Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 nauðsynjar til að tryggja árangur viðburða

Hjarta þitt hrífst þegar þú sérð fyrir þér verstu aðstæður:

❗️ Ræðumaður veikist nokkrum mínútum áður en hann stígur á svið.

❗️ Vettvangurinn þinn missir skyndilega rafmagn á viðburðadeginum.

❗️ Eða það versta af öllu - einhver slasast á viðburðinum þínum.

Magaþrungnar hugsanirnar halda þér vakandi á nóttunni.

En jafnvel óskipulegustu atburði er hægt að stjórna - ef þú skipuleggur vandlega og kerfisbundið fyrirfram.

Einfalt gátlisti fyrir áhættustjórnun atburða getur hjálpað þér að bera kennsl á, undirbúa og draga úr hugsanlegum vandamálum áður en þau koma viðburðinum þínum í veg fyrir. Við skulum reikna út 10 nauðsynlegustu atriðin á gátlistanum til að breyta áhyggjum í vel útfærða aðgerðaáætlun.

Efnisyfirlit

• Yfirlit
• Hver er áhættustýring atburðar?
• Fimm skref til að stjórna áhættu sem viðburðaskipuleggjandi
• Gátlisti fyrir áhættustjórnun viðburða
• Fimm þættir áhættustýringar
• Gátlisti í viðburðastjórnun
• Takeaways
• Algengar spurningar

Yfirlit

Hvað er atburðaáhætta?	Óvænt og ófyrirséð vandamál sem hafa neikvæð áhrif á skipuleggjendur og vörumerki fyrirtækisins.
Dæmi um atburðaáhættu?	Aftakaveður, matvælaöryggi, eldur, truflanir, öryggisógnir, fjárhagsleg áhætta,…

Hver er áhættustýring atburðar?

Áhættustýring atburða felur í sér að bera kennsl á hugsanlega áhættu eða vandamál sem gætu ógnað atburði og setja síðan ferla og varúðarráðstafanir til að draga úr þeirri áhættu. Þetta hjálpar skipuleggjendum viðburða að hafa viðbragðsáætlanir tilbúnar til að lágmarka truflun og jafna sig fljótt ef vandamál koma upp. Gátlisti fyrir áhættustjórnun atburða er einnig notaður til að tryggja að farið sé yfir allar mögulegar ógnir.

Fimm skrefin til að stjórna áhættu sem viðburðaskipuleggjandi

Við vitum að það er stressandi sem viðburðaskipuleggjandi með alla þá möguleika sem geta komið upp. Til að bjarga þér frá ofhugsun skaltu fylgja einföldum 5 skrefum okkar til að búa til fullkomna áhættustjórnunaráætlun fyrir viðburði:

• Þekkja áhættu - Hugsaðu um alla hugsanlega hluti sem gætu farið úrskeiðis á viðburðinum þínum. Hugleiddu þætti eins og vettvangsmál, slæmt veður, tæknibilanir, afbókanir á hátalara, matarvandamál, meiðsli, lítil aðsókn o.s.frv. Hugsaðu vítt og settu það á a hugarflugstæki að halda hugmyndunum óbreyttum.

Þarftu nýjar leiðir til að hugleiða?

Notaðu hugarflugið á AhaSlides til að búa til fleiri hugmyndir í vinnunni og við skipulagningu viðburða!

🚀 Skráðu þig ókeypis☁️

• Meta líkur og áhrif - Fyrir hverja tilgreinda atburðaráhættu, metið hversu líklegt er að hún eigi sér stað og hvaða áhrif hún gæti haft á atburðinn þinn. Þetta hjálpar til við að ákvarða hvaða áhættur krefjast ítarlegra mótvægisáætlana.

• Þróa viðbragðsáætlanir - Fyrir hærra forgangsáhættu skaltu búa til sérstakar varaáætlanir, lausnir og viðbúnað til að lágmarka truflun ef þessi áhætta verður að veruleika. Þetta getur falið í sér að staðfesta aðra staði, birgja, tímasetningar osfrv.

• Úthluta ábyrgð - Gerðu einn mann ábyrgan fyrir því að framkvæma hverja viðbragðsáætlun og miðla hlutverkum skýrt til teymisins þíns. Þetta tryggir að einhver grípi til aðgerða ef áhætta á sér stað.

• Æfðu áætlanir þínar - Farðu í gegnum hugsanlegar aðstæður til að greina eyður í áætlunum þínum um áhættustjórnun viðburða. Að þjálfa teymið þitt í hvernig á að bregðast við í mismunandi aðstæðum mun byggja upp sjálfstraust svo það geti tekist á við vandamál sem koma upp á viðburðardegi.

Ábendingar um betri þátttöku

• Viðburðastjórnun
• Viðburðahönnun
• Viðskiptanet

Gátlisti fyrir áhættustjórnun viðburða

Hver eru almennu atriðin sem gátlisti fyrir áhættustýringu atburða þarf að ná yfir? Leitaðu að innblástur með dæmum okkar um áhættuþætti fyrir atburði hér að neðan.

#1 - Staður
☐ Samningur undirritaður
☐ Leyfi og leyfi fengin
☐ Gólfskipulag og uppsetningartilhögun staðfest
☐ Veitinga- og tæknikröfur tilgreindar
☐ Afritunarstaður auðkenndur og í biðstöðu

#2 - Veður
☐ Vöktun á alvarlegu veðri og tilkynningaráætlun
☐ Tjald eða annað skjól í boði ef þörf krefur
☐ Gerðar ráðstafanir til að færa viðburðinn innandyra ef þörf krefur

#3 - Tækni
☐ A/V og annar tæknibúnaður prófaður
☐ Samskiptaupplýsingar upplýsingatækniaðstoðar fengnar
☐ Pappírsútprentanir af efni sem til eru sem öryggisafrit
☐ Viðbragðsáætlun vegna net- eða rafmagnsleysis

#4 - Læknisfræði/öryggi
☐ Skyndihjálparkassar og AED í boði
☐ Neyðarútgangar greinilega merktir
☐ Starfsfólk þjálfað í neyðaraðgerðum
☐ Samskiptaupplýsingar öryggis/lögreglu við höndina

#5 - Hátalarar
☐ Bios og myndir mótteknar
☐ Varahátalarar valdir sem varabúnaður
☐ Viðbragðsáætlun fyrirlesara kynnt

#6 - Mæting
☐ Lágmarksmætingarmörk staðfest
☐ Afbókunarreglur kynntar
☐ Endurgreiðsluáætlun til staðar ef viðburður fellur niður

#7 - Tryggingar
☐ Almenn ábyrgðartrygging í gildi
☐ Tryggingarvottorð fengið

#8 - Skjöl
☐ Afrit af samningum, leyfum og leyfum
☐ Samskiptaupplýsingar fyrir alla söluaðila og birgja
☐ Dagskrá viðburða, dagskrá og/eða ferðaáætlun

#9 - Mönnun/sjálfboðaliðar
☐ Hlutverk úthlutað starfsfólki og sjálfboðaliða
☐ Hægt er að fylla út öryggisafrit ef ekki er mætt
☐ Þjálfun í neyðartilvikum og viðbragðsáætlunum lokið

#10 - Matur og drykkur
☐ Hafa öryggisafrit tiltæk fyrir viðkvæmar birgðir
☐ Aðrir matarvalkostir útbúnir ef seinkað er/röng pöntun/gestir með ofnæmi
☐ Auka pappírsvörur, áhöld og framreiðsluvörur eru í boði

#11 - Úrgangur og endurvinnsla
☐ Sorpílát og endurvinnsluílát dreift
☐ Hlutverk úthlutað til að safna rusli á meðan og eftir viðburðinn

#12 - Aðferðir við meðferð kvartana
☐ Starfsmaður tilnefndur til að meðhöndla kvartanir fundarmanna
☐ Samskiptareglur til að leysa mál og bjóða upp á endurgreiðslur/bætur ef þörf krefur

#13 - Neyðarrýmingaráætlun
☐ Rýmingarleiðir og fundarstaðir undirbúnir
☐ Láttu starfsmenn vera staðsetta nálægt útgönguleiðum

#14 - Lost Person Protocol
☐ Starfsfólk sem ber ábyrgð á týndum börnum/öldruðum/fötluðum tilnefnt
☐ Samskiptaupplýsingar fyrir foreldra/forráðamenn ólögráða barna fengnar

#15 - Tilkynning um atvik
☐ Eyðublað til að tilkynna atvik sem er búið til fyrir starfsfólk til að skrá hvers kyns neyðartilvik

Fimm þættir áhættustýringar

Áhætta er ekki bara óheppni - hún er hluti af hverju verkefni. En með réttri áhættustýringaráætlun fyrir atburði geturðu teymt glundroðaáhættuna og breytt ógnum í tækifæri. Fimm aðferðir við áhættustýringu eru meðal annars:

• Áhættugreining - Hugsaðu um smáatriði eins og tæknigalla ... allt upp í algjörar hörmungar. Skráning áhættu kemur þeim út úr höfðinu á þér og á pappír þar sem þú getur tekist á við þá.

• Áhættumat- Gefðu hverri áhættu einkunn til að skilja hver er stærsta ógnin. Hugleiddu: Hversu líklegt er að þetta gerist? Hvaða skaða gæti orðið ef það gerist? Að forgangsraða áhættu einbeitir kröftum þínum að þeim málum sem raunverulega skipta máli.

• Áhættuminnkun - Hef áform um að berjast á móti! Íhugaðu leiðir til að draga úr líkunum á að áhætta eigi sér stað, draga úr áhrifum ef það gerist, eða hvort tveggja. Því meira sem þú getur dregið úr áhættu fyrirfram, því minna trufla þau þig.

• Áhættuvöktun - Þegar fyrstu áætlanir þínar eru komnar, vertu vakandi. Fylgstu með merki um að nýjar áhættur séu að koma fram eða gamlar áhættur eru að breytast. Stilltu aðferðir þínar eftir þörfum til að fylgjast með þróun ógnarlandslags.

• Áhættuskýrslur - Deildu áhættu og áætlunum með liðinu þínu. Að koma öðrum inn í lykkjuna fær innkaup, afhjúpar veikleika sem þú gætir hafa misst af og dreifir ábyrgð á áhættustjórnun.

Hvað er gátlisti í viðburðastjórnun?

Gátlisti í viðburðastjórnun vísar til lista yfir atriði eða verkefni sem skipuleggjendur viðburða sannreyna að hafi verið útbúinn, skipulagður eða skipulagður fyrir viðburð.

Alhliða áhættustjórnunargátlisti hjálpar til við að tryggja að ekkert mikilvægt sé gleymt þegar þú raðar öllum upplýsingum sem þarf til að framkvæma viðburð með góðum árangri.

Gátlistar eru gagnlegar fyrir viðburðastjórnun vegna þess að þeir:

• Gefðu skýrleika og uppbyggingu - Þeir leggja út í röð sem lýsir öllu sem þarf að gera, svo ekkert dettur í gegnum rifurnar.

• Hvetja til vandaðs undirbúnings - Að haka við hluti hvetur skipuleggjendur til að tryggja að allar ráðstafanir og varúðarráðstafanir séu í raun til staðar áður en viðburðurinn hefst.

• Bæta samskipti - Teymi geta skipt og úthlutað gátlistaatriðum til að tryggja að allir skilji hlutverk sín og ábyrgð.

• Stuðningur við samræmi - Að nota sama gátlistann fyrir endurtekna viðburði hjálpar til við að viðhalda stöðlum og aflasvæðum til úrbóta hverju sinni.

• Sýndu eyður eða veikleika - Ómerkt atriði varpa ljósi á gleymda hluti eða krefjast meiri skipulagningar, sem gerir þér kleift að taka á þeim áður en vandamál koma upp.

• Auðvelda afhendingu - Að afhenda nýjum skipuleggjendum gátlistann hjálpar þeim að skilja allt sem var gert til að skipuleggja fyrri árangursríka viðburði.

Takeaways

Með þessum aukahlutum á tékklistanum þínum fyrir áhættustjórnun viðburða ertu vel undirbúinn fyrir vígvöllinn! Undirbúningur breytir hugsanlegum glundroða í rólegt sjálfstraust. Svo bættu hverju atriði við listann þinn. Strikaðu yfir þau eitt af öðru. Horfðu á þann gátlista endurmóta áhyggjur í kraft. Vegna þess að því meira sem þú gerir ráð fyrir, því meiri áhætta mun gefast upp fyrir nákvæmri skipulagningu og undirbúningi.

Algengar spurningar