Cos'è la gestione del progetto? | Tutto da sapere nel 2025
Annegamento nelle scadenze? Sentirsi sopraffatto? Maestro Gestione dei progetti e trasformare il tuo modo di lavorare.
Nel corso dei secoli, il sistema Bay Area Rapid Transit (BART) di San Francisco, con 400,000 passeggeri al giorno, è stato uno dei progetti di maggior successo e Bechtel è il leader mondiale nella gestione di massicci progetti di costruzione e ingegneria. Questo esempio è un’eccellente prova di quanto sia importante una gestione efficace del progetto. Il fulcro del successo di qualsiasi progetto risiede nei bravi project manager.
Quindi, in questo articolo, esploreremo cos'è il project management, quanto è importante e le migliori tecniche per pianificare, pianificare, controllare e valutare un progetto.
Sommario
Che cos'è la gestione dei progetti e gli esempi?
I progetti sono una parte comune della nostra vita quotidiana. Potremmo organizzare un matrimonio o una festa di compleanno a sorpresa, ristrutturare una casa o preparare un progetto di classe lungo un semestre. Si possono citare progetti più grandi come la costruzione di un ponte, il trasferimento dei residenti, la produzione di nuove linee di aerei e altro ancora. Tutti hanno bisogno della gestione del progetto.
La gestione del progetto descrive l'approccio sistematico, le metodologie e le pratiche utilizzate per programmare, pianificare, controllare e valutare i progetti dall'inizio al completamento. Comprende un’ampia gamma di attività e processi volti a raggiungere obiettivi specifici entro vincoli definiti quali tempi, costi, ambito, qualità e risorse.
Perché è importante la gestione dei progetti?
È difficile negare l'importanza della gestione dei progetti che aiuta ogni progetto aziendale a funzionare in modo più efficiente ed efficace. Esaminiamo i tre principali vantaggi di una gestione efficace del progetto.
Risparmia tempo e denaro
Una buona organizzazione del progetto implica un'attenta pianificazione e allocazione delle risorse. I project manager valutano i requisiti del progetto, identificano le risorse necessarie e le allocano in modo efficace. Stimando accuratamente le esigenze delle risorse ed evitando la sovrassegnazione o il sottoutilizzo, i project manager ottimizzano l'utilizzo delle risorse, riducendo i costi inutili e risparmiando tempo.
Migliorare la collaborazione e la comunicazione
I project manager definiscono e comunicano ruoli e responsabilità chiari ai membri del team. Ogni individuo comprende i propri compiti specifici, i risultati finali e le aree di responsabilità. Questa chiarezza riduce al minimo la confusione e le sovrapposizioni, consentendo ai membri del team di lavorare insieme in modo fluido ed efficiente.
Mitigare rischi e problemi
I progetti comportano intrinsecamente rischi e incertezze che, se non gestiti, possono portare a sfide significative o addirittura al fallimento. Una buona gestione del progetto enfatizza le strategie di identificazione, valutazione e mitigazione del rischio. Anticipando e affrontando i potenziali problemi nella fase iniziale, i project manager possono ridurre al minimo il loro impatto e garantire che i progetti rimangano sulla buona strada o addirittura vengano completati prima della data di scadenza desiderata.
Quali sono le tre fasi chiave del Project Management?
La gestione dei progetti prevede tre fasi: pianificazione del progetto, programmazione del progetto e controllo del progetto. Ecco i dettagli di ogni fase.
Pianificazione del progetto
La gestione e l'organizzazione del progetto iniziano con la fase di pianificazione, in cui vengono definiti gli scopi, gli obiettivi e l'ambito del progetto. Durante questa fase, i project manager lavorano a stretto contatto con le parti interessate per comprendere le loro esigenze e aspettative.
È fondamentale notare che esistono diversi metodi utilizzati nella pianificazione del progetto e uno dei modi più efficaci di pianificazione è la struttura di ripartizione del lavoro (WBS). È definito come un processo di divisione di un progetto nelle sue principali sottocomponenti (o attività), che vengono poi suddivise in componenti più dettagliate e infine in una serie di attività e i relativi costi.
Pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto si riferisce al processo di sequenziamento e assegnazione del tempo a tutte le attività del progetto. In questa fase, i manager decidono quanto tempo impiegherà ogni attività e calcolano le risorse necessarie in ogni fase della produzione.
Gli scopi della pianificazione del progetto possono essere riassunti come segue:
- Mostrare la relazione di ogni attività con le altre e con l'intero progetto
- Determinare l'ordine logico e la correlazione tra le attività
- Facilitare la definizione di stime realistiche di tempi e costi per ciascuna attività
- Garantire che le persone, il denaro e le risorse materiali siano utilizzate in modo ottimale identificando i colli di bottiglia critici.
Un approccio popolare alla pianificazione dei progetti è il diagramma di Gantt. I diagrammi di Gantt sono metodi a basso costo che mirano ad aiutare i manager ad assicurarsi che:
- Le attività sono pianificate
- L'ordine di esecuzione è documentato
- Le stime del tempo di attività vengono registrate
- Il tempo complessivo del progetto è sviluppato.
Controllo del progetto
Il controllo di un progetto descrive una gestione attenta delle risorse, dei costi, della qualità e dei budget. Controllare i progetti può essere difficile. All'inizio non tutti i progetti sono ben definiti, alcuni potrebbero essere mal definiti. I progetti in genere diventano ben definiti solo dopo un'ampia pianificazione iniziale dettagliata e un'attenta definizione degli input, delle risorse, dei processi e degli output richiesti.
Nel controllo, esiste un termine chiamato Metodologia Waterfall che implica un approccio sequenziale in cui il progetto si concentra in modo graduale e ogni fase viene completata prima di passare a quella successiva. Il project manager e il team si concentrano sulla pianificazione e sull'esecuzione di una fase alla volta, seguendo una sequenza predeterminata. Quando i vincoli sono noti, i cambiamenti sono sufficientemente piccoli da poter essere gestiti senza rivedere sostanzialmente i piani.
Contrariamente alla metodologia Waterfall, la metodologia Agile enfatizza la pianificazione e l'esecuzione parallele o simultanee dei componenti del progetto. È comunemente associata a metodologie Agile come Scrum e Kanban. Invece di completare ogni fase prima di iniziare la successiva, i team lavorano su più aspetti del progetto contemporaneamente, concentrandosi su iterazioni più piccole o incrementi programmati. Esistono numerosi punti di controllo e cicli di feedback per tenere traccia dei progressi, che possono aiutarti a eseguire la valutazione del progetto in un secondo momento.
Cosa sono le tecniche di Project Management: PERT e CPM
Sia la tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT) che il metodo del percorso critico (CPM) sono note tecniche di gestione dei progetti utilizzate per pianificare e programmare le attività, che condividono elementi comuni in termini di processo complessivo di 6 fasi come segue:
- Definire le attività di progetto necessarie per completare il progetto e preparare la struttura di suddivisione del lavoro
- Identificare quali attività dipendono da altre e stabilire relazioni logiche, come "dalla fine all'inizio" o "dall'inizio all'inizio".
- Disegna la rete che collega tutte le attività utilizzando i nodi per rappresentare le attività e le frecce per mostrare il flusso e le dipendenze tra di loro
- Stimare la durata e il costo di ciascuna attività
- Determinare il percorso critico (la sequenza più lunga di attività dipendenti che determina la durata minima del progetto)
- Durante tutto il progetto, i progressi vengono monitorati rispetto al programma e vengono apportate le modifiche necessarie per garantire il completamento tempestivo.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di PERT e CPM?
C'è una critica su PERT e CPM se siano importanti per la gestione dei progetti. Ecco i vantaggi e i limiti delle due tecniche:
| Vantaggi | Limiti |
| - Forniscono un approccio sistematico alla pianificazione del progetto, in particolare per progetti grandi e complessi con numerose attività. - Concentrandosi sulle attività critiche in un percorso critico, i project manager possono dare priorità alle risorse e agli sforzi per garantire il completamento tempestivo del progetto. - Offrono anche un quadro per monitorare l'avanzamento del progetto e confrontarlo con il programma pianificato. | - Identificare e quantificare accuratamente queste dipendenze può essere difficile - Le stime dei tempi nella gestione del progetto possono spesso essere soggettive e influenzate da vari fattori, che portano al rischio di stime distorte e potenziali imprecisioni nella sequenza temporale del progetto. - È altrettanto importante monitorare da vicino i percorsi quasi critici all'interno del progetto. Trascurare questi percorsi quasi critici può comportare rischi intrinseci e può comportare potenziali ritardi o interruzioni della sequenza temporale complessiva del progetto. |
Utilizzo del software di gestione dei progetti per gestire i progetti
Qual è il miglior software di project management? Esistono diverse opzioni per le aziende per gestire i progetti. A seconda della portata di un progetto, i manager possono decidere di utilizzare gli approcci sopra discussi per gestire piccoli progetti o incorporare software di project management specializzato per progetti grandi e complessi.
Vale la pena presentare Microsoft Project, uno dei software specializzati più popolari, estremamente utile per disegnare reti di progetti, identificare la pianificazione del progetto e gestire i costi del progetto e altre risorse, nonché per effettuare la valutazione del progetto. Puoi anche prendere in considerazione le sue alternative, come Asana, Trello, Jira e Basecamp, software di gestione progetti. Sono tutti software di gestione progetti a pagamento con una prova gratuita di molte funzionalità avanzate che possono aiutarti a gestire i tuoi progetti e team in modo più efficace.
Domande frequenti
Quali sono le 4 regole d'oro del project management?
Le quattro regole d'oro della gestione del progetto sono: una corretta comunicazione con il cliente, lo sviluppo di un progetto completo, il mantenimento di relazioni etiche con l'organizzazione e il ricordare che le persone contano.
Quali sono le cinque fasi della gestione di un progetto?
Le 5 fasi fondamentali della gestione di un progetto sono: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura.
Quali sono i 4 tipi di project management?
Tra i metodi più comuni di gestione dei progetti rientrano i metodi Waterfall, Agile, Scrum e Kanban.
La gestione di grandi progetti prevede tre fasi:
Pianificazione su come implementare il progetto, processo di pianificazione con tempistica e gestione dell'esecuzione.
Conclusione
Come possiamo vedere, vale la pena per ogni azienda investire nel potenziamento delle competenze di project management. Un project management efficace non può mancare di project manager intraprendenti e di un team altamente performante. Esistono molti corsi e corsi di formazione certificati che possono aiutare gli studenti ad acquisire conoscenze più approfondite e utili sulla gestione dei progetti. Se sei abbastanza sicuro e preparato, perché non accettare la sfida di PMI, la certificazione di project management più apprezzata al mondo, che abbraccia concetti tradizionali, agili e ibridi?
Tuttavia, se vuoi risparmiare denaro, seguire un corso gratuito di gestione progetti di Coursera è un'ottima idea. Per gli addetti alle risorse umane, usare una formazione personalizzata può anche portare a risultati migliori. Puoi progettare lezioni coinvolgenti con il AhaSlides presentazione interattiva strumento, dove puoi trovare molti modelli personalizzabili gratuiti di quiz e giochi interattivi insieme a effetti di presentazione unici.
Opera citata: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Gestione operativa: Sostenibilità che a Supply Chain Management 12. ed. (12° Ed.).
Rif: Lavoro di squadra | M. Biblioteca