Gantt töflur virðast eins og einhver leyndarmál verkefnastjórnunar sem aðeins fagmennirnir skilja.
En ekki óttast - þau eru í raun frekar einföld þegar þú afkóðar hvernig þau virka.
Við munum útskýra allt og svara spurningum þínum, allt frá því hvað Gantt töflu er til hvernig á að nota það á áhrifaríkan hátt í verkefninu þínu.
| Hvað er Gantt töflu í Excel? | Gantt töflu í Excel er tegund súlurits sem hjálpar þér að sjá tímalínu verkefnisins þíns. |
| Af hverju kalla þeir það Gantt töflu? | Gantt-kortið er nefnt eftir Henry Gantt, sem gerði það vinsælt á árunum 1910–1915. |
| Af hverju er gott að nota Gantt töflu? | Gantt graf hjálpar þér að skoða heildarmyndina, skipuleggja verkefnin á áhrifaríkan hátt og halda öllum á réttri braut. |
Efnisyfirlit
- Hvað er Gantt mynd
- Til hvers er Gantt mynd notað?
- Hvernig lítur Gantt mynd út?
- Hvað eiga Gantt töflur og pert töflur sameiginlegt?
- Hvernig á að búa til Gantt mynd
- Gantt graf hugbúnaður
- Hvað eru Gantt mynddæmi?
- Takeaways
- Algengar spurningar
Hvað er Gantt mynd
Gantt graf er í grundvallaratriðum skýringarmynd sem setur upp tímalínuna fyrir verkefnið þitt.
Það sýnir upphafs- og lokadagsetningar fyrir hvert verkefni, ásamt ósjálfstæði milli verkefna til að tryggja að allt sé gert í réttri röð. Einfalt og einfalt.
Gantt töflur hafa nokkra lykilhluta:
- Verkefnalistinn: Hvert verkefni í verkefninu þínu fær sína línu á töflunni.
- Tímalínan: Myndin inniheldur láréttan ás sem merkir tímabil - venjulega daga, vikur eða mánuði.
- Upphafs- og lokadagsetningar: Hvert verkefni fær stiku sem sýnir hvenær það byrjar og endar eftir tímalínunni.
- Ósjálfstæði: Tengingar sýna hvort eitt verkefni þarf að vera lokið áður en annað getur byrjað.
Láttu stofnunina þína taka þátt
Byrjaðu málefnalegar umræður, fáðu gagnleg viðbrögð og fræddu teymið þitt. Skráðu þig til að taka ókeypis AhaSlides sniðmát
🚀 Gríptu ókeypis spurningakeppni☁️
Til hvers er Gantt mynd notað?
Það eru nokkrar ástæður fyrir því að notkun Gantt töflu er góð fyrir verkefnastjórnun:
• Það gefur skýra sjónræna framsetningu á tímalínu verkefnisins. Að geta séð verkefnin, tímalengdina, ósjálfstæðin og áfangamarkmið sem sett eru upp sjónrænt gerir það auðvelt að skilja heildaráætlunina í fljótu bragði.
• Það hjálpar til við að bera kennsl á tímasetningarvandamál snemma. Með því að skoða Gantt-töfluna geturðu komið auga á hugsanlega flöskuhálsa, skörun mikilvægra verkefna eða eyður á tímalínunni sem gætu valdið töfum. Þú getur síðan gert breytingar til að forðast vandamál.
• Það hjálpar til við að miðla áætluninni til hagsmunaaðila. Með því að deila Gantt-töflunni gefur þú liðsfélögum og viðskiptavinum einfalda leið til að sjá tímalínuna, eigendur verkefna, ósjálfstæði og fyrirhugaða áfanga. Þetta stuðlar að gagnsæi og ábyrgð.
• Það gerir framfaramælingu skýra. Þegar þú uppfærir Gantt töfluna til að sýna unnin verkefni, verkefni sem eru í vinnslu og allar breytingar, gefur töfluna „í hnotskurn“ yfirsýn yfir verkefnastöðu fyrir þig og aðra liðsmenn.
• Það hjálpar til við að stjórna auðlindum á áhrifaríkan hátt. Þegar verkefni með auðlindaháð eru sett upp sjónrænt geturðu hámarkað nýtingu fólks, búnaðar og annarra eigna yfir alla tímalínuna.
• Það gerir ráð fyrir hvað-ef atburðarás skipulagningu. Með því að gera breytingar á verktímalengd, ósjálfstæði og röðum á Gantt-kortinu geturðu líkan mismunandi sviðsmyndir til að ákvarða bestu verkáætlunina áður en þú innleiðir hana í alvöru.
Hvernig lítur Gantt mynd út?
Gantt-kort sýnir verkefni sjónrænt á tímalínu. Það felur venjulega í sér:
• Listi yfir verkefni meðfram vinstri lóðrétta ásnum. Hvert verkefni fær sína röð.
• Láréttur tímakvarði meðfram botninum, sem sýnir venjulega þrep eins og daga, vikur eða mánuði.
• Fyrir hvert verkefni er súla sem spannar frá áætlaðri upphafsdagsetningu þess til lokadagsetningar. Lengd stikunnar gefur til kynna fyrirhugaða lengd verkefnisins.
• Ósjálfstæði milli verkefna eru sýnd með línum eða örvum sem tengja verkefni saman. Þetta sýnir hvaða verkefni þarf að klára áður en önnur geta byrjað.
• Tímamót eru auðkennd með lóðréttum línum eða táknum á ákveðnum dagsetningum. Þeir merkja mikilvægar eftirlitsstöðvar eða gjalddaga.
• Tilföng sem úthlutað er hverju verkefni geta verið sýnd á verkstikum eða í sérstökum dálki.
• Raunveruleg framfarir eru stundum sýndar með hashing, skyggingu eða litakóðun hlutum verkefnastikanna sem tákna vinnu sem hefur verið unnin.
Hvað eiga Gantt töflur og pert töflur sameiginlegt?
Gantt töflur og PERT töflur bæði:
• Eru verkáætlunar- og stjórnunartæki.
• Sýndu sjónrænt verktímalínu með verkefnum, áfanga og tímalengd.
• Hjálpaðu til við að bera kennsl á áhættu, ósjálfstæði og hugsanleg vandamál í verkefnaáætluninni.
• Hægt að uppfæra til að endurspegla framvindu verks og breytingar á áætlun.
• Aðstoða við úthlutun og rekja auðlindanýtingu.
• Auðvelda eftirlit með stöðu og frammistöðu verkefna.
• Bæta samskipti með því að gefa skýra sjónræna framsetningu á tímalínu og stöðu verkefnisins.
Helsti munurinn á Gantt töflum og PERT töflum er:
Gantt töflur:
• Sýna fyrirhugaðar upphafs- og lokadagsetningar hvers verkefnis.
• Einbeittu þér meira að tímasetningu og tímasetningu verkefna.
• Notaðu einfalt súluritssnið.
PERT töflur:
• Reiknaðu væntanlega tímalengd verkefnis út frá bjartsýnum, svartsýnum og líklegast mati.
• Einbeittu þér meira að rökfræðinetinu sem ákvarðar röð verkefna.
• Notaðu skýringarmynd hnút og örvar sem sýnir ósjálfstæði og rökfræði milli verkefna.
Í stuttu máli miða bæði Gantt töflur og PERT töflur að því að líkana og sjá fyrir verkáætlun. Þeir hjálpa til við að skipuleggja, fylgjast með framförum og samskiptum. En Gantt töflur einblína meira á tímalínu og tímasetningu verkefna, á meðan PERT töflur einbeita sér meira að rökfræði og ósjálfstæði milli verkefna til að ákvarða áætlaðan tímalengd.
Hvernig á að búa til Gantt mynd
Með því að búa til Gantt töfluna þína í töflureikni er auðvelt að rekja, uppfæra og „hvað ef“ atburðarásaráætlun eftir því sem verkefninu þínu líður.
Hér eru skrefin til að búa til grunn Gantt töflu í verkefnastjórnun:
#1 - Skráðu öll verkefni sem þarf til að klára verkefnið þitt. Skiptu stærri verkum í smærri, viðráðanlegri undirverkefni.
#2 – Áætlaðu lengd hvers verkefnis í tímaeiningum sem henta verkefninu þínu (dögum, vikum, mánuðum osfrv.). Íhuga ósjálfstæði milli verkefna.
#3 - Úthlutaðu eigendum og/eða tilföngum í hvert verkefni. Þekkja hvers kyns sameiginleg tilföng með ósjálfstæði verkefna.
#4 - Ákvarðu upphafsdag og skiladag fyrir verkefnið þitt. Reiknaðu upphafsdagsetningar verkefna út frá ósjálfstæðum.
#5 – Búðu til töflu eða töflureiknir með dálkum fyrir:
- Heiti verkefnis
- Lengd verks
- Upphafsdagur
- Lokadagur
- Tilföng/um úthlutað
- % lokið (valfrjálst)
- Verkefnaháðir (valfrjálst)
#6 - Settu verkefnin á tímalínuna þína með stikum sem spanna frá upphafs- til lokadagsetninga.
#7 – Bættu við sjónrænum framsetningum á ósjálfstæði milli verkefna með því að nota örvar eða línur.
#8 – Merktu mikilvæga áfanga á tímalínunni þinni með táknum, skyggingum eða lóðréttum línum.
#9 - Uppfærðu Gantt-töfluna þína reglulega eftir því sem verkefnum er lokið, tímalengd breytist eða ósjálfstæði breytast. Stilltu verkstikur og ósjálfstæði eftir þörfum.
#10 – Bættu við % lokið eða framvindu dálki og fylltu hann út með tímanum til að gefa til kynna verkefnastöðu í fljótu bragði.
#11 - Notaðu sjónræna tímalínuna til að bera kennsl á tímasetningarvandamál, auðlindaárekstra eða áhættu sem gæti valdið töfum. Gerðu breytingar til að bæta verkefnaáætlun þína með fyrirbyggjandi hætti.
Gantt graf hugbúnaður
Með svo marga möguleika á markaðnum eru þetta þeir sem fanga auga okkar fyrir fjölhæfa eiginleika þeirra og óbrotið viðmót. Allir, allt frá yfirmanni sem er næstum því kominn á eftirlaun til nýja starfsnemans gátu auðveldlega séð, búið til og fylgst með Gantt-töflunni.
#1 – Microsoft Project
• Fullbúið verkefnastjórnunarforrit.
• Auðveldar að búa til og breyta töflum fyrir verkefni, tilföng, verkefni og dagatalsdagsetningar.
• Myndar sjálfkrafa Gantt töflu byggt á töflugögnum.
• Gerir ráð fyrir mikilvægum slóðum, fresti, auðlindajöfnun og öðrum háþróuðum eiginleikum.
• Samþættast Excel, Outlook og SharePoint fyrir verkefnasamvinnu.
• Krefst þess að keypt sé mánaðar- eða ársáskrift.
#2 - Microsoft Excel
• Einfalt að setja inn upplýsingar um verkefni í töflu og búa til töflu út frá því.
• Fullt af ókeypis eða ódýrum Gantt töfluviðbótum með fleiri sniðmátum og eiginleikum.
• Þekkt viðmót fyrir flesta.
• Takmörkuð getu verkefnastjórnunar umfram grunn Gantt kortagerð.
#3 - GanttProject
• Opinn uppspretta verkefnastjórnunarforrit hannað sérstaklega fyrir Gantt töflur.
• Hefur eiginleika til að lýsa verkefnum, úthluta tilföngum, fylgjast með framvindu og búa til skýrslur.
• Gerir kleift að endurtaka verkefni, ósjálfstæði verkefna og reikna út mikilvæga leiðina.
• Viðmót gæti verið minna leiðandi fyrir suma.
• Vantar samþættingu við annan hugbúnað og samvinnueiginleika.
• Ókeypis niðurhal og notkun.
#4 - SmartDraw
• Inniheldur faglega hönnuð Gantt-kortasniðmát.
• Hefur eiginleika til að búa til sjálfvirka tímalínu, draga-og-sleppa klippingu og ósjálfstæði verkefna.
• Samþættast við Microsoft Office til að skiptast á skrám og gögnum.
• Tiltölulega auðvelt í notkun viðmót.
• Krefst greiddra áskriftar, en býður upp á ókeypis 30 daga prufuáskrift.
#5 - Trello
• Verkefnastjórnunartæki í Kanban-stíl.
• Bættu við verkefnum sem „spjöldum“ sem þú getur dregið og raðað sjónrænt á tímalínu.
• Skoðaðu verkefni yfir marga tíma frá vikum til mánaða.
• Úthluta meðlimum og gjalddaga á kort.
• Grundvallaratriði hvað varðar meðhöndlun á ósjálfstæði verkefna, stjórna auðlindum og eignanýtingu og fylgjast með framförum í átt að áfanga.
#6 - TeamGantt
• Allt-í-einn lausn sérstaklega fyrir verkefnastjórnun í heild sinni.
• Gerir sjálfvirkan tímalínuskipulagningu og hagræðingu.
• Gerir þér kleift að skilgreina verkefni sem eru ósjálfstæðir, móta „hvað ef“ atburðarás, úthluta og jafna tilföng yfir mörg verkefni og fylgjast með framförum miðað við áfanga.
• Kemur með sniðmátasafni og greiningarskýrslum.
• Krefjast greiddra áskriftar.
#7 - Asana
• Verkefnastjórnunarapp með áherslu á verkefnastjórnun.
• Skortur: auðlindastjórnun þvert á verkefni, greining á áunnin virði og hvað ef atburðarás.
• Ókeypis útgáfa. Greidd stig fyrir fleiri eiginleika.
Hvað eru Gantt mynddæmi?
Hægt er að nota Gantt töflur í ýmsum aðstæðum. Hér eru nokkur góð dæmi:
• Verkefnaáætlanir: Gantt-rit getur sjónrænt sett upp tímalínuna fyrir hvers kyns verkefni með verkefnum, tímalengd, ósjálfstæði og áfanga. Þetta gæti verið fyrir byggingarverkefni, skipulagningu viðburða, hugbúnaðarverkfræði, rannsóknarrannsóknir o.fl.
• Framleiðsluáætlanir: Gantt töflur eru oft notaðar í framleiðslu til að skipuleggja framleiðslukeyrslur, sem sýna tímasetningu allra skrefa frá efnisöflun til samsetningar til pökkunar og sendingar.
• Aðfangaúthlutun: Gantt-töflur geta hjálpað til við að hámarka úthlutun fjármagns eins og fólks, búnaðar og aðstöðu yfir mörg verkefni með tímanum. Litakóðunarverkefni eftir auðlindum geta gert þetta skýrt.
• Framvindumæling: Hægt er að uppfæra Gantt töflur fyrir verkefni í vinnslu til að sýna raunverulegar upphafs-/lokadagsetningar fyrir unnin verkefni, sleitu á verkefnum sem eru í vinnslu og allar breytingar eða tafir. Þetta gefur yfirsýn yfir stöðu verkefnisins.
• Hvað-ef-atburðarás: Með því að stilla verkefnaraðir, tímalengd og ósjálfstæði á Gantt-riti, geta verkefnastjórar líkan valkosta til að ákvarða skilvirkustu áætlunina áður en þau eru framkvæmd í alvöru.
• Samskiptatæki: Að deila Gantt-töflum með hagsmunaaðilum veitir sjónræna samantekt á áfanga verkefna, eigendur verkefna og fyrirhugaðar vs raunverulegar tímalínur sem auka samræmingu og ábyrgð.
Almennt séð er hægt að nota Gantt töflur á hvaða atburðarás sem er þar sem sjónræn röð verkefna, ósjálfstæði og tímalínur getur veitt innsýn til að hámarka áætlanir, úthluta fjármagni, fylgjast með framvindu og miðla stöðu. Sérstök dæmi eru endalaus, takmörkuð eingöngu af sköpunargáfu fólks og þörfum fyrir skýrleika og skilvirkni.
Takeaways
Gantt töflur eru svo áhrifaríkar vegna þess að þær þýða flóknar tímalínur og ósjálfstæði verkefna í einfalt myndefni sem auðvelt er að skilja, uppfæra og deila. Lykilávinningurinn felst í bættri tímasetningu, samskiptum, eftirliti með framvindu og áætlanagerð, sem gerir þá í hag meðal verkefnastjóra.
Algengar spurningar
Af hverju eru Gantt töflur svona góðar?
Hvers vegna Gantt töflur eru áhrifaríkar
- Sjónræn tímalína - sjá heildaráætlunina í fljótu bragði
- Snemma uppgötvun vandamála - komdu auga á hugsanleg vandamál sjónrænt
- Samskipti – efla skýrleika og ábyrgð
- Skipulag – ósjálfstæði og forgangsröðun verða skýr
- Framvindumæling – uppfært graf sýnir stöðuna
- Hvað-ef greining – líkanval
- Samþætting – vinna með verkefnastjórnunarhugbúnað
Gantt töflur þýða flóknar tímalínur og ósjálfstæði yfir í einfalt myndefni sem auðvelt er að skilja, uppfæra og deila.
Ávinningurinn kemur frá bættri tímasetningu, samskiptum, mælingar og skipulagningu
Hverjir eru 4 þættir Gantt töflunnar?
Gantt mynd krefst 4 þátta: súlur, dálkar, dagsetningar og áfangamarkmið.
Er Gantt kort tímalína?
Já – Gantt-kort er í grundvallaratriðum sjónræn tímalína framsetning á verkefnaáætlun sem hjálpar við skipulagningu, samhæfingu og stjórnun. Myndin sýnir verkefnisupplýsingar á xy-ás til að þýða flókna tímasetningu, ósjálfstæði og tímalengd yfir á einfalt, skannanlegt snið.
