Un ordine del giorno ben strutturato definisce obiettivi e aspettative chiari, in modo che tutti conoscano il proprio scopo e cosa deve accadere prima, durante e dopo la riunione. Questa guida illustra l'importanza degli ordini del giorno, otto passaggi per redigerne uno efficace e fornisce esempi (con modelli) da utilizzare nella prossima riunione.
Perché ogni riunione ha bisogno di un ordine del giorno
Le riunioni occupano molto tempo di lavoro. Uno studio dell'Harvard Business Review ha rilevato che i dirigenti vi trascorrono quasi 23 ore a settimana, rispetto a meno di 10 ore negli anni '1960.Perlow, Hadley e Eun, “Basta con la follia delle riunioni”, 2017Un'agenda ti aiuta a impiegare quel tempo in modo mirato. Ti permetterà di:
- Chiarire lo scopo e gli obiettivi della riunione e mantenere la discussione sui binari giusti.
- Gestire il tempo e il ritmo, quindi ci sono meno discussioni inutili.
- Stabilisci le aspettative per i partecipanti e assicurarsi che ogni decisione e azione siano contemplate.
- Promuovere la responsabilità, perché ogni oggetto ha un proprietario.
Un avvertimento dalla ricerca: il ricercatore Steven Rogelberg afferma che la sua ricerca mostra che avere un programma di per sé non contribuisce all'efficacia delle riunionie che spesso i leader si limitano a "mettere una data diversa in cima all'ordine del giorno" e a ripetere quello della settimana precedente. I passaggi seguenti riguardano la stesura di un ordine del giorno pensato appositamente per questa riunione, non copiato da quello precedente.
8 passaggi chiave per scrivere un ordine del giorno efficace per una riunione
1. Determinare il tipo di riunione
Riunioni diverse coinvolgono persone diverse, formati diversi e obiettivi diversi, quindi scegli prima la tipologia.
- Incontro di lancio del progetto: una panoramica degli obiettivi del progetto, della tempistica, del budget e delle aspettative.
- Riunione generale: una riunione a livello aziendale in cui vengono condivisi risultati, obiettivi e piani, creando un senso di direzione comune.
- Riunione comunaleI dipendenti pongono domande, ascoltano aggiornamenti e forniscono feedback ai dirigenti senior.
- Riunione di gestione strategicaI dirigenti senior pianificano la direzione a lungo termine.
- Riunione virtuale del teamPresentazioni, discussioni e attività interattive tramite video o chat.
- Sessione di brainstorming: un incontro creativo in cui le persone generano e discutono nuove idee.
- Incontro individuale: una conversazione privata per valutazioni delle prestazioni, coaching o sviluppo.
2. Definire lo scopo e gli obiettivi
Indica il motivo per cui si tiene la riunione e cosa speri di ottenere. Se non puoi indicare un risultato, chiedi se un messaggio andrebbe bene. Rogelberg fa la stessa osservazione: a volte puoi inviare le informazioni e usare la riunione per cinque minuti di domande (Intervista sulla conoscenza alla Wharton).
3. Individuare gli argomenti chiave
Elenca gli argomenti che devono essere trattati, incluse le decisioni da prendere. Metti per primo l'elemento più importante, quando l'energia e l'attenzione sono al massimo.
4. Assegna un limite di tempo
Assegna uno spazio temporale a ciascun argomento e un orario di fine all'intera riunione, in modo che si rispetti la scaletta.
5. Identificare i partecipanti e i loro ruoli
Elenca chi parteciperà e di cosa si occuperà ciascuno, ad esempio presentare un aggiornamento, prendere appunti o tenere il tempo.
6. Preparare i materiali e i documenti di supporto
Raccogli tutto il materiale di cui i partecipanti avranno bisogno durante la riunione e condividi in anticipo qualsiasi documento che necessiti di essere letto.
7. Distribuire l'ordine del giorno in anticipo
Invia l'ordine del giorno a tutti i partecipanti in modo che ognuno arrivi preparato. Invitali ad aggiungere i propri argomenti prima della riunione.
8. Rivedere e modificare secondo necessità
Prima della riunione, verificate che l'ordine del giorno sia completo e accurato ed eliminate tutto ciò che non richiede la presenza del gruppo.
Esempi di ordini del giorno per riunioni e modelli gratuiti
Ecco tre proposte di ordine del giorno che potete adattare. Gli argomenti e le tempistiche devono essere modificati in base alle esigenze e agli obiettivi della vostra riunione.
1. Ordine del giorno della riunione di gruppo
Data:
Sede:
partecipanti:
Obiettivi: Aggiornare lo stato di avanzamento del progetto; esaminare i problemi attuali e le relative soluzioni.
- Introduzione e benvenuto (5 minuti) | @Chi
- Revisione della riunione precedente (10 minuti) | @Chi
- Aggiornamenti del progetto e rapporti sullo stato di avanzamento (20 minuti) | @Chi
- Problem-solving e decision-making (20 minuti) | @Chi
- Discussione aperta e feedback (20 minuti) | @Chi
- Azioni e prossimi passi (15 minuti) | @who
- Disposizioni per la chiusura e la prossima riunione (5 minuti) | @Chi
Modello gratuito per la riunione mensile
2. Ordine del giorno della riunione plenaria
Data:
Sede:
partecipanti:
Obiettivo: condividere i risultati aziendali e presentare nuove iniziative e piani.
- Benvenuto e presentazione (5 minuti)
- Aggiornamento sulle prestazioni aziendali (20 minuti)
- Nuove iniziative e progetti (20 minuti)
- Sessione di domande e risposte (30 minuti)
- Riconoscimento e premi dei dipendenti (15 minuti)
- Disposizioni per la chiusura e la prossima riunione (5 minuti)
3. Ordine del giorno della riunione di avvio del progetto
Data:
Sede:
partecipanti:
Obiettivi: Definisci obiettivi e aspettative chiari; presenta il team; discuti le sfide e i rischi.
- Benvenuto e presentazione (5 minuti) | @Chi
- Panoramica del progetto e obiettivi (15 minuti) | @Chi
- Presentazione dei membri del team (5 minuti) | @Chi
- Incarichi di ruolo e responsabilità (20 minuti) | @Chi
- Panoramica del programma e della sequenza temporale (15 minuti) | @Chi
- Sfide e rischi del progetto (20 minuti) | @who
- Elementi di azione e passaggi successivi (15 minuti) | @Chi
- Disposizioni per la chiusura e la prossima riunione (5 minuti) | @Chi
Altre idee per il lancio sono disponibili nel nostro Guida alla riunione di avvio del progetto.
Imposta l'agenda della tua riunione con AhaSlides
Per trasformare un ordine del giorno in un documento che il tuo team possa visualizzare, votare e modificare insieme:
- Crea un account. ISCRIVITI PER RICEVERE AhaSlides o sfoglia il libreria pubblica di modelli.
- Scegli un modello di ordine del giorno per la riunione e fare clic su Ottieni modello.
Aggiungi i punti all'ordine del giorno. Sostituisci la diapositiva con l'elenco del modello con il tuo programma. Poi aggiungi un breve esercizio rompighiaccio, un sondaggio o una domanda aperta per incoraggiare la partecipazione fin dalla prima diapositiva.
Collaborate e condividete. Invita i tuoi colleghi a modificare la presentazione, poi condividi l'ordine del giorno tramite un link o un codice QR prima della riunione.
Principali takeaways
- Prima di elencare gli argomenti, scegli il tipo di riunione e definisci un obiettivo chiaro.
- Metti al primo posto l'elemento più importante e assegna a ogni elemento un orario e un responsabile.
- Invia l'ordine del giorno in anticipo e invita i partecipanti ad aggiungere i propri contributi.
- Prepara un ordine del giorno diverso ogni volta. Un ordine del giorno da solo non basta a rendere efficace una riunione.
Domande frequenti
Cosa si intende per ordine del giorno di una riunione?
L'ordine del giorno è la scaletta pianificata di ciò che accadrà durante una riunione, a volte chiamata programma o ordine dei lavori. Elenca gli argomenti, le tempistiche e chi si occuperà di ciascun punto.
Cos'è una riunione per definire l'ordine del giorno?
Si tiene una riunione per la definizione dell'ordine del giorno al fine di pianificare e stabilire i contenuti di una riunione più ampia che si terrà prossimamente.
Qual è l'ordine del giorno di una riunione di progetto?
L'ordine del giorno di una riunione di progetto delinea gli argomenti, le discussioni e le azioni da intraprendere in relazione al progetto, come i progressi, i rischi e i prossimi passi.
