11 skref til að keyra árangursríkan stefnumótandi stjórnunarfund

A stefnumótandi stjórnunarfundur er ein besta aðferðin sem hjálpar afkastamiklum teymum að endurskoða og bæta vinnugæði sem og framleiðni til að skapa sem bestan árangur fyrir fyrirtækið. Þessi grein mun gefa þér allt sem þú þarft að vita um stefnumótandi stjórnunarfund og hvernig á að opna fund á áhrifaríkan hátt. 

Efnisyfirlit

• #1 - Hvað er stefnumótandi stjórnunarfundur?
• #2 – Ávinningurinn af stefnumótandi stjórnunarfundi
• #3 – Hver ætti að mæta á stefnumótandi stjórnunarfund? 
• #4 - Hvernig á að keyra árangursríkan stefnumótandi stjórnunarfund (SMM áætlun)

Hvað er stefnumótandi stjórnunarfundur?

Stefnumiðuð fundastjórnun (SMM) er stjórnunarlíkan sem einblínir á heildarstefnu fyrirtækis, sem felur í sér ferlastjórnun, fjárhagsáætlun, gæði, staðla og birgja til að meta vinnu skilvirkni og frammistöðu fyrirtækja.

Þessi fundur getur átt sér stað á hverjum ársfjórðungi og gæti þurft gögnum sem safnað er frá markaðsstefnufundi, viðskiptastefnufundi eða sölustefnufundi.

Í stuttu máli, Tilgangur stefnumótandi funda er að komast að því hvernig best sé að nýta auðlindir fyrirtækis til að uppfylla ákveðin markmið og markmið.

Fleiri vinnuráð með AhaSlides

• Fundir í viðskiptum | 10 tegundir og bestu starfsvenjur
• Bestu 8 ráðin til að Eigðu góðan fund
• Fundur um stefnumótandi stjórn

Ávinningurinn af stefnumótandi stjórnunarfundi

Stefnumótandi stjórnunarfundur hjálpar ekki aðeins þátttakendum að vera virkari í starfi sínu frá því að mæta á réttum tíma og útbúa skjöl og spurningar til að spyrja meðan á stefnumótun stendur heldur hefur hann einnig 5 kosti sem hér segir:

Draga úr kostnaði

Margar stofnanir hafa skipt yfir í stefnumótandi stjórnarfundaramma. SMM áætlunin hjálpar fyrirtækjum nú að nota ódýr (jafnvel ókeypis) verkfæri og þjónustu til að krossgreina gögn á milli funda til að sjá hvað virkar, hvað ekki og hvað getur gert vel. 

Þetta hjálpar til við að eyða, úthluta og fjárfesta fjármagni á eins skynsamlegan og skilvirkan hátt og mögulegt er.

Sparaðu tíma og orku

Að skipuleggja árangursríka fundi gerir deildum eða þátttakendum kleift að skilja tilgang stefnumótandi umræðu og hvað þeir þurfa að undirbúa og leggja sitt af mörkum.

Til dæmis hvaða skjöl þeir munu koma með, hvaða tölur á að leggja fram og hvaða verkefni eða lausnir á að draga eftir fundinn.

Að brjóta niður verkefni til að undirbúa fundinn sparar mikinn tíma og fyrirhöfn með því að vera ekki að röfla eða verða gagnrýni hvers vegna en gleyma tilgangi fundarins.

Auka samningsstyrk

Á fundinum verður ekki komist hjá rifrildi eða ágreiningi. Hins vegar eykur þetta samningsgetu liðsmanna með því að þurfa að ræða og finna út bestu lausnina til að leysa vandamál fyrir viðskiptavini og fyrirtæki. Það gæti komið þér á óvart að finna framúrskarandi samningamann í liðinu þínu!

Stjórna áhættu 

Enginn vill mæta á fund sem verður aflýst á miðri leið vegna þess að það eru engin gögn eða lausn vandamála.

Þess vegna þýðir eftirfylgnifundur að allir þurfa að skipuleggja, safna og skila gögnum frá fyrri fundum, greina þessi gögn og hjálpa til við að þýða þá greiningu í framkvæmanleg næstu skref. Þessi starfsemi tryggir að stjórna áhættu betur. Eða jafnvel gera fundinn afkastameiri eða markvissari en síðast. 

Fylgstu vel með fjárveitingum og fjármagni

Með því að halda árangursríka teymisfundi verður hægt að fylgjast með og stilla úrræði og taka upplýstar ákvarðanir um fjárhagsáætlun. Fundir um endurskoðun stefnu munu hjálpa til við að varpa ljósi á deildir eða áætlanir sem gætu þurft viðbótarfjármögnun til að ná árangri. Þeir eru líka góður staður til að sjá hvort þú þarft að auka/lækka fjárhagsáætlun þína eða vinnuafl.

Hver ætti að mæta á stefnumótandi stjórnunarfund? 

Þeir sem þurfa að mæta á fundinn verða hinir hærri s.s forstjóri (framkvæmdastjóri, framkvæmdastjóri, borgarstjóri o.fl.) og beinn framkvæmdastjóri verkefnisins.

Lykilmenn þurfa að hafa eitthvað að segja um skipulagningu en það eru ekki allir bókstaflega við borðið.

Of margir í herberginu geta leitt til streitu, ringulreiðar og ruglings. Ef þú ert með marga sem vilja taka þátt í þessu ferli skaltu hafa þá með á þann hátt eins og að safna saman skoðunum starfsmanna með könnunum og rukka einhvern á fundinum til að tryggja að þessi gögn komist að borðinu og teljist hluti af ferlinu.

Hvernig á að keyra árangursríkan stefnumótandi stjórnunarfund (SMM áætlun) 

Að tryggja að stefnumótandi stjórnunarfundir þínir séu grípandi og gefandi byrjar með réttri áætlanagerð. Með þessum skrefum

Fundarundirbúningur

Mundu að fylgja þessum leiðbeiningum til að skipuleggja fund með 4 skrefum:

• Tímasettu tíma og safnaðu nauðsynlegum gögnum/skýrslu

Skipuleggðu og vertu viss um að bjóða öllum leiðtogum og lykilstarfsmönnum sem þurfa að mæta á þennan fund. Gakktu úr skugga um að fólkið í herberginu sé fólk sem getur tekið virkan þátt í fundinum.

Á sama tíma skaltu safna nauðsynlegum gögnum og skýrslum, uppfæra stöðuvísa og jafnvel spurningum sem svara á fundinum. Gakktu úr skugga um að innsendingar séu ekki of nálægt fundardegi svo allir geti farið í gegnum nýjustu gögnin og skrifað greiningu á þróun eða vandamálum sem koma upp.

• Sniðmát fyrir skipulagsdagskrá

Dagskrá hjálpar þér og þátttakendum að halda sér á réttri braut. Hugmyndir um fundardagskrá munu tryggja svör við spurningunum:

• Hvers vegna höldum við þennan fund?
• Hvað þurfum við að áorka þegar fundinum er lokið?
• Hver eru næstu skref sem við ættum að taka?

Mundu að a Dagskrá stefnumótandi stjórnendafundar getur verið eins og endurskoðun á markmiðum, ráðstöfunum og frumkvæði, staðfestingu stefnunnar og áframhaldandi núverandi stefnumótandi stefnu og verkefni.

Hér er sýnishorn af dagskrá:

1. 9.00 – 9.30: Yfirlit yfir tilgang fundarins
2. 9.30:11.00 – XNUMX:XNUMX: Endurmetið allt ferlið
3. 1.00:3.00 – XNUMX:XNUMX: Uppfærslur deilda og leiðtoga
4. 3.00 – 4.00: Útistandandi mál
5. 4.00:5.00 – XNUMX:XNUMX: Lausnir gefnar
6. 5.00 – 6.00: Aðgerðaráætlun
7. 6.00 – 6.30: QnA fundur
8. 6.30 – 7.00: Lokun

• Settu grunnreglurnar

Hægt er að setja reglur fyrir alla til að undirbúa sig fyrir fundinn.

Til dæmis, ef þeir geta ekki mætt verða þeir að senda aðstoðarmann í staðinn. 

Eða fundarmenn verða að halda reglu, virða ræðumann, ekki trufla (o.s.frv.)

• Birta Allsherjarfundir

Eins og fyrr segir er stefnumótandi stjórnendaráðstefna stór viðburður, venjulega haldinn á ársfjórðungi. Svo ef þú vilt að starfsfólk þitt kynnist þessari vinnu og sé eins undirbúið og mögulegt er. Þú þarft að fara yfir fundinn og skipuleggja mánaðarlega allsherjarfundi til að uppfæra starfsfólk með allar nýjar tilkynningar sem ekki henta fyrir tölvupóst og til að setja fyrirtækismarkmið og fylgjast með framförum í átt að núverandi.

• Framkvæma upphafsfund verkefnisins

Ef allsherjarfundur mun hjálpa starfsfólki að kynnast og undirbúa gögn fyrir stefnumótandi stjórnun þá er upphafsfundur verksins fyrsti fundur viðskiptavinarins sem pantaði verkefni og fyrirtækisins sem mun koma því til skila. Á þessum fundi þarf aðeins lykilaðila til að ræða grunn verkefnisins, tilgang þess og markmið.

Fundurinn

• Skilgreina tilgang fundarins og æskilegar niðurstöður

Stefnumótunarfundur getur farið úrskeiðis ef hann er haldinn án þess að gefa öllum skilgreind markmið og krefjandi afköst. Þess vegna er fyrsta skrefið að skilgreina skýrt, áþreifanlegt markmið fyrir fundinn.

Nokkur dæmi um skýr markmið:

• Stefna á samfélagsmiðlum til að ná til yngri markhóps. 
• Áætlun um að þróa nýja vöru, nýjan eiginleika.

Þú getur líka stillt ákveðin stefnumótandi stjórnunarfundarefni sem hluta af markmiðum þínum, svo sem vöxt fyrirtækja á seinni hluta ársins.

Vertu eins nákvæmur og mögulegt er með markmið þitt. Þannig er auðveldara fyrir alla að halda áfram að vinna og taka réttar ákvarðanir.

• Brjóttu ísinn 

Með breyttu vinnulagi eftir tvö ár af heimsfaraldri verða fyrirtæki alltaf að vera tilbúin með sýndarfundi og hefðbundna fundi samanlagt. Fólk sem hefur samskipti í gegnum tölvuskjái á meðan aðrir sitja á skrifstofunni mun stundum gera vinnufélaga þína minna spennta og ótengda.

Þess vegna þarftu a liðsfundur með ísbrjótum og tengslastarfsemi í upphafi fundar til að hita upp andrúmsloftið.

• Gerðu fundinn gagnvirkan

Að fá teymið þitt að fullu fjárfest í stefnumótinu krefst þess að hlúa að sannri gagnvirkni. Frekar en sjálfstæðar kynningar, reyndu að skipta í brot þar sem mismunandi deildir geta hugleitt lausnir á nýlegum hindrunum.

Úthlutaðu hverjum hópi áskorun sem fyrirtækið þitt stendur frammi fyrir. Láttu síðan sköpunargáfuna ráða för – hvort sem það er í gegn liðsuppbyggingarleikir, snöggar skoðanakannanir eða ígrundaðar umræðuspurningar. Þessi samnýting sjónarhorna með lægri þrýstingi getur kveikt óvænta innsýn.

Þegar þú kemur saman aftur skaltu biðja um skipulögð en opin viðbrögð frá hverju broti. Minntu alla á að það eru engar „rangar“ hugmyndir á þessu stigi. Markmið þitt er að skilja öll sjónarmið til að yfirstíga hindranir á endanum saman.

• Þekkja hugsanlegar áskoranir

Hvað gerist ef fundurinn fer út fyrir tilsettan tíma? Hvað ef leiðtogahópurinn þarf að vera fjarverandi til að takast á við önnur óvænt mál? Ef allir eru uppteknir við að kenna öðrum um og ná ekki tilætluðum árangri?

Vinsamlegast skráðu allar mögulegar áhættur með lausnum til að undirbúa þig vel!

Til dæmis, íhugaðu að nota niðurtalningartíma fyrir tiltekna dagskrárliði eða kynningar. 

• Notaðu verkfæri á netinu 

Notkun mynda og verkfæra er nauðsyn í dag á fundi ef þú vilt koma hugmyndum á framfæri auðveldlega og fljótt. Skýrslur og tölfræði verða einnig sett fram á sjónrænan hátt og eru auðskilin þökk sé þessum tækjum. Það hvetur líka fólk til að koma með inntak og hjálpar þér að taka skjótar ákvarðanir með því að fá viðbrögð í rauntíma. Þú getur fundið ókeypis verkfæri og sniðmátveitur eins og AhaSlide, Miro og Google Slide.

Til dæmis, Notaðu Gagnvirkar kynningar og verkfæri eins og kannanir og kannanir til að búa til skapandi hugmyndir og sýna þær í rauntíma.

• Lokaorð með sniði Ráðhúsfundar 

Ljúkum fundinum með spurningum og svörum í Teigið Hallfundarform.

Þátttakendur geta spurt spurninga sem þeir vilja og fengið svör strax frá leiðtogum. Það sannar að leiðtogar eru ekki bara andlitslausir ákvarðanatökur heldur hugsandi hugsuðir sem setja ekki bara hagsmuni fyrirtækisins í fyrirrúmi heldur hugsa um hagsmuni starfsmanna sinna.

• Ráð til að auðvelda stefnumótandi stjórnunarfundi

Til viðbótar við skrefin hér að ofan eru hér nokkrar litlar athugasemdir til að hjálpa þér hvernig á að skipuleggja stefnumótunarfund betur:

• Gakktu úr skugga um að allir taki þátt í umræðunni.
• Gakktu úr skugga um að allir séu virkir að hlusta.
• Gakktu úr skugga um að allir beiti hópvinnuhæfileikum sínum.
• Vinna að því að þrengja valkostina eins lítið og mögulegt er.
• Ekki vera hræddur við að kalla eftir atkvæðagreiðslu til að sjá hversu skoðanir og samstaða er.
• Vertu skapandi! Stefnumótun er tími til að kanna sköpunargáfu og sjá viðbrögð og lausnir á aðstæðum alls liðsins.

Í stuttu máli

Að halda árangursríkan stefnumótandi stjórnendafund. Þú verður að undirbúa þig vel hvert skref frá fólki, skjölum, gögnum og verkfærum. Leggðu fram dagskrá og haltu þig við hana svo þátttakendur viti hvað þeir ætla að gera og hvaða verkefni verða gefin. 

AhaSlide vonast til að veita öll svör við spurningum þínum um hvernig eigi að leiða stefnumótunarfund. Vona að þú njótir ábendinganna og aðstoðartækninnar sem lýst er í þessari grein til að halda stefnumótandi stjórnunarfundum og hópstarfsemi virkum og afkastamiklum hvort sem er án nettengingar eða á netinu.

Algengar spurningar