Sebuah departemen menolak perubahan ke rekam medis elektronik (EHR). Tidak ada yang menolak untuk menggunakannya. Masalahnya adalah pekerjaan rutin menjadi lebih lambat. Tugas yang membutuhkan waktu satu menit di layar lama sekarang membutuhkan empat klik dan pencarian, dan unit tersebut sudah kekurangan waktu. Staf telah menyelesaikan pelatihan, dan mereka ingat bahwa mereka telah diperlihatkan layar baru. Yang tidak diminta untuk mereka lakukan adalah menjalankan tugas shift mereka sendiri di sistem baru dan menyampaikan kendala apa yang mereka hadapi.
Ini adalah situasi ilustratif, bukan kasus pelanggan yang terdokumentasi. Ini menggambarkan kesenjangan yang seharusnya ditutup oleh pelatihan manajemen perubahan EHR: jarak antara telah melihat alur kerja baru dan mampu mempraktikkannya, dengan umpan balik, dengan cara yang juga mengungkap hambatan yang mencegah orang mengadopsinya.
Panduan ini ditujukan untuk direktur L&D rumah sakit dan pimpinan informatika atau kepatuhan yang bekerja sama dengan mereka. Panduan ini mencakup cara mendeskripsikan masalah kinerja, mendiagnosis kesenjangan pembelajaran dan konteks, merancang persiapan dan praktik, mengkaji studi kasus, dan menilai transfer. Fokusnya adalah pada desain pelatihan. Panduan ini tidak menggantikan pengujian kegunaan, perancangan ulang alur kerja, atau program perubahan organisasi Anda sendiri, dan tidak menjanjikan hasil apa pun.
Apa itu pelatihan manajemen perubahan EHR?
Pelatihan manajemen perubahan EHR mempersiapkan orang-orang yang menggunakan rekam medis elektronik (EHR) untuk bekerja dalam sistem atau alur kerja yang telah berubah. Tugasnya adalah mempraktikkan alur kerja baru dan mengungkap hambatan adopsi. Peserta pelatihan melakukan tugas realistis untuk peran mereka sendiri, menerima umpan balik, dan melaporkan di mana alur kerja, alat, atau kebijakan mempersulit pekerjaan tersebut. Bagian kedua sama pentingnya dengan bagian pertama. Praktik yang hanya memeriksa apakah orang dapat mengikuti langkah-langkah akan mengabaikan hambatan yang menentukan apakah mereka akan mampu melakukannya.
fakta cepat
| Pertanyaan | Jawaban singkat |
|---|---|
| Apa tugasnya? | Latih alur kerja baru dan temukan hambatan dalam penerapannya. |
| Berapa skor Anda? | Kemampuan dalam melaksanakan tugas, dan catatan hambatan alur kerja yang belum terselesaikan. |
| Apakah demonstrasi ditambah kuis sudah cukup? | Hal itu dapat menunjukkan prasyarat. Namun, hal itu tidak menunjukkan bahwa seseorang dapat melakukan tugas dalam perannya sendiri dengan cepat. |
| Siapa yang memvalidasi kontennya? | Seorang pemimpin di bidang informatika atau kepatuhan, menggunakan kasus fiktif atau yang telah dianonimkan. |
| Apa yang tidak bisa diperbaiki melalui pelatihan? | Layar yang lambat, pesanan yang hilang, kebijakan yang tidak jelas, atau waktu kerja staf yang terlalu sedikit. |
| Bagaimana Anda tahu itu berhasil? | Kasus baru yang belum pernah dilihat sebelumnya dinilai berdasarkan kriteria yang disepakati, ditambah hambatan yang masih ada setelah praktik yang dilakukan. |
1. Jelaskan masalah kinerja tersebut
Mulailah dengan tugas: praktikkan alur kerja baru dan temukan hambatan penerapannya. Dua bagian ini sangat penting. Praktik berarti melakukan pekerjaan sesuai peran, bukan hanya menontonnya. Menemukan hambatan berarti pelatihan menghasilkan informasi tentang apa yang memperlambat orang, sehingga seseorang yang berwenang dapat mengambil tindakan.
Tuliskan sebagai satu kalimat untuk setiap peran dan mintalah pemimpin informatika untuk memeriksanya: "Diberikan tugas tipikal untuk peran ini, seperti menerima pasien, mendokumentasikan serah terima, atau melakukan pemesanan standar, peserta didik menyelesaikannya dalam alur kerja baru, mencatat titik-titik hambatan, dan menyatakan dukungan apa yang akan membantu."
Peran berbeda-beda. Seorang perawat, petugas administrasi unit, dan dokter menggunakan bagian rekam medis yang berbeda, sehingga satu sesi pelatihan umum tidak melatih tugas-tugas nyata mereka. Tinjauan komprehensif program pelatihan EHR untuk perawat rawat inap (30 studi) mencantumkan "tidak membagi sesi pelatihan berdasarkan jenis peran" (Nguyen dan kolega, JAMIA, 2024Ulasan ini membahas perawat di lingkungan rawat inap, jadi bacalah sebagai panduan untuk desain dan bandingkan dengan populasi Anda sendiri.
2. Mendiagnosis kesenjangan pembelajaran dan konteks.
Sebelum Anda membuat apa pun, bandingkan tugas tersebut dengan apa yang dipraktikkan dan dinilai oleh program Anda saat ini. Tiga pertanyaan biasanya membedakan kesenjangan pelatihan dari hal lain:
- Apakah praktik saat ini menggunakan tugas yang sebenarnya? Jika program tersebut mendemonstrasikan tampilan layar dan diakhiri dengan kuis mengingat, peserta didik telah berlatih mengenali antarmuka, bukan menyelesaikan pekerjaan shift mereka sendiri.
- Apa tuntutan kognitifnya? Dalam taksonomi Bloom yang telah direvisi, melakukan suatu prosedur dalam situasi baru dan menganalisis mengapa prosedur tersebut gagal berada di atas tingkat mengingat. Aktivitas yang sesuai dengan tingkatan tersebut dibahas dalam panduan kami. Mencocokkan aktivitas pembelajaran dengan Taksonomi Bloom.
- Apakah ada hal lain selain keterampilan yang menjadi penghalang? Periksa ketersediaan staf, peralatan, dan prosedur sebelum memberikan pelatihan. Jika layar lambat, set perintah yang dibutuhkan hilang, atau kebijakan memaksa entri duplikat, sesi yang lebih baik tidak akan mengubah apa yang terjadi di bangsal. Laporkan penyebab tersebut kepada orang-orang yang dapat memperbaikinya.
Tinjauan pendahuluan yang sama mencantumkan akses praktik di antara faktor-faktor yang diidentifikasi: "tidak dapat berlatih di lingkungan simulasi" muncul sebagai penghalang dan "membiarkan perawat berlatih di EHR setelah pelatihan" sebagai fasilitator. Jika peserta didik Anda tidak memiliki lingkungan yang aman untuk berlatih, itu adalah kesenjangan kontekstual, bukan masalah motivasi.
3. Persiapan dan praktik desain
Setelah Anda mengetahui kesenjangan mana yang dapat ditutup oleh pelatihan, berikan tugas yang berbeda untuk setiap tahapnya. Panduan kami untuk Membangun proses orientasi EHR yang mengurangi beban dokumentasi. Bagian ini membahas desain beberapa minggu pertama. Bagian ini membahas tentang perubahan itu sendiri.
Persiapan. Periksa prasyarat dengan diagnosis singkat: perbedaan lama dan baru yang memengaruhi setiap peran, istilah yang digunakan organisasi Anda, dan tempat mendapatkan bantuan pada hari itu. Studi mandiri yang terarah sesuai dengan tahap ini. Pemeriksaan ingatan hanya mengkonfirmasi prasyarat.
Praktek. Gunakan proyek akhir peningkatan kualitas interdisipliner dan praktik kasus berbasis peran. Peserta didik dari berbagai peran mengerjakan satu alur pasien bersama-sama, misalnya penerimaan, pemesanan obat, serah terima, dan pemulangan, masing-masing melakukan bagiannya sendiri dalam lingkungan praktik. Melihat di mana serah terima antar peran terhenti sering kali mengungkapkan masalah alur kerja yang tidak akan dilaporkan oleh satu peran saja. Amati tugas-tugas representatif dan catat kesalahan serta hambatan saat Anda melakukannya.
Umpan balik. Kaitkan dengan keputusan, bukan skor total. "Anda menemukan urutan yang benar tetapi mengambil jalan yang lebih panjang, dan Anda memilih untuk menghindari peringatan daripada bertanya" mengajarkan lebih banyak daripada "3 dari 5". Sertakan jalur salah yang masuk akal yang menjelaskan mengapa hal itu menggoda orang. Panduan kami untuk merancang praktik interaktif dengan umpan balik yang bermanfaat Menunjukkan cara menulis umpan balik yang terkait dengan keputusan.
Masukan langsung atau tinjauan asinkron? Pelatihan langsung memberikan nilai paling besar ketika suatu tugas ambigu, di mana peran harus dikoordinasikan, dan di mana orang perlu menyampaikan apa yang tidak berjalan dengan baik. Tinjauan asinkron sudah cukup untuk membandingkan langkah-langkah yang direkam oleh peserta didik dengan jalur model yang diberi anotasi. Banyak tim menggunakan keduanya: persiapan mandiri terlebih dahulu, kemudian sesi yang difasilitasi pada alur kerja yang paling sulit.
Pengaturan waktu. Tinjauan pendahuluan melaporkan hambatan seperti terlalu banyak konten dalam waktu singkat dan jeda waktu yang lama antara pelatihan dan peluncuran. Rencanakan pelatihan mendekati waktu orang akan menggunakan alur kerja, dan bagi menjadi sesi-sesi yang cukup singkat untuk dipahami.
4. Kerjakan contoh yang realistis.
Sebagai ilustrasi. Seorang penanggung jawab informatika atau kepatuhan harus memvalidasi kasus dan kriteria jawaban sebelum digunakan.
Kasus. Unit medis-bedah telah beralih ke alur kerja dokumentasi baru untuk serah terima shift. Staf mengatakan prosesnya memakan waktu lebih lama dari sebelumnya. Kebijakan mengharuskan catatan serah terima selesai sebelum perawat yang akan keluar meninggalkan tempat kerja.
Tugas tersebut. Peserta didik menyelesaikan serah terima untuk pasien praktik dalam alur kerja baru, mencatat setiap kendala, menyatakan apa yang akan mereka lakukan untuk mengatasinya, dan menyatakan informasi atau dukungan lebih lanjut apa yang mereka butuhkan.
Upaya pertama. Pelajar tersebut menyelesaikan catatan tetapi melewatkan dua kolom yang "tidak dibaca siapa pun" dan tidak mencatat adanya hambatan. Mereka mengatakan cara baru ini "hanya lebih lambat". Catatan tersebut tidak lengkap dan melanggar kebijakan, dan hambatan tersebut digambarkan sebagai opini tanpa detail.
Berikan masukan dan coba lagi. Pelatih menunjukkan bahwa kedua kolom tersebut merupakan bagian dari kebijakan dan meminta peserta didik untuk menemukan letak masing-masing kolom di layar dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah tersebut. Pada bagian percobaan ulang, peserta didik diminta untuk menyelesaikan catatan tersebut lagi dan mencatat, untuk setiap kendala, apa yang mereka lakukan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan apa yang dapat mempercepat prosesnya.
Upaya yang lebih baik. "Saya telah mengisi semua kolom. Ringkasan pengobatan memerlukan pencarian terpisah setiap kali, yang menambah waktu sekitar dua menit. Saya tidak melewatkannya karena kebijakan mengharuskan demikian. Bisakah ringkasan tersebut diisi otomatis, atau adakah jalan pintas yang disetujui? Saya tidak tahu apakah ini sudah dilaporkan, jadi saya akan menyampaikannya kepada pengguna super unit dan tim informatika." Jawaban ini memenuhi kebijakan, mencatat bukti spesifik, dan menggunakan jalur yang disetujui.
Mengapa setiap respons dapat dipertahankan atau tidak lengkap. Nilailah setiap upaya berdasarkan kriteria yang telah disetujui, bukan preferensi pelatih. Upaya pertama adalah respons umum terhadap tugas yang lebih lambat, tetapi upaya tersebut mengabaikan bidang kebijakan dan tidak memberikan ruang untuk perbaikan pada proyek. Upaya yang lebih baik tetap berpegang pada kebijakan, tetap sesuai dengan peran peserta didik, dan mengubah keluhan menjadi bukti. Dua menit dalam contoh tersebut adalah angka yang dibuat-buat untuk menunjukkan jenis detail yang perlu dicatat, bukan patokan.
5. Menilai kemampuan dan merencanakan transfer
Bukti kemampuan adalah kinerja pada kasus yang belum pernah dilihat peserta didik. Berikan skor untuk kemahiran tugas dan catat secara terpisah hambatan alur kerja yang belum terselesaikan. Rubrik sederhana menggunakan skala 0 hingga 2 per kriteria:
| Kriterium | Bukti yang dapat diamati |
|---|---|
| Eksekusi tugas | Menyelesaikan alur kerja baru dan mencatat tindakan serta bukti yang mendukungnya. |
| Pemikiran | Menjelaskan kendala-kendala yang relevan, alternatif, dan hal-hal yang masih belum pasti. |
| Batas | Menggunakan prosedur yang telah disetujui dan mencari bantuan jika informasi atau wewenang tidak mencukupi. |
Nilai acuan: 0 berarti tidak ada atau tidak didukung, 1 berarti sebagian dengan kelalaian yang relevan, dan 2 berarti lengkap dan dibenarkan berdasarkan kriteria yang disepakati. Definisikan kesalahan kritis secara terpisah, seperti melewatkan kolom yang diwajibkan oleh kebijakan, sehingga skor keseluruhan tidak dapat menyembunyikan satu kesalahan pun. Rubrik ini adalah usulan, bukan standar kesiapan yang telah divalidasi. Sesuaikan dengan penanggung jawab informatika atau kepatuhan dan lakukan uji coba.
Rencanakan transisi dengan cermat. Setelah peserta pelatihan kembali bekerja untuk beberapa waktu, tambahkan tindak lanjut singkat seperti pertemuan singkat di mana setiap orang membawa satu tugas nyata, dengan detail yang dihilangkan, dan jelaskan bagaimana mereka sekarang mengerjakannya. Amati contoh pekerjaan nyata jika peraturan organisasi Anda mengizinkannya.
Di mana penyampaian interaktif membantu
Format interaktif membantu ketika setiap orang harus berkomitmen sebelum mendengar jawabannya. Dalam sesi langsung, fasilitator dapat menunjukkan studi kasus singkat, meminta setiap orang untuk memilih langkah selanjutnya dan mengetikkan hambatan yang mereka harapkan, lalu menunjukkan penyebarannya sebelum diskusi. Tanggapan anonim dapat mempermudah pengakuan bahwa alur kerja tidak berjalan dengan baik. Studi kasus yang sama dapat dijalankan secara mandiri untuk persiapan. AhaSlides mendukung pembelajaran interaktif dan perpindahan antara penyampaian langsung dan mandiri. Jauhkan insiden nyata dan informasi pasien, periksa fungsi pembuatan, umpan balik, atau pelaporan spesifik apa pun yang Anda rencanakan untuk diandalkan terhadap alur kerja Anda sendiri, dan perlakukan AI, simulator, dan integrasi EHR sebagai eksternal atau belum dikonfirmasi sampai Anda melihatnya berfungsi. Untuk panduan tentang pemilihan format, lihat artikel kami tentang Kapan menggunakan pembelajaran adaptif, interaktif, dan langsung?.
Ukur apa yang berubah.
Tentukan terlebih dahulu apa yang akan menunjukkan bahwa peserta didik mampu melakukan tugas tersebut. Bandingkan kemahiran tugas dan catatan hambatan pada kasus yang belum pernah dilihat sebelumnya dengan garis dasar, dan biarkan catatan hambatan tetap terbuka setelah pelatihan sebagai ukuran tersendiri. Tentukan siapa yang disertakan, penyebut, dan waktunya. Jika hasilnya membaik, periksa apa lagi yang berubah dalam periode yang sama, seperti pembaruan perangkat lunak, perubahan staf, atau perancangan ulang alur kerja, sebelum memberikan kredit pada pelatihan tersebut.
Kendala yang mungkin masih ada
- Kegunaan. Jika sebuah layar membutuhkan terlalu banyak langkah, pelatihan dapat mengajarkan jalan pintas tetapi tidak dapat menghilangkan langkah-langkah tersebut.
- Pengelolaan staf dan waktu. Latihan tidak akan bermanfaat jika tidak ada waktu khusus untuk melakukannya.
- Kejelasan kebijakan. Suatu kasus tidak dapat menyelesaikan kebijakan yang memiliki entri ganda atau ambigu. Perbaiki kebijakan tersebut.
- Liputan kasus. Satu kasus menunjukkan satu alur kerja. Skor tidak menggambarkan kinerja seseorang secara umum.
- Transfer. Kinerja pada kasus latihan tidak sama dengan kinerja saat menghadapi bangsal penuh dan telepon berdering.
Sebutkan hal-hal ini kepada sponsor sejak dini dan rencanakan perbaikan secara terpisah. Pelatihan meningkatkan kemampuan peserta didik. Pelatihan tidak mengubah kondisi di sekitar tugas tersebut.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu pelatihan manajemen perubahan EHR?
Program ini mempersiapkan staf untuk bekerja dalam sistem rekam medis elektronik (EHR) atau alur kerja yang telah berubah melalui praktik berbasis peran dan umpan balik, serta mengumpulkan hambatan-hambatan yang terungkap dalam praktik tersebut sehingga seseorang dapat mengambil tindakan untuk mengatasinya.
Apakah lulus pelatihan berarti staf telah mengadopsi perubahan tersebut?
Tidak. Skor menunjukkan bagaimana seseorang menangani satu kasus pelatihan. Penerapan terlihat dalam pekerjaan nyata dan bergantung pada kegunaan, staf, dan kebijakan, serta keterampilan.
Bagaimana Anda menilai kesiapan untuk alur kerja baru?
Berikan studi kasus yang belum pernah dilihat peserta didik dan beri nilai kemampuan mengerjakan tugas berdasarkan kriteria yang telah disepakati, kemudian catat hambatan yang masih ada. Kuis pengingat hanya mengkonfirmasi prasyarat.
Bisakah Anda menggunakan kasus pasien sungguhan untuk latihan?
Hanya dengan detail yang dihilangkan dan persetujuan dari penanggung jawab kepatuhan Anda. Kasus-kasus fiktif yang dibangun berdasarkan alur kerja umum lebih aman, dan informasi pasien sebaiknya tidak dimasukkan ke dalam alat pelatihan.
Mulai dari mana
Pilih satu alur kerja yang menurut orang-orang menjadi lebih lambat. Tulis pernyataan kinerja untuk setiap peran, minta pemimpin informatika atau kepatuhan untuk memvalidasi kasus fiktif dan kriteria jawabannya, dan susun rubrik tiga kriteria dengan skala 0 hingga 2, daftar kesalahan kritis, dan catatan hambatan. Uji coba dengan kelompok kecil sebelum Anda menerapkannya secara luas.
Untuk melihat bagaimana sebuah studi kasus dapat dijalankan secara langsung dengan tim Anda sendiri, dan digunakan kembali secara mandiri setelahnya, jelajahi AhaSlides.
