Hvað er verkefnastjórnun? | Allt að vita árið 2025

Að drukkna í fresti? Finnst þér ofviða? Meistari Project Managementog umbreyta því hvernig þú vinnur.

Í gegnum aldirnar hefur Bay Area Rapid Transit (BART) kerfið í San Francisco, með 400,000 reiðmenn á dag, verið eitt farsælasta verkefnið og Bechtel er leiðandi verkefnastjóri heims í stórum byggingar- og verkfræðiverkefnum. Þetta dæmi er frábær sönnun þess hversu mikilvæg verkefnastjórnun er mikilvæg. Kjarninn í velgengni hvers verkefnis liggur á bak við góða verkefnastjóra.

Svo, í þessari grein, munum við kanna hvað verkefnastjórnun er, hvernig hún er mikilvæg og bestu aðferðir til að skipuleggja, skipuleggja, stjórna og meta verkefni. 

Efnisyfirlit

• Hvað er verkefnastjórnun og dæmi?
• Hvers vegna er verkefnastjórnun mikilvæg?
  • Sparaðu tíma og peninga
  • Bæta samvinnu og samskipti
  • Dragðu úr áhættu og vandamálum
• Hver eru þrjú lykilstig verkefnastjórnunar?
  • Verkefnisskipulagning
  • Verkefnaáætlun
  • Verkefnastýring
• Hvað eru verkefnastjórnunartækni: PERT og CPM
• Notkun verkefnastjórnunarhugbúnaðar til að stjórna verkefnum
• Algengar spurningar
• Bottom Line

Hvað er verkefnastjórnun og dæmi?

Verkefni eru algengur hluti af daglegu lífi okkar. Við erum kannski að skipuleggja brúðkaup eða óvænta afmælisveislu, endurinnrétta hús eða undirbúa önnarlangt bekkjarverkefni. Nefna má stærri verkefni eins og að byggja brú, flytja íbúa, framleiða nýjar línur af flugvélum og fleira. Þeir þurfa allir verkefnastjórnun. 

Verkefnastjórnun lýsir kerfisbundinni nálgun, aðferðafræði og starfsháttum sem notuð eru til að skipuleggja, skipuleggja, stjórna og meta verkefni frá upphafi til enda. Það nær yfir margs konar starfsemi og ferla sem miða að því að ná tilteknum markmiðum innan skilgreindra takmarkana eins og tíma, kostnað, umfang, gæði og fjármagn.

Hvers vegna er verkefnastjórnun mikilvæg?

Það er erfitt að neita mikilvægi stjórnunar í verkefnum sem hjálpar hvert verkefni fyrirtækisins að keyra skilvirkari og skilvirkari. Við skulum fara yfir þrjá helstu kosti skilvirkrar verkefnastjórnunar.

Sparaðu tíma og peninga

Gott skipulag verks felur í sér vandaða skipulagningu og úthlutun fjármagns. Verkefnastjórar meta verkefnisþörfirnar, bera kennsl á nauðsynleg úrræði og úthluta þeim á áhrifaríkan hátt. Með því að áætla auðlindaþörf nákvæmlega og forðast ofúthlutun eða vannýtingu, hámarka verkefnastjóra auðlindanotkun, draga úr óþarfa kostnaði og spara tíma.

Bæta samvinnu og samskipti

Verkefnastjórar skilgreina og miðla skýrum hlutverkum og skyldum til liðsmanna. Hver einstaklingur skilur sérstök verkefni sín, afrakstur og ábyrgðarsvið. Þessi skýrleiki lágmarkar rugling og skörun, gerir liðsmönnum kleift að vinna saman á sléttan og skilvirkan hátt.

Dragðu úr áhættu og vandamálum

Verkefni fela í sér áhættu og óvissu sem, ef ekki er stjórnað, getur leitt til verulegra áskorana eða jafnvel bilunar. Góð verkefnastjórnun leggur áherslu á áhættugreiningu, mat og mótvægisaðgerðir. Með því að sjá fyrir og takast á við hugsanleg vandamál snemma geta verkefnastjórar lágmarkað áhrif þeirra og tryggt að verkefni haldist á réttri braut, eða jafnvel sé lokið fyrir tilskilinn gjalddaga.

Hver eru þrjú lykilstig verkefnastjórnunar?

Verkefnastjórnun felst í þremur áföngum: verkefnaáætlun, verkáætlun og verkefnastjórnun. Hér eru upplýsingar um hvern áfanga.

Verkefnisskipulagning

Stjórnun og skipulagi verkefnisins byrjar á áætlanagerð, þar sem markmið verkefnisins, markmið og umfang eru skilgreind. Á þessum áfanga vinna verkefnastjórar náið með hagsmunaaðilum til að skilja kröfur þeirra og væntingar.

Það er mikilvægt að hafa í huga að það eru nokkrar aðferðir sem notaðar eru við skipulagningu verkefna og ein áhrifaríkasta leiðin til áætlanagerðar er uppbygging verks (WBS). Það er skilgreint sem ferli til að skipta verkefni í helstu undirþætti þess (eða verkefni), sem síðan er skipt niður í ítarlegri íhluti og að lokum í safn af starfsemi og tengdum kostnaði þeirra.

Verkefnaáætlun

Verkefnaáætlun vísar til þess að raða og úthluta tíma til allra verkefna. Á þessu stigi ákveða stjórnendur hversu langan tíma hver starfsemi mun taka og reikna það fjármagn sem þarf á hverju framleiðslustigi.

Tilgangur verkefnaáætlunar má draga saman sem hér segir:

• Sýnir tengsl hverrar starfsemi við aðra og við allt verkefnið
• Ákvörðun um rökrétta röð og fylgni milli athafna
• Auðvelda að koma á raunhæfum tíma- og kostnaðaráætlunum fyrir hverja starfsemi
• Tryggja að fólk, peningar og efnisauðlindir séu nýttar sem best með því að greina mikilvæga flöskuhálsa.

Ein vinsæl verkáætlunaraðferð er Gantt töfluna. Gantt töflur eru ódýrar aðferðir sem miða að því að hjálpa stjórnendum að tryggja að:

• Starfsemi er skipulögð
• Röð frammistöðu er skjalfest
• Áætlanir um virknitíma eru skráðar
• Heildartími verkefna er þróaður. 

Verkefnastýring

Stjórnun verkefnis lýsir náinni meðferð á fjármagni, kostnaði, gæðum og fjárhagsáætlunum. Það getur verið erfitt að stjórna verkefnum. Ekki eru öll verkefni vel skilgreind í fyrstu, sum geta verið illa skilgreind. Verkefni verða venjulega aðeins vel skilgreind eftir nákvæma og víðtæka upphaflega áætlanagerð og vandlega skilgreiningu á nauðsynlegum aðföngum, tilföngum, ferlum og úttakum.

Í stjórnun er hugtak sem kallast Waterfall Methodology sem felur í sér raðbundna nálgun þar sem verkefnið einbeitir sér í skref-fyrir-skref hátt og hverjum áfanga er lokið áður en haldið er áfram í næsta. Verkefnastjórinn og teymið einbeita sér að því að skipuleggja og framkvæma einn áfanga í einu, eftir fyrirfram ákveðinni röð. Þegar takmarkanir eru þekktar eru breytingar nógu litlar til að hægt sé að stjórna þeim án þess að endurskoða verulega áætlanir.

Öfugt við Waterfall aðferðafræði leggur Agile Methodology áherslu á samhliða eða samtímis skipulagningu og framkvæmd verkþátta. Það er almennt tengt við Agile aðferðafræði eins og Scrum og Kanban. Í stað þess að klára hvern áfanga áður en hafist er handa við næsta, vinna teymi að mörgum verkþáttum samtímis, með áherslu á smærri endurtekningar eða tímakafla. Það eru fjölmargir eftirlitsstöðvar og endurgjöfarlykkjur til að fylgjast með framförum, sem geta stutt þig til að gera verkefnismat síðar.

Hvað eru verkefnastjórnunartækni: PERT og CPM

Bæði Program Evaluation and Review Technique (PERT) og Critical Path Method (CPM) eru vel þekktar verkefnastjórnunaraðferðir sem notaðar eru til að skipuleggja og skipuleggja starfsemi, sem deila sameiginlegum hlutum hvað varðar heildarferlið í 6 skrefum sem hér segir:

• Skilgreindu verkefni sem þarf til að klára verkefnið og undirbúa sundurliðun verksins
• Þekkja hvaða starfsemi er háð öðrum og komið á rökréttum samböndum, svo sem „loka til að byrja“ eða „byrja til að byrja“.
• Teiknaðu netið sem tengir allar athafnir með því að nota hnúta til að tákna starfsemi og örvar til að sýna flæði og ósjálfstæði á milli þeirra
• Áætlaðu lengd hverrar starfsemi og kostnað 
• Ákvarða mikilvægu leiðina (lengsta röð háðra athafna sem ákvarðar lágmarkstíma verkefnisins)
• Í gegnum verkefnið er fylgst með framvindu miðað við áætlun og lagfæringar gerðar eftir þörfum til að tryggja tímanlega verklok.

Hverjir eru kostir og gallar PERT og CPM?

Það er gagnrýnt um PERT og CPM hvort þau séu mikilvæg fyrir verkefnastjórnun. Hér eru kostir og takmarkanir þessara tveggja aðferða:

Kostir

Takmarkanir

- Þeir veita kerfisbundna nálgun við skipulagningu verkefna, sérstaklega fyrir stór, flókin verkefni með fjölmörgum verkefnum. - Með því að einbeita sér að mikilvægum athöfnum á mikilvægum vegi geta verkefnastjórar forgangsraðað fjármagni og viðleitni til að tryggja tímanlega verklok. - Þeir bjóða einnig upp á ramma til að fylgjast með framvindu verkefna og bera það saman við áætlaða tímaáætlun.

- Það getur verið krefjandi að bera kennsl á og mæla þessar ósjálfstæði nákvæmlega - Tímaáætlanir í verkefnastjórnun geta oft verið huglægar og undir áhrifum frá ýmsum þáttum, sem leiða til hættu á hlutdrægum matum og hugsanlegri ónákvæmni í tímalínu verkefnisins. - Það er ekki síður mikilvægt að fylgjast náið með næstum mikilvægum leiðum innan verkefnisins. Vanræksla á þessum næstum mikilvægu leiðum getur haft í för með sér innbyggða áhættu og getur leitt til hugsanlegra tafa eða truflana á heildartímalínu verkefnisins.

Notkun verkefnastjórnunarhugbúnaðar til að stjórna verkefnum

Hver er besti verkefnastjórnunarhugbúnaðurinn? Það eru nokkrir möguleikar fyrir fyrirtæki til að stjórna verkefnum. Það fer eftir umfangi verkefnis, stjórnendur geta ákveðið að nota ofangreindar aðferðir til að stjórna litlum verkefnum eða innlima sérhæfðan verkefnastjórnunarhugbúnað fyrir stór og flókin verkefni.

Það er þess virði að kynna Microsoft Project, einn vinsælasta sérhæfða hugbúnaðinn, sem er einstaklega gagnlegur til að teikna verkefnanet, bera kennsl á verkáætlun, stjórna verkkostnaði og öðrum tilföngum og gera verkmat. Þú getur líka skoðað valkosti þess eins og Asana, Trello, Jira og Basecamp verkefnastjórnunarhugbúnað. Þeir eru allir greiddir verkefnastjórnunarhugbúnaður með ókeypis prufuáskrift af mörgum háþróuðum eiginleikum sem geta hjálpað þér að stjórna verkefnum þínum og teymum á skilvirkari hátt. 

Algengar spurningar

Bottom Line

Eins og við sjáum er það þess virði fyrir hvert fyrirtæki að fjárfesta í að efla verkefnastjórnunarhæfileika. Skilvirka verkefnastjórnun getur ekki skort úrræðagóða verkefnastjóra og afkastamikið teymi. Það eru mörg vottuð námskeið og þjálfun sem getur hjálpað nemendum að fá dýpri og gagnlegri þekkingu um verkefnastjórnun. Ef þú ert sjálfsöruggur og nógu vel undirbúinn, hvers vegna ekki að taka áskorun frá PMI, virtustu verkefnastjórnunarvottun heims, sem tekur til hefðbundinna, lipra og blendinga hugtaka? 

Hins vegar, ef þú vilt spara peninga, þá er líka frábær hugmynd að taka ókeypis Coursera verkefnastjórnunarnámskeið. Fyrir HR-menn getur notkun sérsniðinnar þjálfunar einnig leitt til betri árangurs. Þú getur hannað grípandi kennslustundir með AhaSlides gagnvirk kynningtól, þar sem þú getur fundið mörg ókeypis sérsniðin sniðmát af gagnvirkum skyndiprófum og leikjum ásamt einstökum kynningaráhrifum.

Tilvitnuð verk: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Rekstrarstjórnun: Sjálfbærniog Framboð Keðja Stjórnun12. Ed. (12. útg.).

Ref: Hópvinna | M. Bókasafn