La maggior parte dei problemi di una presentazione si manifestano nel momento in cui ci si trova di fronte al pubblico. Le transizioni che non si collegano tra loro. La sezione che si protrae troppo a lungo e costringe a tagliare qualcosa di importante alla fine. Il momento in cui si perde il filo del discorso e bisogna decidere se tornare indietro o andare avanti sperando che nessuno se ne accorga.
Tutto ciò viene definito prima ancora che esista una singola diapositiva. Viene definito già nella struttura.
La scaletta non è un passaggio burocratico tra l'avere un'idea e la creazione delle diapositive. È il momento in cui prendi le decisioni che determineranno la coerenza della tua presentazione: cosa includere, cosa eliminare, come strutturare il tuo ragionamento e dove il pubblico ha bisogno di un attimo per assimilare un concetto prima di passare all'argomento successivo. Quindici minuti dedicati a questa fase ti faranno risparmiare ore di lavoro di revisione delle diapositive e preverranno la maggior parte dei problemi che possono far fallire una presentazione.
Perché le scalette riducono lo stress da presentazione
L'ansia che la maggior parte dei relatori prova prima di iniziare deriva dall'incertezza. Sto trattando gli argomenti giusti? Il tempo a mia disposizione finirà? Queste idee sono collegate tra loro? Una scaletta risponde a tutte e tre queste domande prima ancora di aprire le diapositive.
Quando hai deciso quali contenuti sono importanti prima di iniziare a costruire, non prendi queste decisioni sotto pressione mentre il tempo scorre. Quando hai allocato il tempo tra le sezioni, sai in anticipo se il tuo materiale è adatto. Quando hai scritto il tuo transizioni In modo esplicito, anziché lasciare le cose al caso, si ha un filo conduttore da seguire quando il nervosismo rende il passo successivo meno ovvio di quanto lo fosse nella propria mente.
La pianificazione è il punto in cui la preparazione si trasforma in sicurezza. Non la sicurezza di chi ha memorizzato tutto, ma la sicurezza di chi sa dove vuole arrivare e ha già capito come fare.
I sette elementi essenziali di una scaletta per una presentazione
Una scaletta non deve essere elaborata. Deve includere le decisioni che altrimenti verrebbero prese accidentalmente durante la progettazione delle diapositive o, peggio, durante la presentazione. Questi sono gli elementi che vale la pena includere in ogni scaletta, indipendentemente dalla durata o dal tipo di presentazione.
1. Il tuo messaggio principale
Prima di tutto, scrivi una frase che racchiuda ciò che vuoi che il tuo pubblico ricordi quando avrà dimenticato tutto il resto. Non l'argomento, ma il messaggio. "Il lavoro da remoto aumenta la produttività individuale ma diminuisce quella collaborativa" è un messaggio. "Il lavoro da remoto" è l'argomento. Tutto il resto della tua scaletta serve a introdurre, supportare o consolidare quella singola frase.
2. La tua apertura
Pensa a come intendi catturare l'attenzione del pubblico nei primi trenta secondi. Uno scenario specifico, un'osservazione controintuitiva, una domanda che meriti una riflessione. Scrivilo per esteso, invece di limitarti a dire "inizia con grinta". L'introduzione è l'unica parte in cui la vaghezza nella scaletta si traduce in vaghezza nell'esposizione.
3. I tuoi punti principali
Da tre a cinque punti è il numero ideale per la maggior parte delle presentazioni. Ogni punto principale dovrebbe essere sufficientemente distinto da poter essere considerato un'affermazione a sé stante, ma anche abbastanza collegato agli altri da contribuire al messaggio centrale. Se ne hai più di cinque, stai trattando un argomento anziché sviluppando un'argomentazione. Riduci fino a quando non rimangono solo gli elementi davvero importanti.
Sotto ogni punto principale, annota le prove, gli esempi o le spiegazioni che lo supportano. Questa sarà la tua garanzia contro quel momento a metà presentazione in cui ti si blocca la mente e hai bisogno di dire qualcosa di specifico.
4. Le tue transizioni
Scrivetele esplicitamente. "Ora che abbiamo trattato X, vediamo come Y cambia la situazione" è una transizione. "Passiamo oltre" non lo è. Le transizioni sono il punto in cui le presentazioni perdono il filo conduttore, ed è anche il momento in cui i relatori improvvisano più spesso di quanto avrebbero dovuto fare. Basta una sola riga di transizione nella scaletta per evitare entrambi i problemi.
5. Momenti di interazione con il pubblico
Se state tenendo una presentazione dal vivo, segnatevi i momenti in cui farete una pausa per domande, sondaggi o discussioni. Questi momenti devono essere pianificati con cura, non inseriti a posteriori quando percepite un calo di attenzione. Un'interazione ben pianificata rafforza il contenuto, anziché interromperlo.
6. La tua conclusione e il tuo invito all'azione
Presta attenzione a come concludi e a cosa chiedi al tuo pubblico di fare. Non limitarti a riassumere tutto ciò che hai trattato. Ribadisci in modo chiaro il tuo messaggio principale e indica un passo successivo specifico. Scrivi la frase di chiusura per intero, invece di limitarti a un semplice "riepilogo". Chi improvvisa la conclusione di solito si perde in divagazioni. Chi l'ha scritta, invece, va dritto al punto.
7. Segnali visivi e multimediali
Segna nella scaletta dove compaiono diapositive, immagini o video. Questo ti impedisce di creare diapositive che non sono collegate alla tua argomentazione e ti aiuta a capire fin da subito se il tuo piano visivo è funzionale alla narrazione o serve solo a riempire lo spazio.
Ecco come si presenta una scaletta di presentazione.
Ecco una scaletta completa per una presentazione di vendita di 20 minuti. Ci ho messo circa quindici minuti a scriverla. Notate cosa contiene e cosa non contiene: una struttura sufficiente a guidare la presentazione, ma non così rigida da trasformarsi in un copione.
Come il software aziendale riduce i costi operativi
Messaggio principale: I software moderni si ripagano da soli grazie ai guadagni in termini di efficienza entro il primo anno.
Apertura (2 minuti)Partiamo dal costo dei processi manuali: un'azienda media perde una quantità significativa di tempo per dipendente ogni giorno a causa di attività che il software gestisce automaticamente. Non spiegare ancora la soluzione. Fai semplicemente in modo che il problema risulti concreto.
Punto principale 1: Il problema nella pratica (4 minuti)Quanto costano effettivamente i processi manuali, in termini di tempo e denaro. Un esempio specifico di un'attività che richiede molto più tempo del dovuto. Transizione: "Il problema è chiaro. Ecco come risolverlo concretamente."
Punto principale 2: Come funziona il software (6 minuti)Due esempi concreti: l'elaborazione delle fatture prima e dopo l'automazione e cosa succede quando gli strumenti comunicano tra loro invece di operare in modo isolato. Ecco una dimostrazione pratica. Sondaggio: "Quante ore a settimana il vostro team perde a causa di processi manuali?" Transizione: "Notate quanto è più veloce ora. Ecco cosa significa questa velocità per i vostri profitti."
Punto principale 3: L'investimento e il rendimento (4 minuti)Periodo di ammortamento tipico. Ripartizione dei costi per software, formazione e implementazione. Come si presenta il secondo anno, una volta che l'efficienza aumenta in modo esponenziale. Transizione: "Riportiamo tutto al punto di partenza."
Conclusione e invito all'azione (2 minuti)Riformula il messaggio principale in un linguaggio diverso. Richiesta unica: programma una chiamata conoscitiva di 15 minuti. Disponibile a rispondere alle domande.
La scaletta copre tutto ciò che conta e niente di superfluo. Le transizioni sono scritte, non lasciate al caso. Il momento interattivo è integrato, non inserito a posteriori. L'invito all'azione è specifico, non vago.
Come creare la tua scaletta
Inizia con il tuo messaggio principale e scrivilo in una sola frase prima di fare qualsiasi altra cosa. Se non riesci a esprimerlo in una frase, significa che non hai ancora un'idea abbastanza chiara di ciò che vuoi sostenere. È utile saperlo prima di averci costruito trenta diapositive.
Individuate quindi i tre o cinque punti principali. Non apportate modifiche in questa fase. Scrivete tutto ciò che vi sembra rilevante e tagliate in seguito. È più facile eliminare un punto che rendersi conto, a metà della stesura, che ne manca uno.
Sotto ogni punto principale, aggiungi le prove o gli esempi che lo rendono concreto. Un'affermazione senza supporto è solo una asserzione. È anche in questa fase che individuerai i punti principali che non hanno sufficiente sostanza per giustificare il tempo necessario ad approfondirli.
Scrivi ora le transizioni. Passa da un punto all'altro e scrivi la frase che li collega. Se non riesci a scrivere quella frase, probabilmente i punti non sono collegati e la tua scaletta ti sta comunicando qualcosa di importante prima ancora che il tuo pubblico lo sappia.
Se stai tenendo una presentazione dal vivo, individua i momenti di interazione. In quali occasioni una domanda, un sondaggio o una discussione rafforzano il contenuto anziché interromperlo? Pianifica questi momenti fin da subito, invece di improvvisarli quando noti che l'attenzione sta calando.
Scrivi l'introduzione e la conclusione per ultime, ma considerale le sezioni più importanti. L'introduzione deve catturare l'attenzione nei primi trenta secondi. La conclusione deve lasciare al pubblico un'unica chiara indicazione su cosa fare. Entrambe dovrebbero essere scritte per intero, non solo abbozzate come intenzioni.
Fate tutto questo prima di aprire una presentazione. La struttura di base è più veloce da creare e più facile da modificare rispetto alle diapositive. Una volta definita, le diapositive si comporteranno quasi da sole.
Adattamento a diversi tipi di presentazione
Gli elementi sopra descritti si applicano a qualsiasi presentazione. Ciò che cambia a seconda del tipo di presentazione è l'enfasi e la sequenza.
Una presentazione lineare, ovvero una presentazione che illustra un processo o una sequenza passo dopo passo, segue lo schema nell'ordine in cui si verificano gli eventi o le fasi. Le transizioni collegano le fasi piuttosto che gli argomenti. La conclusione mostra a dove conduce la sequenza.
Una presentazione di tipo problema-soluzione pone il problema in primo piano. L'introduzione e il primo punto principale sviluppano il problema prima che venga presentata la soluzione. Il pubblico deve percepire la gravità del problema prima di essere pronto ad ascoltare la risposta.
Una presentazione narrativa costruisce la struttura attorno a una storia piuttosto che a un argomento. I punti principali seguono un arco narrativo: introduzione, sviluppo, risoluzione. Il messaggio centrale emerge dalla storia anziché essere enunciato all'inizio.
Una presentazione di dati risponde a una singola domanda. La struttura inizia con la domanda, prosegue con i dati che forniscono la risposta e si conclude con un'indicazione su come utilizzare le informazioni ottenute. Ogni punto principale contribuisce a formulare la risposta o ne spiega il significato.
In entrambi i casi, la scaletta svolge la stessa funzione: prende le decisioni strutturali prima della presentazione, evitando di doverle prendere sotto pressione di fronte a un pubblico.
Andando oltre con AhaSlides
Una scaletta ti indica dove collocare i momenti di interazione con il pubblico. Cosa inserire in quei momenti è una decisione a parte.
Gli elementi interattivi funzionano meglio quando sono integrati nella struttura fin dall'inizio, piuttosto che aggiunti in un secondo momento, una volta terminate le diapositive. Un sondaggio inserito nel momento in cui il pubblico ha bisogno di collegare il problema alla propria esperienza ha un impatto diverso rispetto allo stesso sondaggio inserito quando l'attenzione del pubblico sta calando. Una nuvola di parole che mette in luce ciò che il pubblico pensa già di un argomento prima che tu presenti il tuo punto di vista ti fornisce informazioni concrete su cui lavorare. Una sessione di domande e risposte anonime integrata in un punto di transizione naturale intercetta la confusione prima che si aggravi, invece di raccoglierla alla fine quando non c'è tempo per affrontarla.
AhaSlides semplifica l'inserimento di questi momenti. Sondaggi, quiz, word cloud e sessioni di domande e risposte si integrano perfettamente nel flusso della presentazione, anziché esserne un elemento secondario. Pertanto, quando si contrassegna un momento interattivo nella scaletta, si contrassegna qualcosa che si può effettivamente costruire, anziché qualcosa da improvvisare. La scaletta è il luogo in cui si decide la posizione dell'interazione. AhaSlides è lo strumento per realizzarla.
Concludendo
La scaletta è la parte meno visibile di una presentazione, ma anche una delle più importanti. Il pubblico non la vede mai, ma ne percepisce i risultati: una presentazione coerente, transizioni fluide e una conclusione efficace che non si perde in divagazioni.
La maggior parte dei relatori lo salta o lo considera una formalità. Chi lo prende sul serio, invece, tende a presentare con una sicurezza che sembra frutto di una naturale predisposizione, ma che in realtà è il risultato di un'accurata preparazione.
Dedica tempo alla scaletta prima di dedicarti alle diapositive. L'investimento è minore e il ritorno è maggiore di quasi qualsiasi altra cosa tu possa fare nella fase di preparazione.
