Cos'è la gestione del progetto? | Tutto da sapere nel 2024

Annegamento nelle scadenze? Sentirsi sopraffatto? Maestro Gestione dei progettinel 2024 e trasforma il tuo modo di lavorare.

Nel corso dei secoli, il sistema Bay Area Rapid Transit (BART) di San Francisco, con 400,000 passeggeri al giorno, è stato uno dei progetti di maggior successo e Bechtel è il leader mondiale nella gestione di massicci progetti di costruzione e ingegneria. Questo esempio è un’eccellente prova di quanto sia importante una gestione efficace del progetto. Il fulcro del successo di qualsiasi progetto risiede nei bravi project manager.

Quindi, in questo articolo, esploreremo cos'è il project management, quanto è importante e le migliori tecniche per pianificare, pianificare, controllare e valutare un progetto. 

Sommario

• Che cos'è la gestione dei progetti e gli esempi?
• Perché è importante la gestione dei progetti?
  • Risparmia tempo e denaro
  • Migliorare la collaborazione e la comunicazione
  • Mitigare rischi e problemi
• Quali sono le tre fasi chiave del Project Management?
  • Pianificazione del progetto
  • Pianificazione del progetto
  • Controllo del progetto
• Cosa sono le tecniche di Project Management: PERT e CPM
• Utilizzo del software di gestione dei progetti per gestire i progetti
• Domande frequenti
• Conclusione

Suggerimenti per un migliore coinvolgimento

• Sviluppo Personale
• Gestione delle prestazioni

Che cos'è la gestione dei progetti e gli esempi?

I progetti sono una parte comune della nostra vita quotidiana. Potremmo organizzare un matrimonio o una festa di compleanno a sorpresa, ristrutturare una casa o preparare un progetto di classe lungo un semestre. Si possono citare progetti più grandi come la costruzione di un ponte, il trasferimento dei residenti, la produzione di nuove linee di aerei e altro ancora. Tutti hanno bisogno della gestione del progetto. 

La gestione del progetto descrive l'approccio sistematico, le metodologie e le pratiche utilizzate per programmare, pianificare, controllare e valutare i progetti dall'inizio al completamento. Comprende un’ampia gamma di attività e processi volti a raggiungere obiettivi specifici entro vincoli definiti quali tempi, costi, ambito, qualità e risorse.

Perché è importante la gestione dei progetti?

È difficile negare l'importanza della gestione dei progetti che aiuta ogni progetto aziendale a funzionare in modo più efficiente ed efficace. Esaminiamo i tre principali vantaggi di una gestione efficace del progetto.

Risparmia tempo e denaro

Una buona organizzazione del progetto implica un'attenta pianificazione e allocazione delle risorse. I project manager valutano i requisiti del progetto, identificano le risorse necessarie e le allocano in modo efficace. Stimando accuratamente le esigenze delle risorse ed evitando la sovrassegnazione o il sottoutilizzo, i project manager ottimizzano l'utilizzo delle risorse, riducendo i costi inutili e risparmiando tempo.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione

I project manager definiscono e comunicano ruoli e responsabilità chiari ai membri del team. Ogni individuo comprende i propri compiti specifici, i risultati finali e le aree di responsabilità. Questa chiarezza riduce al minimo la confusione e le sovrapposizioni, consentendo ai membri del team di lavorare insieme in modo fluido ed efficiente.

Mitigare rischi e problemi

I progetti comportano intrinsecamente rischi e incertezze che, se non gestiti, possono portare a sfide significative o addirittura al fallimento. Una buona gestione del progetto enfatizza le strategie di identificazione, valutazione e mitigazione del rischio. Anticipando e affrontando i potenziali problemi nella fase iniziale, i project manager possono ridurre al minimo il loro impatto e garantire che i progetti rimangano sulla buona strada o addirittura vengano completati prima della data di scadenza desiderata.

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Quali sono le tre fasi chiave del Project Management?

La gestione dei progetti prevede tre fasi: pianificazione del progetto, programmazione del progetto e controllo del progetto. Ecco i dettagli di ogni fase.

Pianificazione del progetto

La gestione e l'organizzazione del progetto iniziano con la fase di pianificazione, in cui vengono definiti gli scopi, gli obiettivi e l'ambito del progetto. Durante questa fase, i project manager lavorano a stretto contatto con le parti interessate per comprendere le loro esigenze e aspettative.

È fondamentale notare che esistono diversi metodi utilizzati nella pianificazione del progetto e uno dei modi più efficaci di pianificazione è la struttura di ripartizione del lavoro (WBS). È definito come un processo di divisione di un progetto nelle sue principali sottocomponenti (o attività), che vengono poi suddivise in componenti più dettagliate e infine in una serie di attività e i relativi costi.

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Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto si riferisce al processo di sequenziamento e assegnazione del tempo a tutte le attività del progetto. In questa fase, i manager decidono quanto tempo impiegherà ogni attività e calcolano le risorse necessarie in ogni fase della produzione.

Gli scopi della pianificazione del progetto possono essere riassunti come segue:

• Mostrare la relazione di ogni attività con le altre e con l'intero progetto
• Determinare l'ordine logico e la correlazione tra le attività
• Facilitare la definizione di stime realistiche di tempi e costi per ciascuna attività
• Garantire che le persone, il denaro e le risorse materiali siano utilizzate in modo ottimale identificando i colli di bottiglia critici.

Un approccio popolare alla pianificazione dei progetti è il diagramma di Gantt. I diagrammi di Gantt sono metodi a basso costo che mirano ad aiutare i manager ad assicurarsi che:

• Le attività sono pianificate
• L'ordine di esecuzione è documentato
• Le stime del tempo di attività vengono registrate
• Il tempo complessivo del progetto è sviluppato. 

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• Esempio di pianificazione del progetto

Controllo del progetto

Il controllo di un progetto descrive una gestione attenta delle risorse, dei costi, della qualità e dei budget. Controllare i progetti può essere difficile. All'inizio non tutti i progetti sono ben definiti, alcuni potrebbero essere mal definiti. I progetti in genere diventano ben definiti solo dopo un'ampia pianificazione iniziale dettagliata e un'attenta definizione degli input, delle risorse, dei processi e degli output richiesti.

Nel controllo, esiste un termine chiamato Metodologia Waterfall che implica un approccio sequenziale in cui il progetto si concentra in modo graduale e ogni fase viene completata prima di passare a quella successiva. Il project manager e il team si concentrano sulla pianificazione e sull'esecuzione di una fase alla volta, seguendo una sequenza predeterminata. Quando i vincoli sono noti, i cambiamenti sono sufficientemente piccoli da poter essere gestiti senza rivedere sostanzialmente i piani.

Contrariamente alla metodologia Waterfall, Metodologia Agilesottolinea la pianificazione parallela o simultanea e l'esecuzione dei componenti del progetto. È comunemente associato a metodologie Agile come Scrum e Kanban. Invece di completare ogni fase prima di iniziare la successiva, i team lavorano su più aspetti del progetto contemporaneamente, concentrandosi su iterazioni più piccole o incrementi programmati. Esistono numerosi punti di controllo e cicli di feedback per tenere traccia dei progressi, che possono aiutarti a eseguire la valutazione del progetto in un secondo momento.

Data di partenza: Implementazione del progetto e Processo di valutazione del progetto

Cosa sono le tecniche di Project Management: PERT e CPM

Sia la tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT) che il metodo del percorso critico (CPM) sono ben note tecniche di gestione del progetto utilizzate per pianificare e programmare le attività, che condividono punti in comune in termini di processo complessivo di 6 passaggi come segue:

• Definire le attività di progetto necessarie per completare il progetto e preparare la struttura di suddivisione del lavoro
• Identificare quali attività dipendono da altre e stabilire relazioni logiche, come "dalla fine all'inizio" o "dall'inizio all'inizio".
• Disegna la rete che collega tutte le attività utilizzando i nodi per rappresentare le attività e le frecce per mostrare il flusso e le dipendenze tra di loro
• Stimare la durata e il costo di ciascuna attività 
• Determinare il percorso critico (la sequenza più lunga di attività dipendenti che determina la durata minima del progetto)
• Durante tutto il progetto, i progressi vengono monitorati rispetto al programma e vengono apportate le modifiche necessarie per garantire il completamento tempestivo.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di PERT e CPM?

C'è una critica su PERT e CPM se sono importanti per la gestione del progetto. Ecco vantaggi e limiti delle due tecniche:

Vantaggi

Limiti

- Forniscono un approccio sistematico alla pianificazione del progetto, in particolare per progetti grandi e complessi con numerose attività. - Concentrandosi sulle attività critiche in un percorso critico, i project manager possono dare priorità alle risorse e agli sforzi per garantire il completamento tempestivo del progetto. - Offrono anche un quadro per monitorare l'avanzamento del progetto e confrontarlo con il programma pianificato.

- Identificare e quantificare accuratamente queste dipendenze può essere difficile - Le stime dei tempi nella gestione del progetto possono spesso essere soggettive e influenzate da vari fattori, che portano al rischio di stime distorte e potenziali imprecisioni nella sequenza temporale del progetto. - È altrettanto importante monitorare da vicino i percorsi quasi critici all'interno del progetto. Trascurare questi percorsi quasi critici può comportare rischi intrinseci e può comportare potenziali ritardi o interruzioni della sequenza temporale complessiva del progetto.

Utilizzo del software di gestione dei progetti per gestire i progetti

Qual è il miglior project management software ? Ci sono diverse opzioni per le aziende per gestire i progetti. A seconda delle dimensioni di un progetto, i manager possono decidere di utilizzare gli approcci sopra discussi per gestire piccoli progetti o incorporare software di gestione dei progetti specializzati per progetti grandi e complessi.

Vale la pena presentare Microsoft Project, uno dei software specializzati più popolari, che è estremamente utile per disegnare reti di progetti, identificare la pianificazione del progetto, gestire i costi del progetto e altre risorse ed effettuare la valutazione del progetto. Puoi anche considerare le sue alternativecome il software di gestione dei progetti Asana, Trello, Jira e Basecamp. Sono tutti software di gestione dei progetti a pagamento con una prova gratuita di molte funzionalità avanzate che possono aiutarti a gestire i tuoi progetti e team in modo più efficace.  

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Domande frequenti

Conclusione

Come possiamo vedere, vale la pena per ogni azienda investire nel potenziamento delle capacità di project management. Un project management efficace non può mancare di project manager intraprendenti e di un team ad alte prestazioni. Esistono molti corsi certificati e la formazione può aiutare gli studenti ad acquisire conoscenze più approfondite e utili sulla gestione dei progetti. Se sei abbastanza fiducioso e ben preparato, perché non accettare una sfida PMI, la certificazione di project management più apprezzata al mondo, che abbraccia concetti tradizionali, agili e ibridi. 

Tuttavia, se vuoi risparmiare, seguire un corso gratuito di gestione dei progetti Coursera è anche un'ottima idea. Per Hr-ers, l'utilizzo di una formazione personalizzata può anche portare a risultati migliori. Puoi progettare lezioni coinvolgenti con Presentazione di AhaSlidesstrumento, dove puoi trovare molti modelli personalizzabili gratuiti di quiz e giochi interattivi insieme a effetti di presentazione unici.

Opera citata: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Gestione operativa : Sostenibilitàe Supply Chain Management12. ed. (12° Ed.).

Rif: Lavoro di squadra | M. Biblioteca