Il settore degli eventi è in crescita e i budget aziendali lo seguono a ruota. Sempre più aziende organizzano eventi in presenza rispetto a tre anni fa, e questa tendenza sta accelerando anziché invertirsi.
Questa crescita rende l'importanza di una solida esecuzione ancora maggiore, non minore. Quando i concorrenti organizzano più eventi, uno mal organizzato spicca. Questa guida copre ogni fase della pianificazione di eventi aziendali, dalla definizione degli obiettivi all'analisi dei dati post-evento, in un formato che puoi effettivamente utilizzare.
Passo 1: Definisci l'obiettivo prima di tutto
Ogni altra decisione in questa guida deriva da un'unica domanda: qual è l'obiettivo che questo evento deve raggiungere?
Gli eventi aziendali tendono a rientrare in alcune categorie principali. Gli eventi di team building mirano a migliorare la fiducia e la collaborazione. Gli eventi formativi trasferiscono competenze o conoscenze specifiche. Gli eventi con i clienti rafforzano le relazioni o generano opportunità di business. Conferenze e summit posizionano l'azienda, attraggono talenti o generano copertura mediatica. Le riunioni ibride o plenarie allineano le organizzazioni distribuite attorno alla strategia.
Scrivi una singola frase che descriva il risultato di un evento di successo. "I partecipanti se ne vanno con una conoscenza pratica della nostra roadmap di prodotto del terzo trimestre e tre azioni concrete da intraprendere" è un obiettivo valido. "Organizzare un ottimo evento aziendale" non lo è.
Questo obiettivo determina anche la metrica di successo. Se l'evento è incentrato sulla formazione, potresti misurare la memorizzazione delle informazioni con un quiz post-sessione o un sondaggio sul comportamento a 30 giorni. Se si tratta di un evento per i clienti, il dato più appropriato potrebbe essere il numero di contatti generati o il tasso di prenotazione di appuntamenti. Scegli la metrica prima di scegliere la sede.
Passaggio 2: definire il budget con un margine di contingenza incorporato
Il budget è il vincolo che influenza ogni altra decisione. Definiscilo fin da subito e assicurati di ottenere l'approvazione di chi gestisce i fondi prima di affidarti a qualsiasi fornitore.
Il budget tipico di un evento aziendale si suddivide all'incirca in questo modo:
L'affitto della location rappresenta in genere il 25-30% della spesa totale. Il catering e le bevande si attestano al 30-35%. Le apparecchiature audiovisive e tecnologiche rappresentano il 15-25%. Relatori, intrattenimento e facilitatori, nel loro complesso, ammontano solitamente al 5-10%. Il marketing e il materiale stampato occupano un altro 5%. Il restante 10-15% dovrebbe essere considerato come riserva per imprevisti e trattato come una voce di spesa non negoziabile, non come un margine di sicurezza facoltativo.
Quest'ultima riga è quella che la maggior parte degli organizzatori alle prime armi tralascia. Le attrezzature si rompono, il catering disdice, il numero dei partecipanti supera le previsioni, la location addebita costi di parcheggio di cui non eri a conoscenza. Includi un margine di imprevisti nel budget fin dall'inizio, invece di dover cercare disperatamente le approvazioni quando qualcosa va storto.
È importante distinguere i costi fissi (affitto della sede, compensi dei relatori) dai costi variabili (catering a persona, materiale stampato per partecipante). I costi fissi rimangono invariati sia con 50 che con 150 partecipanti, mentre i costi variabili sono proporzionali al numero di partecipanti. Se la stima del numero di partecipanti è incerta, è consigliabile simulare entrambi gli scenari prima di scegliere la sede.
Fase 3: Creare la cronologia della pianificazione
Per grandi conferenze, fiere o eventi aziendali di più giorni, un preavviso di 10-12 mesi è realistico. Per riunioni interne o workshop più piccoli, 5-6 settimane sono spesso sufficienti. La regola generale è: maggiore è il numero di fornitori coinvolti, maggiore sarà il preavviso necessario.
Da tre a sei mesi prima dell'evento, confermate la data e la sede, verificate il budget e ottenete l'approvazione interna, quindi individuate e contattate relatori, moderatori o intrattenitori. Aprite le iscrizioni o inviate inviti informativi una volta confermati questi elementi chiave.
Dalle sei alle otto settimane prima dell'evento, definire il programma e la scaletta, confermare il numero di partecipanti al catering e le eventuali esigenze dietetiche, informare il team audiovisivo sui requisiti tecnici e inviare gli inviti completi o i promemoria per la registrazione.
Nelle ultime due settimane, confermate tutte le consegne e i contatti dei fornitori, finalizzate l'elenco dei partecipanti e i dettagli logistici e preparate eventuali materiali, diapositive o materiale stampato. Effettuate un sopralluogo se non ne avete fatto uno di recente.
Nelle ultime 48 ore, effettuate un sopralluogo completo con il personale in loco, testate tutte le apparecchiature audio-video e tecnologiche prima dell'arrivo di chiunque e informate tutti i membri del team sui loro ruoli e sulle procedure di escalation.
Passaggio 4: Scegliere e confermare la sede
La scelta della location è il punto d'incontro tra budget e logistica. Ecco alcune cose da verificare prima di firmare qualsiasi documento:
Capacità. La maggior parte delle strutture pubblica la capienza massima, che si riferisce alle norme antincendio e non alla capienza confortevole. Per gli eventi con posti a sedere, sottraete circa il 20-25% dalla capienza massima indicata per ottenere un numero realistico di partecipanti.
Infrastruttura audiovisiva e tecnologica. Scopri cosa è incluso nel noleggio e cosa dovrai portare tu. La larghezza di banda Wi-Fi è molto importante se i partecipanti utilizzeranno dispositivi o se sono previsti elementi interattivi.
Politica di ristorazione. Alcune location richiedono l'utilizzo del loro servizio di catering interno. Altre consentono l'utilizzo di fornitori esterni. È importante informarsi su quale opzione sia più adatta prima di stilare il budget per cibo e bevande.
Accessibilità. Verificate l'accessibilità fisica per i partecipanti con disabilità e accertatevi che la sede dell'evento disponga di servizi igienici, parcheggi e ingressi accessibili.
Condizioni di cancellazione e di forza maggiore. Prima di firmare, leggi attentamente la struttura dei depositi e le penali di cancellazione. Informati su cosa succede se l'evento deve essere posticipato.
Assicuratevi che tutto sia confermato per iscritto. Un accordo verbale sui tavoli inclusi o su un pacchetto tecnologico promesso non ha alcun valore legale.
Passaggio 5: Gestire i fornitori come un progetto
Gli eventi aziendali in genere coinvolgono diversi fornitori: catering, servizi audiovisivi, allestimenti, fotografia, trasporti, sicurezza e spesso una piattaforma di gestione eventi di terze parti. Ognuno di questi fornitori è un elemento interdipendente con una propria tempistica.
L'approccio vincente: trattare la gestione dei fornitori allo stesso modo della gestione di un progetto. Ogni fornitore riceve un brief chiaro che include i risultati attesi, la tempistica, le informazioni di contatto e le procedure di escalation. Si programmano incontri di verifica proporzionali al rischio: settimanali per la location e il servizio di catering nei due mesi precedenti l'evento, più frequenti nelle ultime due settimane.
Crea un foglio di contatto per i fornitori, composto da una sola pagina, con nome, ruolo, numero di cellulare e una breve descrizione delle loro responsabilità. Questo documento sarà a disposizione del tuo team in loco nel caso in cui si verifichi un problema alle 7 del mattino del giorno dell'evento.
Chiedete esplicitamente a ogni fornitore: di cosa avete bisogno da me e entro quando? I problemi con i fornitori sono spesso causati dal mancato rispetto delle scadenze da parte dell'organizzatore dell'evento (conferma del numero di partecipanti, approvazione della planimetria, selezione del menu), non dal fornitore stesso.
Fase 6: Elaborare il piano logistico in loco
La logistica è ciò che separa un buon piano da un evento ben riuscito. Gli elementi che la maggior parte degli organizzatori sottovaluta sono:
Registrazione e check-in. Un evento con 200 partecipanti e un'unica postazione di check-in crea una coda di 20 minuti. È consigliabile predisporre più postazioni o utilizzare un'app per il check-in mobile. È opportuno testare la procedura in anticipo.
Programma dello spettacolo. Un documento dettagliato e cronologicamente numerato che copre ogni fase dell'evento, dall'allestimento allo smontaggio. Include informazioni su chi è responsabile di ogni transizione, cosa succede se un relatore si sforerà di orario e gli orari di arrivo e partenza dei fornitori.
Protocolli di emergenza. Identificate i tre punti critici più probabili (guasto all'impianto audio-video, assenza del relatore, ritardo del servizio di catering) e predisponete un piano di emergenza scritto per ciascuno di essi. Informate il vostro team in merito prima dell'inizio dell'evento.
Dettagli sull'esperienza dei partecipanti. I punti critici che i partecipanti notano sono: segnaletica poco chiara, lunghe code per la registrazione, Wi-Fi scadente, mancanza di acqua durante le pause, bagni difficili da trovare. Sono questi i dettagli che influenzano il ricordo che le persone hanno dell'evento.
Una lista di controllo utile per la pianificazione del giorno dell'evento:
Arrivate almeno 90 minuti prima dell'apertura. Percorrete ogni spazio: area di registrazione, sala principale, sale riunioni, area catering e servizi igienici. Verificate che la consegna del catering corrisponda all'ordine. Testate l'impianto audiovisivo con i file di presentazione effettivi, non con file provvisori. Informate il team di registrazione sulla procedura di check-in e sull'arrivo di eventuali VIP. Verificate che tutti i contatti dei fornitori siano raggiungibili telefonicamente. Tenete a portata di mano una copia stampata del programma dell'evento per tutta la sua durata.
Un aspetto da inserire esplicitamente nel budget è il seguente: la persona che si occupa della gestione logistica il giorno dell'evento non dovrebbe essere la stessa che presenta, facilita o gestisce i rapporti con le parti interessate. Affidare a entrambi i ruoli la stessa persona crea inevitabilmente problemi in entrambi i casi.
Fase 7: Valutazione post-evento
L'evento è terminato. La maggior parte degli organizzatori tira un sospiro di sollievo e passa oltre. Chi organizza eventi sempre migliori fa un'altra cosa: chiude il cerchio.
Entro 48 ore, inviate un questionario ai partecipanti. Assicuratevi che sia breve: massimo 5 domande. Inserite domande sul grado di soddisfazione generale, sull'elemento più apprezzato, sull'elemento meno apprezzato, su cosa cambierebbero e sulla loro eventuale partecipazione futura. Dopo 48 ore, il tasso di risposta cala drasticamente, quindi inviate il questionario rapidamente.
Analizza la tua performance rispetto all'obiettivo che ti eri prefissato nella Fase 1. L'evento ha raggiunto gli obiettivi prefissati? Se l'obiettivo era il trasferimento di competenze, cosa indicano i punteggi della valutazione? Se l'obiettivo era la creazione di una pipeline, quali incontri sono stati programmati? Se l'obiettivo era la coesione del team, cosa dice il sondaggio in merito a connessione e fiducia?
Documenta in modo sufficientemente dettagliato cosa ha funzionato e cosa no, in modo che qualcun altro possa utilizzare gli appunti. Il documento di scaletta dell'evento, i contatti dei fornitori, i dati di bilancio effettivi e i feedback dei partecipanti devono essere archiviati insieme.
Infine: fate un debriefing con il team che ha organizzato l'evento entro una settimana, finché i ricordi sono ancora freschi. Le informazioni utili a prevenire i problemi dell'anno prossimo provengono da chi era presente sul posto, non dal sondaggio post-evento.
Organizzare eventi aziendali interattivi con AhaSlides
Nella maggior parte degli eventi aziendali, il pubblico perde la sua capacità di coinvolgimento intorno al 45° minuto di una presentazione, quando nessuno ha posto domande. Integrare l'interazione nel programma fin dall'inizio previene questo problema.
AhaSlides si integra direttamente nelle presentazioni e funziona sui telefoni dei partecipanti tramite un link di accesso, senza bisogno di scaricare alcuna app. I sondaggi in tempo reale offrono ai relatori un'indicazione immediata dell'opinione del pubblico prima di passare all'argomento successivo. Le word cloud mettono in evidenza ciò che i partecipanti stanno pensando, senza che sia necessario che qualcuno parli per primo. La sessione di domande e risposte anonime consente ai partecipanti di porre domande che non farebbero in una discussione aperta, un aspetto importante soprattutto in sessioni con un'ampia varietà di livelli di esperienza.
Per la valutazione post-evento, la somministrazione del sondaggio di chiusura a schermo come ultimo punto del programma ottiene risultati costantemente migliori rispetto all'invio di un'e-mail di follow-up. Le persone sono ancora presenti, ancora attente, e i tassi di risposta lo dimostrano.
Domande frequenti
Che cos'è l'organizzazione di eventi aziendali? La pianificazione di eventi è il processo di organizzazione e coordinamento di tutti gli elementi che compongono un incontro strutturato: sede, logistica, fornitori, programma ed esperienza dei partecipanti; tutto ciò affinché si svolga senza intoppi e raggiunga l'obiettivo prefissato.
Quali sono le 5 C della gestione degli eventi? Le 5 C sono Concetto, Coordinamento, Controllo, Culmine e Chiusura. Descrivono l'intero arco di un evento, dall'idea iniziale all'esecuzione e alla chiusura post-evento.
Quanto costa un evento aziendale? Una piccola riunione interna può costare poche migliaia di dollari. Una conferenza di medie dimensioni, con 200-500 partecipanti, ha in genere un costo compreso tra 50,000 e 500,000 dollari, a seconda della città, della sede, della qualità del catering e del programma. Gli eventi su larga scala possono arrivare a costare milioni. La variabile principale è rappresentata dalla sede e dal servizio di ristorazione, che insieme spesso incidono per il 55-75% sulla spesa totale.
Con quanto anticipo è consigliabile pianificare un evento aziendale? Per grandi conferenze o eventi di più giorni, 10-12 mesi sono un periodo realistico. Per workshop più piccoli o riunioni interne, 5-6 settimane possono essere sufficienti. La variabile chiave è la disponibilità dei fornitori: maggiore è il numero di fornitori coinvolti, maggiore sarà il preavviso necessario.
Quali competenze sono necessarie a un organizzatore di eventi aziendali? L'organizzazione è fondamentale, ma l'abilità che distingue i bravi organizzatori da quelli eccezionali è quella di prevedere i punti critici prima che si verifichino e di avere un piano d'azione pronto. In ogni evento può sempre succedere qualcosa di imprevisto; la domanda è se ci si è pensato in anticipo.
