Hvernig á að hýsa slétta kynningarfundi | Bestu ráðin opnuð árið 2025!

Ef þú tekur þátt í nýju þverfaglegu teymi í vinnunni eða nýju verkefnateymi getur það verið einhver úr öðrum deildum eða frá öðrum fyrirtækjum sem þú þekkir kannski ekki eða hefur unnið með áður og þú vilt ganga úr skugga um að reiðubúinn til að skuldbinda sig og fjárfesta færni þína og hugmyndir fyrir teymið - sérstaklega ef það teymi er afkastamikið. Því er nauðsynlegt að halda fund til að safna nýjum liðsfélögum saman.

Hins vegar kemur það ekki á óvart ef þér finnst þú vera svolítið óþægilegur og kvíðin þar sem jafnvel reyndustu fagmennirnir eru með skjálfta þegar þeir eiga fyrsta fund með nýju teymi. Ef þú ert leiðtogi og hefur áhyggjur af því að hýsa ekki kynningarfundi um framleiðni.

Þessi grein mun gefa þér heilan leiðbeiningar, dæmi og ábendingar um hvað gerir kynningarfundi árangursríka.

Í þessari grein muntu læra

• Hvað er kynningarfundur?
• Hvert er markmiðið með kynningarfundinum?
• Hvernig á að setja upp áhrifaríkan kynningarfund
• Ráð til að setja upp kynningarfund með góðum árangri
• Lykilatriði

Hvað er kynningarfundur?

Kynningar- eða kynningarfundurhefur alveg sömu merkingu þegar kemur að kynningu á teyminu þegar það er í fyrsta skipti sem liðsmenn og leiðtogar þeirra hittast opinberlega, til að ákvarða hvort viðkomandi einstaklingar vilji byggja upp samstarf og skuldbinda sig til liðsins í hópnum. framtíð.

Það miðar að því að gefa liðsmönnum tíma til að vera saman til að kynnast bakgrunni hvers þátttakanda, áhugamálum og markmiðum hvers og eins. Það fer eftir óskum þínum og teymisins þíns, þú getur sett upp kynningarfundi formlega eða óformlega.

Hefðbundin dagskrá kynningarfundar felur í sér:

• Kynntu markmið fundarins
• Kynnið leiðtogana og hvern meðlim
• Ræddu reglur liðsins, vinnu, fríðindi og meðferðir...
• Tími til kominn að spila nokkra leiki
• Ljúktu fundunum og gerðu eftirfylgni

Hvert er markmið kynningarfundanna?

Ekki bara sjá kynningar sem kassa til að athuga. Notaðu þennan tíma til að kveikja í raunverulegum tengslum, öðlast einstaka innsýn og koma á ramma fyrir gallalausa teymisvinnu. Kynningarfundir eru frábærir fyrir:

• Auka teymisvinnu og liðsheild

Fyrsta markmið kynningarfunda er að færa ókunnuga nær liðsfélögum. Ef þið hafið aldrei séð hvort annað áður og vitið lítið um þau, þá mun það skorta samheldni og tengsl, sem getur haft áhrif á liðsanda og framleiðni. Þegar fólk getur rætt og sameinað reglur liðsins, viðeigandi umbun og refsingar, eða vitað að leiðtogar þeirra eru sanngjarnir og trúfastir, liðsfélagar þeirra eru auðmjúkir, áreiðanlegir, samúðarfullir og fleira, þá mun traust og jákvætt vinnuumhverfi myndast innan liðsins.

• Brjóta niður spennu og óþægindi

Framleiðni mun að öllum líkindum minnka ef starfsmenn vinna í þrengdu vinnuumhverfi. Það er heldur ekki gott ef starfsmenn hræða leiðtoga sína frekar en að vera innblásnir af þeim. Kynningarfundir geta hjálpað nýju teymunum að vera öruggari til að deila hugmyndum sínum og skoðunum. Þeir byrja líka auðveldlega að eignast vini, eiga samskipti og draga úr óþægindum fyrir frekara samstarf. Til dæmis er liðsmaður ekki hika við að tjá sig og biðja um hjálp þegar hann getur ekki staðið við frest.

• Hjálpaðu til við að byggja upp og samræma staðla og venjur

Áhersla á reglur og reglugerðir er mikilvægur hluti af fyrstu kynningarfundunum. Misbrestur á að gera það skýrt, sanngjarnt og einfalt í upphafi teymisvinnu getur leitt til átaka og misskilnings í teymi. Þvert á móti, ef þú getur látið liðið fylgja staðla og venjur, það verður auðlindanýting vegna virkni og skilvirkni teymisins, sem á sama tíma eykur starfsánægju meðal teymismeðlima sem eru hluti af samheldnu teymi.

Hvernig á að setja upp áhrifaríkan kynningarfund

Kynningarfundir geta fylgt venjulegu fundarskipulagsferli með 5 Ps: Tilgangur, Skipulags, Undirbúningur, þátttakaog Framfarir. Það fer eftir tímatakmörkunum þínum, fjölda þátttakenda, bakgrunni liðsins þíns og auðlindum þínum, þú getur sett upp formlega eða frjálslega kynningarfundi. Fyrsta sýn er mikilvæg. Því meiri virðing og traust sem liðsmenn þínir kunna að meta þegar þú sýnir skipulagða og tillitssama fundi.

• Tilgangur

Það snýst um að setja sér markmið fyrir fundina. Vertu skýr og hnitmiðuð þegar þú listar upp markmið fundanna svo þú getir auðveldlega komið öllum aftur í fókus ef þátttakandi truflar óskyld starfsemi. Þú getur íhugað að skipuleggja markmið með því að raða upp markapýramída sem útlistar hvert sett af markmiðum á ýmsum stigum.

• Skipulags

Það fyrsta sem nýir teymisstjórar ættu að gera er að skipuleggja smáatriðin eða þróa dagskrá. Þegar þú hefur eitthvað til að vísa í, þá dregur það úr streitu að reyna að muna allt sjálfur. Þú getur búið til sniðmát með því að nota myndasýningu í PowerPoint. eða handskrifuð merkispjöld.

• Undirbúningur

Þessi hluti felur í sér nokkrar athafnir, eins og að undirbúa handrit fyrir fundinn og fara yfir dagskrána áður en formlegur fundur hefst. Það verður auðveldara fyrir þig að segja allar helstu upplýsingar og einbeita þér að dagskránni með stuðningi fyrirlesara eða handrits þegar þú gleymir skyndilega.

• þátttaka

Ekki gleyma að hvetja nýja félaga til að spyrja spurninga og taka þátt í gagnvirkri starfsemi á fundinum. Ef aðrir virðast svo hikandi skaltu spyrja þá um álit þeirra. Gakktu úr skugga um að allir í teyminu hafi tækifæri til að tjá sig ekki bara einblína á extrovert meðlimina. Þú getur hýst skoðanakönnun í beinni svo að sumir introverts geti deilt skoðunum sínum beint.

• Framfarir

Þú ættir að ljúka fundinum með samantekt og upplýsa um aðgerðir fyrir næstu skref. Og eftirfylgni eftir fund er afgerandi hluti, þú getur íhugað að taka endanlega ákvörðun og skjalfesta þær.

Ráð til að setja upp kynningarfund með góðum árangri

• Notaðu gagnvirkt kynningartæki

Feiminn eða óþægilegur á fyrsta degi? Þú getur gert kynningarfundina þína 100 sinnum skemmtilegri með því að nota gagnvirkt kynningartæki eins og AhaSlides!

Það eru tugir leiða til að gera það, en við mælum með þessari útlínu til að brjóta ísinn fljótt:

• Byrjaðu á kynningarskyggnu.
• Kryddaðu málið með spurningakeppni um sjálfan þig með stigum og stigatöflu.
• Ljúktu með Q&A glæru í lokin þar sem allir geta spurt um hluti sem þeir hafa verið að velta fyrir sér um þig.

Með gagnvirkum kynningarvettvangi AhaSlides geturðu búið til sannfærandi kynningu sem flýgur fólk til tunglsins🚀Prófaðu þetta sniðmát hér:

Sæktu ókeypis sniðmát

• Byrjaðu kynningu á „við"

Teymið vinnur að samvinnu milli teymismeðlima til að ná sameiginlegum markmiðum, ekki til að sýna fram á persónulega hæfileika. Þess vegna er mikilvægt að leggja áherslu á „við“-menningu. Reynið að nota „við“ frekar en „ég“ eins mikið og mögulegt er í kynningarglærum ykkar og á öllum fundum, nema í persónulegri kynningu. Þetta hvetur að lokum teymið til að vinna saman á skilvirkari hátt vegna þess að það skilur að það deilir samræmdri sýn og er meira tileinkað því að vinna fyrir teymið frekar en fyrir sjálft sig.

• Skemmtu liðsfélögum þínum

Hvernig á að hefja kynningarfundina á sem spennandi hátt? Þar sem allir meðlimirnir eru nýir hver við annan, geturðu sem gestgjafi íhugað að byrja með nokkrum stuttum ísbrjótum. Þú getur líka skipulagt 2 til 3 leiki og spurningakeppnir og hugmyndavinnu til að gefa öðrum tíma til að deila persónuleika sínum, hæfileikum og hugsun; eiga samskipti og vinna með öðrum til að bæta samheldni teymisins og vinnustaðamenningu og tengsl. Til dæmis geturðu prófað nokkra leiki eins og Hringur þakklætis, Hreinsunarveiðar, Myndir þú frekar...

• Tími stjórnun

Venjulega geta mjög afkastamiklir fundir varað frá 15 til 45 mínútur, sérstaklega kynningarfundir, sem ætti að vera skipulagðir á 30 mínútum. Þetta er nægur tími fyrir nýja liðsfélaga til að kynnast hver öðrum, kynna sig stuttlega og vinna saman í nokkrum einföldum og skemmtilegum teymisuppbyggingarverkefnum. Þú hefur einnig sett tímamörk fyrir mismunandi hluta til að tryggja að tíminn þinn sé ekki að renna út á meðan þú hefur enn margt að gera.

Lykilatriði

Það er gagnlegt fyrir teymið þitt að hefja samstarf við nýtt teymi með því að nýta sér kynningarfundi. Að skipuleggja fyrsta fundinn getur verið krefjandi og yfirþyrmandi. Þegar þú ert í undirbúningsferlinu skaltu ekki hika við að leita aðstoðar, jafnvel þótt þú sért snillingur í PowerPoint. Þú getur örugglega auðveldað þér vinnuna og bjargað deginum með... AhaSlides.

Algengar spurningar

Ref: Einmitt. Betri upp, LinkedIn

Tags: Viðskiptafundur

Deila