Að stjórna verkefni er eins og að stjórna hljómsveit. Sérhver hluti þarf að vinna saman til að ná meistaraverki. En að láta allt ganga snurðulaust fyrir sig er raunveruleg áskorun með vandamálum eins og hlutar passa ekki saman, mistök sem gerast og líkurnar á að allt fari úr böndunum.
Það er þar sem uppbygging verkefna í verkefnastjórnun (WBS) kemur inn. Hugsaðu um það sem stjórnandann sem hjálpar til við að allir hlutir verkefnisins vinni vel saman.
Í þessari bloggfærslu ætlum við að kafa ofan í hugmyndina um verkefnaskipan í verkefnastjórnun, kanna helstu eiginleika þess, gefa dæmi, útlista skref til að búa til einn og ræða verkfæri sem geta aðstoðað við þróun þess.
Efnisyfirlit
- Hver er uppbygging verkefna í verkefnastjórnun?
- Lykileinkenni vinnusundurliðunaruppbyggingar í verkefnastjórnun
- Mismunurinn á milli WBS og vinnuáætlunar
- Dæmi um skipulag verkefna í verkefnastjórnun
- Hvernig á að búa til verk sundurliðunaruppbyggingu í verkefnastjórnun
- Verkfæri fyrir uppbyggingu verkefna í verkefnastjórnun
- Bottom Line
Fleiri ráð með AhaSlides
Hver er uppbygging verkefna í verkefnastjórnun?
A Work Breakdown Structure í verkefnastjórnun (WBS) er tæki til að skipta verkefni niður í smærri og viðráðanlegri hluta. Þetta gerir verkefnastjórum kleift að bera kennsl á einstök verkefni, afrakstur og vinnupakka sem þarf til að ljúka verkefninu. Það gefur skýra og skipulega yfirsýn yfir það sem þarf að framkvæma.
WBS er grunntól í verkefnastjórnun vegna þess að það gefur skýran ramma um hvað þarf að gera:
- Skipuleggðu og skilgreindu umfang verkefnisins á áhrifaríkan hátt.
- Þróaðu nákvæmar áætlanir um tíma, kostnað og fjármagn.
- Úthluta verkefnum og ábyrgð.
- Fylgstu með framförum og greindu hugsanlega áhættu eða vandamál snemma.
- Bæta samskipti og samvinnu innan verkefnahópsins.
Lykileinkenni vinnusundurliðunaruppbyggingar í verkefnastjórnun
WBS byrjar með verkefnið sem efsta þrepið og er síðan sundurliðað í undirþrep sem lýsa smærri hluta verkefnisins. Þessi stig geta falið í sér stig, afhendingar, verkefni og undirverkefni, sem öll eru nauðsynleg til að ljúka verkefninu. Niðurbrotið heldur áfram þar til verkefninu er skipt í vinnupakka sem eru nógu litlir til að hægt sé að úthluta þeim og stjórna þeim á áhrifaríkan hátt.
Helstu eiginleikar WBS eru:
- Stigveldi: Sjónræn, trjáskipt sýn á alla verkþætti, frá hæsta stigi niður í lægstu vinnupakkana.
- Gagnkvæm einkaréttur: Hver þáttur í WBS er aðgreindur án skörunar, sem tryggir skýr ábyrgðarverkefni og forðast tvíverknað.
- Skilgreind niðurstaða: Sérhvert stig WBS hefur skilgreinda útkomu eða skilvirkni, sem gerir það auðveldara að mæla framfarir og árangur.
- Vinnupakkar: Minnstu einingar WBS, vinnupakkar eru nógu ítarlegir til að meðlimir verkefnishópsins geti skilið hvað þarf að gera, metið kostnað og tíma nákvæmlega og úthlutað ábyrgð.
Mismunurinn á milli WBS og vinnuáætlunar
Þó að bæði séu nauðsynleg verkfæri í verkefnastjórnun þjóna þau mismunandi tilgangi.
Að skilja muninn á þessu tvennu skiptir sköpum fyrir árangursríka skipulagningu og framkvæmd verks.
| Lögun | Skipulag vinnuafls (WBS) | Vinnusundurliðunaráætlun (WBSchedule) |
| Einbeittu | Hvað er afhent | Þegar það er afhent |
| Stig smáatriði | Minna ítarlegar (helstu þættir) | Nánar (tímalengd, ósjálfstæði) |
| Tilgangur | Skilgreinir umfang verkefnis, afrakstur | Býr til tímalínu verkefnisins |
| Afhent | Stigveldisskjal (td tré) | Gantt graf eða álíka tól |
| Greining | Matvörulisti (hlutir) | Mataráætlun (hvað, hvenær, hvernig á að elda) |
| Dæmi | Verkefnaáfangar, afrakstur | Verktímalengd, ósjálfstæði |
Í stuttu máli brýtur niðurbrotsskipulagið niður "hvað" verkefnisins - sem skilgreinir alla vinnuna - á meðan verkefnaáætlun (eða verkáætlun) fjallar um "hvenær" með því að skipuleggja þessi verkefni með tímanum.
Dæmi um skipulag verkefna í verkefnastjórnun
Það eru ýmis snið sem uppbygging verkefna í verkefnastjórnun getur tekið upp. Hér eru nokkrar algengar tegundir til að íhuga:
1/ WBS töflureikni:
Þetta snið er frábært til að skipuleggja mismunandi verkefni eða athafnir sjónrænt á skipulagsstigi verkefnis.
- Kostir: Auðvelt að skipuleggja verkefni, bæta við upplýsingum og breyta.
- Gallar: Getur orðið stórt og ómeðfarið fyrir flókin verkefni.
2/ WBS flæðirit:
Með því að kynna verkundirbúningauppbyggingu í verkefnastjórnun sem flæðirit einfaldar sýn allra verkþátta, hvort sem þeir eru flokkaðir eftir teymi, flokkum eða stigum.
- Kostir: Sýnir greinilega tengsl og ósjálfstæði milli verkefna.
- Gallar: Gæti ekki hentað fyrir einföld verkefni og getur verið sjónrænt ringulreið.
3/ WBS listi:
Að skrá verkefni eða fresti í WBS getur verið einföld leið til að fylgjast með framförum í fljótu bragði.
- Kostir: Einfalt og hnitmiðað, frábært fyrir yfirlit á háu stigi.
- Gallar: Vantar smáatriði og tengsl á milli verkefna.
4/ WBS Gantt mynd:
Gantt grafasnið fyrir WBS þinn býður upp á skýra sjónræna tímalínu verkefnisins þíns, sem gerir það auðveldara að skilja áætlun verkefnisins í heild sinni.
- Kostir: Frábært til að sjá tímalínur verkefna og tímasetningu.
- Gallar: Krefst frekari viðleitni til að búa til og viðhalda.
Hvernig á að búa til verk sundurliðunaruppbyggingu í verkefnastjórnun
Hér er leiðarvísir um að búa til verksmiðjuskipulag í verkefnastjórnun:
6 skref til að búa til WBS í verkefnastjórnun:
- Skilgreindu umfang og markmið verkefnisins: Gerðu skýrt grein fyrir markmiðum verkefnisins og hverju þarf að skila.
- Þekkja helstu áfanga verkefnisins: Skiptu verkefninu niður í rökrétt, viðráðanleg stig (td áætlanagerð, hönnun, þróun, prófun, uppsetningu).
- Listaðu helstu afrakstur: Innan hvers áfanga, auðkenndu lykilúttak eða vörur (td skjöl, frumgerðir, lokaafurð).
- Skiptu niður afrakstur í verkefni: Frekari sundurliðið hverja afhendingu í smærri, framkvæmanleg verkefni. Stefnt er að verkefnum sem eru viðráðanleg innan 8-80 klukkustunda.
- Betrumbæta og betrumbæta: Skoðaðu WBS til að vera heill, tryggðu að öll nauðsynleg verkefni séu innifalin og að það sé engin tvítekning. Athugaðu skýrt stigveldi og skilgreindar niðurstöður fyrir hvert stig.
- Úthlutaðu vinnupakka: Skilgreindu skýrt eignarhald fyrir hvert verkefni, úthlutaðu þeim til einstaklinga eða teyma.
Bestu ráðin:
- Einbeittu þér að niðurstöðum, ekki aðgerðum: Verkefni ættu að lýsa því sem þarf að ná, ekki sérstökum skrefum. (td „Skrifaðu notendahandbók“ í stað „Sláðu inn leiðbeiningar“).
- Hafðu það viðráðanlegt: Stefnt er að 3-5 stigveldi, jafnvægi á smáatriðum með skýrleika.
- Notaðu myndefni: Skýringarmyndir eða töflur geta hjálpað til við skilning og samskipti.
- Fáðu endurgjöf: Taktu liðsmenn þátt í að endurskoða og betrumbæta WBS, tryggja að allir skilji hlutverk sitt.
Verkfæri fyrir uppbyggingu verkefna í verkefnastjórnun
Hér eru nokkur vinsæl verkfæri sem notuð eru til að búa til WBS:
1.Microsoft Project
Microsoft Project - Leiðandi verkefnastjórnunarhugbúnaður sem gerir notendum kleift að búa til nákvæmar WBS skýringarmyndir, fylgjast með framvindu og stjórna auðlindum á áhrifaríkan hátt.
2.wrike
Vitlaust er skýjabundið verkefnastjórnunartæki sem býður upp á öfluga WBS sköpunarvirkni, ásamt samvinnu og rauntíma verkefnarakningu.
3. Lucidchart
Lucidchart er sjónrænt vinnusvæði sem býður upp á skýringarmyndir og gagnasýn til að búa til WBS töflur, flæðirit og aðrar skipulagsmyndir.
4. Trello
Trello – Sveigjanlegt verkefnastjórnunartól sem byggir á kortum þar sem hvert kort getur táknað verkefni eða hluti af WBS. Það er frábært fyrir sjónræn verkefnastjórnun.
5. MindGenius
MindGenius – Verkefnastjórnunartæki sem einbeitir sér að hugarkortum, verkefnaskipulagningu og verkefnastjórnun, sem gerir kleift að búa til ítarlegar WBS töflur.
6. Smartsheet
Smartsheet – Verkefnastjórnunartæki á netinu sem sameinar auðveld notkun töflureikni og virkni verkefnastjórnunarsvítu, tilvalið til að búa til WBS sniðmát.
Bottom Line
Verkefnaskipan er mikilvægt tæki í verkefnastjórnun. Það hjálpar til við að skipuleggja verkefni í smærri verkefni sem auðveldara er að stjórna. WBS getur einnig skýrt verkefnismarkmið og afrakstur og gert áætlanagerð, úthlutun auðlinda og framvindumælingu skilvirkari.
💡Ertu þreyttur á sömu gömlu, leiðinlegu leiðinni til að búa til WBS? Jæja, það er kominn tími til að skipta um hluti! Með gagnvirkum verkfærum eins og AhaSlides, þú getur tekið WBS þinn á næsta stig. Ímyndaðu þér hugarflug og safna viðbrögðum frá teyminu þínu í rauntíma, allt á meðan þú býrð til grípandi og gagnvirkt umhverfi. Með því að vinna getur teymið þitt búið til ítarlegri áætlun sem eykur starfsanda og tryggir að hugmyndir allra heyrist. 🚀 Skoðaðu okkar sniðmát til að auka verkefnastjórnunarstefnu þína í dag!
Ref: Forbes | Adobe | Verkefnastjóri
