Bagaimana membangun proses orientasi EHR yang mengurangi beban dokumentasi sekaligus menjaga integritas regulasi?

Sebagian besar proses pengenalan rekam medis elektronik (EHR) dibangun di sekitar sistem: ini layar masuknya, ini menunya, ini templat untuk setiap jenis catatan. Karyawan baru pergi dengan sertifikat. Masalah dokumentasi mulai muncul di bangsal pada minggu berikutnya.

Panduan ini ditujukan untuk direktur pembelajaran dan pengembangan (L&D) rumah sakit serta pimpinan informatika atau kepatuhan yang menginginkan titik awal yang berbeda: alur kerja yang harus diselesaikan oleh seseorang, dan hambatan yang akan mereka hadapi saat menyelesaikannya. Panduan ini menunjukkan cara mendiagnosis apakah suatu masalah merupakan kesenjangan pelatihan atau cacat sistem, cara merancang persiapan dan latihan seputar tugas nyata, dan cara menilai apakah karyawan baru dapat menyelesaikannya, dengan dokumentasi yang lengkap dan sesuai.

Situasi yang layak untuk dirancang.

Skenario di bawah ini bersifat ilustratif, bukan kasus yang terdokumentasi.

Seorang petugas administrasi bangsal baru bergabung pada hari Senin. Pada hari Kamis, mereka diminta untuk menyelesaikan pembaruan rekam medis pasien rutin setelah pasien dirawat. Tugasnya sederhana di atas kertas: konfirmasi data demografis, catat sumber rujukan, lampirkan formulir persetujuan, dan selesaikan entri. Namun dalam praktiknya, mereka menghadapi empat kendala. Formulir persetujuan dilampirkan pada layar yang berbeda dari yang ditunjukkan dalam sesi kelas. Dua kolom terlihat identik tetapi menghasilkan laporan yang berbeda. Kolom wajib menolak entri yang valid dengan pesan yang tidak membantu. Dan prosedur lokal untuk sumber rujukan yang hilang tertulis dalam dokumen yang tidak disebutkan siapa pun.

Petugas menyelesaikan entri, tetapi membiarkan satu kolom kosong dan menggunakan solusi teks bebas untuk kolom lainnya. Catatan tersebut tidak lengkap, dan orang berikutnya yang mengandalkan catatan tersebut mewarisi kekosongan tersebut.

Apakah ini masalah pelatihan? Sebagian. Hanya masalah pelatihan? Hampir pasti tidak. Perbedaan itulah inti dari pekerjaan desain.

Mulailah dengan tugasnya, bukan sistemnya.

Tuliskan dalam satu kalimat apa yang harus mampu dilakukan oleh peran tersebut, sebelum Anda membuka konten pelatihan apa pun. Untuk contoh ini: Selesaikan alur kerja rekam medis pasien dari awal hingga akhir, dan identifikasi di mana proses dokumentasi menimbulkan hambatan. Ada dua kata kerja yang penting di sini, dan keduanya berbeda.

Menyelesaikan alur kerja adalah sebuah menerapkan tugas. Pembelajar menggunakan prosedur yang sudah dikenal dalam situasi yang belum mereka latih kata demi kata. Mengidentifikasi hambatan adalah sebuah tugas. analisa or mengevaluasi Tugas: peserta didik harus menyadari bahwa ada sesuatu yang salah, menilai apakah itu kesalahan mereka sendiri atau kesalahan sistem, dan memutuskan apa yang harus dilakukan. Tuntutan kognitif ini berasal dari taksonomi Bloom yang telah direvisi, dan menggambarkan apa yang dibutuhkan tugas tersebut dari seseorang, bukan bagaimana Anda harus melaksanakannya.

Hal ini penting karena adanya keselarasan. Pusat Eberly Carnegie Mellon menjelaskan hal ini dengan gamblang: jika tujuannya adalah menerapkan keterampilan tetapi penilaian hanya mengukur daya ingat, peserta didik berlatih satu hal dan dinilai berdasarkan hal lain, yang akan melemahkan motivasi dan pembelajaran.Pusat Eberly, penyelarasan tujuan, penilaian, dan strategi pembelajaran.Tes pilihan ganda tentang nama-nama menu tidak banyak memberi tahu Anda apakah seseorang dapat menyelesaikan pembaruan penerimaan di atas.

Lakukan diagnosis sebelum memberikan resep.

Sebelum membangun apa pun, bandingkan tugas yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang diajarkan dan diuji dalam pelatihan orientasi saat ini. Empat hal berikut cenderung membedakan kesenjangan pelatihan dari penyebab lainnya:

1. Amati tugas tersebut. Amati beberapa karyawan pemula atau berpengalaman menyelesaikan alur kerja, dan catat kesalahan, solusi alternatif, dan keraguan yang muncul.
2. Bandingkan dengan pelatihan. Apakah program saat ini mempraktikkan urutan persis seperti ini, atau sistem secara umum? Apakah ada penilaian yang mengharuskan peserta didik untuk menyelesaikannya?
3. Periksa lingkungan sekitarnya. Apakah alat, izin akses, tingkat kepegawaian, dan prosedur lokal sesuai dengan yang diasumsikan dalam pelatihan? Karyawan baru tanpa tingkat akses yang tepat tidak dapat mempraktikkan tugas tersebut, apa pun yang dibahas di kelas.
4. Cari kerusakan sistem. Jika staf berpengalaman pun mengalami kesulitan, atau menggunakan solusi yang sama, penyebabnya mungkin adalah desain layar, kolom input, atau aturan yang berlaku. Pelatihan tambahan tidak akan memperbaikinya. Sampaikan hal ini ke tim informatika sebagai permintaan perubahan.

Inilah jebakan yang perlu disebutkan secara terbuka kepada para pemangku kepentingan Anda: cacat kegunaan mungkin memerlukan perubahan sistem, bukan pelatihan tambahan. Jika pelatihan digunakan untuk menutupi cacat, biaya akan kembali pada setiap kelompok peserta. Perlakukan metode Anda saat ini dan batasan penilaian Anda saat ini sebagai hipotesis yang perlu diuji, bukan fakta.

Persiapan desain dan praktik seputar alur kerja.

Setelah Anda mengetahui kesenjangan mana yang dapat ditutup oleh pelatihan, sesuaikan setiap tahapan program dengan tugas tersebut.

Persiapan. Periksa prasyarat dengan diagnosis singkat sebelum seseorang memulai praktik. Konfirmasikan bahwa mereka mengetahui istilah-istilah yang dibutuhkan, seperti perbedaan antara bidang registrasi dan bidang klinis, serta peraturan yang mengatur tugas tersebut, seperti apa yang harus dicatat dan siapa yang boleh mencatatnya. Pembelajaran mandiri sesuai dengan tahap ini. Pemeriksaan ingatan di sini hanya mengkonfirmasi prasyarat. Ini bukan bukti bahwa orang tersebut mampu melakukan pekerjaan tersebut.

Pemetaan alur kerja. Petakan alur kerja sebenarnya layar demi layar, termasuk langkah-langkah yang dilewati orang dan titik-titik di mana sistem dan prosedur lokal tidak sesuai. Gunakan peta tersebut untuk membangun studi kasus dan kunci jawaban, lalu berikan kepada pimpinan informatika atau kepatuhan Anda untuk divalidasi. Peta yang sama menjadi audit gesekan: setiap titik di mana pengamat melihat kesalahan atau solusi sementara merupakan kandidat untuk perbaikan sistem, panduan kerja yang lebih jelas, atau studi kasus.

Praktek. Berikan tugas lengkap kepada peserta didik, dengan kasus yang realistis, dan minta mereka untuk menjelaskan keputusan mereka serta melaksanakannya. Umpan balik harus terkait dengan keputusan tersebut, misalnya: "Anda melampirkan formulir persetujuan ke jenis catatan yang salah. Berikut bukti yang dapat Anda periksa, dan berikut yang harus dilakukan jika jenis formulir tidak jelas." Umpan balik tentang kecepatan dan kelengkapan akan lebih efektif jika spesifik pada langkah tersebut.

Langsung atau asinkron? Masukan langsung dari instruktur memberikan nilai tambah terbesar ketika suatu pilihan bersifat ambigu: ketika terdapat dua tindakan yang dapat dipertahankan, atau ketika prosedur dan sistem tidak sesuai. Diskusi yang dipimpin oleh seseorang yang mengetahui praktik setempat dapat menyelesaikan apa yang tidak dapat diselesaikan oleh kunci jawaban tertulis. Tinjauan asinkron sudah cukup untuk mengkonfirmasi aturan, memeriksa ingatan, dan memberikan umpan balik pada kasus yang jelas.

Contoh kasus: pembaruan penerimaan

Sebagai ilustrasi. Praktisi harus memvalidasi kasus dan kriteria jawaban sebelum digunakan.

Kasus. Peserta pelatihan menerima rekam medis simulasi untuk pasien fiktif. Mereka diminta untuk melengkapi pembaruan data penerimaan pasien. Kasus ini mencakup formulir persetujuan yang dipindai, surat rujukan dengan nomor referensi yang hilang, dan kolom yang menolak format entri yang ditunjukkan dalam manual pelatihan.

Pilihan bagi pelajar. Pada nomor referensi yang hilang, peserta didik dapat (a) membiarkan kolom kosong dan menyelesaikannya, (b) mengetikkan placeholder, atau (c) mencatat kekosongan menggunakan prosedur yang disetujui dan meminta informasi yang hilang. Pada kolom yang ditolak, mereka dapat (a) mencoba lagi dengan format yang berbeda hingga diterima, (b) memasukkan nilai ke dalam catatan teks bebas, atau (c) mencatat masalah tersebut sebagai dugaan kesalahan sistem dan melanjutkan dengan langkah sementara yang disetujui.

Umpan balik. Untuk setiap pilihan, umpan balik menjelaskan mengapa pilihan tersebut dapat dipertahankan atau tidak lengkap berdasarkan kriteria yang disepakati. Kolom kosong tidak lengkap, karena pengguna selanjutnya tidak dapat mengetahui apakah data tersebut hilang atau memang tidak pernah dibutuhkan. Kolom sementara tidak dapat dipertahankan, karena mencatat informasi yang tidak benar. Pencatatan celah berdasarkan prosedur yang disetujui dianggap lengkap. Pada keputusan kedua, mencoba berbagai format hingga salah satunya diterima dapat menghasilkan entri yang valid, tetapi menyembunyikan cacat yang perlu dilihat oleh tim informatika. Pencatatan kesalahan adalah respons yang melindungi baik catatan maupun kelompok berikutnya.

Percobaan ulang. Peserta didik mencoba kasus kedua dengan celah yang berbeda, seperti formulir persetujuan yang dilampirkan tetapi tidak ditandatangani, dan menerapkan penalaran yang sama padanya.

Di seluruh kelompok peserta didik, laporan kendala yang mereka sampaikan juga menjadi daftar terstruktur berisi dugaan kekurangan bagi tim informatika.

Menilai kemampuan dan merencanakan transfer.

Pilihlah ukuran yang mencerminkan tugas tersebut. Dua ukuran praktisnya adalah: waktu tugas dan kelengkapan dokumentasiSebelum memulai, definisikan keduanya: apa yang dianggap lengkap, siapa yang menilainya, catatan mana yang termasuk dalam penyebut, dan kapan Anda melakukan pengukuran.

Rubrik sederhana menjaga konsistensi penilaian. Rubrik di bawah ini adalah usulan untuk disesuaikan dengan spesialis klinis atau kepatuhan Anda. Ini bukan standar kesiapan yang telah divalidasi.

Nilai acuan: 0 berarti tidak ada atau tidak didukung; 1 berarti sebagian, dengan kelalaian yang relevan; 2 berarti lengkap dan dibenarkan berdasarkan kriteria yang disepakati. Definisikan kesalahan kritis secara terpisah, misalnya mencatat informasi yang tidak benar, atau mengabaikan pemeriksaan persetujuan yang diperlukan. Skor keseluruhan tidak boleh menyembunyikan kegagalan kritis.

Untuk transfer pengetahuan, nilai kasus baru yang belum pernah dilihat sebelumnya, bukan kasus yang digunakan dalam praktik, dan tindak lanjuti di tempat kerja setelah peserta didik memiliki cukup paparan terhadap pekerjaan nyata. Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC) merekomendasikan untuk mengevaluasi pembelajaran dan transfer pembelajaran jika memungkinkan, karena seseorang yang lulus pelatihan mungkin masih kesulitan menerapkannya di tempat kerja.CDC, Evaluasi pelatihan: mengukur efektivitasTugas kerja yang diawasi atau peninjauan contoh entri nyata peserta didik oleh seorang pembimbing dapat berfungsi sebagai tindak lanjut tersebut.

Jika proses orientasi Anda melibatkan serah terima antarprofesi, seperti tim registrasi yang menyerahkan rekam medis kepada staf klinis, Badan Penelitian dan Kualitas Pelayanan Kesehatan (Agency for Healthcare Research and Quality) Program TeamSTEPPS Ini adalah titik awal untuk sumber daya kerja tim dan komunikasi di bidang perawatan kesehatan. Mintalah seorang pendidik klinis untuk memilih dan menyesuaikan alat-alat yang relevan.

Apa yang dapat dan tidak dapat ditunjukkan oleh bukti.

Jelaskan dengan jelas apa yang dapat Anda klaim. Inilah pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh audit Anda.

Apa yang akan menunjukkan bahwa peserta didik dapat menyelesaikan alur kerja dan mengidentifikasi hambatan? Skor rubrik didasarkan pada kasus yang belum pernah dilihat sebelumnya, waktu pengerjaan tugas, dan kelengkapan dokumentasi dibandingkan dengan tolok ukur, serta kualitas laporan gesekan yang mereka sampaikan. Bandingkan hal yang sama: populasi yang sama, penyebut yang sama, dan waktu yang sama.

Kendala apa saja yang mungkin tetap ada bahkan setelah kinerja meningkat? Ada beberapa. Layar dan aturan yang cacat akan tetap ada sampai seseorang mengubah sistem. Staf, beban kerja, dan izin akses menentukan berapa banyak waktu yang dimiliki seseorang untuk mendokumentasikan dengan benar. Prosedur lokal yang bertentangan dengan sistem akan tetap bertentangan. Dan perubahan operasional yang terjadi bersamaan, seperti templat baru atau peningkatan perangkat lunak, dapat mengubah ukuran kinerja Anda secara independen dari pelatihan. Periksa hal-hal tersebut sebelum mengaitkan perubahan apa pun dengan program.

Sumber-sumber di atas mendukung prinsip-prinsip desain yang menyelaraskan tujuan, praktik, dan penilaian, serta mengukur pembelajaran dan transfer. Sumber-sumber tersebut bukanlah bukti bahwa program tertentu, atau platform tertentu, mengurangi beban dokumentasi. Artikel ini tidak menjanjikan hasil apa pun, dan evaluasi Anda sendiri pun seharusnya tidak demikian.

Di mana AhaSlides dapat dipasang

AhaSlides mendukung pembelajaran adaptif dan interaktif, serta memungkinkan Anda beralih antara penyampaian langsung dan pembelajaran mandiri. Dalam program orientasi seperti yang di atas, itu bisa berarti pengecekan prasyarat mandiri sebelum praktik, sesi interaktif yang difasilitasi untuk keputusan yang ambigu, dan tinjauan mandiri kasus baru setelahnya. Fungsi pembuatan, umpan balik, dan pelaporan tertentu harus diperiksa terhadap alur kerja Anda sendiri dalam demonstrasi sebelum Anda merencanakannya. Integrasi AI, simulasi, atau EHR apa pun harus dianggap eksternal atau belum dikonfirmasi sampai didemonstrasikan.

Langkah Anda selanjutnya

Mulailah dengan rubrik tugas: ambil satu alur kerja bervolume tinggi di rumah sakit Anda, susun tiga kriteria di atas bersama penanggung jawab informatika atau kepatuhan Anda, dan amati dua atau tiga upaya nyata. Hambatan yang Anda catat adalah daftar kesenjangan pelatihan dan cacat sistem Anda, dalam urutan pemisahan tersebut.

Setelah desain Anda siap, kami dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana versi langsung dan mandiri dari tahap praktik dan peninjauan akan berjalan. Minta demo AhaSlides dan bawa alur kerja Anda.