է փոխել իրերը: Ինտերակտիվ գործիքներով, ինչպիսիք են AhaSlides- ը, դուք կարող եք բարձրացնել ձեր WBS-ը հաջորդ մակարդակ: Պատկերացրեք, թե ինչպես եք մտածում և հավաքում ձեր թիմից արձագանքները իրական ժամանակում՝ միաժամանակ ստեղծելով գրավիչ և ինտերակտիվ միջավայր: Համագործակցելով՝ ձեր թիմը կարող է ստեղծել ավելի համապարփակ ծրագիր, որը կբարձրացնի բարոյականությունը և կապահովի բոլորի գաղափարների լսումը: 🚀 Բացահայտեք մեր կաղապարներ բարելավել ձեր ծրագրի կառավարման ռազմավարությունն այսօր:

Ref: Forbes | Adobe | Ծրագրի ղեկավար