Benvenuti nel mondo delle riunioni produttive! Come professionisti, sappiamo tutti quanto siano importanti le riunioni per ottenere risultati, prendere decisioni e rimanere in pista. Tuttavia, non tutti sono di buona qualità e sono preferiti.
Spesso, quando vengono interrogate sulle riunioni, molte persone reagiscono con scuotimenti della testa o sospiri esasperati a causa della loro inefficienza. Si ritrovano bloccati in sessioni improduttive che prosciugano la loro energia e il loro tempo. Ecco perché oggi impareremo come avere un buon incontro!
Iniziamo!
- Cosa rende un buon incontro?
- 8 consigli per avere un buon incontro
- 1/ Definire lo scopo e il tipo di incontro
- 2/ Avere un ordine del giorno
- 3/ Stabilire le regole di base
- 4/ Inizia con un gioco rompighiaccio
- 5/ Creare uno spazio per la collaborazione
- 6/ Mantieni la tua squadra impegnata
- 7/ Concludere con chiare azioni di follow-up e scadenze
- 8/ Avere i verbali delle riunioni
- Punti chiave
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Cosa rende un buon incontro?
Le riunioni sono innegabilmente una parte essenziale di qualsiasi azienda o organizzazione. Sono una piattaforma in cui le persone possono incontrarsi, scambiare idee, prendere decisioni e lavorare per un obiettivo comune.
Un buon incontro è quello ben organizzato, produttivo, che raggiunge i risultati desiderati e fa sentire tutti i partecipanti ascoltati e apprezzati.
Ecco alcuni fattori che creano un buon incontro:
- Ha uno scopo chiaro. Una buona riunione inizia con un ordine del giorno chiaro che ne indica lo scopo, insieme agli obiettivi della riunione e ai risultati attesi, che aiuta a mantenere la riunione sulla buona strada e garantisce che tutti i partecipanti siano consapevoli dei propri compiti.
- Promuove una comunicazione efficace. Un buon incontro richiede una comunicazione efficace. Tutti i partecipanti avranno l'opportunità di esprimere i propri pensieri e le proprie idee, e la discussione dovrebbe essere incoraggiata con un ascolto attivo e un dialogo rispettoso.
- Ha risultati chiari e azioni di follow-up. Senza questi, l'incontro è improduttivo e inefficace poiché i partecipanti saranno incerti sui loro prossimi passi. Da lì, è difficile portare efficienza a qualsiasi riunione di follow-up.
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8 consigli per avere un buon incontro
Naturalmente, per avere un buon incontro come quello sopra e non sprecare il tempo e gli sforzi dei partecipanti, è necessario considerare la preparazione e il follow-up prima, durante e dopo l'incontro. Prendere nota di questi passaggi garantirà un risultato regolare e di successo.
Prima dell'incontro - Buon incontro
1/ Definire lo scopo e il tipo di incontro
Lo scopo, gli obiettivi e il tipo di riunione dovrebbero essere definiti e garantiti che siano compresi da tutti i partecipanti. Nessuno vuole venire a una riunione per 10 minuti e non è ancora consapevole della propria responsabilità e di quale sia il punto della discussione qui. Alcuni tipi di riunioni servono solo a scopi specifici come
- Incontri decisionali. Sono condotti quando sono necessarie decisioni e azioni.
- Incontri per la risoluzione dei problemi. Sono chiamati a trovare una soluzione a un problema/crisi.
- Incontri di brainstorming. Sono un luogo in cui raccogliere nuove idee rivoluzionarie con i contributi dei membri.
2/ Avere un ordine del giorno
Assicurati di avere un agenda delle riunioni e inviarlo prima della riunione a tutti i partecipanti, che aiuterà i partecipanti a comprendere lo scopo, gli obiettivi e i risultati attesi della riunione. Serve anche come guida per aiutarli a raccogliere in modo proattivo le informazioni e i documenti necessari come rapporti, dati, presentazioni o altri documenti pertinenti.
3/ Stabilire le regole di base
Le regole di base sono linee guida o norme concordate in anticipo da tutti i partecipanti e aiutano a creare un ambiente produttivo e rispettoso per la discussione. Possono includere incoraggiare l'ascolto attivo, rispettare la diversità, avere un tempo limitato per la discussione, ecc.
Durante la riunione - Buon incontro
4/ Inizia con un gioco rompighiaccio
A partire da a rompighiaccio creativo è un ottimo modo per allentare la tensione e mettere tutti dell'umore giusto per una riunione di gruppo. Rompere i momenti imbarazzanti di silenzio all'inizio di una riunione può aiutare a stabilire il tono per una sessione produttiva e piacevole.
Invece di fare affidamento su strumenti obsoleti, puoi impegnarti in dibattiti spensierati, conversazioni informali o quiz dal vivo che possono essere altamente divertenti, creativi, competitivi e facilmente creabili in pochi minuti. Quindi, perché non provare qualcosa di nuovo?
5/ Creare uno spazio per la collaborazione
Una riunione di gruppo è una preziosa opportunità per discutere e prendere decisioni in gruppo. Invece di provare a trovare nuove idee sul posto, i membri del team dovrebbero portare sul tavolo i rapporti, le idee e le prospettive che hanno preparato. In questo modo, il team può lavorare insieme per arrivare a una decisione finale ponderata e valida.
Il team potrebbe quindi considerare di condurre un sondaggio dal vivo delle idee discusse e di raccogliere feedback in tempo reale sondaggi dal vivo con domande a scelta multipla o aperte da AhaSlides.
Utilizzando un codice QR o un link univoco, i membri del team possono accedere istantaneamente e fornire il proprio contributo, ei risultati verranno visualizzati direttamente sullo schermo. Questo aiuta a evitare perdite di tempo e garantisce che tutte le idee vengano catturate in modo equo.
6/ Mantieni la tua squadra impegnata
Non dare ai partecipanti l'opportunità di distrarsi mantenendoli impegnati durante la riunione. Puoi organizzare una "tavola rotonda online" alla quale tutti possono partecipare e contribuire. Con le persone timide? Non preoccuparti. Anonimo Domande e risposte risolverà questo problema.
Inoltre, non dimenticare di lasciare spazio alla spontaneità. Perché un incontro sano e attivo è il luogo ideale dove possono emergere nuove soluzioni e innovazioni. Rompere l'atmosfera lenta e stressante incoraggiando i partecipanti a pensare in modo creativo word cloud sarà un'attività interessante ed efficace. Prova a vedere.
Dopo l'incontro - Buon incontro
7/ Concludere con chiare azioni di follow-up e scadenze
Per concludere la sessione strategica, assicurati che ogni partecipante abbia chiarezza sui passaggi successivi.
Far discutere i dipartimenti:
- Quali parametri dimostreranno i loro progressi? Sii specifico in modo che i progressi possano essere monitorati.
- Quali partner interfunzionali necessitano di coordinamento per avere successo? La chiave è una forte collaborazione.
- Che tipo di aggiornamenti richiederanno le riunioni di follow-up? Rapporti? Presentazioni? Brainstorming dei risultati in anticipo.
- Quando possiamo aspettarci risultati o informazioni preliminari? Stabilire scadenze ambiziose ma realizzabili per mantenere il ritmo.
8/ Avere i verbali delle riunioni
Servono sempre informazioni dettagliate, approfondite, chiare e di facile comprensione verbale della riunione da inviare ai partecipanti, al consiglio di amministrazione, ai dirigenti senior e a coloro che non possono partecipare. Non sono solo documenti, base contenutistica per i prossimi incontri ma anche base giuridica (in caso di necessità).
Punti chiave
Si spera, i suggerimenti per avere un buon incontro AhaSlides condivisi sopra non sono troppo complicati. Tieni presente che le riunioni produttive sono quelle in cui tutti si sentono apprezzati, ascoltati e incoraggiati a parlare. L’incontro deve produrre un risultato definito e servire allo scopo previsto. Dopo l'incontro ognuno accetta il proprio ruolo e si impegna a seguire i piani discussi.
