Come presentarsi a un nuovo team

Uno studio BambooHR del 2023 su oltre 1,500 dipendenti statunitensi a tempo pieno ha rilevato che il 70% dei nuovi assunti decide se un lavoro è adatto a loro entro il primo mese e il 29% prende questa decisione entro la prima settimana [1]. La tua presentazione non è solo una formalità. Stabilisce il tono per ogni rapporto di lavoro successivo.

Questa guida illustra cosa dire, cosa evitare e come adattare il proprio approccio, sia che siate un singolo collaboratore, un nuovo manager o che vi uniate a un team da remoto.

Perché la prima presentazione è più importante di quanto si pensi

La maggior parte dei nuovi assunti sottovaluta quanto le prime interazioni influenzino le percezioni a lungo termine. La stessa ricerca di BambooHR ha rilevato che il 70% dei professionisti delle risorse umane concorda sul fatto che le prime impressioni sono difficili da cambiare una volta formate [1]. Ciò non significa che un primo giorno incerto rappresenti un danno permanente, ma significa che è davvero importante essere consapevoli di come ci si presenta.

Ciò che la maggior parte delle persone desidera da un nuovo collega non è un discorso di vendita ben confezionato. I dati di BambooHR hanno mostrato che l'87% dei nuovi assunti spera di fare almeno un amico sul lavoro e il 93% desidera avere la possibilità di affiancare un collega [1]. Nei primi giorni, la connessione conta più delle qualifiche.

Cosa includere nell'introduzione

Una buona presentazione personale si basa su tre elementi, e nessuno di questi prevede la ripetizione del proprio profilo LinkedIn: chi sei, cosa fai lì e un dettaglio che ti renda più facile da ricordare e da contattare.

Il tuo nome e il tuo ruolo. Dillo chiaramente, anche quando le persone lo sanno già grazie a un invito sul calendario o a un'e-mail. Sentire qualcuno pronunciare il proprio nome con sicurezza è diverso dal leggerlo su uno schermo.

Il tuo percorso professionale, in breve. Una o due frasi sulle tue origini e sulle tue esperienze lavorative. L'obiettivo non è elencare le tue qualifiche, ma fornire agli altri un punto di partenza per comprendere il tuo punto di vista.

Qualcosa che inviti alla conversazione. Una curiosità sul lavoro del team, un progetto che ti interessa davvero o un dettaglio personale che offra ai colleghi un'occasione per parlare. "Sto anche cercando il miglior caffè vicino all'ufficio" funziona meglio di un discorso preparato a tavolino.

Se la presentazione di persona non supera i due minuti, o se è scritta non deve contenere più di cinque frasi.

Come presentarsi in diverse situazioni

In qualità di nuovo membro del tuo team diretto

Lo scenario più comune. Probabilmente avrai a disposizione qualche minuto in una riunione di team o una rapida presentazione il primo giorno.

Mantieni un tono caloroso, specifico e umano:

Quando Priya è entrata a far parte del team di prodotto di un'azienda SaaS, si è presentata durante la riunione del lunedì dicendo di aver trascorso gli ultimi quattro anni nell'e-commerce, di essere lì per lavorare nel team di crescita e che il suo primo obiettivo era capire come funzionava il team prima di proporre qualsiasi cosa. Quest'ultima parte, che segnalava che non era lì per imporsi, ha immediatamente abbassato la guardia e ha aperto la strada ai colleghi, che si sono sentiti più liberi di condividere il loro contesto.

- Menziona una cosa specifica che ti incuriosisce o che speri di imparare

- Evita di elencare i tuoi successi in un modo che sembri competitivo

- Poni una domanda sincera alla fine per passare dal monologo alla conversazione

Un aspetto importante da sottolineare: anche il tempismo della tua presentazione è fondamentale. Se ti trovi a partecipare a una riunione già in ritardo, limitati a tre frasi e offriti di approfondire l'argomento in una conversazione separata. Saper interpretare la situazione e rispettare il ritmo del team denota consapevolezza del contesto, che di per sé contribuisce a creare un'ottima prima impressione.

Come nuovo manager che incontra il suo team per la prima volta

Questa è una questione di reale importanza. Le persone a cui ti stai presentando stanno cercando di capire se la loro vita lavorativa sta per diventare più difficile o più facile.

Un approccio che funziona sempre: iniziate dicendo cosa siete lì per imparare prima di dichiarare cosa avete intenzione di fare. Michael Watkins, autore di I primi 90 giorni, raccomanda che i nuovi manager trascorrano le prime settimane ponendo domande piuttosto che annunciando risposte. Nello specifico: Cosa funziona bene? Cosa cambieresti se potessi? Cosa dovrei sapere che probabilmente non sentirò attraverso i canali ufficiali? [2]

Un esempio concreto: "Sono qui per aggiornarmi su cosa sta lavorando il team e quali sono gli ostacoli che incontrate. Non pretendo di saperne più di voi su questo team dopo soli tre giorni. Il mio obiettivo per il primo mese è ascoltare." Questo tipo di onestà tende a essere ben accolta.

Alcune cose che si rivelano sempre controproducenti:

• Annunciare modifiche prima di aver capito di cosa si tratta
• Prendendo come punto di riferimento ciò che hai fatto nella tua precedente azienda.
• Saltare i colloqui individuali a favore di sole presentazioni di gruppo
  

In un'e-mail di presentazione scritta

Quando si entra a far parte di un team distribuito o di una grande organizzazione, una presentazione scritta spesso raggiunge più persone di qualsiasi incontro di persona.

La struttura è semplice. Inizia con il tuo nome e il tuo ruolo. Descrivi brevemente cosa hai fatto finora. Menziona un progetto a cui non vedi l'ora di dedicarti. Concludi con un invito a metterti in contatto.

Esempio:

Ciao a tutti, sono Jordan e mi unisco al team di Customer Success dopo un'esperienza nel supporto e nelle operazioni B2B. Vivo ad Austin e lavorerò sui clienti EMEA. Non vedo l'ora di familiarizzare con il processo di onboarding e mi piacerebbe prendere un caffè virtuale con chiunque sia interessato nelle mie prime settimane. Il mio calendario è libero, quindi non esitate a prenotare un appuntamento.

Breve, specifico e pratico. Fornisce informazioni sufficienti per avviare una conversazione senza sembrare un riepilogo di LinkedIn.

In un team remoto o ibrido

Le presentazioni a distanza richiedono uno sforzo più mirato perché non si verificano incontri casuali in corridoio. Bisogna creare quei momenti che altrimenti si presenterebbero per caso.

Pubblica una breve presentazione scritta nella chat principale del tuo team entro il primo giorno. Se è prevista una videochiamata, attiva la videocamera. Chiedi al tuo responsabile quali sono le persone chiave da incontrare nelle prime due settimane e pianifica attivamente questi incontri, invece di aspettare che si presentino spontaneamente.

Un consiglio utile: aggiungete una breve nota "Lavora con me" al vostro profilo Slack o Teams. Indicate il vostro fuso orario, il vostro stile di comunicazione preferito e un'informazione non lavorativa. Bastano dieci minuti e si evitano ore di incomprensioni.

Inoltre, nelle prime due settimane, non affidatevi esclusivamente alla comunicazione testuale. Se la vostra organizzazione utilizza regolarmente le videochiamate, proponete proattivamente una breve videochiamata anziché una lunga conversazione in chat. Vedere il volto di qualcuno, anche solo per quindici minuti, crea un rapporto più solido di una dozzina di messaggi e facilita la comunicazione scritta successiva, perché avrete un'idea precisa di chi state parlando.

Cose che peggiorano costantemente le presentazioni

Parlare troppo. Un'introduzione di due minuti che si trasforma in quindici minuti di biografia professionale fa perdere rapidamente l'attenzione del pubblico. Andate dritti al punto, poi lasciate spazio agli altri.

Parlare male di un precedente datore di lavoro. È indice di scarsa capacità di giudizio e fa subito sorgere nei colleghi il dubbio su cosa dirai di loro in seguito.

Sminuirsi eccessivamente. C'è una differenza tra umiltà e rendere difficile agli altri capire cosa puoi offrire. Sii chiaro riguardo alla tua esperienza.

Ignorare il personale di supporto e i colleghi con minore anzianità. I neoassunti spesso si concentrano sull'impressionare i superiori e trascurano le relazioni con i colleghi e le figure di supporto. Eppure, proprio queste relazioni sono spesso determinanti per il buon andamento dei primi mesi di lavoro.

Considerare la presentazione come un evento unico. La presentazione del primo giorno è un punto di partenza. Approfondire l'argomento, ricordare i dettagli delle prime conversazioni e mostrare un interesse costante nelle settimane successive è più importante che azzeccare la frase d'apertura.

Una pratica lista di controllo per la prima settimana

Queste azioni si basano sull'introduzione iniziale e contribuiscono a consolidarla:

• Invia una presentazione scritta a tutti i canali o gruppi in cui non sei stato presentato formalmente.
• Pianifica incontri individuali con le persone che il tuo responsabile ha indicato come contatti chiave.
• Approfondisci almeno un dettaglio di una conversazione precedente ("hai detto che stavi lavorando a X, com'è andata?").
• Aggiungi una nota "Collabora con me" al tuo profilo Slack o Teams.
• Partecipa ad almeno un momento informale di team, una chiacchierata davanti a un caffè, una conversazione durante la pausa pranzo, qualsiasi cosa al di fuori di una riunione formale.

Come AhaSlides può aiutare i team a integrare i nuovi membri

Il motivo principale per cui le presentazioni non lasciano il segno è che sono unidirezionali. La nuova persona parla, mentre tutti gli altri ascoltano distrattamente e tornano ai propri computer. Una breve attività interattiva durante la stessa riunione cambia completamente la situazione.

AhaSlides permette ai team di gestire sondaggi, word cloud e sessioni di domande e risposte in tempo reale direttamente durante una riunione. Una semplice slide con "due verità e una bugia", un sondaggio che chiede al team di descrivere il progetto in corso in una sola parola, o una sessione di domande e risposte aperta in cui il nuovo assunto può porre domande al team: tutto ciò trasforma la presentazione in un'esperienza interattiva, anziché in una semplice presentazione. Quando le persone rispondono in tempo reale, è più probabile che ricordino il momento e la persona che lo ha reso possibile.

Per i manager che devono integrare più nuovi assunti, questo tipo di interazione strutturata è scalabile. È possibile utilizzare lo stesso formato di attività rompighiaccio in diversi team senza che risulti sempre identico, perché le risposte sono sempre diverse.

Domande frequenti

Quanto dovrebbe essere lunga una presentazione personale sul posto di lavoro?

Di persona, puntate a una presentazione di 60-90 secondi, all'incirca il tempo necessario per dire il vostro nome, il vostro ruolo, una breve introduzione e una domanda per il gruppo. Le presentazioni scritte possono essere leggermente più lunghe, ma di solito bastano da quattro a sei frasi. Le persone faranno domande di approfondimento se desiderano saperne di più. L'obiettivo di una presentazione è avviare una conversazione, non chiuderla. Se vi accorgete di superare i due minuti, è un segnale per fare una pausa e invitare gli altri a rispondere, piuttosto che continuare.

E se mi bloccassi o inciampassi durante la mia presentazione?

Capita a quasi tutti prima o poi, soprattutto quando in una stanza cala il silenzio e tutti gli sguardi si posano su di te. Il modo più efficace per rimediare è semplicemente riconoscerlo brevemente e andare avanti: "Scusate, ricomincio da capo" o "Trovo sempre le presentazioni del primo giorno un po' snervanti" suonano onesti piuttosto che imbarazzanti. Ciò che le persone ricordano è se sei stato cordiale e sinceramente interessato a loro, non se le tue frasi erano perfettamente costruite. La ricerca sulla formazione delle impressioni dimostra costantemente che il calore e l'attenzione hanno un peso maggiore della fluidità verbale. Un piccolo inciampo seguito da una domanda sincera sul lavoro dei tuoi colleghi verrà dimenticato nel giro di una settimana.

Devo preparare la mia introduzione in anticipo?

Sì, ma con moderazione. Scrivi due o tre frasi che vuoi includere e prova a ripeterle ad alta voce una o due volte prima del primo giorno. Presentarsi completamente impreparati significa improvvisare sotto una leggera pressione sociale, situazione in cui le persone tendono a divagare o a sminuirsi. Presentarsi con un discorso completamente preparato suona piatto e artefatto, e può renderti meno reattivo alla conversazione che si svolge intorno a te. Alcune frasi preparate ti offrono un punto di riferimento, lasciandoti comunque la possibilità di adattarti a chi è presente. Presta attenzione al tono della conversazione in corso del team e adattati di conseguenza. Un team energico e informale reagirà in modo diverso rispetto a un gruppo più tranquillo e riservato.

fonti

[1] BambooHR. (2023). La prima impressione è tutto: 44 giorni per decretare il successo o il fallimento di una nuova assunzione.. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). I primi 90 giorni: strategie collaudate per entrare in forma più velocemente e in modo più efficace.Harvard Business Review Press.