Formazione sulla gestione del cambiamento dei sistemi di cartella clinica elettronica: come utilizzare la pratica basata sui ruoli e il feedback durante le transizioni ai sistemi di cartella clinica elettronica in ospedale.

Un reparto si oppone al passaggio alla cartella clinica elettronica (EHR). Nessuno si rifiuta di usarla. Il problema è che il lavoro di routine è diventato più lento. Un'attività che richiedeva un minuto con la vecchia interfaccia ora ne richiede quattro clic e una ricerca, e il reparto è già a corto di tempo. Il personale ha completato la formazione e ricorda di aver visto le nuove schermate. Ciò che non è stato chiesto loro di fare è svolgere le proprie mansioni di turno con il nuovo sistema e segnalare eventuali difficoltà.

Si tratta di una situazione esemplificativa, non di un caso documentato di un cliente. Descrive il divario che la formazione sulla gestione del cambiamento dei sistemi di cartella clinica elettronica (EHR) si propone di colmare: la distanza tra l'aver visto un nuovo flusso di lavoro e l'essere in grado di metterlo in pratica, ricevendo feedback, in modo da far emergere anche gli ostacoli che impediscono alle persone di adottarlo.

Questa guida è destinata ai responsabili della formazione e dello sviluppo in ambito ospedaliero e ai responsabili dell'informatica o della conformità che collaborano con loro. Illustra come descrivere il problema di performance, diagnosticare le lacune di apprendimento e di contesto, progettare la preparazione e la pratica, analizzare un caso e valutare il trasferimento delle competenze. Si concentra sulla progettazione della formazione. Non sostituisce i test di usabilità, la riprogettazione dei flussi di lavoro o il programma di cambiamento della vostra organizzazione e non garantisce alcun risultato.

Che cos'è la formazione sulla gestione del cambiamento delle cartelle cliniche elettroniche?

La formazione sulla gestione del cambiamento dei sistemi di cartella clinica elettronica (EHR) prepara chi utilizza tali sistemi a lavorare in un contesto o flusso di lavoro modificato. Il suo scopo è quello di mettere in pratica i nuovi flussi di lavoro e far emergere gli ostacoli all'adozione. Il partecipante svolge un'attività realistica relativa al proprio ruolo, riceve un feedback e segnala eventuali difficoltà riscontrate nel flusso di lavoro, negli strumenti o nelle politiche aziendali. La seconda parte è importante quanto la prima. Una formazione che si limiti a verificare la capacità dei partecipanti di seguire i passaggi non individua gli ostacoli che ne determinano l'effettiva adozione.

I fatti in breve

1. Descrivi il problema di prestazioni

Iniziate con l'attività: esercitatevi sui nuovi flussi di lavoro e individuate gli ostacoli all'adozione. Due aspetti sono fondamentali. Esercitarsi significa svolgere il lavoro del ruolo, non limitarsi a osservarlo. Individuare gli ostacoli significa che la formazione fornisce informazioni su ciò che rallenta le persone, in modo che chi ha l'autorità necessaria possa intervenire.

Scrivi una frase per ogni ruolo e falla controllare a un responsabile informatico: "Dato un compito tipico per questo ruolo, come ad esempio ricoverare un paziente, documentare un passaggio di consegne o effettuare un ordine standard, il tirocinante lo completa nel nuovo flusso di lavoro, registra i punti critici e indica quale supporto potrebbe essere d'aiuto."

I ruoli sono diversi. Un infermiere, un impiegato di reparto e un medico usano parti diverse della cartella clinica, quindi una singola sessione generica non permette di esercitarsi in nessuno dei loro compiti reali. Una revisione esplorativa dei programmi di formazione sulla cartella clinica elettronica per infermieri ospedalieri (30 studi) elenca "non suddividere le sessioni di formazione per tipo di ruolo"Nguyen e colleghi, JAMIA, 2024La revisione riguarda gli infermieri che lavorano in ambito ospedaliero, quindi leggetela come spunto di riflessione per la progettazione e confrontatela con la vostra specifica popolazione di riferimento.

2. Diagnosticare le lacune di apprendimento e di contesto

Prima di iniziare qualsiasi attività, confronta il compito con ciò che il tuo programma attuale prevede e valuta. Solitamente, tre domande distinguono una lacuna formativa da qualcos'altro:

1. La pratica attuale si basa sul compito reale? Se il programma mostra le schermate e termina con un quiz di verifica, gli studenti si sono esercitati a riconoscere l'interfaccia, non a completare il lavoro del proprio turno.
2. Qual è il carico cognitivo richiesto? Nella tassonomia rivista di Bloom, l'esecuzione di una procedura in una nuova situazione e l'analisi del perché è andata male si collocano al di sopra del ricordo. L'abbinamento delle attività a questi livelli è trattato nella nostra guida a abbinamento delle attività di apprendimento alla tassonomia di Bloom.
3. C'è qualcos'altro, oltre alla mancanza di abilità, che ostacola il processo? Prima di prescrivere un corso di formazione, verificate la disponibilità di personale, strumenti e procedure. Se uno schermo è lento, manca un set di ordini necessario o la procedura impone l'inserimento di dati duplicati, una sessione di formazione migliore non cambierà ciò che accade in reparto. Segnalate queste cause a chi può risolverle.

La stessa revisione esplorativa elenca l'accesso alla pratica tra i fattori identificati: "non poter fare pratica in un ambiente simulato" appare come una barriera e "consentire agli infermieri di esercitarsi con la cartella clinica elettronica dopo la formazione" come un fattore facilitante. Se i vostri studenti non hanno un ambiente sicuro in cui fare pratica, si tratta di una lacuna contestuale, non di un problema di motivazione.

3. Preparazione e pratica della progettazione

Una volta che sai quali lacune può colmare la formazione, assegna a ogni fase un compito distinto. La nostra guida a Creare un processo di integrazione con la cartella clinica elettronica che riduca il carico di documentazione. Questa sezione descrive la progettazione delle prime settimane. Si tratta invece del cambiamento in sé.

Preparazione. Verifica i prerequisiti con una breve diagnosi: le differenze tra vecchio e nuovo che riguardano ciascun ruolo, la terminologia utilizzata dalla tua organizzazione e dove trovare aiuto il giorno dell'evento. Uno studio mirato e autonomo è adatto a questa fase. Un controllo mnemonico serve solo a confermare i prerequisiti.

Pratica. Utilizzate progetti di miglioramento della qualità interdisciplinari e simulazioni di casi basate sui ruoli. I partecipanti con ruoli diversi collaborano a un percorso del paziente, ad esempio il ricovero, la prescrizione di un farmaco, il passaggio di consegne e la dimissione, ognuno svolgendo la propria parte in un contesto clinico. Osservare dove si blocca il passaggio di consegne tra i ruoli spesso rivela un problema di flusso di lavoro che nessun singolo ruolo segnalerebbe da solo. Osservate le attività rappresentative e registrate errori e intoppi man mano che procedete.

Feedback. Collegalo alle decisioni piuttosto che a un punteggio totale. "Hai trovato l'ordine corretto ma hai preso la strada più lunga e hai scelto di aggirare l'avviso invece di chiedere" insegna più di "3 su 5". Includi percorsi sbagliati plausibili che spieghino perché tentano le persone. La nostra guida a progettare attività interattive con feedback utili Mostra come scrivere un feedback che si colleghi alle decisioni prese.

Inserimento in tempo reale o revisione asincrona? Il coaching dal vivo è particolarmente utile quando un compito è ambiguo, quando i ruoli devono coordinarsi e quando è necessario che le persone segnalino cosa non funziona. La revisione asincrona è sufficiente per confrontare i passaggi registrati da un discente con un percorso modello annotato. Molti team utilizzano entrambi i metodi: prima la preparazione autonoma, poi sessioni guidate sui flussi di lavoro più complessi.

Timing. La revisione preliminare evidenzia ostacoli quali un eccesso di contenuti in un breve periodo e un lungo intervallo tra la formazione e la messa in produzione. Pianifica la formazione pratica in prossimità del momento in cui gli utenti utilizzeranno il flusso di lavoro e suddividila in sessioni sufficientemente brevi da poter essere assimilate facilmente.

4. Analizza un esempio realistico

A scopo illustrativo. Un responsabile informatico o della conformità dovrebbe convalidare il caso e i criteri di risposta prima dell'utilizzo.

Il caso. Un reparto medico-chirurgico ha adottato una nuova procedura di documentazione per il passaggio di consegne tra i turni. Il personale afferma che la procedura richiede più tempo rispetto a prima. La normativa prevede che la nota di passaggio di consegne sia completata prima che l'infermiere uscente lasci il reparto.

Il compito. Il tirocinante completa un passaggio di consegne per un paziente di prova nel nuovo flusso di lavoro, registra ogni punto critico, indica cosa farebbe al riguardo e quali ulteriori informazioni o supporto gli servono.

Un primo tentativo. Lo studente completa la nota ma omette due campi che "nessuno legge" e non registra alcun problema. Afferma che il nuovo metodo è "solo più lento". La nota è incompleta, contravvenendo alle norme, e l'ostacolo viene descritto come un'opinione priva di dettagli.

Invia feedback e riprova. L'allenatore fa notare che i due campi fanno parte della procedura e chiede allo studente di individuare la posizione di ciascuno sullo schermo e la durata di ogni passaggio. Il tentativo successivo chiede allo studente di completare nuovamente la nota e di annotare, per ogni punto critico, cosa ha fatto, quanto tempo ci ha impiegato e cosa potrebbe velocizzare il processo.

Un tentativo più deciso. "Ho compilato tutti i campi. Il riepilogo dei farmaci richiede una ricerca separata ogni volta, il che ha aggiunto circa due minuti. Non l'ho saltato perché la procedura lo richiede. È possibile precompilare il riepilogo o esiste una scorciatoia approvata? Non so se questo problema sia già stato segnalato, quindi lo sottoporrò al responsabile dell'unità e al team informatico." Questa risposta è conforme alla procedura, registra prove specifiche e utilizza un percorso approvato.

Perché ciascuna risposta è difendibile o incompleta. Valutate ciascuna risposta in base a criteri approvati, non alle preferenze del coach. Il primo tentativo è una risposta comune a un compito che richiede più tempo, ma non rispetta le normative e non offre al progetto alcun elemento da correggere. Il tentativo migliore, invece, si attiene alle normative, rimane entro i limiti del ruolo del discente e trasforma un reclamo in una prova. I due minuti nell'esempio sono una cifra inventata per mostrare il tipo di dettaglio da registrare, non un parametro di riferimento.

5. Valutare le capacità e pianificare il trasferimento

La prova della capacità è data dalla prestazione in un caso che il discente non ha mai visto prima. Valuta la competenza nello svolgimento del compito e tieni un registro separato degli ostacoli al flusso di lavoro non superati. Una semplice griglia di valutazione utilizza una scala da 0 a 2 per ciascun criterio:

Criteri di valutazione: 0 indica assenza o mancanza di supporto, 1 indica una documentazione parziale con omissioni rilevanti e 2 indica una documentazione completa e giustificata in base ai criteri concordati. Definire separatamente gli errori critici, come ad esempio la mancata compilazione di un campo obbligatorio previsto dalla normativa, in modo che il punteggio complessivo non possa nasconderli. Questa griglia di valutazione è una proposta, non uno standard di conformità validato. Adattarla con un responsabile informatico o della conformità e testarla.

Pianifica il trasferimento delle competenze in modo mirato. Dopo che i partecipanti sono tornati al lavoro da un po' di tempo, aggiungi un breve follow-up, come una breve riunione di gruppo in cui ognuno porta un'attività reale, senza dettagli, e spiega come la svolge ora. Se le regole della tua organizzazione lo consentono, osserva un esempio di lavoro reale.

Dove la consegna interattiva aiuta

I formati interattivi aiutano quando tutti devono impegnarsi prima di sentire la risposta. In una sessione dal vivo, un facilitatore può mostrare un breve caso, chiedere a ogni persona di scegliere il passo successivo e digitare l'attrito che si aspetterebbe, quindi mostrare la distribuzione prima della discussione. Le risposte anonime possono rendere più facile ammettere che un flusso di lavoro non funziona. Lo stesso caso può essere eseguito a ritmo individuale per la preparazione. AhaSlides supporta l'apprendimento interattivo e il passaggio tra la modalità dal vivo e quella a ritmo individuale. Evita incidenti reali e informazioni sui pazienti, verifica qualsiasi funzione specifica di authoring, feedback o reporting su cui intendi fare affidamento rispetto al tuo flusso di lavoro e considera l'IA, i simulatori e le integrazioni con la cartella clinica elettronica come esterni o non confermati finché non li hai visti funzionare. Per indicazioni sulla scelta dei formati, consulta il nostro articolo su quando utilizzare l'apprendimento adattivo, interattivo e in diretta.

Misurare ciò che è cambiato

Decidete in anticipo cosa dimostrerebbe che i partecipanti sono in grado di svolgere il compito. Confrontate la competenza nello svolgimento del compito e il registro degli ostacoli su un caso non visto in precedenza con un valore di riferimento, e mantenete aperto il registro degli ostacoli dopo la formazione come parametro di valutazione a sé stante. Definite chi è incluso, il denominatore e la tempistica. Se i risultati migliorano, verificate cos'altro è cambiato nello stesso periodo, come un aggiornamento del software, un cambio di personale o una riprogettazione del flusso di lavoro, prima di attribuire il merito alla formazione.

Vincoli che potrebbero rimanere

• Usabilità. Se una schermata richiede troppi passaggi, la formazione può insegnare la scorciatoia, ma non può eliminare i passaggi.
• Personale e tempo. La pratica non serve a nulla se non si ha a disposizione un tempo dedicato.
• Chiarezza delle politiche. Un caso non può risolvere una policy che duplica le voci o è ambigua. Correggi la policy.
• Copertura del caso. Un singolo caso illustra un flusso di lavoro. Un punteggio non descrive le prestazioni di una persona in generale.
• Trasferimento. La prestazione in un caso di simulazione non è la stessa della prestazione in un reparto pieno e con il telefono che squilla.

Segnalate tempestivamente questi problemi agli sponsor e pianificate soluzioni separate. La formazione migliora le capacità degli studenti, ma non modifica le condizioni in cui si svolge il compito.

Domande frequenti

Che cos'è la formazione sulla gestione del cambiamento delle cartelle cliniche elettroniche?

Prepara il personale a lavorare in un sistema di cartella clinica elettronica o in un flusso di lavoro modificato attraverso la pratica basata sui ruoli e il feedback, e raccoglie gli ostacoli che la pratica rivela in modo che qualcuno possa intervenire per superarli.

Il superamento del corso di formazione implica che il personale abbia adottato il cambiamento?

No. Un punteggio indica come una persona ha gestito un singolo caso di formazione. L'adozione si manifesta nel lavoro reale e dipende dall'usabilità, dal personale disponibile, dalle politiche aziendali e, più in generale, dalle competenze.

Come si valuta la predisposizione a un nuovo flusso di lavoro?

Presenta un caso clinico mai visto prima e valuta la competenza dimostrata nello svolgimento del compito in base a criteri concordati, quindi registra gli ostacoli che permangono. Un test di verifica serve solo a confermare i prerequisiti.

È possibile utilizzare casi clinici reali per esercitarsi?

Solo dopo aver rimosso i dettagli e con l'approvazione del responsabile della conformità. I ​​casi inventati basati su flussi di lavoro comuni sono più sicuri e le informazioni sui pazienti non dovrebbero essere utilizzate negli strumenti di formazione.

Dove iniziare

Scegliete un flusso di lavoro che, a detta degli utenti, è diventato più lento. Redigete una descrizione delle prestazioni per ciascun ruolo, fate convalidare un caso fittizio e i relativi criteri di risposta da un responsabile informatico o della conformità, e create una griglia di valutazione a tre criteri con una scala da 0 a 2, un elenco di errori critici e un registro degli ostacoli. Testatela con un piccolo gruppo prima di implementarla su larga scala.

Per scoprire come un caso di studio può essere gestito in tempo reale con il tuo team e riutilizzato in seguito in autonomia, esplora AhaSlides.