Come ospitare riunioni introduttive fluide | I migliori consigli sbloccati nel 2025!

Se partecipi a un nuovo team interfunzionale al lavoro o a un nuovo team di progetto, può trattarsi di qualcuno di altri dipartimenti o di altre aziende che potresti non conoscere o con cui potresti non aver lavorato prima e vuoi assicurarti che il tuo disponibilità a impegnarsi e investire le proprie capacità e idee nel team, soprattutto se quel team è ad alte prestazioni. Pertanto, è essenziale organizzare un incontro per riunire nuovi compagni di squadra.

Tuttavia, non c'è da stupirsi se ti senti un po' impacciato e nervoso poiché anche i professionisti più esperti hanno il nervosismo quando hanno un primo incontro con un nuovo team. Se sei un leader e ti preoccupi di non riuscire a ospitare riunioni introduttive sulla produttività.

Questo articolo ti fornirà una guida completa, esempi e suggerimenti su ciò che rende le riunioni introduttive di successo.

In questo articolo imparerai

• Cos'è un incontro introduttivo?
• Qual è l'obiettivo dell'incontro introduttivo?
• Come organizzare un incontro introduttivo efficace
• Suggerimenti per organizzare con successo una riunione introduttiva
• Punti chiave

Cos'è un incontro introduttivo?

Un incontro introduttivo o di presentazione ha più o meno lo stesso significato quando si parla di presentazione al team quando è la prima volta che i membri del team e i loro leader si incontrano ufficialmente, per determinare se le persone coinvolte desiderano costruire un rapporto di lavoro e impegnarsi con la squadra nel futuro.

Ha lo scopo di dare ai membri del team il tempo di stare insieme per conoscere il background, gli interessi e gli obiettivi di ciascun partecipante. A seconda delle preferenze tue e del tuo team, puoi organizzare riunioni introduttive formali o informali.

L'ordine del giorno di una riunione introduttiva standard prevede:

• Presentare l'obiettivo della riunione
• Presentare i leader e ciascun membro
• Discutere i regolamenti del team, il lavoro, i benefici e i trattamenti...
• È ora di fare qualche gioco
• Termina le riunioni e intraprendi azioni di follow-up

Qual è lo scopo degli incontri introduttivi?

Non considerare le presentazioni solo come una casella da selezionare. Sfrutta questo tempo per innescare connessioni reali, ottenere approfondimenti unici e stabilire una struttura per un lavoro di squadra impeccabile. Gli incontri introduttivi sono fantastici per:

• Promuovere il lavoro di squadra e la coesione del gruppo

Il primo obiettivo delle riunioni introduttive è quello di avvicinare i colleghi ai nuovi arrivati. Se non vi siete mai visti prima e conoscete poco di voi, mancheranno coesione e connessione, il che può influire sullo spirito di squadra e sulla produttività. Quando le persone possono discutere e unificare le regole del team, le ricompense e le punizioni appropriate, o sapere che i loro leader sono persone leali e leali, che i loro compagni di squadra sono umili, affidabili, empatici e altro ancora, si creerà fiducia e si creerà un ambiente di lavoro positivo all'interno del team.

• Abbatti la tensione e l'imbarazzo

La produttività probabilmente diminuirà se i dipendenti lavorano in un ambiente di lavoro sotto pressione. Inoltre, non va bene se i dipendenti spaventano il loro leader invece di trarne ispirazione. Le riunioni introduttive possono aiutare i nuovi team a sentirsi più sicuri nel condividere le proprie idee e opinioni. Inoltre iniziano facilmente a fare amicizia, a comunicare e a ridurre l'imbarazzo per un'ulteriore collaborazione. Ad esempio, un membro del team non esita a parlare e chiedere aiuto quando non è in grado di rispettare le scadenze.

• Aiutare a strutturare e allineare standard e pratiche

L'enfasi sulle regole e sui regolamenti è una parte importante dei primissimi incontri introduttivi. L'incapacità di renderlo chiaro, equo e diretto all'inizio del lavoro di squadra può portare a conflitti di gruppo e problemi di comunicazione. Al contrario, se riesci a far seguire alla squadra il norme e pratiche, ci sarà efficienza delle risorse grazie all'efficacia e all'efficienza di un team, allo stesso tempo, aumentando la soddisfazione lavorativa tra i membri del team che fanno parte di un team coeso.

Come organizzare un incontro introduttivo efficace

Le riunioni introduttive possono seguire il processo di pianificazione delle riunioni standard con 5 cv: Missione, Pianificazione, Preparazione, Partecipazione e Progressi. A seconda del limite di tempo, del numero di partecipanti, del background del team e delle risorse, è possibile organizzare riunioni introduttive formali o informali. La prima impressione è importante. Maggiore sarà il rispetto e la fiducia che i membri del tuo team apprezzeranno quando mostrerai riunioni organizzate e premurose.

• Missione

Si tratta di stabilire gli obiettivi per gli incontri. Sii chiaro e conciso quando elenchi gli obiettivi delle riunioni in modo da poter facilmente riportare tutti alla concentrazione se un partecipante viene distratto da attività non correlate. Puoi considerare di strutturare gli obiettivi organizzando una piramide di obiettivi che delinei ciascuna serie di obiettivi a vari livelli.

• Pianificazione

La prima cosa che i nuovi team leader dovrebbero fare è pianificare i dettagli o sviluppare un'agenda. Quando si ha qualcosa a cui fare riferimento, cercare di ricordare tutto da soli allevia lo stress. È possibile creare un modello utilizzando una presentazione in PowerPoint. o spunti scritti a mano.

• Preparazione

Questa parte prevede alcune attività, come la preparazione del copione di presentazione e la revisione dell'ordine del giorno prima dell'inizio di una riunione ufficiale. Con il supporto degli appunti del relatore o del copione, sarà più facile parlare di tutte le informazioni chiave e concentrarsi sull'ordine del giorno quando improvvisamente si perde la testa.

• Partecipazione

Non dimenticare di incoraggiare i nuovi membri a porre domande e impegnarsi in attività interattive durante le riunioni. Se gli altri sembrano così esitanti, chiedi loro la loro opinione. Assicurati che tutti i membri del team abbiano la possibilità di parlare apertamente e non concentrarsi solo sui membri estroversi. Puoi ospitare un sondaggio dal vivo in modo che alcuni introversi possano condividere direttamente le loro opinioni.

• Progressi

Dovresti concludere la riunione con un riepilogo e informare le azioni per i passaggi successivi. E, dare seguito a una riunione è una parte cruciale, puoi prendere in considerazione la decisione finale e documentarla.

Suggerimenti per organizzare con successo una riunione introduttiva

• Utilizzare uno strumento di presentazione interattivo

Ti senti timido o impacciato il primo giorno? Puoi rendere le tue riunioni introduttive 100 volte più divertenti utilizzando uno strumento di presentazione interattivo come AhaSlides!

Esistono una dozzina di modi per farlo, ma ti consigliamo questo schema per rompere rapidamente il ghiaccio:

• Inizia con una diapositiva introduttiva.
• Ravviva le cose con quiz su di te con punti e una classifica.
• Concludi con una diapositiva di domande e risposte alla fine in cui tutti possono chiedere cose che si sono chieste su di te.

Con la piattaforma di presentazione interattiva di AhaSlides, puoi creare un'introduzione avvincente che porti le persone sulla luna🚀Prova questo modello qui:

• Iniziare un'introduzione con "noi"."

Il team si basa sulla collaborazione tra i membri per raggiungere obiettivi comuni, non per mettere in mostra i propri talenti personali. Pertanto, è fondamentale enfatizzare il senso del "noi". Cercate di usare il più possibile il "noi" anziché l'"io" nelle slide introduttive e durante tutte le riunioni, fatta eccezione per l'introduzione personale. Questo, in definitiva, incoraggia i membri del team a collaborare in modo più efficiente, perché comprendono di condividere una visione coerente e sono più dediti a lavorare per il team piuttosto che per se stessi.

• Intrattieni i tuoi compagni di squadra

Come dare il via alle riunioni introduttive nel modo più entusiasmante? Dato che tutti i membri sono nuovi tra loro, in qualità di host, potresti iniziare con qualche rapido rompighiaccio. Puoi anche organizzare 2 o 3 giochi e quiz, e sessioni di brainstorming per dare ai partecipanti il ​​tempo di condividere la propria personalità, i propri talenti e il proprio pensiero; comunicare e collaborare per migliorare la coesione del team, la cultura aziendale e la connessione. Ad esempio, puoi provare alcuni giochi come Cerchio di apprezzamento, Cacce al tesoro, Faresti piuttosto...

• Gestione del tempo

Di solito, le riunioni altamente produttive possono durare dai 15 ai 45 minuti, soprattutto quelle introduttive, che dovrebbero essere limitate a 30 minuti. È il tempo sufficiente affinché i nuovi membri del team si conoscano, si presentino brevemente e collaborino in alcune semplici e divertenti attività di team building. È inoltre necessario impostare dei limiti di tempo per le diverse sezioni, per evitare che il tempo a disposizione si esaurisca quando ci sono ancora molti argomenti da trattare.

Punti chiave

È utile per il tuo team iniziare a collaborare con un nuovo team approfittando delle riunioni introduttive. Organizzare un primo incontro può essere impegnativo e intimidatorio. Durante la fase di preparazione, non esitare a chiedere supporto, anche se sei un esperto di PowerPoint. Puoi sicuramente semplificare il tuo lavoro e salvarti la giornata con Ah diapositive.

Domande frequenti

Rif: Infatti. Meglio, LinkedIn