Peningkatan keterampilan operator WMS: bagaimana memindahkan staf gudang manual ke sistem otomatis.

Staf gudang manual tidak perlu diajari cara berpikir. Mereka perlu mempelajari apa yang diharapkan oleh sistem manajemen gudang (WMS) dari mereka, dan apa yang boleh dan tidak boleh mereka ubah ketika sistem tersebut tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. WMS adalah perangkat lunak yang mengarahkan tugas, melacak lokasi stok, dan meminta pemindaian di setiap langkah. Solusi lama untuk karton yang salah tempat, yaitu membawanya ke tempat yang "mungkin seharusnya", menjadi langkah yang salah setelah sistem menyimpan catatannya. Pengalaman tetap penting. Hanya saja, pengalaman tersebut harus sesuai dengan alur kerja yang baru.

Panduan ini ditujukan untuk manajer pelatihan logistik dan pengawas gudang atau pengiriman. Panduan ini menunjukkan cara meningkatkan keterampilan staf manual untuk menggunakan alur kerja sistem gudang yang telah disetujui dan untuk menjelaskan pengecualian, dengan diagnosis singkat, latihan dengan umpan balik, studi kasus dengan percobaan ulang, rubrik penilaian, dan pengecekan transfer. Studi kasus dan rubrik hanyalah ilustrasi: mintalah pengawas gudang atau pengiriman yang memahami sistem Anda untuk meninjaunya sebelum penilaian dilakukan.

fakta cepat

1. Jelaskan masalah kinerja tersebut

Mulailah dari pekerjaan, bukan dari menu perangkat lunak. Setelah perubahan, operator harus menyelesaikan tugas dalam alur kerja yang disetujui, memperhatikan ketika sistem dan lapangan tidak sesuai, menjelaskan apa yang mereka temukan, dan mengambil langkah selanjutnya yang tepat: memperbaikinya dalam wewenang mereka, atau meningkatkan masalah tersebut. "Memahami WMS" bukanlah sebuah tugas. "Menerima palet yang labelnya tidak sesuai dengan pemberitahuan pengiriman awal, dan mencatatnya agar stok tetap akurat" adalah sebuah tugas.

Bersikap adil terhadap hal-hal baru. Pekerja manual jarang sekali kurang memiliki penilaian. Mereka kurang memahami kosakata sistem dan aturan tentang apa yang boleh mereka ubah. Sebutkan perbedaan antara keterampilan antarmuka (di mana harus memindai, apa arti suatu status) dan kompetensi peralatan (mengemudikan truk, menangani muatan). Melatih yang pertama tidak menjamin yang kedua.

2. Mendiagnosis kesenjangan pembelajaran dan konteks.

Bandingkan tugas yang dibutuhkan dengan bagaimana orang dipersiapkan saat ini. Simulasi tatap muka di kelas hanya memeriksa daya ingat. Namun, hal itu tidak menunjukkan apakah seseorang dapat memutuskan apa yang harus dilakukan jika terjadi pengecualian. Menerapkan alur kerja pada kasus baru, dan menilai apakah perbedaan tersebut disebabkan oleh kesalahan pemindaian atau masalah stok, adalah tuntutan tingkat yang lebih tinggi. Panduan kami untuk... Mencocokkan aktivitas pembelajaran dengan taksonomi Bloom menjelaskan cara membaca tuntutan suatu tugas.

Kemudian periksa penyebab yang tidak dapat diperbaiki oleh pelatihan:

• Desain sistem. Apakah alur tampilan layar sesuai dengan alur fisik, atau malah memicu pemindaian tambahan?
• Kualitas data. Apakah catatan lokasi dan barang cukup akurat untuk mempercayai instruksi sistem?
• Perangkat dan konektivitas. Apakah pemindai genggam berfungsi di setiap lorong?
• Prosedur. Apakah ada aturan tertulis mengenai pengecualian mana yang boleh diselesaikan oleh operator?
• Dukungan. Apakah ada pengguna ahli di setiap shift selama beberapa minggu pertama?
• Praktek. Apakah ada yang pernah melakukan latihan untuk menangani pengecualian dengan umpan balik sebelum terjadi secara langsung?

Hanya yang terakhir yang merupakan celah pelatihan biasa. Sebutkan nama-nama yang lain kepada para sponsor dan sepakati pemilik untuk masing-masingnya.

3. Merancang persiapan dan latihan yang bertujuan.

Tiga lapisan, masing-masing dengan tugasnya sendiri.

Persiapan: periksa prasyaratnya. Berikan diagnosis singkat tentang kosakata yang menjadi dasar alur kerja: kode lokasi, status, dan apa yang dikonfirmasi oleh setiap pemindaian. Pemeriksaan penarikan kembali hanya mengkonfirmasi bahwa prasyarat telah terpenuhi dan tidak lebih dari itu, jadi jangan laporkan sebagai kemampuan. Pembelajaran mandiri cocok untuk lapisan ini, dan memungkinkan orang yang sudah mengetahui istilah-istilah tersebut untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Latihan: contoh kasus dari kasus pengecualian Anda sendiri. Jika sistem Anda memiliki lingkungan praktik, gunakanlah. Jika tidak, gunakan tangkapan layar atau maket kertas dari layar pengecualian yang sebenarnya. Tanyakan kepada operator apa yang mereka lihat, apa yang akan mereka lakukan selanjutnya, dan apa yang akan mereka catat. Umpan balik harus menyebutkan keputusan: "Anda menyesuaikan jumlah sebelum memeriksa lokasi" mengajarkan lebih banyak daripada "Berhati-hatilah". Panduan kami untuk Melatih pekerja gudang untuk memahami dampak hulu dan hilir dari kesalahan pengambilan barang. Menunjukkan bagaimana membuat satu hasil pemindaian menjadi berarti bagi tim berikutnya.

Tinjau dan alihkan: diskusikan satu kasus yang ambigu. Masukan langsung dari supervisor berpengalaman sangat membantu ketika ada dua respons yang masuk akal, seperti memegang palet atau menerimanya dengan catatan. Tinjauan asinkron sudah cukup untuk pengecekan terhadap jawaban yang disepakati. Untuk keterampilan terkait, lihat panduan kami tentang analisis akar penyebab varians penghitungan siklusKetika sistem mulai merekomendasikan tindakan sendiri, kemampuan untuk mempertanyakan rekomendasi tersebut juga menjadi penting: mengkritik dan mengesampingkan rekomendasi rute AI mencakup hal itu.

4. Contoh kasus yang telah dikerjakan beserta umpan balik dan kesempatan untuk mencoba lagi.

Sebagai ilustrasi. Seorang pengawas gudang atau pengiriman harus memvalidasi kasus dan kriteria jawaban sebelum digunakan.

Kasus. Ini adalah minggu pertama penggunaan sistem baru. Anda sedang menerima barang di dermaga. Sebuah karton berisi 24 unit tiba untuk pesanan pembelian yang sistem tunjukkan sebagai sudah ditutup. Labelnya dapat dibaca dan kode produknya ada. Sistem tidak mengizinkan Anda untuk menyelesaikan penerimaan barang.

Tugas tersebut. Jelaskan keputusan tersebut, sebutkan bukti yang Anda gunakan, dan nyatakan informasi atau dukungan tambahan apa yang Anda butuhkan.

Upaya pertama. "Saya akan meletakkannya di rak kosong terdekat dan memberi tahu pengontrol stok nanti, agar area bongkar muat tetap bersih." Peninjau bertanya di mana sistem mengira 24 unit itu berada, siapa yang akan mencarinya ketika petugas pengambilan barang dikirim ke sana, dan apa yang tertulis dalam prosedur tentang tanda terima yang tidak cocok. Peserta pelatihan tidak memiliki jawaban untuk semua pertanyaan tersebut.

Berikan masukan dan coba lagi. Peninjau menunjukkan bahwa stok saat ini ada secara fisik tanpa catatan, sehingga penghitungan berikutnya akan menunjukkan perbedaan dan tidak ada yang akan tahu alasannya. Peserta didik diminta untuk memberikan tanggapan baru.

Upaya yang lebih baik. Peserta pelatihan memindahkan karton ke area penyimpanan yang ditentukan, mencatat kode produk, kuantitas, dan nomor pesanan pembelian, menandai penerimaan sebagai pengiriman yang tidak sesuai dengan prosedur, dan memberi tahu penanggung jawab penerimaan. Mereka menyampaikan apa yang masih mereka butuhkan: apakah pesanan pembelian ditutup karena kesalahan, apakah pemasok mengirimkan barang pengganti, dan siapa yang berwenang untuk membukanya kembali.

Mengapa setiap respons dapat dipertahankan atau tidak lengkap. Nilailah berdasarkan kriteria yang telah disetujui, bukan selera penilai. Upaya pertama menyembunyikan stok dari sistem dan meneruskan masalah ke shift berikutnya, sehingga dianggap sebagai kesalahan kritis. Upaya kedua menjaga keakuratan catatan, tetap dalam wewenang operator, dan meneruskan keputusan kepada pemiliknya. Tambahkan varian di mana label rusak dan tanyakan bagaimana bukti tersebut berubah.

5. Menilai kemampuan dan merencanakan transfer

Berikan skor untuk setiap kriteria dari 0 hingga 2. Sesuaikan kriteria dengan spesialis Anda: rubrik ini merupakan titik awal yang disarankan, bukan standar kesiapan yang telah divalidasi.

Definisikan kesalahan kritis secara terpisah, misalnya menyembunyikan stok dari sistem atau mengesampingkan blokir tanpa wewenang. Skor keseluruhan tidak boleh menyembunyikan kegagalan kritis. Pastikan dua penilai memberikan skor yang sama untuk jawaban yang sama sebelum Anda mengandalkan skor tersebut. Panduan kami untuk menilai kemampuan pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dalam pelatihan Mencakup jangkar dan kalibrasi.

Skor praktik menunjukkan apa yang dilakukan seseorang dalam praktik. Untuk mengetahui apakah hal itu berlaku, berikan kasus baru setelah jeda singkat, lalu tambahkan tindak lanjut di tempat kerja: observasi terawasi terhadap tugas-tugas nyata yang dinilai berdasarkan rubrik yang sama. Dua ukuran yang sesuai dengan desain ini adalah:

• Akurasi tugas: persentase tugas yang diamati dan diselesaikan dengan benar dalam sistem, dengan penyebut dan waktu pengamatan ditetapkan sebelum Anda mulai.
• Peningkatan penanganan yang tepat: persentase pengecualian yang diamati di mana peninjau menilai respons operator benar dan sesuai dengan wewenang.

Bandingkan data dasar dengan data tindak lanjut yang belum pernah dilihat sebelumnya, dan cari perubahan yang terjadi bersamaan, seperti pembaruan perangkat lunak, puncak musiman, atau staf baru, sebelum Anda mengklaim keberhasilan pelatihan tersebut. Sampaikan klaim Anda dengan sederhana. Skor praktik yang lebih baik adalah bukti tentang penalaran dalam praktik, bukan janji akan berkurangnya kesalahan standar.

Di mana penyampaian interaktif membantu

Format interaktif membantu ketika orang-orang harus berkomitmen sebelum melihat pilihan orang lain. Dalam sesi langsung, fasilitator dapat menjelaskan karton yang tidak cocok, meminta setiap operator untuk mengetik langkah selanjutnya, lalu menunjukkan susunan karton sebelum diskusi. Hal itu membuat jawaban "simpan dulu di rak" menjadi terlihat, dan di situlah pembelajaran terbaik terjadi. Penyampaian mandiri sesuai dengan persiapan dan tindak lanjut yang tidak terlihat. AhaSlides, sebuah platform keterlibatan terpadu untuk tim dan kelas, mendukung pembelajaran interaktif dan penyampaian secara langsung maupun mandiri. Periksa bagaimana Anda akan memindahkan kasus ini antara kedua metode tersebut sesuai dengan alur kerja Anda sendiri sebelum Anda mengandalkannya.

Apa yang tidak akan diperbaiki oleh pelatihan?

• Desain sistem. Pedoman yang kuat tidak dapat membuat alur kerja yang canggung menjadi efisien.
• Kualitas data. Operator tidak dapat mempercayai instruksi yang dibuat berdasarkan catatan lokasi yang salah.
• Dukungan saat peluncuran. Pelatihan sebelum peluncuran kurang bermanfaat jika tidak ada seorang pun yang siap siaga untuk menangani pengecualian pertama.
• Kompetensi peralatan. Lulus uji sistem bukan berarti Anda bisa mengemudikan truk. Ikuti sertifikasi yang dipersyaratkan oleh negara dan lokasi kerja Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu peningkatan keterampilan operator WMS?

Mempersiapkan staf gudang manual untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam sistem manajemen gudang yang telah disetujui, serta untuk menjelaskan dan melaporkan pengecualian yang muncul.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meningkatkan keterampilan staf manual?

Hal itu bergantung pada sistem, peran, dan titik awal orang tersebut. Tetapkan kesiapan berdasarkan bukti pada tugas-tugas representatif, bukan berdasarkan jumlah hari yang tetap.

Bagaimana Anda menilai kinerja operator dalam alur kerja WMS?

Gunakan rubrik penilaian pada kasus realistis, dengan kesalahan kritis didefinisikan secara terpisah, kemudian kasus baru dan observasi yang diawasi. Kuis pendahuluan hanya mengkonfirmasi prasyarat.

Apa yang tidak bisa diperbaiki melalui pelatihan?

Desain sistem yang buruk, data stok yang tidak akurat, perangkat yang rusak, dan dukungan di lapangan yang terlalu sedikit. Periksa hal-hal ini terlebih dahulu dan tunjuk penanggung jawab untuk masing-masing.

Siapa yang harus meninjau kasus dan rubriknya?

Seorang pengawas gudang atau pengiriman yang memahami sistem dan prosedur Anda, sebelum ada yang dinilai berdasarkan hal tersebut.

Mulai dari mana

Pilih satu pengecualian yang dihadapi operator Anda dalam beberapa minggu pertama, tulis satu kasus dengan jejak bukti yang jelas, dua respons yang dapat dipertahankan, dan satu kesalahan kritis, lalu adaptasikan rubrik tiga kriteria tersebut dengan seorang supervisor. Jalankan dengan kelompok kecil, kemudian beri nilai pada kasus baru dan observasi yang diawasi sebelum Anda menskalakannya.

Untuk melihat bagaimana kasus seperti ini dapat dijalankan secara langsung atau dengan kecepatan mandiri, jelajahi AhaSlides.