Pelatihan penanganan kesalahan pengambilan barang di gudang akan efektif jika seorang petugas pengambilan barang belajar untuk melacak satu barang yang salah melalui proses pengemasan, pengiriman, hingga sampai ke pelanggan, dan untuk memverifikasi pengambilan sebelum mengkonfirmasinya. Petugas pengambilan barang yang hanya mendengar "hati-hati" tidak memiliki gambaran tentang apa yang akan terjadi selanjutnya. Petugas pengambilan barang yang telah melacak kesalahan pengambilan melalui tiga departemen lainnya memiliki alasan untuk memeriksa label dua kali.
Panduan ini ditujukan untuk manajer pelatihan logistik dan pengawas gudang atau pengiriman. Panduan ini menunjukkan cara membangun pelatihan pencegahan kesalahan pengambilan barang di gudang yang berpusat pada satu tugas, menjelaskan dampak lanjutan dari pengambilan barang dan memverifikasinya, dengan studi kasus, rubrik penilaian, dan cara untuk memeriksa apakah keterampilan tersebut dapat diterapkan di lapangan. Studi kasus dan rubrik hanyalah ilustrasi. Mintalah pengawas gudang atau pengiriman untuk meninjau dan menyesuaikannya dengan prosedur Anda sendiri sebelum penilaian dilakukan.
fakta cepat
| Pertanyaan | Jawaban singkat |
|---|---|
| Apa yang kamu latih? | Satu tugas: jelaskan dampak hilir dari suatu pilihan dan verifikasi sebelum mengkonfirmasinya. |
| Mana yang lebih dulu? | Memeriksa label, lokasi rak, pemindai, dan jalur pengambilan, karena pelatihan tidak dapat memperbaiki hal-hal tersebut. |
| Bagaimana cara Anda mempraktikkannya? | Sebuah studi kasus realistis dengan keputusan, alasan, dan umpan balik atas keduanya. |
| Bagaimana cara Anda menilainya? | Rubrik penilaian 0 hingga 2 untuk pelaksanaan tugas, penalaran, dan batasan, dengan kesalahan kritis didefinisikan secara terpisah. |
| Bagaimana cara Anda memeriksa transfer? | Sebuah kasus yang belum pernah dilihat sebelumnya, kemudian tugas pemilihan yang diawasi dan dinilai berdasarkan rubrik yang sama. |
| Apa yang tidak bisa diperbaiki melalui pelatihan? | Barang-barang yang tampak serupa, label yang tidak terbaca, target yang dibuat terburu-buru, dan pemindai yang rusak. |
1. Definisikan hasil dan perbandingannya
Mulailah dengan keputusan yang harus didukung oleh pelatihan, bukan kursusnya. Tuliskan peran yang terpengaruh (pemilih, pengemas, pengirim, dan pengawas yang menandatangani) dan satu tugas yang ingin Anda ubah. Untuk panduan ini, tugasnya adalah menjelaskan apa yang terjadi jika barang salah di tahap selanjutnya, dan memverifikasi pengambilan sebelum mengkonfirmasinya.
Kemudian tentukan apa yang akan Anda bandingkan. Skor dasar pada tugas sebelum pelatihan dan skor yang sebanding pada kasus berbeda setelahnya sudah cukup untuk memulai. Pisahkan kedua jenis biaya tersebut. Biaya pengiriman, seperti waktu yang terbuang di luar jam kerja dan jam kerja fasilitator, memberi tahu Anda berapa biaya program tersebut. Biaya operasional, seperti pengambilan ulang, pengembalian, dan pengiriman ulang, memberi tahu Anda berapa biaya kesalahan. Mencampuradukkan keduanya membuat kedua angka tersebut sulit dipercaya.
2. Mengukur tugas sebenarnya
Sebagian besar gudang sudah melacak akurasi pesanan, sehingga godaan untuk menggunakannya sebagai hasil pelatihan sangat besar. Ini adalah ukuran awal yang buruk, karena menggabungkan banyak penyebab. Laporan pengukuran pusat distribusi WERC dan DC Velocity tahun 2013, yang meminta data dari lebih dari 500 perusahaan, menemukan akurasi pengambilan pesanan rata-rata sebesar 99.5%. dirangkum oleh pemasok peralatan penanganan material Cisco-EagleAngka itu terdengar tinggi, dan menyembunyikan efek kumulatif. Jika setiap baris benar 99.5% dari waktu, pesanan sepuluh baris hanya sepenuhnya benar sekitar 95% dari waktu (0.995 pangkat sepuluh, perhitungan kami sendiri). Ringkasan tersebut tidak menyebutkan apakah akurasi dihitung per baris, pesanan, atau unit, jadi anggap jumlah tersebut sebagai ilustrasi efeknya. Kesalahan kecil per baris akan menjadi banyak pesanan yang salah.
Gunakan bukti yang dapat diamati dari tugas tersebut sebagai gantinya:
- Pengenalan kesalahan: Dapatkah peserta didik mengidentifikasi kesalahan pada pengambilan barang (barang salah, jumlah salah, lokasi salah) dan menjelaskan bagaimana mereka mengetahuinya?
- Verifikasi yang benar: Apakah peserta didik memeriksa barang tersebut sesuai dengan pesanan sebelum mengkonfirmasi, menggunakan metode yang disetujui situs Anda?
- Penjelasan hilir: Dapatkah peserta didik menyebutkan siapa yang akan menangani barang tersebut selanjutnya dan berapa kerugian yang mereka alami jika melakukan kesalahan?
Anggap penyelesaian kursus dan kepuasan sebagai indikator penyampaian. Indikator ini menunjukkan bahwa orang-orang hadir dan menyukainya. Bukti tugas menunjukkan apakah mereka mampu melakukannya.
3. Menghubungkan bukti tugas dengan data operasional
Skor tugas memberi tahu Anda apa yang dilakukan peserta didik dalam suatu kasus. Data operasional memberi tahu Anda apa yang terjadi di lapangan. Hubungkan keduanya dengan cermat.
Untuk setiap langkah operasional, catat empat hal berikut sebelum Anda mulai:
- Populasi: Pemetik mana, shift mana, zona mana.
- Penyebutnya: Kesalahan per seribu baris, per pesanan, atau per unit. Sebutkan yang mana, karena ketiganya memberikan angka yang berbeda.
- Periode: rentang waktu yang sebanding selama beberapa minggu, bukan hanya satu hari yang sibuk.
- Sumbernya: catatan pemindai, laporan pengembalian, atau lembar periksa pengawas.
Hubungan yang masuk akal perlu dijelaskan: seorang petugas pengambilan barang yang memverifikasi sebelum mengkonfirmasi seharusnya menyebabkan lebih sedikit barang yang salah sampai ke tempat pengemasan. Jangan menganggap korelasi sebagai bukti. Jika tingkat kesalahan menurun setelah pelatihan, itu adalah petunjuk untuk diselidiki, bukan hasil untuk diklaim. Panduan kami untuk mengukur pelatihan di luar penyelesaian kursus menjelaskan mengapa.
4. Pertimbangkan penjelasan alternatif.
Sebelum Anda memberikan kredit untuk pelatihan tersebut, perhatikan semua hal lain yang berubah selama periode perbandingan. Kandidat umum di gudang:
- Beban kerja: musim puncak, promosi, atau pelanggan besar yang mengubah komposisi pesanan.
- Kepegawaian: karyawan baru, tenaga kerja dari agen atau perubahan pola kerja shift.
- Proses: label baru, penataan ulang lorong, atau pemindai yang berbeda.
- Komposisi pelanggan: pesanan dengan lebih banyak baris, atau lebih banyak barang yang tampak serupa.
Jika memungkinkan, lakukan peluncuran bertahap. Latih satu zona atau shift terlebih dahulu, pertahankan zona atau shift serupa sebagai pembanding, dan latih zona atau shift tersebut setelahnya. Perbandingan yang sesuai seperti itu jauh lebih meyakinkan daripada perbandingan sebelum dan sesudah di seluruh lokasi. Jika Anda tidak dapat membagi lokasi, katakan demikian dan sampaikan klaim tersebut dengan sederhana. Panduan kami untuk Menjalankan program percontohan yang mengukur pembelajaran dan transfer ke dunia kerja. meninjau desainnya.
Periksa juga penyebab di luar pelatihan. Label tempat sampah yang pudar adalah masalah situs, jadi perbaiki label tersebut. Sebutkan masalah seperti itu kepada sponsor dan sepakati siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing masalah sebelum Anda membuat konten.
5. Persiapan desain, praktik, dan umpan balik
Tiga lapisan, masing-masing dengan tugasnya sendiri.
Persiapan: periksa prasyaratnya. Berikan diagnosis singkat tentang kosakata dan alat yang dibutuhkan tugas: apa arti SKU, nomor lot, dan konfirmasi pengambilan di sistem Anda, dan di mana tombol pengecualian berada. Pemeriksaan penarikan kembali hanya memastikan bahwa prasyarat telah terpenuhi, tidak lebih. Jangan melaporkannya sebagai kesiapan. Pembelajaran mandiri cocok untuk lapisan ini, karena karyawan baru membawa tingkat pengalaman yang berbeda.
Latihan: sebuah kasus dengan keputusan, alasan, dan umpan balik. Peserta didik membaca suatu situasi, mengambil keputusan, dan menjelaskan alasannya. Umpan balik menunjuk pada pilihan spesifik tersebut. "Anda mengkonfirmasi pilihan tanpa memeriksa nomor lot" mengajarkan lebih banyak daripada "Berhati-hatilah". Panduan kami untuk merancang praktik interaktif dengan umpan balik yang bermanfaat membahas hal ini secara mendalam.
Tinjau dan alihkan: diskusikan pilihan yang ambigu. Bimbingan langsung paling bermanfaat ketika dua jawaban saling bertentangan, seperti mencapai tingkat pemilihan yang tepat dibandingkan dengan berhenti untuk memeriksa. Tinjauan asinkron sudah cukup untuk pengecekan yang jelas terhadap suatu kriteria. Panduan kami untuk Menghubungkan persiapan mandiri dengan pelatihan langsung. menunjukkan cara memisahkan keduanya. Untuk memilih praktik yang tepat untuk setiap kebutuhan, lihat panduan kami tentang Mencocokkan aktivitas pembelajaran dengan taksonomi BloomMenerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi pilihan membutuhkan lebih dari sekadar daya ingat.
6. Contoh kasus yang telah dikerjakan beserta umpan balik dan kesempatan untuk mencoba lagi.
Sebagai ilustrasi. Seorang pengawas gudang atau pengiriman harus memvalidasi kasus dan kriteria jawaban sebelum digunakan.
Kasus. Seorang petugas pengambilan barang sedang mengerjakan pesanan enam baris. Baris keempat adalah sekotak berisi 12 kartrid tinta biru. Rak tersebut berisi dua kotak serupa di rak yang sama, satu biru, satu hitam, dan labelnya hanya berbeda kode warna pendek. Pemindai mengkonfirmasi lokasi rak tetapi tidak warnanya. Petugas pengambilan barang tertinggal sepuluh pengambilan dari target dan petugas pengemas sedang menunggu.
Tugas tersebut. Jelaskan apa yang akan Anda lakukan, sebutkan bukti yang Anda gunakan, dan nyatakan informasi tambahan apa yang Anda butuhkan.
Upaya pertama. "Pemindai menerima wadah tersebut, jadi saya akan mengkonfirmasinya dan melanjutkan, karena petugas pengemas sedang menunggu." Supervisor bertanya apa yang diperiksa oleh pemindai, siapa yang akan memperhatikan kotak hitam di tempat seharusnya ada kotak biru, dan apa yang terjadi jika petugas pengemas tidak memperhatikannya.
Berikan masukan dan coba lagi. Pengawas menunjuk kode warna pada label dan meminta peserta didik untuk mengulang jawabannya.
Upaya yang lebih baik. Peserta pelatihan membaca kode warna pada baris pesanan sebelum mengkonfirmasi, dan menjelaskan alasannya: pemindai hanya memeriksa lokasi, jadi pengecekan ada pada mereka. Mereka menjelaskan bahwa kotak yang salah akan melewati petugas pengemas, yang mengemas apa yang diperintahkan sistem, dan akan sampai ke pelanggan. Kemudian akan menjadi pengembalian, pengambilan ulang, dan pengiriman kedua. Mereka mengatakan apa yang masih ingin mereka ketahui: apakah lokasi tersebut memiliki aturan untuk barang-barang yang tampak serupa di tempat penyimpanan yang berdekatan, dan kepada siapa harus memberi tahu jika hal itu terus terjadi.
Mengapa setiap respons dapat dipertahankan atau tidak lengkap. Nilailah berdasarkan kriteria yang telah disetujui, bukan selera penilai. Upaya pertama mengkonfirmasi berdasarkan bukti parsial dan menggeser risiko ke hilir, sehingga dianggap sebagai kesalahan kritis. Upaya kedua lebih kuat karena memverifikasi, menjelaskan rangkaiannya, dan mengangkat penyebabnya. Tambahkan varian di mana peserta didik menghentikan seluruh rangkaian untuk satu label dan tanyakan kepada kelompok bagaimana pilihan tersebut harus dinilai.
7. Menilai kemampuan dan melaporkan hasilnya
Berikan skor untuk setiap kriteria dari 0 hingga 2. Sesuaikan kriteria dengan spesialis Anda: rubrik ini merupakan titik awal yang disarankan, bukan standar kesiapan yang telah divalidasi.
| Kriterium | 0: tidak ada atau tidak didukung | 1: sebagian, dengan beberapa bagian yang dihilangkan | 2: lengkap dan beralasan |
|---|---|---|---|
| Eksekusi tugas | Mengkonfirmasi tanpa memeriksa barangnya. | Cek, tetapi tidak terhadap baris pesanan. | Memverifikasi terhadap item pesanan dan mencatat buktinya. |
| Pemikiran | Tidak bisa dipastikan apa penyebab dari barang yang salah. | Sebutkan satu dampak hilir. | Melacak dampaknya melalui pengemasan, pengiriman, dan pelanggan, serta mempertimbangkan alternatif yang ada. |
| Batas | Menggantikan sistem atau menebak. | Tidak konsisten dalam mengikuti prosedur. | Menggunakan prosedur yang telah disetujui dan mengangkat isu tersebut jika informasi atau wewenang tidak tersedia. |
Definisikan kesalahan kritis secara terpisah, misalnya mengkonfirmasi pilihan tanpa verifikasi atau menyembunyikan kesalahan pilihan yang diketahui. Skor keseluruhan tidak boleh menyembunyikan kegagalan kritis. Periksa apakah dua penilai memberikan skor yang sama untuk jawaban yang sama sebelum mengandalkan skor tersebut. Jika tidak, tulis ulang acuannya. Panduan kami untuk menilai kemampuan pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dalam pelatihan Mencakup kalibrasi jangkar dan asesor.
Kemudian buat laporan. Gunakan tata letak seperti ini dan biarkan kolom hasil kosong sampai Anda memiliki data yang sebenarnya. Jangan mengarang ukuran efek.
| Mengukur | Populasi | Penyebut | Periode | Dasar | Tindak lanjut | Perubahan lainnya |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Skor rubrik pada kasus baru | ||||||
| Pemeriksaan pengambilan barang yang diawasi, pengenalan kesalahan | ||||||
| Pengambilan ulang atau pengembalian per seribu baris |
Bukti menentukan langkah selanjutnya. Lakukan penskalaan ketika skor tugas meningkat pada kasus yang belum pernah dilihat sebelumnya, pemeriksaan yang diawasi sesuai, dan perubahan lain tidak dapat menjelaskannya. Lakukan revisi ketika skor meningkat tetapi pemeriksaan yang diawasi tidak, karena latihan mungkin belum cukup mendekati nilai minimum. Hentikan atau rancang ulang ketika tidak ada perubahan, dan periksa kembali label, tata letak, dan target sebelum menyalahkan peserta didik.
Di mana penyampaian interaktif membantu
Format interaktif membantu ketika orang-orang harus berkomitmen pada jawaban sebelum mereka mendengar kelompok. Dalam sesi langsung, fasilitator dapat menunjukkan situasinya, meminta setiap orang untuk memilih respons dan menambahkan alasan satu baris, kemudian mengungkapkan hasilnya bersama-sama sebelum diskusi. Peserta yang lebih pendiam juga berkontribusi, karena tidak ada yang harus berbicara terlebih dahulu. Penyampaian dengan kecepatan sendiri cocok untuk persiapan dan tindak lanjut yang tidak terlihat. AhaSlides, sebuah platform keterlibatan terpadu untuk tim dan ruang kelas, mendukung pembelajaran interaktif serta penyampaian secara langsung maupun mandiri.
Apa yang tidak akan diperbaiki oleh pelatihan?
- Barang dan label yang tampak serupa. Pemetik yang lebih teliti tidak dapat membaca label yang pudar atau hampir identik dengan label di sebelahnya.
- Target yang mengutamakan kecepatan daripada pengecekan. Jika target laju memberikan hukuman terhadap verifikasi, maka pelatihan akan kalah dari target tersebut.
- Alat. Jika pemindai tidak memeriksa apa yang diminta oleh tugas tersebut, tidak ada kasus yang akan mengubahnya.
- Keterbatasan bukti. Median 99.5% sudah usang dan merupakan temuan dari satu survei. Ukur situs Anda sendiri, dan gunakan biaya per kesalahan Anda sendiri daripada yang dipublikasikan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu pelatihan penanganan kesalahan pengambilan barang di gudang?
Pelatihan yang mengajarkan para pemetik barang untuk mengenali, memverifikasi, dan menjelaskan kesalahan pemetikan, biasanya dengan mempraktikkan kasus-kasus realistis disertai umpan balik, bukan hanya membaca prosedur.
Bagaimana cara mengurangi kesalahan pengambilan barang dengan pelatihan?
Pilih satu tugas, seperti memverifikasi pilihan, latih pada kasus-kasus realistis dengan umpan balik tentang keputusan dan alasannya, dan periksa pada kasus yang belum pernah dilihat sebelumnya. Perbaiki label, tata letak, dan target secara bersamaan, karena pelatihan tidak dapat memperbaiki hal-hal tersebut.
Bagaimana Anda menilai pelatihan tentang kesalahan pengambilan barang di gudang?
Gunakan rubrik penilaian pada kasus baru, dengan kesalahan kritis didefinisikan secara terpisah, kemudian tugas pemilihan kasus yang diawasi dan dinilai berdasarkan rubrik yang sama. Kuis mengingat kembali hanya mengkonfirmasi prasyarat.
Bagaimana Anda menghubungkan pelatihan dengan kesalahan pengambilan dan pengemasan di lapangan?
Tentukan populasi, penyebut, periode, dan sumber, lalu bandingkan data dasar dengan data tindak lanjut yang belum pernah dilihat sebelumnya. Perhatikan perubahan beban kerja, staf, atau proses sebelum memberikan kredit pada pelatihan tersebut.
Siapa yang harus meninjau kasus dan rubriknya?
Seorang pengawas gudang atau pengiriman yang mengetahui prosedur Anda, sebelum ada yang dinilai berdasarkan prosedur tersebut.
Mulai dari mana
Pilih satu tugas verifikasi yang paling penting di lantai produksi Anda, tulis satu kasus dengan dua respons yang dapat dipertanggungjawabkan dan satu kesalahan kritis yang jelas, lalu sesuaikan rubrik tiga kriteria dengan pengawas gudang atau pengiriman. Jalankan dengan kelompok kecil, lalu beri nilai pada kasus baru dan pengambilan barang yang diawasi sebelum Anda menerapkannya secara luas.
Untuk melihat bagaimana kasus seperti ini dapat dijalankan secara langsung atau dengan kecepatan mandiri, jelajahi AhaSlides.
