Elenco di controllo definitivo per la gestione del rischio di eventi | 15 Must-Have per garantire il successo dell'evento

Il tuo cuore batte all'impazzata mentre immagini gli scenari peggiori:

❗️Un relatore si ammala pochi minuti prima di salire sul palco.

❗️ La tua sede perde improvvisamente energia il giorno dell'evento.

❗️ O peggio ancora, qualcuno si fa male al tuo evento.

I pensieri che agitano lo stomaco ti tengono sveglio la notte.

Ma anche gli eventi più caotici possono essere gestiti, se si pianifica in anticipo in modo accurato e sistematico.

Un semplice lista di controllo per la gestione del rischio di evento può aiutarti a identificare, prepararti e mitigare potenziali problemi prima che facciano fallire il tuo evento. Scopriamo nella lista di controllo i 10 must-have per trasformare la preoccupazione in un piano d'azione ben strutturato.

Tabella dei Contenuti

• Panoramica
• Cos'è la gestione del rischio di un evento?
• Cinque passaggi per gestire il rischio come organizzatore di eventi
• Lista di controllo per la gestione del rischio di eventi
• Cinque elementi della gestione del rischio
• Lista di controllo nella gestione degli eventi
• Takeaways
• Domande frequenti

Panoramica

Cos'è il rischio evento?	Problemi imprevisti e imprevisti che influiscono negativamente sugli organizzatori e sul marchio aziendale.
Esempi di rischio evento?	Condizioni meteorologiche estreme, sicurezza alimentare, incendi, disordini, minacce alla sicurezza, rischi finanziari,...

Cos'è la gestione del rischio di un evento?

La gestione del rischio di eventi comporta l'identificazione di potenziali rischi o problemi che potrebbero minacciare un evento e quindi l'adozione di processi e precauzioni per mitigare tali rischi. Ciò aiuta gli organizzatori di eventi a disporre di piani di emergenza pronti per ridurre al minimo le interruzioni e recuperare rapidamente in caso di problemi. Viene utilizzata anche una lista di controllo per la gestione del rischio di eventi per garantire che ogni potenziale minaccia venga superata.

I cinque passaggi per gestire il rischio come organizzatore di eventi

Sappiamo che è stressante essere un organizzatore di eventi con tutte le possibilità che possono presentarsi. Per evitare di pensare troppo, segui i nostri semplici 5 passaggi per creare un perfetto piano di gestione del rischio per gli eventi:

· XNUMX€ Identificare i rischi - Fai un brainstorming su tutte le possibili cose che potrebbero andare storte durante il tuo evento. Considera fattori come problemi legati alla sede, maltempo, guasti tecnologici, cancellazioni di relatori, problemi alimentari, infortuni, scarsa partecipazione, ecc. Pensa in generale e mettilo in discussione strumento di brainstorming per mantenere intatte le idee.

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· XNUMX€ Valutare la probabilità e l'impatto - Per ogni rischio di evento identificato, stima la probabilità che si verifichi e il potenziale impatto che potrebbe avere sul tuo evento. Ciò aiuta a determinare quali rischi richiedono i piani di mitigazione più approfonditi.

· XNUMX€ Sviluppare piani di emergenza - Per i rischi con priorità più elevata, creare piani di backup, soluzioni e contingenze specifici per ridurre al minimo le interruzioni nel caso in cui tali rischi si concretizzino. Ciò potrebbe comportare la conferma di sedi alternative, fornitori, orari, ecc.

· XNUMX€ Assegnare responsabilità - Assegnare a una persona la responsabilità dell'esecuzione di ciascun piano di emergenza e comunicare chiaramente i ruoli al proprio team. Ciò garantisce che qualcuno agisca nel caso in cui si verifichi effettivamente un rischio.

· XNUMX€ Metti in pratica i tuoi piani - Esamina potenziali scenari per identificare le lacune nei piani di gestione del rischio degli eventi. Formare il tuo team su come rispondere in diverse situazioni aumenterà la fiducia in modo che possano gestire con successo i problemi che si presentano il giorno dell'evento.

Suggerimenti per un migliore coinvolgimento

• Gestione di eventi
• Progettazione di eventi
• Networking aziendale

Lista di controllo per la gestione del rischio di eventi

Quali sono i punti generali che una lista di controllo per la gestione del rischio di evento deve coprire? Cerca l'ispirazione con i nostri esempi di elenco di controllo dei rischi degli eventi di seguito.

N. 1 - Luogo
☐ Contratto firmato
☐ Permessi e licenze ottenuti
☐ Planimetria e disposizioni di allestimento confermate
☐ Ristorazione e requisiti tecnici specificati
☐ Sede di backup identificata e in standby

N. 2 - Meteo
☐ Monitoraggio del maltempo e piano di notifica
☐ Tenda o riparo alternativo disponibile se necessario
☐ Accordi presi per spostare l'evento all'interno, se necessario

Capitolo 3 - Tecnologia
☐ A/V e altre apparecchiature tecnologiche testate
☐ Informazioni di contatto del supporto IT ottenute
☐ Stampe cartacee dei materiali disponibili come backup
☐ Piano di emergenza per internet o interruzione di corrente

N. 4 - Medicina/Sicurezza
☐ Disponibili kit di pronto soccorso e DAE
☐ Uscite di emergenza chiaramente contrassegnate
☐ Personale addestrato alle procedure di emergenza
☐ Informazioni di contatto di sicurezza/polizia a portata di mano

N. 5 - Altoparlanti
☐ Biografie e foto ricevute
☐ Altoparlanti alternativi selezionati come backup
☐ Comunicato il piano di emergenza del relatore

#6 - Frequenza
☐ Soglia minima di presenze confermata
☐ Politica di cancellazione comunicata
☐ Piano di rimborso in atto in caso di annullamento dell'evento

#7 - Assicurazione
☐ Polizza assicurativa di responsabilità civile in vigore
☐ Certificato di assicurazione ottenuto

N. 8 - Documentazione
☐ Copie di contratti, permessi e licenze
☐ Informazioni di contatto per tutti i venditori e fornitori
☐ Programma dell'evento, agenda e/o itinerario

#9 - Personale/volontari
☐ Ruoli assegnati allo staff e al volontario
☐ Backup disponibili da compilare in caso di mancata presentazione
☐ Formazione sulle procedure di emergenza e sui piani di emergenza completata

N. 10 - Alimenti e bevande
☐ Disporre di backup per qualsiasi materiale deperibile
☐ Opzioni alimentari alternative preparate in caso di ordini ritardati/errati/ospiti con allergie
☐ Sono disponibili prodotti di carta extra, utensili e stoviglie

#11 - Rifiuti e riciclaggio
☐ Distribuzione di cassonetti e contenitori per la raccolta differenziata
☐ Ruoli assegnati alla raccolta dei rifiuti durante e dopo l'evento

#12 - Procedure per la gestione dei reclami
☐ Membro del personale incaricato di gestire i reclami dei partecipanti
☐ Un protocollo per risolvere i problemi e offrire rimborsi/indennizzi se necessario

#13 - Piano di evacuazione di emergenza
☐ Preparati percorsi di evacuazione e punti di incontro
☐ Avere membri del personale di stanza vicino alle uscite

#14 - Protocollo per le persone smarrite
☐ Personale responsabile bambini smarriti/anziani/disabili designato
☐ Informazioni di contatto per genitori/tutori di minori ottenute

N. 15 - Segnalazione di incidenti
☐ Modulo di segnalazione degli incidenti creato per il personale per documentare eventuali emergenze

I cinque elementi della gestione del rischio

Il rischio non è solo sfortuna: fa parte di ogni impresa. Ma con il giusto piano di gestione del rischio evento, puoi domare il caos creato dal rischio e trasformare le minacce in opportunità. I cinque approcci alla gestione del rischio includono:

· XNUMX€ Identificazione del rischio - Pensa a cose piccole, come problemi tecnici... fino alla catastrofe totale. Elencare i rischi li fa uscire dalla tua testa e metterli su carta dove puoi affrontarli.

• Valutazione del rischio- Valuta ciascun rischio per capire quale rappresenta la minaccia più grande. Considera: quanto è probabile che ciò accada? Che danni potrebbero derivarne se lo facesse? Dare priorità ai rischi concentra i tuoi sforzi sulle questioni che contano davvero.

• Mitigazione del rischio - Avere piani per reagire! Considerare modi per ridurre le possibilità che si verifichi un rischio, diminuire l’impatto se si verifica o entrambi. Quanto più puoi indebolire i rischi in anticipo, tanto meno ti daranno fastidio.

· XNUMX€ Monitoraggio dei rischi - Una volta che i tuoi piani iniziali sono in atto, rimani vigile. Monitorare i segnali che stanno emergendo nuovi rischi o che i vecchi rischi stanno cambiando. Modifica le tue strategie secondo necessità per stare al passo con il panorama delle minacce in evoluzione.

• Segnalazione dei rischi - Condividi rischi e piani con il tuo team. Coinvolgere gli altri nel giro ottiene il consenso, mette in luce i punti deboli che potresti aver trascurato e distribuisce la responsabilità per la gestione dei rischi.

Che cos'è una lista di controllo nella gestione degli eventi?

Un elenco di controllo nella gestione degli eventi si riferisce a un elenco di elementi o attività che gli organizzatori di eventi verificano siano stati preparati, organizzati o pianificati prima di un evento.

Una lista di controllo completa per la gestione del rischio aiuta a garantire che nulla di importante venga trascurato mentre si organizzano tutti i dettagli necessari per eseguire con successo un evento.

Le liste di controllo sono utili per la gestione degli eventi perché:

· XNUMX€ Fornire chiarezza e struttura - Dispongono in un ordine dettagliato tutto ciò che deve essere fatto, quindi nulla passa inosservato.

· XNUMX€ Incoraggiare una preparazione approfondita - Spuntare gli elementi motiva gli organizzatori a garantire che tutte le disposizioni e le precauzioni siano effettivamente in atto prima dell'inizio dell'evento.

· XNUMX€ Migliorare la comunicazione - I team possono dividere e assegnare elementi della lista di controllo per garantire che tutti comprendano i propri ruoli e responsabilità.

· XNUMX€ Supporta la coerenza - Utilizzare la stessa lista di controllo per eventi ricorrenti aiuta a mantenere gli standard e individuare ogni volta aree di miglioramento.

· XNUMX€ Rivela lacune o debolezze - Gli elementi non selezionati evidenziano cose dimenticate o richiedono una maggiore pianificazione, consentendoti di affrontarle prima che sorgano problemi.

• Facilitare i passaggi di consegne - Consegnare la checklist ai nuovi organizzatori li aiuta a comprendere tutto ciò che è stato fatto per pianificare i precedenti eventi di successo.

Takeaways

Con questi extra nella tua checklist per la gestione del rischio dell'evento, sei ben preparato per il campo di battaglia! La preparazione trasforma il potenziale caos in calma fiducia. Quindi aggiungi ogni elemento alla tua lista. Cancellali uno per uno. Guarda che la lista di controllo trasforma la preoccupazione in potere. Perché più anticipi, migliori rischi si arrenderanno alla tua meticolosa pianificazione e preparazione.

Domande frequenti