Riunioni del personale dovrebbero essere ore di potenza produttiva, giusto? Ma troppo spesso sono solo snoozefest di rapporti sullo stato. Impara questi 10 comandamenti di Meetings 2.0 per trasformare le discussioni del tuo team in sessioni decisionali dinamiche in cui tutti salgono di livello!
Sommario
Le riunioni del personale sono utili?
Le riunioni del personale sono davvero necessarie o solo uno spreco di ore preziose? Come sa ogni imprenditore esperto, il tempo è uguale al denaro: quindi è intelligente riservare regolarmente grandi quantità di risorse alle “riunioni”?
Diamine sì! Se eseguite correttamente, le riunioni del personale sono strumenti preziosi che portano le prestazioni aziendali a un livello superiore.
Innanzitutto, le comunicazioni sono fondamentali: le riunioni sono ideali per annunci importanti, aggiornamenti di stato e per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina in un modo in cui e-mail e SMS non possono eguagliare.
Anche il coordinamento è fondamentale: metti insieme obiettivi, progetti e informazioni sui clienti e improvvisamente i silos scompaiono mentre la collaborazione sale alle stelle.
I problemi? Nessun problema: il momento dell'incontro trasforma le sfide in opportunità mentre un team elabora collettivamente soluzioni.
E le vibrazioni? Dimentica il morale: questi check-in coltivano una chimica che alimenta la motivazione mentre i colleghi si connettono e si sentono parte di qualcosa di illuminato.
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10 regole per rendere la riunione del personale più coinvolgente
Niente allontana le persone più velocemente dei noiosi monologhi unilaterali mascherati da riunioni del personale. Ma non deve essere così. Con questi suggerimenti professionali, i partecipanti passeranno da una mancata presentazione a una partecipazione obbligata in pochissimo tempo!
Regola n. 1: prepararsi in anticipo
Arrivare preparati per l'incontro dovrebbe essere la prima priorità. È necessario esaminare in anticipo l'ordine del giorno e tutti i materiali pertinenti. Ciò mostra rispetto per il tempo di tutti e ti consente di partecipare attivamente alle discussioni.
Potresti voler controllare gli argomenti relativi alla riunione qui:
Regola n. 2: sii puntuale
Il tempo è denaro. Nessuno dovrebbe aspettarti. Arrivare puntuali alle riunioni del personale va oltre il semplice rispetto per il tempo degli altri; riflette il tuo impegno, professionalità e dedizione al tuo lavoro. Garantisce inoltre che gli argomenti importanti vengano affrontati senza inutili ritardi o interruzioni.
Se sei preso da troppe cose e non puoi partecipare, avvisa gli organizzatori in anticipo (1 giorno per le riunioni informali e 2 giorni per le riunioni formali).
Regola n. 3 – Partecipa attivamente
La partecipazione attiva è fondamentale per riunioni efficaci del personale. Quando ti impegni attivamente nelle discussioni e contribuisci con le tue idee e intuizioni, migliori la qualità complessiva della riunione e aiuti a guidare il team verso il raggiungimento dei suoi obiettivi.
Regola n. 4: seguire l'etichetta delle riunioni
Aderere a un'adeguata etichetta delle riunioni è essenziale per mantenere un'atmosfera rispettosa e produttiva durante le riunioni del personale. I comportamenti distruttivi ne sono il catalizzatore riunioni di bassa qualità, quindi protocolli come seguire il codice di abbigliamento, prestare la massima attenzione all'oratore, evitare interruzioni e utilizzare dispositivi elettronici durante la riunione, se necessario.
Regola n. 5 – Prendi appunti
Uno degli aspetti più importanti della partecipazione alle riunioni del personale è prendere appunti. Ti aiuta a conservare informazioni importanti, tenere traccia delle azioni da intraprendere e fare riferimento alle discussioni in un secondo momento. Dimostra la tua attenzione e garantisce che i punti chiave non vengano dimenticati. Prendere appunti in modo efficace migliora il tuo impegno e contribuisce a un follow-up e un'attuazione più efficaci delle decisioni.
Regola #6 – Non dominare la discussione
È importante creare un ambiente di incontro equilibrato e inclusivo in cui le voci di tutti vengano ascoltate. Evita di monopolizzare la discussione e dai agli altri l'opportunità di condividere le loro idee e prospettive. Le migliori riunioni del personale dovrebbero facilitare l'ascolto attivo, incoraggiare la partecipazione di tutti i membri del team e promuovere un'atmosfera collaborativa che valorizzi i diversi input.
Regola #7 – Non dimenticare il lavoro di squadra
Le riunioni del personale non dovrebbero concentrarsi esclusivamente sulle formalità e sulle pressioni, soprattutto il primo incontro del personale con una nuova squadra. Dovrebbe essere abbinato a un luogo accogliente e piacevole per creare legame e connessione con la squadra.
Per rafforzare nuovi legami, valuta la possibilità di organizzare un piccolo giro rompighiaccio prima di discutere gli argomenti principali. Vi suggeriamo questi piccoli giochi:
- Gira la ruota: Prepara alcuni suggerimenti divertenti e mettili sulla ruota, quindi designa ogni persona a fare un giro. Una semplice attività con la ruota girevole può permetterti di sbloccare le nuove stranezze dei tuoi colleghi molto velocemente.
- Battaglia a squadre: prepara alcuni quiz, organizza il gioco di squadra e lascia che le squadre competano l'una contro l'altra per la battaglia della gloria. Puoi impostare un gioco di squadra veloce qui. Abbiamo una libreria di quiz imperdibili pronti all'uso, quindi non si spreca tempo e fatica!
Regola #8 – Non interrompere o parlare sopra gli altri
La comunicazione inclusiva è fondamentale durante le riunioni del personale. Fai attenzione a non interrompere o parlare sopra gli altri, in quanto può ostacolare la collaborazione e diminuire il valore delle diverse prospettive. Dai a tutti la possibilità di parlare e di contribuire pienamente ascoltando attivamente e aspettando il tuo turno per parlare. Ciò promuove una cultura del rispetto, della collaborazione e migliora la qualità complessiva delle discussioni e del processo decisionale.
Regola n. 9 – Non esitare a fare domande
Non esitate a fare domande durante le riunioni del personale. La tua curiosità e curiosità possono innescare discussioni perspicaci, illuminare questioni importanti e contribuire a una migliore comprensione. Cercando chiarimenti, condividendo il tuo genuino interesse e promuovendo una cultura dell'apprendimento, ispiri gli altri a impegnarsi e a contribuire con le proprie prospettive. Ricorda, ogni domanda ha il potenziale per sbloccare nuove idee e guidare il team in avanti.
Regola #10 – Non perdere di vista il tempo
Per mantenere la professionalità durante le riunioni del personale, è fondamentale avere una forte consapevolezza del tempo. Rispettare la durata assegnata alla riunione iniziando e terminando in orario. Per condurre con successo una riunione del personale, è necessario mantenere le discussioni focalizzate ed evitare di andare fuori tema per garantire un uso efficiente del tempo di tutti. Dimostrando capacità di gestione del tempo e mantenendo la professionalità, contribuirai a creare un ambiente di riunione produttivo e rispettoso che massimizza i risultati per il team.
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Domande frequenti
Che cos'è una riunione virtuale del personale?
Una riunione virtuale del personale è una riunione condotta online o tramite piattaforme digitali, in cui i partecipanti si connettono in remoto da luoghi diversi utilizzando strumenti di videoconferenza o collaborazione. Invece di riunirsi in uno spazio fisico, i partecipanti si uniscono virtualmente alla riunione utilizzando i propri computer, laptop o dispositivi mobili.
Cos'è una buona riunione del personale?
Una buona riunione del personale ha uno scopo ben definito, un’agenda strutturata, una gestione efficiente del tempo e promuove il lavoro di squadra e la risoluzione collaborativa dei problemi. I follow-up della riunione devono valutare l'efficacia della riunione e raccogliere feedback dai partecipanti.
Quali sono i tipi di riunioni del personale?
Esistono diversi tipi di riunioni del personale come segue: riunioni di onboarding, riunioni di kickoff, riunioni di feedback e retrospettive, riunioni introduttive, riunioni di aggiornamento dello stato, riunioni di brainstorming e riunioni individuali con il personale.
Chi conduce una riunione del personale?
Il leader di una riunione del personale dovrebbe essere qualcuno in grado di gestire efficacemente il processo della riunione, mantenere le discussioni in pista, incoraggiare la partecipazione e garantire il raggiungimento degli obiettivi della riunione.
Rif: Forbes
