Come formare i gestori di ristoranti all'utilizzo di analisi automatizzate per il tracciamento degli sprechi alimentari al fine di riprogettare le routine di preparazione in cucina.

Immaginate una cucina il cui report sugli sprechi mostra il 13% di cibo in più nella spazzatura rispetto al mese precedente. Il direttore generale vuole ridurre la lista delle preparazioni. Lo chef dice che la colpa è del menù speciale del fine settimana. Il reparto finanziario fa notare che il numero di coperti è aumentato di circa l'8%. Tutti guardano lo stesso grafico e traggono conclusioni diverse.

Questo è uno scenario esemplificativo, non un caso documentato. Rappresenta la situazione per cui la formazione sull'analisi degli sprechi alimentari mira a preparare i manager: leggere i dati di tracciamento quando cambiano anche il numero di coperti e la composizione del menu, e quindi decidere cosa provare in cucina. Questa guida è destinata ai responsabili della formazione nel settore dell'ospitalità e ai responsabili operativi di ristoranti o hotel. Illustra come diagnosticare le lacune, come progettare la pratica, come condurre e valutare un caso di studio e cosa la formazione non può risolvere. Prima di utilizzare il caso di studio e i criteri, è necessario che un responsabile operativo che conosca le cucine convalidi il caso di studio e i criteri.

I fatti in breve

1. Descrivi il problema di prestazioni

Partiamo dal lavoro, non dal corso. Un responsabile che analizza i dati relativi allo spreco alimentare deve capire cosa significano i numeri, scegliere una modifica alla routine di preparazione e progettare un test che dimostri se la modifica ha funzionato. Questa è analisi e giudizio, non semplice inserimento dati.

Sii specifico nella tua decisione. L'aumento degli sprechi è dovuto al fatto che il team ha preparato troppo, perché un piatto ha venduto meno del previsto, perché le scorte si sono deteriorate in magazzino o perché i piatti sono stati restituiti con residui di cibo? Ogni causa richiede un cambiamento diverso. Indica i risultati misurabili su cui il responsabile dovrebbe lavorare: peso degli sprechi per categoria, sprechi per fascia oraria, coperti, articoli venduti e quantità preparate.

C'è una ragione commerciale per prendere sul serio questo aspetto. Il rapporto Champions 12.3 sui ristoranti ha esaminato 114 ristoranti in 12 paesi. Ha scoperto che, in media, i ristoranti hanno risparmiato 7 dollari in costi operativi per ogni dollaro investito nella riduzione degli sprechi alimentari in cucina e hanno ridotto gli sprechi alimentari in cucina in media del 26% entro un anno. Le misure includevano la misurazione e il monitoraggio degli sprechi e la formazione del personale su nuove procedure di gestione e stoccaggio. Puoi leggere i risultati nel Rapporto sui 12.3 ristoranti campioni e il suo tool proprietario comunicato stampaQuesti sono valori medi ricavati da uno studio condotto su siti che hanno scelto di partecipare, quindi considerateli come un motivo per riflettere sugli sprechi, non come una promessa per le vostre cucine.

2. Diagnosticare le lacune di apprendimento e di contesto

Prima di progettare un programma di formazione, confrontate il compito da svolgere con le attività che i manager svolgono attualmente. Se la formazione attuale consiste in una dimostrazione di un software di un'ora e in un quiz di fine modulo, il compito e la valutazione non sono coerenti. Verificate quindi se la causa delle decisioni errate sia effettivamente la mancanza di conoscenza.

Verificare il livello di impegno cognitivo. Ricordare il significato di una categoria di rifiuti è un'abilità di basso livello. Interpretare un picco quando altri fattori sono cambiati richiede ai manager di analizzare. Scegliere tra due modifiche alla preparazione e giustificare la scelta richiede loro di valutare. Progettare un test richiede loro di creare. Un corso che si limita a testare la capacità di ricordare fornirà poche informazioni su nessuna di queste abilità. La tassonomia di Bloom rivista (Anderson e Krathwohl, 2001) è un modo pratico per identificare il livello di competenza richiesto.

Verifica i dati. Insegnare ai manager a fidarsi di dati inaffidabili li porta a commettere errori con sicurezza. Chiedete chi registra gli sprechi, in quale momento del turno e se le categorie hanno lo stesso significato in tutti i siti. Se metà degli sprechi non arriva mai alla bilancia, il grafico non dice la verità.

Verificare gli strumenti e le procedure. In ogni postazione in cui vengono generati rifiuti sono presenti una bilancia e un contenitore etichettato? La registrazione dei rifiuti fa parte della procedura di chiusura o è un'attività extra da svolgere alla fine di un lungo turno? Esiste una lista di preparazione che i responsabili possono modificare?

Verificare il personale e le autorizzazioni. Un responsabile che si accorge che i tempi di preparazione sono eccessivi ma non può modificare l'elenco senza l'approvazione della sede centrale non ha una lacuna formativa. È meglio parlarne con il proprietario.

3. Progettare una preparazione e una pratica mirate

Utilizzare tre fasi, ciascuna adeguata all'obiettivo da raggiungere.

Preparazione: verificare i prerequisiti. Utilizzate un breve test di autovalutazione sul vocabolario e sui concetti di base: cosa significa ogni categoria di rifiuti, come le coperture e gli articoli venduti si relazionano alle quantità di preparazione e come leggere il report generato dal sistema. Un controllo di questo tipo conferma solo i prerequisiti. Non dimostra che chiunque sia in grado di interpretare un grafico complesso, quindi non riportatelo come punteggio di competenza.

Esercitazione: prendere decisioni con riscontro. Presentate ai manager casi con reali complicazioni. Mostrate i dati relativi agli sprechi di una settimana, insieme a informazioni sui prezzi e a una modifica del menu, e chiedete loro cosa pensano che stia succedendo, quali prove lo supportano e cosa metterebbero a punto. Il feedback dovrebbe concentrarsi su due aspetti distinti: la qualità dell'interpretazione e la qualità del test proposto. Un manager può interpretare correttamente i dati e comunque proporre un test che non fornisce alcuna informazione utile.

Le analisi di ingegneria del menu e le verifiche degli sprechi rientrano in questa categoria di materiale di riferimento. Un'analisi di ingegneria del menu mostra quali piatti vendono bene e quali male, mentre un'analisi degli sprechi rivela cosa viene effettivamente buttato via e perché. Utilizzate dati anonimi provenienti dai vostri ristoranti per rendere i casi più realistici e verificateli con l'ufficio finanziario prima di condividerli.

Revisione e trasferimento: in diretta dove è necessario un giudizio. Il coaching in tempo reale è particolarmente utile quando un caso è ambiguo, ad esempio quando due spiegazioni si adattano ugualmente bene ai dati. La revisione asincrona è sufficiente per semplici verifiche interpretative. Sondaggi interattivi, quiz e brevi slide con scenari possono essere utilizzati durante una riunione di team o completati in autonomia, in modo che i manager di turni e sedi diverse possano esercitarsi allo stesso modo.

4. Analizza un esempio realistico

Ecco un breve esercizio che potete adattare. È a scopo illustrativo e un responsabile operativo dovrebbe verificare i numeri e la chiave di risposta.

Il caso. Un ristorante monitora gli sprechi in base al peso sia al passaggio di servizio che alla postazione di preparazione. Nell'arco di quattro settimane, gli sprechi di preparazione aumentano da 38 kg a 43 kg a settimana, con un incremento di circa il 13%. Nello stesso periodo, il numero di coperti aumenta di circa l'8% e viene introdotto un nuovo piatto speciale stagionale che utilizza molte erbe aromatiche fresche e verdure pulite. Gli sprechi di piatti pronti rimangono invariati.

Il compito dello studente. Analizza i dati. Descrivi cosa sta succedendo, quali prove supportano la tua tesi, cosa cambieresti nella routine di preparazione, come la verificheresti e di quali ulteriori informazioni avresti bisogno.

Scelte e feedback degli studenti.

1. "Gli sprechi sono aumentati del 13%, quindi riducete del 13% ogni quantità di preparazione." Incompleto. Questo ignora l'aumento delle copertine e considera l'intero incremento come uno spreco. Feedback: confrontare gli sprechi per copertina, non solo il totale, e analizzare quali elementi di preparazione hanno determinato l'aumento.
2. "La nuova offerta speciale è la causa, quindi rimuovetela." Parzialmente corretto. Chi sta imparando ha individuato un possibile responsabile, ma non ci sono ancora prove e la rimozione del piatto potrebbe costare in termini di vendite. Suggerimento: chiedere quanta parte degli scarti di preparazione proviene dagli ingredienti del piatto speciale e se gli scarti potrebbero essere riutilizzati altrove.
3. "Lo spreco per porzione è aumentato solo leggermente e gli scarti di erbe aromatiche e verdure rappresentano la voce di spesa più consistente. Per due settimane, modificate la preparazione del piatto speciale, riducendo le porzioni due volte al giorno, e confrontate lo spreco per porzione con quello delle due settimane precedenti, mantenendo invariate le altre liste di preparazione." Potente. Si adatta alle coperture, individua un probabile conducente, modifica un elemento e specifica come valuterà il risultato.

Il secondo tentativo. Fornisci un secondo caso con la stessa struttura ma una causa diversa, ad esempio un cambiamento nelle consegne che ha portato a un eccesso di ordini. Verifica se chi apprende applica il ragionamento anziché ripetere la prima risposta.

5. Valutare le capacità e pianificare il trasferimento

Valuta un nuovo caso, mai visto prima, utilizzando una breve griglia di valutazione, da 0 a 2 per ogni criterio, concordata con il responsabile operativo.

Criteri di valutazione: 0 indica assenza o incompletezza, 1 indica completezza parziale con omissioni rilevanti, 2 indica completezza e giustificazione in base a criteri concordati. Definire separatamente gli errori critici, ad esempio agire sulla base di dati notoriamente inaffidabili o modificare una procedura di sicurezza alimentare per ridurre gli sprechi. Il punteggio complessivo non deve nascondere un errore critico. Questa griglia di valutazione è un punto di partenza proposto, non uno standard di preparazione validato, pertanto è necessario adattarla con il proprio specialista di settore.

Monitoraggio sul luogo di lavoro. Verifica il trasferimento dei dati una volta che i manager hanno avuto il tempo di utilizzarli. Confronta una linea di base con casi di follow-up non ancora analizzati e con gli esperimenti effettivamente condotti dai manager. Definisci la popolazione, il denominatore (ad esempio, sprechi per coperto a settimana) e la tempistica prima di iniziare. Considera eventuali cambiamenti concomitanti, come un nuovo menù, un cambio di fornitore o una modifica del personale, prima di attribuire alla formazione il merito di eventuali miglioramenti.

Cosa non risolverà l'allenamento

• Dati di scarsa qualità. I rifiuti non pesati, o le categorie che differiscono tra i vari siti, rendono inaffidabile qualsiasi analisi.
• Attrezzatura mancante. Nessuna bilancia o contenitore in stazione, nessuna registrazione.
• Nessuna autorità per modificare l'elenco dei materiali da preparare. Un manager non può testare una modifica che non è autorizzato ad apportare.
• Personale e ritmo di lavoro. Una chiusura affrettata comporta la mancata registrazione dei dati.
• Cause esterne. La qualità delle consegne, le dimensioni delle confezioni dei fornitori e gli errori di previsione non dipendono solo dalla cucina.
• Limiti di sistema. Questa guida non presuppone che il tuo sistema di tracciamento dei rifiuti sia collegato ad altri strumenti. Verifica quali funzionalità offre effettivamente il tuo.

Segnalate tempestivamente questi problemi ai proprietari e concordate chi se ne occuperà. La formazione migliora la capacità dei manager di interpretare e prendere decisioni, ma non può fornire attrezzature, tempo o autorità.

Domande frequenti

Che cos'è la formazione sull'analisi degli sprechi alimentari?

Un corso di formazione che insegna ai responsabili a leggere i dati relativi al monitoraggio degli sprechi alimentari, a valutare le cause di un cambiamento e a progettare un piccolo test di una diversa routine di preparazione. Si tratta di un'esercitazione pratica con feedback, non di un tutorial su un software.

Quali aspetti dovrebbero considerare i gestori di ristoranti nell'analisi dei dati relativi agli sprechi?

Gli sprechi per categoria e fascia oraria, a confronto con il numero di coperti, gli articoli venduti e le quantità preparate. Il calcolo degli sprechi per coperto è solitamente più accurato rispetto al totale assoluto, soprattutto quando il volume di affari varia.

Quanto tempo dovrebbe durare un esperimento preparatorio?

Un periodo sufficientemente lungo da consentire di osservare più di una settimana normale, mantenendo costanti le altre modifiche. Due o quattro settimane rappresentano un punto di partenza ragionevole per un sito molto frequentato, ma è consigliabile concordarlo con il responsabile operativo.

I manager hanno bisogno di un sistema automatizzato?

No. Una bilancia, contenitori etichettati e un registro coerente sono sufficienti per esercitare l'abilità. L'automazione può far risparmiare tempo nella registrazione, ma il compito di addestramento, ovvero interpretare i dati e progettare un test, rimane lo stesso.

Dove iniziare

Scegliete una cucina con dati sugli sprechi ragionevolmente affidabili. Create un caso di studio basandovi sul suo modello reale, includendo almeno un'altra modifica, come ad esempio l'introduzione di coperture o di una nuova voce nel menu. Fate convalidare i criteri di risposta da un responsabile operativo, quindi testate il sistema con un team di manager prima di estenderlo a tutta la cucina.

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